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檔案編研的概念篇一
目錄
一、具體做法
1、技術(shù)力量上采取“內(nèi)舉外聘”
2、選題上既堅持有所創(chuàng)意，又注重實用
3、選材上創(chuàng)新方法
4、專題編研成果突出地方特色、行業(yè)特色
二、運作方式
三、發(fā)展意識
四、內(nèi)在意義
一、具體做法
1、技術(shù)力量上采取“內(nèi)舉外聘”
作為縣（市）級檔案館，由于受人手緊張，專業(yè)人才欠缺、水平不高等因素的制約，我們采取了內(nèi)舉外聘的做法：“內(nèi)舉”即充分發(fā)揮館內(nèi)人員的專業(yè)特長，讓其擔(dān)任編研課題的負責(zé)人，參與編研的謀劃工作；“外聘”即聘請有深厚文字功底和地方歷史文化知識的已退休的老教師、老同志來擔(dān)任編研的具體工作。
2、選題上既堅持有所創(chuàng)意，又注重實用 檔案編研工作是將館內(nèi)靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、可供利用的信息資源的加工制作過程。檔案編研的選題只有貼近黨委政府的工作中心，貼近人民群眾，才能有效地為經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)，讓檔案編研成果滿足社會各界及人民群眾的需要，是檔案編研工作的出發(fā)點和歸縮。因此，在編研選題上要盡量避免過大、過深的做法，應(yīng)堅持以編為主，研究為輔的方針，不囿于習(xí)慣性的模式，在選題的創(chuàng)新上作一些探索。如我館堅持“注重實際，貼近現(xiàn)實，立足實用，講求實效”的選題原則，確立了《xx民國檔案概要》、《xx民國檔案專題介紹》、《xx民國檔案文獻選編》、《歷史記憶——xx民國檔案圖片集》等主題，在內(nèi)容安排方面，專題性強，有深度，具有一定的史料價值，體現(xiàn)了為地方黨委政府的中心工作和文化建設(shè)服務(wù)的基本理念。
3、選材上創(chuàng)新方法
檔案信息是歷代人類通過生產(chǎn)和實踐保存和積累下來的，以檔案的某種形式供后人利用的重要的歷史文化資源。任何信息資源都有它的不完整性、不系統(tǒng)性和不準確性。因為檔案在收集、整理、鑒定、歸檔時，無不受到當(dāng)時當(dāng)?shù)氐臍v史局限性，總有當(dāng)時認識不到的、刪除不準確的和未收集上來的現(xiàn)象，加上對未來變化和需要預(yù)測不足等原因，館藏現(xiàn)有資源可能難以滿足編研課題的需要。對此，我們不能僅靠館藏檔案資源進行編研工作，尚需館外資料作補充。因此，我們在選材上提出了“檔案不足資料補，館內(nèi)不足館外補”的編研工作方針。編研過程中，我們采取“內(nèi)部發(fā)掘與社會調(diào)查相結(jié)合”的方法，根據(jù)專題的需要走訪了一些了解當(dāng)時情況和保存有歷史資料的老同志，并進行了座談。政協(xié)文史委、文化、圖書、史志辦等單位提供的歷史文化資料作了補充運用，從而彌補了一些專題編研資料不足的缺陷，實踐證明，不失為一種可行的辦法。
4、專題編研成果突出地方特色、行業(yè)特色
在編研的選題中，專題編研要體現(xiàn)獨特性、新穎性，專題不在大，重在能反映出一個地方獨特的風(fēng)土人情和人文特色。
二、運作方式
開放和諧，是疏暢檔案編研通途的基本保障。檔案編研的路子要想越走越寬、越走越通暢，在運作理念上務(wù)求開放和諧，走開放式社會化的編研之路。開放搞編研，編研項目成為多家的合作成果，這不是誰動了我的奶酪，而是充分利用各方優(yōu)勢，共同把檔案編研開發(fā)這個蛋糕做大，這是檔案編研理念的又一拓展。
開放搞編研，有兩個基本特征：一是在形式上，不是編研部門獨家，而是與館內(nèi)、館外多家合作，優(yōu)勢互補，實現(xiàn)科學(xué)合理的課題組合；二是在內(nèi)容上，不僅僅限于館藏，在依托和立足館藏檔案的同時，適度吸納社會文化資料作為補 充，以求編出更完整系統(tǒng)的文化產(chǎn)品。
開放式編研務(wù)須注意這樣兩個問題：其一，務(wù)必抱有開放的心態(tài)，講求協(xié)調(diào)運作，妥善處理各方關(guān)系。其二，務(wù)必充分尊重合作單位的意見和建議，編研開發(fā)檔案的目的是服務(wù)，那么，我們在合作中就要努力服務(wù)到家到位。只有這樣，檔案編研的路才能越走越寬。
三、發(fā)展意識
更新檔案編研觀念、適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案編研的需求，是檔案編研實踐發(fā)展的要求。從實踐來看，一是開辟檔案信息資源利用的新途徑，把對內(nèi)部館藏資源的編纂發(fā)展到對外部館藏及現(xiàn)實的信息資源的挖掘。檔案編研的信息資源更具有時效性，為檔案編研貼近社會生活和現(xiàn)代社會對檔案編研的需求提供了新思路的基礎(chǔ)。二是隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案在滿足社會需求方面發(fā)揮了直觀優(yōu)勢，“讀圖時代”的大眾傳媒的需要使檔案編研的新的形式不斷出現(xiàn)。如史志類、畫冊類、匯編類等檔案編研手段較好地貼近了社會的需求。只有檔案編研觀念創(chuàng)新，它所產(chǎn)生的成果如檔案匯編、專題綜述、組織沿革、大事記、檔案研究文章及專著、檔案電視片等，才能夠滿足和服務(wù)于社會主義物質(zhì)文明、精神文明和政治文明的需要。做好檔案編研工作，筆者認為需要樹立“需要”和“精品”意識。
1、需要意識。在社會高度信息化的時代，檔案信息來 源于社會需要，又必須回歸于社會需要。只有樹立需要意識，檔案編研才能把檔案信息資源從封閉狀態(tài)開發(fā)出來，實現(xiàn)其潛在價值與社會功用，成為全社會需要的公共財富。檔案編研的“有作為”要靠服務(wù)于社會需求來創(chuàng)造，而檔案編研的“有地位”要靠服務(wù)社會需求來提升。服務(wù)對象要從為領(lǐng)導(dǎo)決策和學(xué)術(shù)研究的需要服務(wù)的狹小范圍走出來，向為廣大人民群眾的需要服務(wù)轉(zhuǎn)變。檔案編研不能停留在提供個別的檔案憑證和依據(jù)層面上，而要以新時期的社會需求為目的，提供批量的信息服務(wù)。
2、精品意識。社會需求是一個質(zhì)的概念。有特色才有形象，有精品才有影響。檔案編研要彰顯和提高社會地位和影響，其編研成果應(yīng)該是滿足社會需求的具有高水平的文化產(chǎn)品。在講求編研成果內(nèi)在知識含量和科技含量的同時還要注意地方特色的總結(jié)和挖掘，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會的需求。多出精品、滿足社會需求，是檔案編研的重點。精品是社會需求對檔案編研工作有效的檢驗和推動。提高質(zhì)量必須樹立精品意識，實施精品戰(zhàn)略，以滿足社會需求的高標準。滿足社會需求，檔案編研不僅要講社會效益，而且要將社會效益同經(jīng)濟效益有機結(jié)合起來。檔案編研要有精品計劃，并對精品精心組織、精心設(shè)計、精心編制，爭取更多的適應(yīng)社會需求的精品推出。
四、內(nèi)在意義
1、編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分，是檔案部門系統(tǒng)、廣泛地向社會提供利用服務(wù)的一項重要的基礎(chǔ)性工作。有了編研工作，才能通過主動提供檔案的編研成果，直接服務(wù)于社會各項事業(yè)，有助于推動和促進地方人文歷史、社會科學(xué)的研究。
2、編研工作是保護檔案史料、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本，在開展利用服務(wù)時，老是把原件提供利用，容易破損，影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復(fù)使用，減少磨損，從而延長檔案的壽命。也能使這些資料長久保存，便于后人利用。
3、開展檔案編研工作，可以擴大檔案工作部門在社會上的影響力。通過編研工作，向社會提供編研成果，使廣大利用者看到檔案的價值，加深對檔案和檔案工作的了解，能起到很好的宣傳作用。
4、檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。如我館編研成果中的“紅軍活動”，“抗戰(zhàn)時期的講稿、詩文”，“鼠疫及預(yù)防措施”等重大歷史事件的專題資料，都是對廣大公眾，特別是青少年進行愛國主義的生動教材。
5、檔案編研工作有利于做好統(tǒng)戰(zhàn)工作。檔案中有許多彌足珍貴的歷史資料，其中不乏個人的檔案資料，這些檔案的主人在當(dāng)時往往是有一定影響的人物，現(xiàn)在他們的子孫遍 布祖國各地。通過編研工作，把這些檔案信息提供給他們的后代，使其更加了解祖輩的情況，從而與之交友，建立友誼，互通信息，獻計獻策，為地方經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)，具有重要的現(xiàn)實意義。
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檔案編研的概念篇二
檔案編研材料的編寫
怎樣編寫《全宗介紹》
全宗介紹是以文章的敘述形式介紹和揭示檔案室所保存的某一個全宗檔案內(nèi)容和成分及其利用價值的一種材料，又稱全宗指南，是一種書本式檢索工具。某體例包括以下內(nèi)容：
立檔單位和全宗的歷史概況。此部分可簡要敘述立檔單位成立的時間、人數(shù)、機構(gòu)設(shè)置情況，主要領(lǐng)導(dǎo)的配備，立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)及主要職能活動情況，隸屬關(guān)系以及全宗歷史的沿革等。
全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹。這是全宗介紹的主體部分。其敘述方式，首先介紹全宗內(nèi)檔案的構(gòu)成及數(shù)量；其次，以檔案內(nèi)容或以組織機構(gòu)為主線分別介紹檔案情況，突出有價值的內(nèi)容；第三，介紹全宗內(nèi)檔案的整理（分類、編目）及保管情況。
全宗介紹的輔助材料。此部分主要包括：關(guān)于利用全宗內(nèi)檔案材料的說明（利用方式，服務(wù)手段，利用效果），有關(guān)立檔單位歷史和全宗歷史的參考資料情況（自編參考資料的種類、數(shù)量）等。
怎樣編寫《組織沿革》
組織沿革，也稱組織機構(gòu)沿革。是系統(tǒng)記載一個機關(guān)、一個地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機構(gòu)、人員編制、體制變革情況的一種檔案參考資料。
一、組織沿革的作用
（一）為利用者研究和查考某一機關(guān)或系統(tǒng)的機構(gòu)演變?nèi)瞬排囵B(yǎng)情況、進行經(jīng)濟體制
改革和政治體制改革提供參考資料。
（二）為研究國家機關(guān)史、革命史、專業(yè)史、地方史提供必要的參考材料。
（三）為整理、鑒定檔案價值、熟悉立檔單位情況、編寫全宗介紹提供系統(tǒng)的素材。
組織沿革的編寫形式有文字敘述式和圖表式兩種。組織沿革所記載的內(nèi)容，要根據(jù)機關(guān)的職責(zé)范圍，內(nèi)設(shè)機構(gòu)情況編寫在組織機構(gòu)沿革演變中對日后有一定查考利用價值的有關(guān)事項。其內(nèi)容主要包括：
1、組織機構(gòu)建立、合并、撤銷、名稱更改、辦公地點遷移的原因、時間；
2、組織機構(gòu)職責(zé)范圍、性質(zhì)任務(wù)、隸屬關(guān)系、編制的擴大與縮小；
3、主要工作；
4、內(nèi)設(shè)機構(gòu)設(shè)置、職能變化；
5、領(lǐng)導(dǎo)人任免職務(wù)及時間；
6、文書工作制度及變化情況、文書處理使用的各種印章戳記及其作用。
二、組織沿革的特點及內(nèi)容
（一）特點
第一，它著重記述和反映機關(guān)自身在組織系統(tǒng)方面的有關(guān)情況，至于該機關(guān)做了哪些
工作，開展的哪些活動，取得了哪些成績等，則不在組織沿革的記述范圍之內(nèi)。
第二，它以系統(tǒng)地反映該機關(guān)自身發(fā)展、變化的歷史過程為主要目的，而不能片面、孤立、靜止地只記一時的情況，否則就不能稱之為“沿革”了。
（二）內(nèi)容
組織沿革的內(nèi)容包括：地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)或機關(guān)歷史概況；行政區(qū)劃、建制變更情況：
機關(guān)成立、合并、撤銷和復(fù)建的情況；機關(guān)名稱變更、辦公地點的遷移情況；機關(guān)性質(zhì)、職權(quán)范圍、主要任務(wù)及其情況；機關(guān)隸屬關(guān)系、所轄機構(gòu)和地區(qū)范圍及其情況；機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)體制及其情況；機關(guān)人員編制及其變化情況；機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置及其變化情況；主要內(nèi)部組織機構(gòu)的職能及其負責(zé)人的任免情況；其他與所謂“組織”有關(guān)的情況。上述內(nèi)容有的同志把它歸結(jié)為“五大要素”：①機關(guān)性質(zhì)和主要職能；②隸屬關(guān)系；③人員編制；④內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置；⑤領(lǐng)導(dǎo)成員的組成。
三、編寫組織沿革的意義
1、為主要領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)工作人員查考本地區(qū)、本專業(yè)系統(tǒng)或本機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置
和人員變化等情況提供了資料，有利于借鑒歷史的經(jīng)驗，吸取歷史的教訓(xùn)，做好今后的工作。
2、編寫組織沿革工作可以與編史修志活動有機地結(jié)合起來，它既可以作為編史修志活
動的一個步驟，又為編史修志提供了比較全面、系統(tǒng)、準確的史料，因此深受史志部門的歡迎。
3、編寫組織沿革可以為編寫立檔單位歷史沿革提供系統(tǒng)的材料，對做好檔案的收集、整理、鑒定、編目和提供利用工作，都有積極的作用。
四、組織沿革的體例和形式 比較常用的體例有以下四種：
1、編年法
這種體例是以年度為單位，以年度先后為順序，逐年編列機關(guān)自身各方面情況的一種方法。通常在年度再分問題或設(shè)項來記述或填寫有關(guān)情況，即采取“年度——問題（或項）”的形式。此方法適用于變化較多、較頻繁的機關(guān)。
2、系列法
這種體例是以機關(guān)內(nèi)部的組織機構(gòu)為主線，將每一個組織機構(gòu)的人員編制、主要負責(zé)人的沿襲、變化等情況，分別作為一個系列來加以記述或填寫。此方法適用于組織系統(tǒng)比較穩(wěn)定的機關(guān)。
3、階段法 階段法是根據(jù)機關(guān)歷年來自身變化的特點，將其歷史劃分為若干階段，再于每個階段中，分別記述和反映機關(guān)自身各方面的情況及變化。
采用階段法，首先要正確劃分階段。階段劃定之后，還有一個重要問題需要進一步解決，這就是如何把每一階段中的情況記述和反映清楚，不同階段可以分別采用不同的結(jié)構(gòu)和記述方式。主要有兩種情況：一是采用單層結(jié)構(gòu)，即在階段下直接按時間順序加以記述；二是采用復(fù)式結(jié)構(gòu)，即在階段之下先分問題或系列，再將每個問題或系列的內(nèi)容按時間順序加以記述，形成“問題（或系列）——時間”的結(jié)構(gòu)形式。
4、問題法
問題法，就是通過對機關(guān)自身組織體系發(fā)展演變的歷史進行深入系統(tǒng)的研究，抓住主 要特點，結(jié)合讀者了解和查考的實際需要，把機關(guān)自身各方面的沿革情況分別列為一個個問題，然后再一個問題、一個問題地加以記述。
采用問題法，首先需要明確列出問題。由于所列問題大小不同內(nèi)容繁簡不一，在具體
編寫每一個問題時，其結(jié)構(gòu)安排和記述形式也可以靈活處理。比較簡單的問題，可以采用單層結(jié)構(gòu)，直述其事。如果該問題內(nèi)容比較繁雜，則可以采用復(fù)式結(jié)構(gòu)，即于該問題之下或者再列若干小問題，或者再分若干歷史階段，或者再設(shè)若干系列，最后才分別具體記述。由于采用問題法編寫組織沿革有較強的靈活性和針對性，所以被許多單位編寫時采用。
五、編寫要求
要使編寫出來的組織沿革全面、真實、實用性強、具體做到：
1、要真實可靠。就是說所記載的情況與客觀事實相一致，要實事求是地記錄機關(guān)（內(nèi)
設(shè)機構(gòu)）各個時期的名稱變化情況，每一個領(lǐng)導(dǎo)人姓名、職務(wù)和主管工作。領(lǐng)導(dǎo)人姓名要用常用名，機構(gòu)名稱要用全稱，如出現(xiàn)個別機構(gòu)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人姓名等考證不準時，要在說明欄里注明。
2、要全面完整。就是要全面完整地反映出整個組織樣的全貌。不得以任何理由和原因
而漏記或不記該記述的內(nèi)容。
怎樣編寫《大事記》
大事記是用簡明的文字按時間順序扼要地記載一定歷史時期內(nèi)發(fā)生的重大事件，揭示
重要事件和活動的發(fā)生、發(fā)展過程以及它們之間的關(guān)系的參考資料。以事為緯，簡明的記載和反映一定范圍內(nèi)各種重要史實的資料和工具書。
一、大事記的作用
1、從縱的方面為利用者研究歷史提供史實梗概。
2、補充檔案史料匯編、歷史著作和地方志不足，為編史修志提供可靠的資料。
3、為回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗提供線索和依據(jù)。
二、大事記的種類
1、大事記的題目性質(zhì)即大事記所反映的客觀對象的性質(zhì)各不相同，據(jù)此，可以把大
事記劃分為許多種類。其中較為常見的有國家大事、地區(qū)大事記、機關(guān)大事記、企業(yè)大事記、人物大事記（即人物年譜）。
2、按照大事記記事范圍的不同，可以把它分為綜合大事記與專題大事記兩種。
3、按照大事記正文形式的不同，可以把它分為文字敘述式與表格式兩種。
4、大事記印行和使用方式有所不同，主要有兩種方式，一種是單行本，另一種是作為
其他作品的一部分或附錄。
三、大事記的編寫
1、大事時間的編寫
編寫大事時間，必須注意以下幾個問題：
第一，大事時間必須考證、換算準確，標示清晰，避免錯誤及含混不清。為了保證大
事時間的準確、明晰。不能使用哪些籠統(tǒng)含混的時間概念，如“近來”、“不久以前”等。
第二，大事記時間應(yīng)該標示具體，盡量寫全年、月、日，必要時甚至應(yīng)該寫出時、分、秒。確實無法考證具體時間時，對應(yīng)大事條目的具體排列原則：日無考附于月末，標“是月”；月無考，附于年末，標“是年”。
第三，某些大事持續(xù)時間較長，并且在大事記作為一個條目編寫，其時間可以概括書
寫，也可以表明起止日期，如“x年x月至x年x月”。
第四，大事時間一般以公元紀年為準。
2、大事條目的編寫
大事條目是正文乃至整個大事記的核心部分，因此，在編寫時，要注意以下幾點：
第一，編寫大事條目一定要做到真實、可靠、準確，不僅基本內(nèi)容確實無疑、確切無誤。
第二，編寫大事記條目一定要以馬克思列寧主義、毛澤東思想為指導(dǎo)，做到觀點正確，詳述得體。具體編寫時，要注意兩點：一是寓論斷于敘述，于敘述中見觀點。二是適當(dāng)直接評論，鮮明地表明自己的觀點，即夾敘夾議。
第三，對于客觀史實的敘述，可以詳盡一些，也可以簡略一些，但無論內(nèi)容詳略，文
字都應(yīng)力求簡明。
第四，為了使大事記正文眉目清楚，編寫大事條目應(yīng)堅持“一條一事”的原則，即在
一個條目中著重記述一件事情，而不能把幾件事揉在一起。
第五，對于那些持續(xù)時間較長的史實，應(yīng)該根據(jù)其特點，分別采用分條記述的辦法，或按照記事本末的體例，合并記述。第六，編寫大事記條目要搞清各種客觀史實之間的內(nèi)在聯(lián)系。在編寫時，應(yīng)言簡意賅
地點明此事與其他某事的關(guān)系，有其實彼此間的因果關(guān)系。
2.大事條目的編排
大事記以按時間順序記事為主，時間順序是對大事條目進行編排的基本依據(jù)。編者可
根據(jù)大事記的繁簡程度，靈活進行編排。
四、大事記的選事原則及范圍
大事記的選事原則：緊緊圍繞大事記所要記述和反映的對象，勾勒全貌，突出重點，大事要事必載，小事瑣事不取。
1、機關(guān)綜合性大事記的選事范圍 機關(guān)綜合性大事記的選事范圍包括：（1）本機關(guān)召開的各種重要會議；
（2）本機關(guān)做出的重要決定、決議、規(guī)劃、部署以及發(fā)布的重要文件；（3）本機關(guān)成立、撤銷、合并、復(fù)議以及內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、變化情況；（4）本機關(guān)隸屬關(guān)系和職能范圍的變化情況；
（5）本機關(guān)黨政領(lǐng)導(dǎo)人的任免、獎懲及其重要活動；
（6）本機關(guān)發(fā)生的重大事件、開展的重大活動、完成的重大任務(wù)、取得的重大科研
成果；
（7）本機關(guān)參加上級機關(guān)和其他機關(guān)召開的重要會議的情況；
（8）上級機關(guān)對本機關(guān)的重要指示、批示、表彰、批評以及來本機關(guān)檢查指導(dǎo)工作 的情況；
（9）本機關(guān)向下級機關(guān)或基層單位派出調(diào)查組、工作組以及檢查指導(dǎo)工作的情況；
（10）本機關(guān)所轄范圍內(nèi)發(fā)生重大災(zāi)情和事故；（11）本機關(guān)開展的重要外事、外貿(mào)活動；
（12）本機關(guān)所屬范圍內(nèi)知名英雄、模范的主要事跡及其活動情況；（13）報刊、電臺、電視臺關(guān)于本機關(guān)情況的重要報導(dǎo)；（14）其他重大事件和重要情況。
五、大事記的編寫要求
1、內(nèi)容要真實，觀點正確。所記述的內(nèi)容要符合客觀實際，不得隨意加進編者的主觀
見解，更不準歪曲事實。
2、文字要簡明扼要。對所記載的內(nèi)容一定要做到“大事突出、要事不漏”。一般一條
一事，每條大事涉及的時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、發(fā)展過程、因果關(guān)系等均應(yīng)揭示出來。
3、時間要準確。按時間順序逐年逐月逐日記載，有的甚至要確切到時、分、秒。如有 的沒有時間或時間不夠準確，應(yīng)盡力進行考證。
六、大事記的書寫格式：以年度為段落，月日頂格，內(nèi)容在月日右側(cè)書寫。例如：xxxxx大事記 xxxx年 x月x日
怎樣編寫《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》
基礎(chǔ)數(shù)字匯編也稱基礎(chǔ)數(shù)字匯集。是以數(shù)字形成反映一個地區(qū)、一個單位或某一方面
基本情況的檔案參考資料，是根據(jù)實際工作需要，從檔案資料中選取有關(guān)統(tǒng)計數(shù)字匯編而成的。
基礎(chǔ)數(shù)字匯編具有內(nèi)容集中、數(shù)字確切、簡明扼要、利用方便、說服力強等特點。它的作用可為利用者掌握情況、研究問題、制定計劃、總結(jié)經(jīng)驗提供素材，為進行宣傳教育提供依據(jù)和參考。
一、基礎(chǔ)數(shù)字匯編的整體結(jié)構(gòu)
獨立成書的單行本基礎(chǔ)數(shù)字匯集，一般由總題名（即書名）、序言和凡例、正文、注釋、附錄等組成。作為其他作品正文組成部分或附錄的基礎(chǔ)數(shù)字匯集，整體結(jié)構(gòu)簡單一些，通常只有總標題、編制說明和正文三個部分，偶爾也有注釋。
二、基礎(chǔ)數(shù)字匯編正文要素與形成
基礎(chǔ)數(shù)字匯編正文要所記述和反映的客觀內(nèi)容，主要是各種數(shù)量概念和數(shù)量關(guān)系，人
們通常稱之為數(shù)列。數(shù)列是構(gòu)成基礎(chǔ)數(shù)字匯編正文的基本要素，一個數(shù)列一般可以包含四個方面的具體內(nèi)容，即：統(tǒng)計對象、時間范圍或空間范圍、統(tǒng)計指標、統(tǒng)計數(shù)值。
基礎(chǔ)數(shù)字匯編正文主要有三種編寫形式，一是文字敘述形式，二是圖表形式，三是文
字敘述與圖表形式相結(jié)合的形式。
三、基礎(chǔ)數(shù)字匯編表格的制作 基礎(chǔ)數(shù)字表格除總標題外，通常有三部分組成：一是橫標題，列在表的左方；二是縱
標題，列在表的上方；三是基礎(chǔ)數(shù)值，填寫在橫行與縱欄的交匯處，任何一個基礎(chǔ)數(shù)值，都由橫、縱標題所限定。有些表格還有附記、制表單位、制表日期等項。橫行標題和縱欄標題用于表明基礎(chǔ)對象、時間范圍或空間范圍、基礎(chǔ)指標等內(nèi)容，無論橫行標題還是縱欄標題，其下都可以再設(shè)一級或幾級小標題。
四、基礎(chǔ)數(shù)字匯編的編寫要求
1、基礎(chǔ)數(shù)字匯編提供大量的統(tǒng)計數(shù)字來為本機關(guān)或社會各界服務(wù)，因此必須從實際出
發(fā)，實事求是，確保統(tǒng)計資料的準確。這就要求在收集、摘錄、加工、使用各種統(tǒng)計資料時，一定要認真細致、一個數(shù)碼、一個小數(shù)點都不能發(fā)生差錯，同時還要特別注意對統(tǒng)計數(shù)字進行嚴格的核實。
2、編寫基礎(chǔ)數(shù)字匯編一定要廣泛收集資料，并對資料進行科學(xué)的整理和編輯加工，確
保統(tǒng)計資料的全面性和系統(tǒng)性。
3、基礎(chǔ)數(shù)字匯編是國際國內(nèi)、各行各業(yè)都普遍使用的資料形式，因此在具體編寫時應(yīng)
盡量規(guī)范，應(yīng)按標準執(zhí)行。
檔案編研的概念篇三
大事記編寫提綱
大事記就是按照時間順序簡要地記載一定歷史時期發(fā)生的重大事件的書面材料。它用簡明的文字，系統(tǒng)扼要地記錄和反映一定人物、事件、機構(gòu)等方面的重要活動和發(fā)展變化的歷史情況。大事記與其他編研資料相比，有其不同特點：它一般按時間順序排列大事，便于通覽和查找；只簡記大事、要事，不記小事；言簡意賅，用簡短的篇幅概括豐富的內(nèi)容。
大事記的編寫要求是：
（1）觀點正確，用材真實。在分析人、物、事時，必須按照歷史唯物主義的觀點去分析，取其所當(dāng)取，舍其所當(dāng)舍，詳略適當(dāng)，褒貶公允，一切從實際出發(fā)，實事求是，如實反映事物的本來面目。
（2）大事突出，要事不漏，小事不要。因為一個機關(guān)（單位），每年有成百甚至更多的事件發(fā)生，大事是少數(shù)，多數(shù)是要事和小事。編寫大事記時，應(yīng)堅持小事不要，如不區(qū)分大事和小事，凡事都記，材料羅列，大事淹沒在瑣碎的事物之中，把它記成了明細帳，就沒有什么參考價值了。
（3）系統(tǒng)條理，簡明扼要。大事記按時間順序記述，一事一條，不要數(shù)事一條。記述大事提綱挈領(lǐng)，文字簡明，切忌冗長，但必須把每一大事涉及的時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、發(fā)展經(jīng)過、因果關(guān)系，言簡意賅地表述出來。
大事記的主要內(nèi)容：機構(gòu)設(shè)置沿革；人事任免獎懲；各種重要會議；領(lǐng)導(dǎo)視察活動；上級重要指示；本單位重 1
要決定；各項中心工作；生產(chǎn)科研成果；重點工程建設(shè)；較大自然災(zāi)害；重大事故發(fā)生；外事活動；報刊有關(guān)報道；以及其他需記事項。
組織沿革編寫提綱
一、編寫內(nèi)容
組織沿革應(yīng)包括目的、內(nèi)容、范圍以及結(jié)構(gòu)形式等，大致可由五部分組成。（1）序言，或稱前言、引言，或稱總序；
（2）機關(guān)歷史概況；（3）組織變革情況；（4）工作成就；（5）附錄。
（一）序言。根據(jù)組織沿革的功能，所寫的序言，其目的是為了便于對組織沿革的使用，使它起到指導(dǎo)和查考作用。因此，它應(yīng)包括的內(nèi)容是：
（1）說明編寫的目的和用途；
（2）編寫的體例；
（3）材料的來源和可靠程度；
（4）基本內(nèi)容的介紹或評述；
（5）其他需要交待和說明的問題。
（二）機關(guān)歷史概況。簡要地闡明以下幾點：
（1）本機關(guān)建立（含合、并、撤）及更名的時間斷限和變化的原因；
（2）本機關(guān)當(dāng)時的辦公地點及其變更；
（3）本機關(guān)的性質(zhì)、職能（職權(quán)范圍）及任務(wù)；
（4）管轄的地區(qū)范圍及轄屬機構(gòu)的情形；
（5）本機關(guān)的黨、工、團組織設(shè)置及變化情形。
（三）組織變革情況。主要說明內(nèi)設(shè)機構(gòu)、直屬單位的沿襲和變動，以及機構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)成員變化情況。具體寫法要根據(jù)編寫的體例來定。一般說來有如下方面：
（1）首先用圖表示意。如：機構(gòu)名稱變化示意圖；
（2）按年或按問題或按機構(gòu)的變動編列出程式，明確反映機構(gòu)、人員的歷史發(fā)展狀況；交待清楚機構(gòu)的起止時間和職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系；
（3）主要領(lǐng)導(dǎo)成員的任職情況，并按任職先后排列，注明任職起止時間；
（4）人員編制情況。
編寫的結(jié)構(gòu)形式可采用文字敘述和圖表示意相結(jié)合，達到體例嚴謹、文字簡樸的特點。
二、編寫的步驟與方法
第一步，制定方案，明確體例。具體編寫方案的內(nèi)容是：
（1）編寫的目的、性質(zhì)；
（2）編寫范圍（工作、生產(chǎn)發(fā)展和內(nèi)部組織機構(gòu)的演變情況）；
（3）時間；
（4）材料來源；
（5）編寫體例；
（6）編寫結(jié)構(gòu)形式及編寫法；
（7）編寫人員的組織。
第二步，收集素材，分析研究。對內(nèi)查閱本機關(guān)和上級機關(guān)的檔案資料，同時外出訪問老干部或請進來開調(diào)查座談會，了解機關(guān)發(fā)展變化情形及考證史實。
第三步，按綱綜合，加工編寫。在材料基本收齊的基礎(chǔ)
上按編寫方案程序進行綜合，寫成初稿。
第四步，提交審閱，定稿付印。在撰寫成初稿后，交給老同志及有關(guān)同志審閱，最后由領(lǐng)導(dǎo)審批定稿，爾后付印。
三、應(yīng)注意的幾個問題
（一）組織沿革的核心是“沿”字，組織（建制）與沿革（沿襲）要緊密結(jié)合，使其脈絡(luò)清晰、系統(tǒng)、完整地反映出本機關(guān)單位的發(fā)展變化的全貌。
（二）劃定體例是寫好組織沿革的前提條件。確定哪種體例，要根據(jù)本機關(guān)單位的演變過程的實際情形，去認真選擇。
（三）組織沿革內(nèi)容中的工作成就的寫法，要簡明概括。工作成就是每個機關(guān)單位執(zhí)行任務(wù)的結(jié)果，所以它要同本機關(guān)的任務(wù)密切地聯(lián)系起來，成為有機的一個整體。因此，其段落安排可單獨成段，也可放在本機關(guān)單位任務(wù)后面闡述。
全宗介紹編寫提綱
全宗介紹即全宗指南，由“立檔單位歷史概況”和“全宗情況”兩部分組成。前部分可寫得簡略些，采用問題、年代相結(jié)合的辦法來介紹。對立檔單位歷史比較簡短的全宗，這部分只作為全宗介紹的序言來敘述亦可。后部分“全宗情況”是介紹的主體。
一、立檔單位歷史概況的內(nèi)容
1、立檔單位的名稱及其變更、成立、撤銷、歸并的時間、原因；辦事地點及遷移情況。
2、立檔單位的隸屬關(guān)系、機構(gòu)性質(zhì)、主要任務(wù)、職責(zé)范圍及其變更。
3、立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)、編制及其變更情況；直屬、附屬單位職能、權(quán)限及其變更；主管人員姓名。
4、立檔單位文書處理和檔案工作制度、辦法、文書處理工作中的各種標記章戳及其作用。
5、立檔單位產(chǎn)生和發(fā)展過程中的重大歷史事件，執(zhí)行的特殊任務(wù)，等等。
二、全宗情況介紹的內(nèi)容
1、檔案數(shù)量，所屬年代，收進移出情況。
2、檔案完整情況，有否受到過大的損失，鑒定、銷毀及其時間、原因數(shù)量內(nèi)容。有否存放在其他地方而未收集的案卷。
3、檔案質(zhì)量有什么問題，采取過什么措施，效果如何。
4、案卷整理編目情況，全宗內(nèi)分類、編目方法；案卷目錄及檔案排列情形；檢索工具及使用方法。
5、檔案內(nèi)容與成分，主要敘述檔案來源（作者）、檔案內(nèi)容（可分類介紹，如人事組織類、財會類、業(yè)務(wù)類、行政事務(wù)類等。）這部分可采用重點與全面相結(jié)合的辦法，對一般案卷分類作綜合介紹，對具有特別意義的重要卷，作詳細介紹。
6、檔案價值及利用情況。
三、編寫要求
1、在編寫立檔單位歷史概況時，必須堅持歷史唯物主義觀點，從歷史出發(fā)，實事求是。
2、編寫全宗介紹的材料，一般以檔案為主，在檔案不足時可利用其他資料，但必須經(jīng)過全面分析、篩選，不能憑自己主觀想象來寫。
檔案編研的概念篇四
常見的幾種編研材料的編寫
發(fā)布時間：2009-6-9 收藏本文
1.全宗介紹：是以文章敘述的形式向利用者介紹和報道全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的一種檢索工具。
全宗介紹主要由封面、正文和備注三部分組成。正文是全宗介紹的主體，包括立檔單位和全宗歷史概況，全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容與成分以及檔案管理狀況。
封面（標題、全總號、時間、編者以及編印時間）
標題由立檔單位加“全宗介紹”構(gòu)成，立檔單位應(yīng)寫全稱。例：西安市長安區(qū)建設(shè)局全宗介紹
全總號，由檔案局給，建設(shè)局的全宗號為16
時間：全總內(nèi)檔案文件的起止年代。
總封面如下：
西安市長安區(qū)建設(shè)局全宗介紹
全宗號：16
xx年至2008年
西安市長安區(qū)建設(shè)局檔案室編
2008年10月5日
正文（立檔單位和全宗的歷史概況，全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容與成分、檔案的管理情況）
a、立檔單位簡要歷史：立檔單位成立、合并、改組、更名、撤銷的時間、原因、依據(jù)及繼承或代行職能機關(guān)的名稱；立檔單位的性質(zhì)、職權(quán)范圍、工作任務(wù)與主要職能；（這部分內(nèi)容主要在三定方案上區(qū)查）立檔單位的隸屬關(guān)系（與上級主管機關(guān)，直屬下級機關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系）；立檔單位正副職負責(zé)人的姓名、職務(wù)及任職時間；立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置、職能及演變情況和內(nèi)部組織機構(gòu)的名稱、正職負責(zé)人的姓名、職務(wù)及任職時間。
（2）立檔單位的主要職能
（3）立檔單位的隸屬關(guān)系
（4）立檔單位正副職負責(zé)人的姓名、職務(wù)、任職時間。
（5）立檔單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)及下屬單位的主要職責(zé)
a.黨委辦：主任
xx
負責(zé)機關(guān)政務(wù)工作。。。
b.財務(wù)科：科長
xx
負責(zé)。。。
b.全宗簡要歷史
全宗內(nèi)檔案的門類、數(shù)量、起止年代；向檔案館移交檔案情況；檔案的整理、鑒定、銷毀情況和檔案的完整情況及其它需要說明的問題。例：xx局于xx年成立綜合檔案室，目前保管的檔案門類有文書檔案、會計檔案、實物檔案、基建檔案、聲像檔案等。其中文書檔案xx卷（1981年至2008年），會計檔案?；1995年以前的文書檔案均已移交到檔案局。。。
c.全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容與成分
反映立檔單位基本職能和主要活動的檔案；反映立檔單位每個階段中的工作或特殊工作所形成的檔案；反映立檔單位的知名人物、歷史事件及具有地方特色的重要科研價值的檔案。例：機構(gòu)設(shè)立、領(lǐng)導(dǎo)任免、職工花名冊、會議記錄、工作總結(jié)、工作計劃、人事獎懲、調(diào)動、職稱評定、調(diào)資等方面的材料；會計方面的材料有：憑證、報表、賬簿等。
d.檔案管理狀況
檔案室設(shè)施情況；檔案管理制度情況；檔案檢索工具編制情況和參考資料編寫情況。例：
（1）檔案設(shè)施狀況
綜合檔案室現(xiàn)有辦公庫房2間，面積共計63平米。配備了密集架5列、配備了電腦等。
（2）檔案制度建設(shè)
（3）編研資料情況
（4）檢索工具情況
e.備注
關(guān)于利用全宗介紹的說明；有關(guān)立檔單位歷史和全宗歷史的參考資料；人名索引、地名索引等；有關(guān)全宗內(nèi)檔案的補充說明；全宗介紹中需加解釋的名詞、事件及問題；全宗介紹編制后，全宗內(nèi)檔案增加、調(diào)整、遺失、銷毀等說明；其它有關(guān)問題的說明。
（三）組織沿革：是記載一個機關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構(gòu)、人員編制等方面變革情況的一種參考資料。
組織沿革的內(nèi)容包括：機關(guān)或地區(qū)、系統(tǒng)的歷史概況，行政區(qū)劃，建制變更情況、機關(guān)名稱的改變、地址遷移，成立、合并以及撤銷時間，職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)的任免、編制發(fā)展情況、內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置變化情況。
組織沿革的結(jié)構(gòu)：由封面和正文兩部分組成
封面：例
西安市長安區(qū)建設(shè)局組織沿革
全宗號：16
xx年至2008年
西安市長安區(qū)建設(shè)局檔案室編
2008年10月5日
正文：
西安市長安區(qū)建設(shè)局組織沿革
a.機關(guān)成立、合并、更改名稱的時間
b.機關(guān)辦公地址的遷移
長安區(qū)建設(shè)局成立之初在韋曲街1號辦公，2007年12月遷至xx路xx號辦公至今。
c.機關(guān)的隸屬關(guān)系、性質(zhì)、職權(quán)范圍
xx局隸屬xx,其主要職能：xxxx d.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的任免
自xx年建局以來，歷任機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人是：
局長
xx
(xx年1月1日----xx年1月1日)
副局長 xx
（xx年1月1日-----xx年1月1日）
xx
（xxxxx）
e.內(nèi)部組織機構(gòu)負責(zé)人設(shè)置、變化、負責(zé)人姓名
內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置、變化
辦公室（xx年1月1日----xx年1月1日）
內(nèi)部組織機構(gòu)負責(zé)人設(shè)置、變化
辦公室
xx主任（xx年1月1日----xx年1月1日）
xx副主任
f.機關(guān)人員編制
（四）大事記：是按時間順序簡要記載一定歷史時期的重大事件和重要活動的參考資料。其特點是內(nèi)容上記載大事，文體上記而不評，編寫方法以時間為線索，并且比較簡練。
大事記，由大事時間和大事記述兩部分組成，編寫大事記首先要明確大事記的時間界限和內(nèi)容范圍；其次要廣泛收集與之相關(guān)的檔案文件和其它相關(guān)材料；第三是摘錄應(yīng)該列入大事記年表的事實；第四是對摘錄的事實進行審核；第五是按計劃排列大事，組成完整的系統(tǒng)。
1.大事記結(jié)構(gòu)：由封面、正文兩部分組成
（1）封面如下：
西安市長安區(qū)建設(shè)局大事記
全宗號：16
xx年至2008年
西安市長安區(qū)建設(shè)局檔案室編
2008年10月5日
（2）大事記正文由大事記述和時間兩部分組成
2.大事記記述的范圍
大事記記述范圍要全面記述反映機關(guān)職能活動和反映本機關(guān)工作特色的大事、要事。
(1)本機關(guān)召開的各種代表大會和重要的專業(yè)會議；
(2)本機關(guān)發(fā)生的重大事件和影響較大的活動；
(3)本機關(guān)重大的組織機構(gòu)調(diào)整和人事任免；
(4)本機關(guān)發(fā)布的重大決定、決議事項；
(5)本機關(guān)對社會上某些重大活動的態(tài)度和反映；
(6)上級黨、政府機關(guān)對本機關(guān)發(fā)布的重要指示、批示、批評、表彰等事項；
(7)各種報刊對本機關(guān)的經(jīng)驗介紹、批評等方面的報道；
(8)上級領(lǐng)導(dǎo)來機關(guān)視察的情況；
(9)本機關(guān)先進人物的事跡；
(10)各類重大事故；
(11)重要的外事活動；
(12)在業(yè)務(wù)職能活動中發(fā)生的大事、要事。
大事時間：對每件大事、要事按照時間順序排列。一般以為一個部分，每部分按時間順序排列。如：
二ooo年
1月1日。。。。。
2月1日。。。。。3.大事記記述要素
總體要求是文字簡練、記述清楚，體現(xiàn)出五個要素：時間、地點、主要人物、事件的前因、事件的后果。
（五）基礎(chǔ)數(shù)字匯編：又稱基礎(chǔ)數(shù)字匯集或統(tǒng)計數(shù)字匯集，是以數(shù)字的形式反映某一地區(qū)、某一單位或某一方面基本情況的參考資料。
1.內(nèi)容：
（1）綜合性基礎(chǔ)數(shù)字匯編
記載和反映某一地區(qū)全面情況的數(shù)字匯編。包括自然環(huán)境、行政區(qū)域、人口、土地、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、畜牧業(yè)、水產(chǎn)、林業(yè)、水利、交通運輸、文教衛(wèi)生、財貿(mào)、黨政工團等各方面情況；記載和反映某一機關(guān)、某一系統(tǒng)全面情況的數(shù)字匯編。其內(nèi)容根據(jù)本機關(guān)業(yè)務(wù)職能活動的具體情況確定，匯編的項目和數(shù)字以本機關(guān)各類統(tǒng)計報表為依據(jù)，主要包括本機關(guān)系統(tǒng)的機構(gòu)設(shè)置、人員設(shè)置、勞動人事管理、黨政工團和各項業(yè)務(wù)工作情況。
（2）專題性基礎(chǔ)數(shù)字匯編
記載和反映某一方面基本情況的數(shù)字匯編，編寫時可根據(jù)需要確定專題。
2.編寫方式
（1）文字記述式。將反映各方面情況的基本數(shù)字按統(tǒng)計對象分項目介紹
（2）表格式。將反映各方面基本情況的數(shù)據(jù)、項目和年代分別作為橫行標題和縱覽標題，將歷年來個方面的情況的基本數(shù)據(jù)匯集在一起。
(3)圖示式。將歷年來某一方面情況的數(shù)據(jù)以直方圖或折線圖的形式匯集在一起。
3.結(jié)構(gòu)
基礎(chǔ)數(shù)字匯編由提示部分、正文和注釋三部分組成。
（1）提示部分：包括封面和說明
封面：
西安市長安區(qū)建設(shè)局基礎(chǔ)數(shù)字匯編
全宗號：16
xx年至2008年
西安市長安區(qū)建設(shè)局檔案室編
2008年10月5日
說明：位于篇首，說明編寫的目的、材料來源、收編范圍與收編年限以及其它需要說明的問題。
（2）正文：一般采用表格式，將反映本單位各項工作基礎(chǔ)數(shù)字分門別類匯編成表格。
4.編制《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》的工作步驟：
（1）根據(jù)本單位實際情況確定編研課題。
（2）根據(jù)課題要求了解檔案中基礎(chǔ)數(shù)字信息情況，明確選編范圍，選定數(shù)據(jù)項目。
（3）根據(jù)匯編用途和原始數(shù)據(jù)資料特點設(shè)計匯編正文各個表格格式。
（4）鑒定原始數(shù)據(jù)的準確性、進行核對準確。
5.編制注意事項：
(1)盡量利用檔案中的原始統(tǒng)計報表及現(xiàn)成的統(tǒng)計材料。
(2)選題要典型。涉及的年限、數(shù)據(jù)體系要具有代表性。
(3)數(shù)據(jù)要準確、權(quán)威，口徑要統(tǒng)一，計量單位要符合國家標準。
四種常用的現(xiàn)行文件匯編
1.現(xiàn)行政策法規(guī)文件匯編
現(xiàn)行政策法規(guī)文件匯編，是將上級機關(guān)或本機關(guān)頒發(fā)的具有現(xiàn)行效用的法律、行政性法規(guī)類文件按照一定的選題匯集成冊的編研成果。
現(xiàn)行政策法規(guī)文件匯編，按內(nèi)容范圍分，有綜合性的，如《中華人民共和國法規(guī)匯編》，也有專題性的，如《人事工作文件選編》；按收錄的文件所屬時間分，有一年的，也有多年的；按發(fā)行范圍分，有公開出版的，也有內(nèi)部使用的。只能內(nèi)部使用的，不能對外公開出版的在收集編研時，要分開收集編制，以免造成不必要的麻煩。
機關(guān)、專業(yè)主管部門一般編制本專業(yè)的政策法規(guī)匯編；企業(yè)、事業(yè)單位結(jié)合自身的工作職能、業(yè)務(wù)范圍，選擇與主要職能工作關(guān)系密切、使用頻率高的政策法規(guī)性文件編制匯編。
2.重要文件匯編
重要文件匯編是將屬于領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性的、方針性的或反映本機關(guān)主要職能活動的文件匯集成冊的匯編。
重要文件匯編選擇收錄的材料范圍較廣泛，其選材標準以文件的重要程度和對本單位、本地區(qū)的適用性為主。重要文件匯編一般僅收錄具有
現(xiàn)行效用的重要文件，主要用于為實現(xiàn)各項工作提供參考和依據(jù)。
重要文件匯編一般只收錄上級和本級（本機關(guān)）的重要文件，而不選用下級的文件。既可單獨編制上級重要文件匯編或本級（本機關(guān)）重要文件匯編，也可在一冊匯編中同時收錄上級和本級的重要文件。
機關(guān)、企事業(yè)單位編制重要文件匯編時，要從本單位的主要職能活動出發(fā)選擇文件材料。對非職能性質(zhì)的文件，如果其記載的事件、人物、科技活動等具有重大影響，也需選入?yún)R編中。
3.會議文件匯編
會議文件匯編是將一些重要會議產(chǎn)生的、具有查考利用價值的文件匯集成冊形成的匯編，屬于專題匯編的范圍，對于總結(jié)工作、交流經(jīng)驗、宣傳和貫徹會議精神、開展學(xué)術(shù)研究等具有重要的參考價值。
會議文件匯編一般由召開會議的機關(guān)、單位編制。會議有各種各樣的會議，如各級黨代會、人代會、政協(xié)會議、工會會議、專業(yè)會議、學(xué)術(shù)會議等等，均可根據(jù)需要選擇編制會議文件匯編。具體編制時，可選擇一屆（次）編制，如會刊，一般只針對一屆（次）會議；也可將歷屆（次）會議的主要文件匯集起來，按屆（次）順序編排，形成歷屆（次）會議文件匯編。
由于一屆（次）會議產(chǎn)生的文件材料龐雜，有的文件參考價值不大，也有的文件不宜公布，因此編制會議文件匯編時要注意從會議產(chǎn)生的所有文件中選擇應(yīng)收錄的文件材料；會議的開幕詞、上級的重要賀信、信電，工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言，提案審查報告、選舉結(jié)果、會議討論通過的決議、文件、宣言，閉幕詞、代表資格審查報告，大會主席團、秘書長、個委員會名單、會議紀要、公報、大會照片等，一般視需要予以選擇收錄。會議的通知，一般的賀電、賀信，分組名單、參閱材料可不予收錄。大部分會議的會議記錄、小組會議記錄不宜公布，因此也不予以收錄。
4.發(fā)文匯集
發(fā)文匯集是由發(fā)文機關(guān)將本機關(guān)的全年發(fā)文按發(fā)文號順序編排形成的匯編。
檔案編研的概念篇五
檔案編研工作
一、檔案編研工作含義
檔案編研工作是檔案館（室）根據(jù)社會利用的需要，對檔案內(nèi)容進行研究和編纂的工作。主要包括編纂公布史料，匯編現(xiàn)行機關(guān)檔案文集，編寫檔案參考資料，參加歷史研究和編史修志，撰寫專門著作。編研工作是檔案部門系統(tǒng)、廣泛地提供檔案利用服務(wù)的有效方式，也是提高檔案館（室）工作水平的重要途徑。檔案館（室）編研工作主要包括三個方面:
? 一是匯編檔案文獻，編纂和公布檔案史料；
? 二是熟悉與研究檔案內(nèi)容，編寫檔案參考資料；
? 三是參加歷史研究和編史修志，撰寫文章和著作
? 檔案編研工作以滿足社會對檔案信息的利用需求為主要目的。
? 檔案編研工作的內(nèi)容實質(zhì)是對檔案信息內(nèi)容進行分析、研究、選擇、加工和編排的過程。? 編研工作在檔案業(yè)務(wù)工作中占有十分重要的地位，它是檔案利用工作的一種手段，工作的主要物質(zhì)對象是檔案文件。在選題、選材上應(yīng)以館（室）藏檔案為對象，否則編研工作將成為“無源之水、無本之木”。
二、檔案編研工作的質(zhì)量
編研工作是一項嚴肅認真的工作，需要有高度的政治責(zé)任心，實事求是的科學(xué)態(tài)度。無論內(nèi)部發(fā)行或公開出版的檔案史料、參考資料都應(yīng)內(nèi)容豐富、觀點正確、符合歷史本來面目，有較高的利用價值和學(xué)術(shù)價值。質(zhì)量要求：
（1）政治上的正確性。用正確的立場、觀點來指導(dǎo)編研工作。選題和選材應(yīng)從維護黨和國家的根本利益出發(fā)，為兩個文明建設(shè)服務(wù)。
（2）史料上的真實性。尊重歷史，維護歷史的本來面貌。檔案工作者的責(zé)任就是通過編研工作正確地反映歷史，保持本來面目，不溢美、不隱惡，不能用現(xiàn)在的觀點加以修改和補充。使史實失真。
?（3）內(nèi)容上的充實。要求內(nèi)容豐富、材料充足，有骨有肉。
?（4）體例上的系統(tǒng)性。把檔案材料按照內(nèi)在的聯(lián)系組成一個有機的整體。使內(nèi)容條理系統(tǒng)、上下貫通、合乎邏輯，不能前后重復(fù)。體例統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)嚴謹。
三、常見的檔案編研成果及其編制方法：
檔案編研成果作為檔案參考資料，是根據(jù)一定題目，對有關(guān)檔案內(nèi)容進行研究，綜合編寫的系統(tǒng)材料。他改變了檔案原來的面貌，具有問題集中、內(nèi)容準確、根據(jù)性強的特點。常見的有大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、會議簡介等。
?
1、大事記：
按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動的一種檔案參考材料。大事記可以從縱的方面了解一個單位各時期的大事及其發(fā)展過程的梗概。給查找檔案史料提供線索?？梢詸z驗檔案室收集是否齊全。? 結(jié)構(gòu)：
大事記一般由題名、正文組成。正文是大事記的核心部分，它又包括大事時間和大事記述兩部分。此外，根據(jù)大事記的編寫目的、對象、篇幅長短、年限長短等情況，還可以設(shè)置前言（或編輯說明）、目錄、概況、附錄（包括注釋、材料出處、圖表等）。
? 編寫要求：
(1)觀點正確，用材真實。大事記內(nèi)容廣泛涉及不同歷史時期、人物、事件，正反兩個方面材料，在分析人、物、事時，必須按照歷史唯物主義的觀點去分析，一切從實際出發(fā)，堅持實事求是，如實反映事物的本來面目，內(nèi)容不實根據(jù)不詳者，一般不予采用。（2）大事突出，要時不漏，小事不要。要立足于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的主要職能活動。大事指影響較大，涉及范圍廣，事后影響較久或性質(zhì)重要的事件。大事、要事的標準，要根據(jù)所編大事記的題目來定。
（3）以時為序、逐條排列。任何事件都在一定時間里發(fā)生，因此每一件大事必須寫明年、月、日，對時間不詳或不準的要考證準確后，再按序編排。
（4）系統(tǒng)條理，簡明扼要。大事記按時間順序記述，一時一條，不要數(shù)時一條，但事與事之間應(yīng)前后照應(yīng)，給人以條理清晰之感。記述大事提綱
領(lǐng)，文字簡明切忌冗長，但必須把涉及的時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、發(fā)展經(jīng)過、因果關(guān)系等言簡意賅地表述出來。一般不加評論。
(５)選材范圍要恰當(dāng)，既要總攬全局，又不能大小事一起羅列。機關(guān)單位大事記的選材范圍主要是：
1、本機關(guān)召開的重要會議；
2、本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加的重要活動；
3、本機關(guān)重要的決定、決議、規(guī)劃、部署以及發(fā)布的重要文件；
4、本機關(guān)機構(gòu)的設(shè)置、撤銷、體制的調(diào)整、職能和隸屬關(guān)系的變化；
5、本機關(guān)黨政領(lǐng)導(dǎo)及各部門負責(zé)人的任免、獎懲；
6、本機關(guān)完成的重大任務(wù)或科研成果；
7、上級領(lǐng)導(dǎo)對本機關(guān)的重要指示和檢查活動；
8、本機關(guān)及管轄范圍內(nèi)發(fā)生的重大災(zāi)害、事故；
9、本機關(guān)參加的外事活動；
10、本機關(guān)主辦或協(xié)辦的重要活動；
11、本機關(guān)及所轄范圍內(nèi)的知名人物、英雄模范的主要事跡及其活動情況；
12、本機關(guān)集體或個人獲得的各種獎勵和榮譽稱號；
13、本機關(guān)干部職工受重大黨政紀律處分與刑事處分；
14、報刊、電臺、電視臺關(guān)于本機關(guān)情況的重要報道；
15、其他重要事件。大事記
×××人民政府××年9月份大事記
9月8日 市委、市政府慶祝第×屆教師節(jié)暨優(yōu)秀教師表彰大會召開，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)××、×××、×××、×××出席。
9月9日 ×××市長向全市教師發(fā)出公開慰問信。
9月13日 第十屆市運動會召開。
9月28日 ×××國家×××領(lǐng)導(dǎo)人來訪。9月30日 市政府召開新聞監(jiān)督座談會，主要議題是研究部署新聞系統(tǒng)加大反腐敗斗爭和廉政建設(shè)的輿論監(jiān)督作用。
? ２、組織沿革：
系統(tǒng)記述一個機構(gòu)、地區(qū)、行業(yè)的組織機構(gòu)、人員編制、隸屬關(guān)系、職能與管理體制等基本情況的一種檔案參考資料。組織沿革具有現(xiàn)實參考和歷史憑證作用。對于開展整理、鑒定、利用等工作具有重要價值。隨著社會發(fā)展，行政區(qū)劃、建制沿革、機構(gòu)設(shè)置、人員編制及人事任免經(jīng)常發(fā)生變化，形成大量檔案材料，分散在不同、全宗中，而編制組織沿革，就能較好地解決利用問題。
組織沿革的主要用途是：
（一）便于各級領(lǐng)導(dǎo)人員和有關(guān)部門查考、研究本機關(guān)的組織機構(gòu)、人員變化的歷史情況，指導(dǎo)當(dāng)前工作；
（二）為研究各種機構(gòu)的發(fā)展史、政治制度史、編修地方史志積累系統(tǒng)的史料；
（三）在檔案工作方面，可為編寫立檔單位和全宗歷史考證以及全宗指南中的立檔單位沿革簡介提供系統(tǒng)的材料，對于檔案人員熟悉立檔單位情況，做好檔案的收集、整理、鑒定和提供利用工作，都有積極的作用。
?（１）組織沿革內(nèi)容：
? 地區(qū)歷史概況、行政區(qū)域、建制變更；機構(gòu)名稱演變、建立撤消或合并的時間、原因、隸屬關(guān)系、性質(zhì)任務(wù)和職權(quán)范圍；領(lǐng)導(dǎo)人員的任免；人員編制；編制的擴大與縮小；內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置和辦公地址遷移等。?（２）組織沿革五大要素：
? ? ? ? 一是單位性質(zhì)和主要職能； 二是隸屬關(guān)系； 三是人員編制；
四是內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置；
? 五是領(lǐng)導(dǎo)成員的組成及各要素的發(fā)展變化情況。
?（3）組織沿革體例：
體例是指材料內(nèi)容的結(jié)構(gòu)、表達形式及材料編排的層次和順序。組織沿革的體例大致有四種：
? 第一種是編年法。即按年代順序，逐年編列出單位的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置和主要領(lǐng)導(dǎo)成員。這種體例的表述包含年代——系列（包括組織機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)成員）兩個層次，適用于組織系統(tǒng)經(jīng)常變化的單位。但是，一般單位的機構(gòu)、人員在正常情況下都是相對穩(wěn)定的，因此每一年都編列出單位內(nèi)部所有機構(gòu)和主要領(lǐng)導(dǎo)成員，會造成內(nèi)容重復(fù)。
第二種是系列法。即以單位內(nèi)部的組織機構(gòu)為主線，對每一個機構(gòu)及其領(lǐng)導(dǎo)成員的沿襲變化，按時序進行系列編寫。一個單位有多少機構(gòu)，就相應(yīng)地設(shè)多少個系列。這種體例能清楚地反映一個單位的整個組織體系和每一個機構(gòu)及其主要領(lǐng)導(dǎo)成員沿襲變化的歷史線索，適用于組織系統(tǒng)比較穩(wěn)定的單位。但是絕對穩(wěn)定的單位是不存在的，當(dāng)組織系統(tǒng)發(fā)生重大變革時，用系統(tǒng)法就很難處理。
第三種是階段法。即根據(jù)單位發(fā)展史上的重要變化，把單位的歷史分為若干自然的階段，在每一個階段里采用以單位內(nèi)部組織機構(gòu)為主線的方法進行編寫。這種體例包括階段——系列兩個層次。階段法體例保留了編年法以時為序的原則和適應(yīng)多變的優(yōu)點，兼取了系列法以系列為主線，脈絡(luò)清楚的長處，而避免了它們的缺點。
? 階段法的優(yōu)點歸納起來有以下四點：
? ⑴內(nèi)容比較完整，單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)、人員編制、領(lǐng)導(dǎo)成員以及性質(zhì)和主要職能、隸屬關(guān)系諸方面可以得到全面反映；
? ⑵形式比較靈活，不論單位大小都可以根據(jù)自身重大變革的環(huán)節(jié)，自然地劃分出單位歷史發(fā)展的主要階段；
? ⑶整個單位在各個階段的組織體系一目了然；
? ⑷通過劃分階段，單位各方面的沿襲和變革的歷史線索清晰可辨。
我將重點介紹階段法的編寫方法
? 第四種是問題法。即通過對單位自身組織體系發(fā)展演變的歷史深入系統(tǒng)的研究，抓住主要特點，結(jié)合讀者了解和查考的實際需要，把單位自身各方面的沿革情況分別列為一個個問題，然后再一個問題一個問題地加以記述。簡言之，這種方法就是以問題作為安排組織沿革正文結(jié)構(gòu)的基本線索和首要依據(jù)。問題法的最大優(yōu)點在于問題設(shè)置的靈活性與針對性。
采用問題法，首先要明確列出問題，而問題的確定，則要根據(jù)每一個單位的性質(zhì)及其發(fā)展演變的特點和讀者利用的需要，有的放矢。在具體編寫時，對每一個問題的結(jié)構(gòu)安排和記述形式也可以靈活處理。較簡單的問題，可用單層結(jié)構(gòu)，直述其事；復(fù)雜的問題，則可采用復(fù)式結(jié)構(gòu)，在大問題下再設(shè)小問題，或者再分若干階段，或者再設(shè)若干系列，最后才分別具體記述。
（4）階段法組織沿革的結(jié)構(gòu)、形式及有關(guān)問題的處理
1、結(jié)構(gòu)
階段法體例的組織沿革由總題名、總序、目錄、正文、附錄五個部分組成。
下面按編寫程序逐一介紹：
⑴總題名。包括標題、起止時間、編者。
如：
×××局組織沿革
××年×月——××年×月
×××局檔案室編
總題名可置于封面、也可不用封面而置于全文之首。
? ⑵總序。置于第一頁，目錄之前：如不設(shè)目錄，也可置于總題名之下，正文之前。要說明編寫目的、體例、材料來源，本單位的性質(zhì)和主要職能及歷史沿革概況（概述幾個階段）。
? ⑶目錄。置于總序之后、正文之前。每一階段單位名稱加起止年月為一條目。如有圖示、表格，條目上應(yīng)注明附圖、附表或單設(shè)圖、表條目。單位時間短、階段少的也可不設(shè)目錄。
? ⑷正文。按階段先后編排。每階段內(nèi)容及順序是：
? 階段名稱。置于每一階段之首，寫出該階段單位全稱，注明起止時間。
? 小序。置于階段名稱之下，說明該階段本單位起止的背景、性質(zhì)和主要職能、隸屬關(guān)系、人員編制及其他有關(guān)問題。
? 組織系統(tǒng)。置于每一階段小序之下，按工作性質(zhì)、重要程度依次編列機關(guān)在這一階段的各內(nèi)設(shè)機構(gòu)，并分別寫明起止時間、性質(zhì)和主要職能、隸屬關(guān)系及其變化情況。? 領(lǐng)導(dǎo)成員。置于每一階段的各內(nèi)設(shè)機構(gòu)之下，按職務(wù)高低編列其領(lǐng)導(dǎo)成員。同等職務(wù)的，以任職先后為序排列，并分別注明每個人的任期。⑸附錄。有關(guān)圖表、照片等，可作為正文的補充，附于有關(guān)內(nèi)容之后或整個沿革之后。
?
2、形式：
? 階段法組織沿革的表達形式有三種：文字敘述、圖示和表示。? ⑴文字敘述。分階段，按順序編寫，各階段均應(yīng)反映出五個要素的內(nèi)容。? ⑵組織系統(tǒng)圖。分階段在組織機構(gòu)為主線繪制系統(tǒng)圖，一個階段一個圖。
? ⑶組織系統(tǒng)表。分階段列表，以五大要素為縱欄標題，各機構(gòu)名稱為橫向標題，一個階段制一表。
一般情況下主要采取文字敘述的形式，有些機關(guān)也可采用圖示或表示形式。為了增強參考資料的直觀效果，可以文字敘述為主，以圖示和表示為輔，三種形式結(jié)合使用。即機關(guān)性質(zhì)和主要職能用文字表述，其他要素可用圖、表表示。在采用圖示的表示形式時，應(yīng)按機關(guān)的不同階段分別繪制。圖表可分別插入各階段文字敘述之后，也可集中附在全文之末?？傊?，組織沿革可以采用文字敘述或圖表的形式，也可以圖文并用。在編寫中宜文則文，宜表則表。通常對歷史沿革、主要職能任務(wù)用文字敘述，機構(gòu)、人員變化用圖表，這樣既能減少篇幅，又條理清楚，便于查閱。
3、關(guān)于同一階段內(nèi)機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人員變化的處理
在編寫組織沿革時經(jīng)常會遇到同一階段內(nèi)出現(xiàn)機構(gòu)的撤、設(shè)、分、并和領(lǐng)導(dǎo)人員發(fā)生變化。對此應(yīng)采取以下辦法加以處理：
? ⑴續(xù)補加注。對于新設(shè)機構(gòu)，可跟在原有機構(gòu)后面，注明起止日期，如同一機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)生變化，應(yīng)按任職先后排列，注明任期。? ⑵撤減加注。如內(nèi)設(shè)機構(gòu)撤銷，可在該機構(gòu)起止時間后注明其撤銷后的歸屬。? ⑶分設(shè)和合并加注。如有一個內(nèi)設(shè)機構(gòu)分為多個機構(gòu)或由多個機構(gòu)合為一個機構(gòu)，應(yīng)先列出原來機構(gòu)，注明何時分設(shè)或合并，然后排上新的機構(gòu)。? ⑷更名加注。如內(nèi)部機構(gòu)名稱發(fā)生變化，應(yīng)采用新名稱，并注明原名及更名日期，再注明起止年月。?（5）組織沿革的續(xù)編工作
?
歷史總是在發(fā)展，當(dāng)我們編寫了過去的組織沿革后，機構(gòu)、人員、體制又會有新的變化，因此，對許多機構(gòu)（單位）來說，都有一個組織沿革的續(xù)編問題。?
組織沿革的續(xù)編有兩種方法：
?
1、逐年續(xù)編。即把本單位機構(gòu)設(shè)置情況、領(lǐng)導(dǎo)成員情況逐年加以整理、編印，其編寫方法基本與編年法相似。有的單位則采取每年編年鑒的做法，把編寫組織沿革作為年鑒的一項重要內(nèi)容。
?
2、分階段續(xù)編。一些機構(gòu)不大復(fù)雜，但比較穩(wěn)定的單位，沒必要每年都續(xù)編組織沿革，可以按一定階段進行續(xù)編。階段的劃分仍以機構(gòu)人員的自然變化為準。
3、全宗介紹
? 全宗介紹又稱全宗指南，就是以某一全宗為對象范圍，以文章敘述的形式，介紹和揭示檔案館（室）所保存的各立檔單位及其檔案的內(nèi)容和成分等情況的一種報道性材料。由封頁、正文、備注三部分組織。其結(jié)構(gòu)形式如下：
封頁
包括全宗介紹名稱、時間、全宗號。
正文
a、全宗構(gòu)成者沿革
b、全宗內(nèi)檔案情況簡介
c、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹
備注
? 全宗構(gòu)成者沿革簡介
1、全宗構(gòu)成者的名稱
2、時間：全宗構(gòu)成者沿革應(yīng)結(jié)合時間撰寫，和下列內(nèi)容有關(guān)的時間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。（1）全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名和撤銷時間。
（2）全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置及重要部門的調(diào)整、增設(shè)、合并、更名、撤銷時間。（3）全宗構(gòu)成者上級主管機關(guān)變更時間。
（4）其他所有反映全宗構(gòu)成者重要活動的時間。
?
3、主要職能
?
4、隸屬關(guān)系：
?（1）全宗構(gòu)成者和其上級主管機關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。
?（2）全宗構(gòu)成者和其重要的直屬下級機關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。
?（3）全宗構(gòu)成者上級主管機關(guān)如有變更，應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。?
5、全宗構(gòu)成者負責(zé)人名錄：全宗構(gòu)成者正副職負責(zé)人姓名、職務(wù)、任期時間。?
6、全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置及其各歷史階段演變情況。?（1）全宗構(gòu)成者內(nèi)部以及機構(gòu)的名稱。
?（2）全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機構(gòu)正職負責(zé)任的姓名、職務(wù)、任期時間。?（3）全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機構(gòu)的主要職能。
?（4）全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)中重要部門的增設(shè)、調(diào)整、擴大、合并、撤銷情況及內(nèi)部一級機構(gòu)在各歷史階段的變化情況。?
7、其他
?（1）涉及全宗構(gòu)成者的重大事件和對全宗構(gòu)成者產(chǎn)生了重要影響的活動。?（2）全宗構(gòu)成者改組和撤銷的原因。
?
8、個人全宗：個人全宗構(gòu)成者主要介紹其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱、主要業(yè)績、榮譽稱號及簡歷。
?
三、全宗內(nèi)檔案情況簡介 ?
1、檔案的數(shù)量及保管期限； ?
2、檔案的完整程度；
?
3、檔案的利用價值及鑒定情況； ?
4、檢索工具的配置情況； ?
5、檔案的整理情況。
?
四、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹
?
1、檔案內(nèi)容與成分介紹的方式：按組織機構(gòu)介紹；按問題介紹；以其他體系分類的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類的特點結(jié)合問題介紹。?
2、檔案內(nèi)容與成分介紹的一般方法
?（1）檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)使用綜合概括的方法介紹。介紹內(nèi)容包括： ? a、反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動方面的檔案。
? b、反映全宗構(gòu)成者每個階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。? c、館藏年代久遠和特殊載體的檔案。
?（2）需要專門說明的檔案按下列方法介紹：
? a、指明該檔案文件的名稱、責(zé)任者和文件形成的時間。? b、列出該檔案文件的檢索要素。? c、對其檔案文件內(nèi)容單獨介紹。
?（3）一般性文件介紹不使用引文，特殊性文件介紹如需使用引文應(yīng)符合下列條件和原則： ? a、引文有助闡述文件的內(nèi)容實質(zhì)。
? b、引用原文時不詳細轉(zhuǎn)述文件中敘述的事實和事件。
?（4）和全宗構(gòu)成者活動沒有直接關(guān)系的上級文件不作介紹，必要時只作簡要交待。? 《基礎(chǔ)數(shù)字匯集》是以數(shù)量特征反映一個地區(qū)（機構(gòu)、行業(yè)）基本情況的檔案參考材料。它不是各種統(tǒng)計表的簡單合訂，而是根據(jù)實際工作需要，從檔案資料中選取有關(guān)的統(tǒng)計數(shù)字匯編而成。它是掌握情況、研究問題、總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃作為綜合分析的依據(jù)和參考。但是，這些數(shù)字分散在各種統(tǒng)計表、總結(jié)報告、計劃等文件中，利用不方便，經(jīng)過加工整理方便利用。要注意目的性、真實性、對應(yīng)性、可比性。
? 《基礎(chǔ)數(shù)字匯集》形式：文字敘述、圖示、表示三種。
▲文字敘述:類似總結(jié)報告中的基本數(shù)據(jù)分項介紹部分。她由標題、前言、數(shù)列、說明四部分組成。標題，即匯集的名稱，概括所反映的內(nèi)容。
前言，概括所反映的主題及主要方面，涉及的空間范圍和起止時間，統(tǒng)計的依據(jù)和完整情況。
數(shù)列，包括一是統(tǒng)計對象，即數(shù)列標題；二是時間和空間范圍；三是統(tǒng)計指標，即統(tǒng)計對象所含的各個方面；四是統(tǒng)計數(shù)值。
▲圖示法：主要利用坐標圖形反映、標示統(tǒng)計數(shù)字。
▲表示法：及利用統(tǒng)計計表格登錄、標示統(tǒng)計數(shù)字。是一種廣泛應(yīng)用的形式。它由總標題、橫向標題、縱欄標題、指標數(shù)值四部分組成?？倶祟}是表的名稱，橫行標題是橫行數(shù)列組的標題，代表統(tǒng)計表所要說明的對象，一般寫在表的左方。縱欄標題是統(tǒng)計指標的名稱，寫在表的上方指標數(shù)值列在各橫行與縱欄的交叉處，任何一個數(shù)值的內(nèi)容均由橫行標題與縱欄標題所限定。
? 基礎(chǔ)數(shù)字匯集的結(jié)構(gòu)
? 基礎(chǔ)數(shù)字匯集一般由題名、序言、正文（表格）等組成。
? 基礎(chǔ)數(shù)字匯集的題名構(gòu)成：單位或地區(qū)的名稱﹢數(shù)據(jù)匯編的內(nèi)容或?qū)ｎ}﹢基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編三部分組成。如：《南開區(qū)華苑街道基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《南開區(qū)華苑街道計劃生育情況基礎(chǔ)數(shù)字匯編》。
? 序言：主要介紹編寫該數(shù)字匯編的目的、作用、主要內(nèi)容、時間跨度和數(shù)據(jù)分析等情況。序言應(yīng)放在正文的前面。? 正文（表格）：基礎(chǔ)數(shù)字匯集的正文大多采用表格式或示意圖方式，可以將每年的數(shù)據(jù)匯成一表，逐年續(xù)表。也可以將各年的數(shù)據(jù)匯成一表，以便比照。? 基礎(chǔ)數(shù)字匯編的編寫要求
? 1.選擇基礎(chǔ)數(shù)字匯編的編制內(nèi)容，應(yīng)反映本單位主要工作，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)、主要科室和重點工作的需求來編制，應(yīng)具有使用價值。? 如：《十八里店鄉(xiāng)社員宅基地審批情況基礎(chǔ)數(shù)字匯編》 ? 2.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一般應(yīng)有一定的時間跨度，起止年代盡可能長遠。? 3.數(shù)字要準確可靠，不能估算。
? 4.表式清晰、圖形準確、規(guī)范、示意性能好。
▲《重要會議簡介》扼要介紹重要會議基本情況的史料性參考資料。為召開同類會議提供借鑒。正文內(nèi)容包括：按屆次或開會時間先后，分別依次介紹會議名稱、及時間、地點、主持人或主席團的組成；參加人員、會議的開法和議程；決議和決定、選舉或討論結(jié)果，及其他應(yīng)介紹的情況。
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