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文秘公文寫作篇一
這是領(lǐng)導講話稿中數(shù)量最多、占比重最大的一“族”。我們平時所說的“領(lǐng)導講話稿”，主要是指這一類。
1. 黨代會、人代會等代表大會的報告。內(nèi)容一般是對上一屆或上一次會議以來工作情況的回顧總結(jié)和對今后工作的部署。要求內(nèi)容全面，表述嚴謹、莊重。
2. 會議開幕詞。一般在比較隆重的大型會議上使用。內(nèi)容主要是講明會議的目的、意義及用法，要富有啟示性、鼓舞性。
3. 會議閉幕詞或會議總結(jié)講話稿。主要是總結(jié)會議的收獲，要求貫徹落實會議精神，要富有號召性。
4. 工作會議講話稿。根據(jù)既定的會議內(nèi)容講對某一項或幾項工作的要求。要講得鮮明、透徹、實在。
5. 動員會議講話稿。主要講進行某項工作的意義和方法。要講得入情入理，振奮人心，鼓舞斗志。
6. 慶功會、表彰會講話稿。主要是概括、總結(jié)、肯定受表彰單位或個人的成績和經(jīng)驗，對其進行表彰、鼓勵，對面上提出學習、推廣的要求。要富有激情和感召力。
7. 慶祝會、紀念會講話稿。根據(jù)慶祝、紀念的主題，立足現(xiàn)實，回顧歷史，展望未來。要講得客觀、準確、實際。
8. 專題報告會的報告。如學習理論心得報告，外出考察報告等。內(nèi)容要有厚度、深度，給人以啟示和借鑒。
9. 碰頭會、匯報會講話稿。根據(jù)碰頭、匯報的情況，肯定成績，針對存在的問題或薄
弱環(huán)節(jié)，有針對性地強調(diào)一方面或幾方面的工作。要有具體要求，有力度。
10. 現(xiàn)場會、經(jīng)驗交流會講話稿。充分運用與會人員看到和聽到的先進事跡和經(jīng)驗，進
行深入分析和總結(jié)，要求學習、推廣，促進工作。要有較強的說服力、號召力。
11. 研討會、座談會總結(jié)講話稿。根據(jù)與會人員發(fā)言情況進行總結(jié)，并提出改進工作或
進一步研討的意見、要求。要有較強的概括力和條理性。
12. 綜合性會議上的專題發(fā)言稿。主要是分管某一條戰(zhàn)線、某一方面工作的領(lǐng)導同志在綜合性會議上就自己分管的戰(zhàn)線或工作講情況和意見。要主題突出，富有資料性、參考性，并注意不過分強調(diào)自己分管工作的重要。要講“實”，不要講“虛”;要講“適”，不要講“過”。
都給予肯定，并對該級領(lǐng)導班子及下屬提出一些要求和希望。
14. 在各種邀請會、協(xié)作會、聯(lián)席會上的講話稿。這也是一種比較特殊的會議，這種會議面對的不是下級，而是外地、外部門的客人。作為東道主發(fā)表講話，要對客人表示歡迎，對本地、本部門的情況作一簡介，還要講會議的目的和議程。要講得誠摯、熱情、實在。
文秘公文寫作篇二
初學公文寫作的過程，猶如求學者初次造訪一座隱跡山野的書屋，首要之事就是找到通往書屋的那扇門。這趟尋門之旅看似簡單，卻讓大多數(shù)新人深感艱難，即便是具備一定文字功底的高材生也不例外，畢竟學校里學到的理論知識與實際工作一時還對接不上。
不少剛走上綜合文字崗位的秘書，面對領(lǐng)導布置的命題，常常覺得一頭霧水、無從下手。于是，要么鉆進資料庫“海淘”樣板文章，反復閱讀、不斷揣摩，研習其中的篇章結(jié)構(gòu)、邏輯關(guān)系、寫作技巧，而后嘗試著下筆；要么求教于同行前輩，聆聽經(jīng)驗、潛心思索，在一遍遍推敲中明晰文稿的主旨，在一次次修改中讓面目生澀的文稿漸趨圓潤成熟。
總之，這是一個艱苦摸索的過程，是一段痛苦成長的時光，磨煉的是意志，塑造的是品格，唯有咬緊牙關(guān)堅持到底者才能撥開層層迷霧，找到公文寫作這座書屋的大門。舉例來說，這就像過去廚師行業(yè)里拜師學藝的學徒工，初入行時完全是門外漢，只能從最基礎(chǔ)的刀功、火候、翻鍋、裝盤學起，在老師傅的引領(lǐng)下一步步邁入職業(yè)廚師之門。
這是從稚嫩走向成熟、從“小學徒”成長為“大師傅”的'階段。此時，大多數(shù)求學者已邁過“門檻”，來到屋內(nèi)，接觸到大量信息資料和前人著述的美文佳作，并在寫下多篇文章后逐步掌握了公文寫作的基本方法、套路和常用技巧，再通過日積月累的反復練習，進一步熟悉了個中門道，積累了豐富經(jīng)驗，進而達到閑庭信步、倚門而歌的境界。
這一時期的文字工作者，對材料的取舍、立意的選擇、架構(gòu)的擺布、文字的運用乃至文風的把握等，都做到了心中有譜、成竹在胸。他們不再是初入山門、人云亦云的新手，也不再是生搬硬套、模仿抄襲的“菜鳥”，而是具有寬廣知識面和深刻洞察力，能將理論闡述與實際情況、歷史背景與現(xiàn)實寫真、黨情國情與民心民意、領(lǐng)導意圖與受眾需求有機結(jié)合和融會貫通的文字“匠人”。
面對領(lǐng)導布置的命題，他們往往并不急于動手，而是將更多時間花在前期調(diào)查研究上，花在數(shù)據(jù)、素材和資料的采集分析上，看似不慌不忙，實則苦心孤詣，一旦構(gòu)思成熟之后，便以破竹之勢，按時完成高質(zhì)量的文稿。恰似當初的稚嫩學徒，經(jīng)過多年的術(shù)業(yè)專攻、日夜苦練后，已經(jīng)成長為技藝嫻熟、獨挑大梁的主廚，煎炒烹炸樣樣拿手。
這一階段堪稱公文寫作的最高境界。少數(shù)銳意創(chuàng)新的求學者通過海量的閱讀和寫作后，不再滿足于從書屋原有的那扇門進出往返，而是在書屋內(nèi)大膽鑿開一扇新門，繼而領(lǐng)略一番峰回路轉(zhuǎn)、柳暗花明的新氣象，踏上一段奇幻瑰麗、曼妙多姿的新旅程。
如果將第一重境界的寫手比作“菜鳥”，第二重境界的寫手喻為“匠人”，則這一境界的寫手可謂之“智庫”。他們寫作時不再囿于舊傳統(tǒng)、老套路，而是立足問題的本源，翔實占有第一手資料，靈活運用科學的世界觀和方法論，博采眾長、剝繭抽絲、深入淺出，脫陳詞之胎、換新語之骨，尤擅以獨特的視角、深邃的思想、精辟的解析感染受眾，贏得共鳴。
更可貴的是，“智庫型”的文字工作者已將寫作從單純的任務升華為內(nèi)心的責任擔當，不圖功名利祿，唯盡匹夫之責，將實現(xiàn)自我價值的“小我夢”融匯于民族復興的“中國夢”，把公文寫作奉為可服務領(lǐng)導、能造福百姓、終將推動時代進步的事業(yè)。仍以學廚為例，這就已經(jīng)成為了一名技藝超群的大廚，即使拋開菜譜也能烹制出精致可口、罕有其匹的珍饈美味，甚至能將他人遺棄的邊角食材“點石成金”制成稀世名菜。
文秘公文寫作篇三
職業(yè)秘書文書寫作首先是學習,學習優(yōu)秀應用文體的結(jié)構(gòu)。下面是本站小編為您精心整理的文秘之公文寫作理論范本。
公文的分類
公文從不同的角度，按不同的標準，可以劃分出不同的類型。
(一)按行文方向，可分為上行文、下行文、平行文
上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告、意見。
下行文是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、批復、紀要。
平行文是指同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間的行文，如議案、意見、函等。如人民日報社要與北京市政府商洽辦理事情，由于相互沒有隸屬關(guān)系，在這種情況下，既不能用上行文，更不能用下行文，只能用平行文，可發(fā)商洽函、請求函等。值得注意的是，意見根據(jù)其內(nèi)容，既可作為上行文、下行文，也可作為平行文。
(二)按時限要求，可分為特急公文、加急公文、常規(guī)公文
公文內(nèi)容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和加急兩種。緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快。隨著社會的發(fā)展，對公文的時效要求越來越高，即使常規(guī)公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。
(三)按機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文 絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象、規(guī)定保密時限的公文。公文的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。其中：
絕密公文是秘密等級最高的文件，它反映的通常是黨和國家的核心秘密。如果失密，將會對黨和國家造成特別重大損失。
機密公文是秘密等級較高的文件，它反映的通常是黨和國家的重要秘密。如果失密，將會對黨和國家造成重大損失。
秘密公文是標有秘密等級公文中，密級最低的文件，它反映的通常是黨和國家的一般秘密，但其內(nèi)容也不允許泄密。
需要注意的是，公文密級的劃分和保密時限的確定要十分慎重，應按照《保密法》的有關(guān)規(guī)定，力求準確、恰當，而不能隨心所欲，想定什么就定什么。
來不涉密的若定了密，文件一旦丟失，就會按失密來對待。反過來，該定密的卻不定密，或者該定機密的定成了秘密，一旦泄密，會對黨和國家的事業(yè)造成損失。
普通公文也稱非保密文件。但普通公文并非任何人都可以傳閱。因此，要防止隨意擴大公文發(fā)文范圍。即使有些需要通過傳播工具向社會公布周知的，也應注意內(nèi)外有別，把握傳播的時機。
從廣義上講，除上述常用公文種類外，公文還應包括法律性、規(guī)章性、政策性公文的條例、規(guī)定、細則、辦法，事務性公文的計劃、總結(jié)、簡報、
調(diào)查報告
、述職報告
、會議記錄、大事記、電話記錄等公文種類。需要注意的是，這些公文如要行文，通常要用法定公文文種予以公布、印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)。如法規(guī)性、規(guī)章性公文，要由權(quán)力機關(guān)用公告文種公布或發(fā)布，或由行政機關(guān)用令的形式公布。正確使用文種
能否正確選用文種，事關(guān)黨政機關(guān)公文的嚴肅性和權(quán)威性問題。應正確認識文種在公文中的重要地位、作用，掌握文種的含義、適用范圍、基本屬性和特征，以及各文種之間的相互關(guān)系，嚴格按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中的規(guī)定和要求正確選用文種。否則，可能會錯誤使用公文，或者給收文機關(guān)的公文處理工作帶來很多麻煩與不便。
(一)依據(jù)法規(guī)的規(guī)定和要求正確選用文種
《黨政機關(guān)公文處理工作條例》是法規(guī)性文件，對各級黨政機關(guān)公文處理工作具有很強的指導性和普遍約束力。起草公文時不得隨意使用《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定以外的文種(如方案、計劃、要點、總結(jié)、綱要、建議、答復等)。
(二)依據(jù)發(fā)文機關(guān)的職能權(quán)限正確選用文種
從《黨政機關(guān)公文處理工作條例》所列的15個文種的適用范圍可以看出，選用何種文種行文是有條件的，要與發(fā)文機關(guān)的地位和職能權(quán)限相符，切不可亂用，不可超越職權(quán)。例如，公告雖屬于告知性的名稱，但這個“公”字包含代表黨和國家的意思，也就是只有黨和國家才有資格使用它，而目前那些令人眼花繚亂的“招生公告”、“招干公告”、“征訂公告”、“開業(yè)公告”等，它們的作者或發(fā)文單位(如報社、雜志社、出版社、商店、學校等)無權(quán)代表國家，不能隨便亂用“公告”。
(三)依據(jù)行文隸屬關(guān)系或業(yè)務指導關(guān)系正確選用文種
一個機關(guān)在發(fā)文時使用什么文種由其所處的組織系統(tǒng)決定，在其所處的組織系統(tǒng)內(nèi)又由隸屬關(guān)系或業(yè)務指導關(guān)系及職權(quán)范圍決定。行文關(guān)系決定著行文方向，行文方向決定著文種選擇和使用。黨政機關(guān)之間的關(guān)系可分為四種類型：一是同一組織系統(tǒng)中上下級之間屬于領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系，如黨的系統(tǒng)中的中共中央與各省(區(qū)、市)黨委，政府系統(tǒng)中的國務院與各省(區(qū)、市)人民政府;二是同一組織系統(tǒng)中的上級主管業(yè)務部門與下級主管業(yè)務部門之間的業(yè)務指導與被指導關(guān)系，如中共中央組織部與各省(區(qū)、市)黨委組織部，教育部與各省(區(qū)、市)教育廳;三是同一組織系統(tǒng)中同級機關(guān)之間的平行關(guān)系，如黨的系統(tǒng)中同級組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)等部門之間，政府系統(tǒng)中的財政、教育、公安等部門之間;四是非同一系統(tǒng)中的機關(guān)之間(級別相當)的不相隸屬關(guān)系，如地方黨委工作部門與地方政府組成部門之間。以上所列的四種類型的機關(guān)之間由于工作需要相互行文，構(gòu)成了一定的行文主體與受體之間的行文關(guān)系、行文走向。如：一個地方黨委擬行文請求批準事項，主送機關(guān)必須是有隸屬關(guān)系的上級黨的機關(guān)，應該使用上行文的請示;若是上級機關(guān)向有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)行文，行文方向是下行文，應當選擇通知、意見、決定、決議、通報等文種。屬于平級機關(guān)或無隸屬關(guān)系的機關(guān)之間行文，主要選用函。
(四)依據(jù)行文的目的、要求正確選用文種
根據(jù)行文的目的、要求來選擇文種，就是在同類的公文種類中，選取有助于實現(xiàn)行文目的、要求的文種。具體地說，行文目的是向上級機關(guān)匯報工作的，如按中央的要求，每年地方黨委、政府要向上一級黨委、政府匯報計生工作、黨風廉政建設(shè)的情況，應選用報告;行文目的是請求上級機關(guān)給予指示、幫助和支持的，應選用請示;行文目的為了推動、指導下級機關(guān)工作的，應選用意見或通知(指示性通知);行文目的是就某一重要問題提出見解和處理辦法的，應選用意見;行政機關(guān)向同級人大常委會行文的目的是審議通過人事任免案的，就應選用議案。
(五)按照文種的適用對象正確選用文種
公文文種，既有黨政機關(guān)通用的，也有屬于各自專用的?！饵h政機關(guān)公文處理工作條例》中所列的公文文種有15個，其中通用的文種有10個：決定、公報、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要;黨的機關(guān)一般不使用命令(令)、公告、通告、議案這4個文種;行政機關(guān)一般不使用決議這個文種。
(六)按照層級的不同正確選用文種
有的文種適用范圍雖然沒有明確規(guī)定由哪一級使用，但有一個使用層級問題。如公報的種類有會議公報、聯(lián)合公報、統(tǒng)計公報、環(huán)境公報等。會議公報的發(fā)布機關(guān)屬于黨的全國代表大會及其中央委員會，規(guī)格高，黨的其他機關(guān)和組織都不宜使用這個文種;聯(lián)合公報的內(nèi)容反映的是兩個國家的外交事宜，層級高;統(tǒng)計公報、環(huán)境公報等一般由國家或省(區(qū)、市)有關(guān)職能部門發(fā)布，層級也較高。
(七)按照公文內(nèi)容的差異正確選用文種
擬制公文選擇文種時，往往會出現(xiàn)好像這個文種也行那個文種也可以的現(xiàn)象。如通過會議作出的有關(guān)某一重要事項的決策時，是用決定還是用決議?我們知道，決議適用于會議討論通過的重大決策事項，而決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。那么，在這種情況下，需要綜合分析，慎重選用，從公文內(nèi)容上進行分析判斷，如果公文的內(nèi)容涉及面比較廣泛、全面，是全方位并帶有指導性的，應選用決議行文;如果公文內(nèi)容集中、直接、具體，針對性較強并帶有指導性的，則應選用決定行文。
(八)按照約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種
有時應用以上幾點依據(jù)、要求還不能最后確定文種，就要按照以往約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種。例如，某黨的機關(guān)或行政機關(guān)擬表彰某些集體和個人，《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定中的命令(令)、決定、通報這3個文種都可用于嘉獎、表彰，到底選用哪個文種?在這種情況下，應著眼表彰對象的性質(zhì)、種類、級別、公示范圍及社會影響度等具體情況來考量，同時結(jié)合長期以來本機關(guān)、本系統(tǒng)、本單位文種使用的習慣，恰當?shù)剡x用相應的文種。例如，在全國范圍內(nèi)表彰勞模，一般都選用決定這個文種行文;省(區(qū)、市)黨委辦公廳(室)系統(tǒng)表彰業(yè)務工作先進單位和工作者，長期以來使用通報這個文種。
總之，選用文種應慎重，不可隨意而為。只有熟悉各個文種的性質(zhì)、適用范圍，切實把握各個文種的內(nèi)涵與外延，按照發(fā)文機關(guān)的職能權(quán)限、隸屬關(guān)系和行文目的、要求，才能準確無誤地選好用好文種，充分發(fā)揮公文效用。
文種使用上存在的問題
目前在文種使用上存在諸多問題，突出表現(xiàn)在以下幾個方面：
(一)缺少文種
一是公文無標題;二是公文標題三要素不全，有的公文標題只有一個要素，即事由。
(二)使用非法定文種
不選用法規(guī)中規(guī)定的文種，而使用總結(jié)、要點、方案、計劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復等文種，如：《××市××區(qū)人民政府20xx年
工作總結(jié)
》，就犯了把非正式文種當正式文種使用的錯誤。非正式文種要上報或下發(fā)時，應從正式文種中尋求一個文種作為它的載體，承載其行文，大都由“命令(令)”、“通知”(下行時)或“報告”(上行時)來擔任。此例的正確寫法應是：《××市××區(qū)人民政府關(guān)于報送20xx年工作總結(jié)的報告》，其后則應附該單位的《20xx年工作總結(jié)》。作為附件上報的總結(jié)，其格式只有標題、正文、落款和日期。(三)文種重疊
如請示報告、意見報告、請示函等，又如轉(zhuǎn)發(fā)通知類公文，因轉(zhuǎn)發(fā)環(huán)節(jié)多，經(jīng)常出現(xiàn)“通知的通知的通知”。
(四)生造文種
如情況報告、總結(jié)報告、申請報告、任免通知、匯報等，甚至把批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)也拿來當文種使用。
(五)文種作為公文標題
如將函、通知(會議通知或開會通知)、請示、報告等作為公文標題，違背法規(guī)中有關(guān)標題擬制的原則要求。
(六)文種混用
日常行文的實踐中此問題也較多見，主要表現(xiàn)為請示與報告不分、決定與決議相混、公告與通告亂用、決議與會議紀要等同，等等。
(七)錯用文種
1.拿著“請示”當“函”用，即該用“函”申請批準的卻錯誤地使用了“請示”。 如：
××市科委關(guān)于追加農(nóng)業(yè)科研基金的請示
××市財政局：
為了做好我市“菜籃子工程”的建設(shè)，20xx年市財政局撥給我們農(nóng)業(yè)科研基金80000元人民幣，使我們的研究工作得以順利開展，并取得了關(guān)鍵性的成果。現(xiàn)在研究工作進入了后期的試驗階段，但經(jīng)費已經(jīng)用完。經(jīng)測算，后期經(jīng)費缺口20xx0元人民幣。為使研究工作順利完成，并把優(yōu)良品種盡快投產(chǎn)，使我市“菜籃子工程”建設(shè)好，滿足全市居民生活需要，盼能滿足我們的要求。
以上，請批準。
××市科委
××××年××月××日
市科委與市財政局是平級單位，它們之間不是上下級領(lǐng)導關(guān)系，也不存在上下級的業(yè)務指導關(guān)系，因此根本不存在要“請示”的問題。為什么會出現(xiàn)上述情況?一是不清楚平行機關(guān)之間不是上下級領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系;二是出于對這兩個文種使用規(guī)范掌握不準;三是明知不對，不得已而為之，出于無奈，因為這樣有利于申請事項獲得“綠燈”。日常行文中，確有不少申請事項因使用了函而被收文單位退回的現(xiàn)象，而一旦改用了請示，就會馬上得到對方的“恩準”。
2.把“報告”當“請示”用
報告是向上級匯報工作、反映情況時使用的文種。在實際工作中經(jīng)?？吹揭环N合并使用的文種，如《關(guān)于××××的請示報告》。實際上它根本不是報告，而是請示。由于作者在“請示”的后面又加了“報告”兩字，結(jié)果把一個獨立的請示文種變?yōu)閳蟾妫弥皥蟾妗碑敗罢埵尽庇?，這就給公文正式文種的使用造成混亂。
在“請示”后面加“報告”，不僅僅是個文種如何使用的問題，它還給上級機關(guān)受文后的處理帶來一定困難。按照行文規(guī)則，上級機關(guān)對報告一般不作批示，更不需要批復，但這類行文實際上是請示，是要求上級機關(guān)作出批復的，這種行為往往會給領(lǐng)導機關(guān)的工作帶來不必要的誤會和矛盾。
文秘公文寫作篇四
“公告”是“適用于向國內(nèi)外宣布重大事項或者法定事項”的公文文體。
“通告”，是“適用于公布社會各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項”的公文文體。
本類兩種，被稱為發(fā)布性公文或知照性文告，中心是曉喻告語，就是把欲使接收者知曉的情況、事體、規(guī)定、要求發(fā)布出去，或者說是告知、關(guān)照到有關(guān)方面。由于告白的對象范圍廣泛，“一體周知”，所以又稱“周知性公文”。
(二)二者之分工
“公告”，發(fā)文機關(guān)級別更高(多為省、部以上機關(guān))，宣布的事件更重大;或告知的范圍更廣，有時包含國外;發(fā)布的方式一般不張貼，而足通過通訊社、電臺、報刊。
“通告”，使用機關(guān)范圍最大，各種機關(guān)單位都可發(fā)布;內(nèi)容有時具有專門性(如銀行、交通方面的)，而事項則更一般化;發(fā)布方式多種式樣，可張貼，也可在報刊、電臺發(fā)布。報紙發(fā)布可省略日期，因報紙有日期。
(三)格式和寫法
1.標題。一般由三部分組成：“公告”標發(fā)文機關(guān)和文種，有時只標文種即可：標題如無發(fā)文機關(guān)名稱則在結(jié)尾必須落款。“通告”標題一般要標出單位或事由。
2.正文。包括開頭的原由，講原因目的;主體的事項，即告白的內(nèi)容，可以分條款寫下：最后是結(jié)尾，寫實施的期限、范圍以及違反如何等，也可以簡捷地提出對人民的希望，對違背者的警告等，然后再寫、或結(jié)尾只寫結(jié)束用語，如“特此公告”等。
3.文尾。包括署名和日期。以機關(guān)名義發(fā)布，標題如已有機關(guān)名，就不必署了。
文秘公文寫作篇五
方法是“換位思考”
替領(lǐng)導起草講話稿，當然要站在領(lǐng)導的角度去思考問題，學會“換位思考”是最基本的方法。那么，可以從哪些角度換位思考呢?概括起來，可以有以下五個:
第一，領(lǐng)導同志應該講什么?就是在這次總結(jié)大會上領(lǐng)導應該強調(diào)的內(nèi)容、要求等。
第二，文件起草的部門希望領(lǐng)導同志講什么?就是有關(guān)部門對于這項工作的考慮，希望通過領(lǐng)導講話傳遞出的工作信號。
第三，聽眾希望聽到什么?講話都是有對象、有聽眾的，聽眾對領(lǐng)導的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚，或是明確思路等，應該將聽眾的需求反映在領(lǐng)導講話之中。
第四，領(lǐng)導同志本人希望講什么?每位領(lǐng)導同志講話都有一貫的思路、風格，每位領(lǐng)導同志都有近期關(guān)注的重點、強調(diào)的要點等。
第五，上級希望領(lǐng)導同志講什么?每項工作都應該按照上級領(lǐng)導機關(guān)的部署和要求開展，科學地傳遞上級的要求也是講話的題中應有之義。
有了這五種角度，是不是就全面了、窮盡了?不一定，最起碼還可以“更上一層樓”，在綜合各個角度之后，重新回到最初始的問題——在這樣的場合，領(lǐng)導同志應該講什么?這并不是簡單的回歸，而是采取螺旋式上升方式，否定之否定，站在更高的平臺去重新思考。通過多個角度的思考，我們就會對文章的主體內(nèi)容有較為充分的把握。
文秘公文寫作篇六
抽象思維是人們在分析、綜合和比較的基礎(chǔ)上，抽取同類事物的一般性或本質(zhì)屬性，從而使感性認識上升到理性認識的一種思維方式。其間，概念、判斷、推理是其主要思維形式;分析、綜合、比較、概括以及定義、分類、演繹、歸納等是其具體思考方法。公文內(nèi)容的歸納和概括，主要依*這種思維方式。這里所談的公文內(nèi)容，主要包括公文主旨、行文依據(jù)、行文目的或意義、公務活動的事項或問題以及對策、執(zhí)行要求等等。其中，抽象思維的運用貫穿整個寫作過程。
首先，在撰寫公文的準備階段，就必須運用抽象思維。準備階段包括解讀領(lǐng)導指令和搜集選取寫作材料等工作。其中，解讀領(lǐng)導指令是作者要過的第一關(guān)。因為在實際工作中，領(lǐng)導的指令往往并不十分明確，這就需要作者充分發(fā)揮主觀能動性，對寫作對象進行全面的審視，對其本質(zhì)有一個深刻、理性的認識，而這就需要分析、比較、歸納、概括等抽象思維方法的大量運用。在隨后的選材階段，更是如此。公文的選材，除了要圍繞主旨外，更重要的就是要能反映共性，能夠說明當下公務活動的本質(zhì)和特點，并能解決問題。而要達到這些要求，就必須對搜集來的錯綜復雜的.材料進行“去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里”的反復比較和周密的分析研究、篩選和概括，以確認材料的價值和在各部分的使用情況。
其次，在行文表達階段，也必須依*抽象思維。在具體的行文表達中，無論公文主旨、行文依據(jù)、行文目的或意義、公務活動的事項，還是問題、對策、執(zhí)行要求等等，均以概述、概括說明或簡要議論的形式出現(xiàn)。遣詞造句上，公文也有別于其他文體，如決議、條例、規(guī)定、命令、通知、請示、批復、報告、總結(jié)等，所使用的詞、句、句群大都是概念、判斷、推理，其基本要求是準確、簡明，能夠真實、恰當?shù)馗爬ǚ从钞斚鹿珓栈顒拥谋举|(zhì)和特點，即便是用來表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況的通報，以及以研究情況為主的調(diào)研報告，在介紹情況時也都比較概括，因為重點不在于此，而在于總結(jié)經(jīng)驗、教訓或規(guī)律、對策，基本要求都是概念要明確、判斷要恰當、推理要合乎邏輯，這些都體現(xiàn)了抽象思維的特征。
這里所說的程式思維，是指公文作者在起草公文過程中，總是借助于特定文種的既定格式，來體現(xiàn)相應的公文主旨，傳達發(fā)文機關(guān)意愿的一種思維方式或思維習慣。這種情況在公文寫作過程中極為常見。雖然公文寫作也要求有獨到見解，但那是在內(nèi)容方面，主要指公文主旨，解決問題的具體對策、措施等，而在公文的形式，尤其是格式上，為了提高辦公效率，則不要求標新立異，更多的是按照既定模式展開。如許多公文文種的開頭，一般都要求寫行文根據(jù)、目的或意義;主體部分用來敘述基本事實，或闡明性質(zhì)意義，或者提出措施、要求等等;結(jié)尾部分則是執(zhí)行要求或申報請求等。不僅如此，許多公文的表達方式和語言也有既定的模式。如開頭和正文部分一般只用敘述、說明、議論三種表達方式，其中，開頭為簡要說明;中間部分多為概敘、概要說明或簡單議論;結(jié)尾處一些文種慣用“來函收悉”、“敬請批復”、“特此函復”、“希即遵照”、“妥否，請批復”等約定俗成的套語收束全文。即使是非程式化語言，一般也要求平實化、常規(guī)化，反對藻飾。而所有這一切，目的就是為了保持公文形式上的穩(wěn)定性和規(guī)范性，使公文能以最清晰、最簡潔、最便于閱讀和理解的面目出現(xiàn)，為貫徹執(zhí)行提供便利。相反，如果不按照這種既定模式來寫作，總是標新立異，反而會為公文的理解、落實帶來麻煩。而這就必然要求公文作者運用程式思維來寫作。
公文脈絡是指公文內(nèi)在的思路或思維活動的“路線”，其作用是對公文內(nèi)容進行統(tǒng)籌組織與安排，以使其眉目清楚，言而有序。好的公文在脈絡的掌控上是相當講究的。首先，思路必須完整。全文必須是一個完整的統(tǒng)一體，首尾要圓合，中心線索要連貫，過渡照應要清楚，既沒有顧此失彼、殘缺不全的情況，也不能有缺頭少尾、七零八落的弊端。其次，結(jié)構(gòu)要嚴謹。結(jié)構(gòu)要周密，無懈可擊，而絕無漏洞和顛三倒四的毛病。最后，行文要自然。要行止自如，順理成章，渾然天成，沒有人工雕琢的痕跡。而要達到這種完美的境界，顯然又必須運用系統(tǒng)思維。
所謂系統(tǒng)思維，是指以系統(tǒng)論為思維基本模式的思維形態(tài)。它本質(zhì)上是一種全局性思維，總是從事物的整體出發(fā)，思維程序是整體——部分——整體。而整體并不等于局部的簡單相加，部分與部分之間最合理的組合才會產(chǎn)生最大的整體效應。系統(tǒng)思維的目標就是要追求這種最大的整體效應。
好的公文正是充分運用了這種系統(tǒng)思維。從整體構(gòu)思到具體層次段落的寫作，始終能站在整體的高度，去處理全局與局部、局部與局部的關(guān)系，尤其是特別注重公文系統(tǒng)各部分之間的組織是否合理，是否反映了公務活動的內(nèi)在本質(zhì)和規(guī)律，是否有利于公務活動的開展，在材料的組織安排、段落層次的劃分、過渡與照應、詳略處理等方面是否能更好地表現(xiàn)主旨，同時是否做到了從不同文種的實際情況出發(fā)，因“體”制宜，采用最為恰當?shù)谋磉_形式，使內(nèi)容與形式達到高度的統(tǒng)一等等，這些都需要運用系統(tǒng)思維來掌控。只有運用系統(tǒng)思維，在明確整篇結(jié)構(gòu)要達到的目的以及對各要素的具體要求的前提下，將諸多要素進行統(tǒng)籌安排，這些要素或“部件”才能形成強大的整體功能，并發(fā)揮整體效力。拋開系統(tǒng)思維，即使一些句子、一些段落寫得再精準、再美妙也無濟于事。可見，只有運用系統(tǒng)思維，統(tǒng)攝全篇，把整體的綜合性作為起點，讓各構(gòu)成要素有機結(jié)合，才能調(diào)控好公文脈絡，寫出高質(zhì)量的公文。
所謂辯證思維，是指思維主體在思維過程中，以聯(lián)系的、發(fā)展的、矛盾運動的觀點去考察和認識事物，以避免得出機械、靜止、片面性結(jié)論的一種思維方式。辯證思維不僅是人們探求客觀世界奧秘和規(guī)律的鑰匙，也是我們正確認識公務活動和確立公文主旨，使公文發(fā)揮應有的指揮、協(xié)調(diào)或指導作用的重要思維工具。可以說，沒有辯證思維，就不會有對公務活動本質(zhì)的、完整的、規(guī)律性的認識，也就不會確立具有前瞻性和指導意義的公文主旨。例如，在請示、報告、批復、決議、議案等等文種的寫作中，作者在深入了解情況的基礎(chǔ)上，還必須根據(jù)各方面的相互關(guān)系及客觀變化的態(tài)勢，反復思考所提出的意見或建議，權(quán)衡利弊，而不能急于下結(jié)論，目的就是要避免決策的極端化、片面性及主觀武斷等錯誤傾向。還有，辯證地看待問題及具體問題具體分析這一要求，不僅體現(xiàn)在幾乎所有公文主旨的形成和確立上，更體現(xiàn)在公文主旨的揭示和表達上。如許多公文在肯定某種先進經(jīng)驗時，總要提出不要“一哄而上”，不要搞“一刀切”，各地可根據(jù)實際情況因地制宜地貫徹落實等等，這些都是辯證思維的體現(xiàn)。再如，辯證思維的另一大優(yōu)勢是用發(fā)展的觀點來看待事物，常常根據(jù)過去、現(xiàn)在的一些規(guī)律來推測未來的發(fā)展趨勢，這對于諸如計劃、總結(jié)性文種以及調(diào)研報告等公文的寫作尤為重要?？梢哉f，離開了辯證思維，就不會有正確的公文主旨，也就沒有了公文的統(tǒng)帥、靈魂與價值。
當然，這些只是公文寫作中幾種主要的思維方式。它們之間也并不是彼此孤立的，而是相互交織、相互作用，共同完成公文寫作全過程的。
文秘公文寫作篇七
相信各位辦公室文秘對公文寫作一定不陌生吧，各種領(lǐng)導講話，匯報材料，年終總結(jié)，甚至還有課題研究，基本都是由文秘們來寫，那么掌握一些公文寫作的技巧一定是對你有所幫助的。
論點鮮明、論據(jù)翔實、論證合理，一篇公文就算是合格了，就能達到領(lǐng)導"思路清晰"這個要求了。一般來說，領(lǐng)導會告訴你論點的大概方向，比如，他想在xx會上做個講話，提醒下大家要認清xx事的重要性，這就是你論點的范圍。論據(jù)要靠你平時的積累，你要知道在這個方面到底做了什么、還需要做什么。
公文的內(nèi)容，無外乎這么幾點：做了什么、怎么做的、有什么問題、為什么會出現(xiàn)這些問題、下步要做些什么、要怎么做，不同的'場合會有不同的側(cè)重。
至于要怎么寫，我建議一開始找一篇相似的文章，用他的論點、用他的論證方法，用自己的論據(jù)，像是完形填空一樣，把論據(jù)一點點填進去;稍微摸到點套路之后，可以只用別人的論證方法，論點根據(jù)實際情況用自己的，哪怕不準確也沒關(guān)系;最后，再把自己的論證邏輯換過來。
公文的特點是條理清晰，觀點明確，語言嚴肅、明快、樸實，寫公文主要是在寫思路、寫方法，琢磨文字是其次，琢磨問題是關(guān)鍵。要想把問題琢磨好，需要做好平時積累、完善流程和積極參謀這三個方面。
要寫好公文，最關(guān)鍵的是平時的積累，這些積累主要是有助于琢磨問題的。一是要了解本單位的基本情況，包括主要的經(jīng)營業(yè)績指標、重要事件、亮點工作、典型人物、本單位各部門如何配合、本單位和其他單位如何配合等等，做到實事求是;二是要掌握大政方針，保證文章的觀點不與其相悖，同時也可以適當引用政府公文里的句子;三是要了解領(lǐng)導的意圖和語言風格，寫公文要站在單位的角度、領(lǐng)導的角度來看問題;四是多學習，管理學、經(jīng)濟學、社會學、心理學、歷史、地理這些學科都要涉獵，提高自己多角度綜合分析問題的能力;第五就和琢磨文字有關(guān)了，積累一些名言佳句來為文章增色(切忌濫用)。這些積累最好有比較好的載體，比如云筆記或者自己整理一個資料柜。
寫作思路其實可以被流程化。先是吃透上級精神，摸清領(lǐng)導意圖，把領(lǐng)導說的梳理清楚，并且敢于糾正錯誤;然后就是摸清楚基本情況，確保資料真實、有據(jù)可查;再然后就是設(shè)計好文章的框架，這方面有往年的文章可以作為參考，如果覺得不合適可以進行創(chuàng)新;設(shè)計好框架后填內(nèi)容;最后要注意爛開始、好結(jié)束，不要因為完美注意遲遲不動筆，向思路清晰地寫出來，然后不斷修改完善。
文秘要光是復制粘貼，或者作為一個信息中轉(zhuǎn)站，是很難有所進步的。主動站在企業(yè)角度有預見性地考慮問題，敢于突破創(chuàng)新和出謀劃策才是文秘不斷進步的基石。
文秘公文寫作篇八
職業(yè)秘書文書寫作首先是學習,學習優(yōu)秀應用文體的結(jié)構(gòu)。下面是本站小編為您精心整理的文秘之公文寫作理論范本。
公文的分類
公文從不同的角度，按不同的標準，可以劃分出不同的類型。
(一)按行文方向，可分為上行文、下行文、平行文
上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告、意見。
下行文是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、批復、紀要。
平行文是指同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間的行文，如議案、意見、函等。如人民日報社要與北京市政府商洽辦理事情，由于相互沒有隸屬關(guān)系，在這種情況下，既不能用上行文，更不能用下行文，只能用平行文，可發(fā)商洽函、請求函等。值得注意的是，意見根據(jù)其內(nèi)容，既可作為上行文、下行文，也可作為平行文。
(二)按時限要求，可分為特急公文、加急公文、常規(guī)公文
公文內(nèi)容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和加急兩種。緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快。隨著社會的發(fā)展，對公文的時效要求越來越高，即使常規(guī)公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。
(三)按機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文 絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象、規(guī)定保密時限的公文。公文的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。其中：
絕密公文是秘密等級最高的文件，它反映的通常是黨和國家的核心秘密。如果失密，將會對黨和國家造成特別重大損失。
機密公文是秘密等級較高的文件，它反映的通常是黨和國家的重要秘密。如果失密，將會對黨和國家造成重大損失。
秘密公文是標有秘密等級公文中，密級最低的文件，它反映的通常是黨和國家的一般秘密，但其內(nèi)容也不允許泄密。
需要注意的是，公文密級的劃分和保密時限的確定要十分慎重，應按照《保密法》的有關(guān)規(guī)定，力求準確、恰當，而不能隨心所欲，想定什么就定什么。
來不涉密的若定了密，文件一旦丟失，就會按失密來對待。反過來，該定密的卻不定密，或者該定機密的定成了秘密，一旦泄密，會對黨和國家的事業(yè)造成損失。
普通公文也稱非保密文件。但普通公文并非任何人都可以傳閱。因此，要防止隨意擴大公文發(fā)文范圍。即使有些需要通過傳播工具向社會公布周知的，也應注意內(nèi)外有別，把握傳播的時機。
從廣義上講，除上述常用公文種類外，公文還應包括法律性、規(guī)章性、政策性公文的條例、規(guī)定、細則、辦法，事務性公文的計劃、總結(jié)、簡報、調(diào)查報告、述職報告、會議記錄、大事記、電話記錄等公文種類。需要注意的是，這些公文如要行文，通常要用法定公文文種予以公布、印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)。如法規(guī)性、規(guī)章性公文，要由權(quán)力機關(guān)用公告文種公布或發(fā)布，或由行政機關(guān)用令的形式公布。
正確使用文種
能否正確選用文種，事關(guān)黨政機關(guān)公文的嚴肅性和權(quán)威性問題。應正確認識文種在公文中的重要地位、作用，掌握文種的含義、適用范圍、基本屬性和特征，以及各文種之間的相互關(guān)系，嚴格按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中的規(guī)定和要求正確選用文種。否則，可能會錯誤使用公文，或者給收文機關(guān)的公文處理工作帶來很多麻煩與不便。
(一)依據(jù)法規(guī)的規(guī)定和要求正確選用文種
《黨政機關(guān)公文處理工作條例》是法規(guī)性文件，對各級黨政機關(guān)公文處理工作具有很強的指導性和普遍約束力。起草公文時不得隨意使用《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定以外的文種(如方案、計劃、要點、總結(jié)、綱要、建議、答復等)。
(二)依據(jù)發(fā)文機關(guān)的職能權(quán)限正確選用文種
從《黨政機關(guān)公文處理工作條例》所列的15個文種的適用范圍可以看出，選用何種文種行文是有條件的，要與發(fā)文機關(guān)的地位和職能權(quán)限相符，切不可亂用，不可超越職權(quán)。例如，公告雖屬于告知性的名稱，但這個“公”字包含代表黨和國家的意思，也就是只有黨和國家才有資格使用它，而目前那些令人眼花繚亂的“招生公告”、“招干公告”、“征訂公告”、“開業(yè)公告”等，它們的作者或發(fā)文單位(如報社、雜志社、出版社、商店、學校等)無權(quán)代表國家，不能隨便亂用“公告”。
(三)依據(jù)行文隸屬關(guān)系或業(yè)務指導關(guān)系正確選用文種
一個機關(guān)在發(fā)文時使用什么文種由其所處的組織系統(tǒng)決定，在其所處的組織系統(tǒng)內(nèi)又由隸屬關(guān)系或業(yè)務指導關(guān)系及職權(quán)范圍決定。行文關(guān)系決定著行文方向，行文方向決定著文種選擇和使用。黨政機關(guān)之間的關(guān)系可分為四種類型：一是同一組織系統(tǒng)中上下級之間屬于領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系，如黨的系統(tǒng)中的中共中央與各省(區(qū)、市)黨委，政府系統(tǒng)中的國務院與各省(區(qū)、市)人民政府;二是同一組織系統(tǒng)中的上級主管業(yè)務部門與下級主管業(yè)務部門之間的業(yè)務指導與被指導關(guān)系，如中共中央組織部與各省(區(qū)、市)黨委組織部，教育部與各省(區(qū)、市)教育廳;三是同一組織系統(tǒng)中同級機關(guān)之間的平行關(guān)系，如黨的系統(tǒng)中同級組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)等部門之間，政府系統(tǒng)中的財政、教育、公安等部門之間;四是非同一系統(tǒng)中的機關(guān)之間(級別相當)的不相隸屬關(guān)系，如地方黨委工作部門與地方政府組成部門之間。以上所列的四種類型的機關(guān)之間由于工作需要相互行文，構(gòu)成了一定的行文主體與受體之間的行文關(guān)系、行文走向。如：一個地方黨委擬行文請求批準事項，主送機關(guān)必須是有隸屬關(guān)系的上級黨的機關(guān)，應該使用上行文的請示;若是上級機關(guān)向有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)行文，行文方向是下行文，應當選擇通知、意見、決定、決議、通報等文種。屬于平級機關(guān)或無隸屬關(guān)系的機關(guān)之間行文，主要選用函。
(四)依據(jù)行文的目的、要求正確選用文種
根據(jù)行文的目的、要求來選擇文種，就是在同類的公文種類中，選取有助于實現(xiàn)行文目的、要求的文種。具體地說，行文目的是向上級機關(guān)匯報工作的，如按中央的要求，每年地方黨委、政府要向上一級黨委、政府匯報計生工作、黨風廉政建設(shè)的情況，應選用報告;行文目的是請求上級機關(guān)給予指示、幫助和支持的，應選用請示;行文目的為了推動、指導下級機關(guān)工作的，應選用意見或通知(指示性通知);行文目的是就某一重要問題提出見解和處理辦法的，應選用意見;行政機關(guān)向同級人大常委會行文的目的是審議通過人事任免案的，就應選用議案。
(五)按照文種的適用對象正確選用文種
公文文種，既有黨政機關(guān)通用的，也有屬于各自專用的。《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中所列的公文文種有15個，其中通用的文種有10個：決定、公報、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要;黨的機關(guān)一般不使用命令(令)、公告、通告、議案這4個文種;行政機關(guān)一般不使用決議這個文種。
(六)按照層級的不同正確選用文種
有的文種適用范圍雖然沒有明確規(guī)定由哪一級使用，但有一個使用層級問題。如公報的種類有會議公報、聯(lián)合公報、統(tǒng)計公報、環(huán)境公報等。會議公報的發(fā)布機關(guān)屬于黨的全國代表大會及其中央委員會，規(guī)格高，黨的其他機關(guān)和組織都不宜使用這個文種;聯(lián)合公報的內(nèi)容反映的是兩個國家的外交事宜，層級高;統(tǒng)計公報、環(huán)境公報等一般由國家或省(區(qū)、市)有關(guān)職能部門發(fā)布，層級也較高。
(七)按照公文內(nèi)容的差異正確選用文種
擬制公文選擇文種時，往往會出現(xiàn)好像這個文種也行那個文種也可以的現(xiàn)象。如通過會議作出的有關(guān)某一重要事項的決策時，是用決定還是用決議?我們知道，決議適用于會議討論通過的重大決策事項，而決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。那么，在這種情況下，需要綜合分析，慎重選用，從公文內(nèi)容上進行分析判斷，如果公文的內(nèi)容涉及面比較廣泛、全面，是全方位并帶有指導性的，應選用決議行文;如果公文內(nèi)容集中、直接、具體，針對性較強并帶有指導性的，則應選用決定行文。
(八)按照約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種
有時應用以上幾點依據(jù)、要求還不能最后確定文種，就要按照以往約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種。例如，某黨的機關(guān)或行政機關(guān)擬表彰某些集體和個人，《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定中的命令(令)、決定、通報這3個文種都可用于嘉獎、表彰，到底選用哪個文種?在這種情況下，應著眼表彰對象的性質(zhì)、種類、級別、公示范圍及社會影響度等具體情況來考量，同時結(jié)合長期以來本機關(guān)、本系統(tǒng)、本單位文種使用的習慣，恰當?shù)剡x用相應的文種。例如，在全國范圍內(nèi)表彰勞模，一般都選用決定這個文種行文;省(區(qū)、市)黨委辦公廳(室)系統(tǒng)表彰業(yè)務工作先進單位和工作者，長期以來使用通報這個文種。
總之，選用文種應慎重，不可隨意而為。只有熟悉各個文種的性質(zhì)、適用范圍，切實把握各個文種的內(nèi)涵與外延，按照發(fā)文機關(guān)的職能權(quán)限、隸屬關(guān)系和行文目的、要求，才能準確無誤地選好用好文種，充分發(fā)揮公文效用。
文種使用上存在的問題
目前在文種使用上存在諸多問題，突出表現(xiàn)在以下幾個方面：
(一)缺少文種
一是公文無標題;二是公文標題三要素不全，有的公文標題只有一個要素，即事由。
(二)使用非法定文種
不選用法規(guī)中規(guī)定的文種，而使用總結(jié)、要點、方案、計劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復等文種，如：《××市××區(qū)人民政府2011年工作總結(jié)》，就犯了把非正式文種當正式文種使用的錯誤。非正式文種要上報或下發(fā)時，應從正式文種中尋求一個文種作為它的載體，承載其行文，大都由“命令(令)”、“通知”(下行時)或“報告”(上行時)來擔任。此例的正確寫法應是：《××市××區(qū)人民政府關(guān)于報送2011年工作總結(jié)的報告》，其后則應附該單位的《2011年工作總結(jié)》。作為附件上報的總結(jié)，其格式只有標題、正文、落款和日期。
(三)文種重疊
如請示報告、意見報告、請示函等，又如轉(zhuǎn)發(fā)通知類公文，因轉(zhuǎn)發(fā)環(huán)節(jié)多，經(jīng)常出現(xiàn)“通知的通知的通知”。
(四)生造文種
如情況報告、總結(jié)報告、申請報告、任免通知、匯報等，甚至把批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)也拿來當文種使用。
(五)文種作為公文標題
如將函、通知(會議通知或開會通知)、請示、報告等作為公文標題，違背法規(guī)中有關(guān)標題擬制的原則要求。
(六)文種混用
日常行文的實踐中此問題也較多見，主要表現(xiàn)為請示與報告不分、決定與決議相混、公告與通告亂用、決議與會議紀要等同，等等。
(七)錯用文種
1.拿著“請示”當“函”用，即該用“函”申請批準的卻錯誤地使用了“請示”。 如：
××市科委關(guān)于追加農(nóng)業(yè)科研基金的請示
××市財政局：
為了做好我市“菜籃子工程”的建設(shè)，2011年市財政局撥給我們農(nóng)業(yè)科研基金80000元人民幣，使我們的研究工作得以順利開展，并取得了關(guān)鍵性的成果?，F(xiàn)在研究工作進入了后期的試驗階段，但經(jīng)費已經(jīng)用完。經(jīng)測算，后期經(jīng)費缺口20000元人民幣。為使研究工作順利完成，并把優(yōu)良品種盡快投產(chǎn)，使我市“菜籃子工程”建設(shè)好，滿足全市居民生活需要，盼能滿足我們的要求。
以上，請批準。
××市科委
××××年××月××日
市科委與市財政局是平級單位，它們之間不是上下級領(lǐng)導關(guān)系，也不存在上下級的業(yè)務指導關(guān)系，因此根本不存在要“請示”的問題。為什么會出現(xiàn)上述情況?一是不清楚平行機關(guān)之間不是上下級領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系;二是出于對這兩個文種使用規(guī)范掌握不準;三是明知不對，不得已而為之，出于無奈，因為這樣有利于申請事項獲得“綠燈”。日常行文中，確有不少申請事項因使用了函而被收文單位退回的現(xiàn)象，而一旦改用了請示，就會馬上得到對方的“恩準”。
2.把“報告”當“請示”用
報告是向上級匯報工作、反映情況時使用的文種。在實際工作中經(jīng)?？吹揭环N合并使用的文種，如《關(guān)于××××的請示報告》。實際上它根本不是報告，而是請示。由于作者在“請示”的后面又加了“報告”兩字，結(jié)果把一個獨立的請示文種變?yōu)閳蟾?，拿著“報告”當“請示”用，這就給公文正式文種的使用造成混亂。
在“請示”后面加“報告”，不僅僅是個文種如何使用的問題，它還給上級機關(guān)受文后的處理帶來一定困難。按照行文規(guī)則，上級機關(guān)對報告一般不作批示，更不需要批復，但這類行文實際上是請示，是要求上級機關(guān)作出批復的，這種行為往往會給領(lǐng)導機關(guān)的工作帶來不必要的誤會和矛盾。
文秘公文寫作篇九
寫公文、抓工作，關(guān)鍵靠思維。我認為，一篇好的公文必須做到“與眾不同”，而不能“與眾雷同”。從一定意義上說，成功就是“與眾不同”。你想的、說的，跟別人完全一樣，說不說、講不講還有什么意義?公文作品是智慧的結(jié)晶，要做到與眾不同，必須以深厚的思維能力作支撐。我體會，作為公文起草者要著力提高以下幾種思維能力：
一要提高直線思維能力。對一個事物、一項工作，要往縱深處思考，就像徐志摩《再別康橋》中說的那樣，要“撐一支長蒿，向青草更青處蔓溯”。當然，我們所撐的是思維的長蒿，要尋的不是情感纏綿的美夢，而是理論的新境界、工作的新層次，是超越常識、形成見識。
二要提高逆向思維能力。硬幣的正面和反面給人的印象絕不相同，然而它們都是硬幣的組成部分。這提醒我們，在起草公文、研究工作時，有時要從反面去想，要找到隱藏在成績經(jīng)驗背后的另一種真相，把問題說出來;思考應對挑戰(zhàn)的正確方案，把矛盾解決掉。這樣就能形成關(guān)于這項工作的新表述。
三要提高側(cè)向思維能力。即要從第三種角度看問題、看工作，形成對問題的新見解，找到推進工作的新途徑。我在一篇思考體會中談過，化解矛盾、實現(xiàn)和諧，關(guān)鍵在于找到第三條路徑。因為，生活中的確有黑白分明的事，這時必須堅持白的，反對黑的;但有時，也有赤、橙、藍、綠、紫等其它過渡色，這也是允許的，是多樣生活的組成部分。我想，在必要和可能時，我們要走出單純的二元對立的思維邏輯習慣，努力尋找解決問題的多種可能性。這同樣是公文起草中一條重要的思維路向。
四要提高發(fā)散性思維能力。特別是在構(gòu)思公文時，要在以我為主的基礎(chǔ)上，敞開胸懷，大膽想象，看看自己已經(jīng)掌握和正在掌握的各種信息資源中，有哪些可以吸納借鑒，為我所用。這是破解文思枯竭難題的一個有效方法。
五要提高辯證思維能力。要講辯證法，照顧兩面性，系統(tǒng)觀照自己所提的新見解、所擬議的新舉措，使它既新穎獨到，又經(jīng)得起全面推敲，不搞顧此失彼的“片面深刻”，推崇全面正確基礎(chǔ)上的“重點突出”。這樣才能增強公文的厚重感和說服力。
起草公文，實際上是一種將自己的思維能力與正在從事的工作進行對接的過程，假如我們能夠不斷優(yōu)化自己的思維過程，提高自己的思維品質(zhì)，努力使自己的思維具有直線思維的執(zhí)著、逆向思維的睿智、側(cè)向思維的新奇、發(fā)散思維的靈活、辯證思維的全面等特點，并在公文起草的實踐中較為純熟地運用，我們在公文起草上是能夠前進一大步的。
文秘公文寫作篇十
能否正確選用文種，事關(guān)黨政機關(guān)公文的嚴肅性和權(quán)威性問題。應正確認識文種在公文中的重要地位、作用，掌握文種的含義、適用范圍、基本屬性和特征，以及各文種之間的相互關(guān)系，嚴格按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中的規(guī)定和要求正確選用文種。否則，可能會錯誤使用公文，或者給收文機關(guān)的公文處理工作帶來很多麻煩與不便。
(一)依據(jù)法規(guī)的規(guī)定和要求正確選用文種
《黨政機關(guān)公文處理工作條例》是法規(guī)性文件，對各級黨政機關(guān)公文處理工作具有很強的指導性和普遍約束力。起草公文時不得隨意使用《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定以外的文種(如方案、計劃、要點、總結(jié)、綱要、建議、答復等)。
(二)依據(jù)發(fā)文機關(guān)的職能權(quán)限正確選用文種
從《黨政機關(guān)公文處理工作條例》所列的15個文種的適用范圍可以看出，選用何種文種行文是有條件的，要與發(fā)文機關(guān)的地位和職能權(quán)限相符，切不可亂用，不可超越職權(quán)。例如，公告雖屬于告知性的名稱，但這個“公”字包含代表黨和國家的意思，也就是只有黨和國家才有資格使用它，而目前那些令人眼花繚亂的“招生公告”、“招干公告”、“征訂公告”、“開業(yè)公告”等，它們的作者或發(fā)文單位(如報社、雜志社、出版社、商店、學校等)無權(quán)代表國家，不能隨便亂用“公告”。
(三)依據(jù)行文隸屬關(guān)系或業(yè)務指導關(guān)系正確選用文種
一個機關(guān)在發(fā)文時使用什么文種由其所處的組織系統(tǒng)決定，在其所處的組織系統(tǒng)內(nèi)又由隸屬關(guān)系或業(yè)務指導關(guān)系及職權(quán)范圍決定。行文關(guān)系決定著行文方向，行文方向決定著文種選擇和使用。黨政機關(guān)之間的關(guān)系可分為四種類型：一是同一組織系統(tǒng)中上下級之間屬于領(lǐng)導與被領(lǐng)導關(guān)系，如黨的系統(tǒng)中的中共中央與各省(區(qū)、市)黨委，政府系統(tǒng)中的國務院與各省(區(qū)、市)人民政府;二是同一組織系統(tǒng)中的上級主管業(yè)務部門與下級主管業(yè)務部門之間的業(yè)務指導與被指導關(guān)系，如中共中央組織部與各省(區(qū)、市)黨委組織部，教育部與各省(區(qū)、市)教育廳;三是同一組織系統(tǒng)中同級機關(guān)之間的平行關(guān)系，如黨的系統(tǒng)中同級組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)等部門之間，政府系統(tǒng)中的財政、教育、公安等部門之間;四是非同一系統(tǒng)中的機關(guān)之間(級別相當)的不相隸屬關(guān)系，如地方黨委工作部門與地方政府組成部門之間。以上所列的四種類型的機關(guān)之間由于工作需要相互行文，構(gòu)成了一定的行文主體與受體之間的行文關(guān)系、行文走向。如：一個地方黨委擬行文請求批準事項，主送機關(guān)必須是有隸屬關(guān)系的上級黨的機關(guān)，應該使用上行文的請示;若是上級機關(guān)向有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)行文，行文方向是下行文，應當選擇通知、意見、決定、決議、通報等文種。屬于平級機關(guān)或無隸屬關(guān)系的機關(guān)之間行文，主要選用函。
(四)依據(jù)行文的目的、要求正確選用文種
根據(jù)行文的目的、要求來選擇文種，就是在同類的公文種類中，選取有助于實現(xiàn)行文目的、要求的文種。具體地說，行文目的是向上級機關(guān)匯報工作的，如按中央的要求，每年地方黨委、政府要向上一級黨委、政府匯報計生工作、黨風廉政建設(shè)的情況，應選用報告;行文目的是請求上級機關(guān)給予指示、幫助和支持的，應選用請示;行文目的為了推動、指導下級機關(guān)工作的，應選用意見或通知(指示性通知);行文目的是就某一重要問題提出見解和處理辦法的，應選用意見;行政機關(guān)向同級人大常委會行文的目的是審議通過人事任免案的，就應選用議案。
(五)按照文種的適用對象正確選用文種
公文文種，既有黨政機關(guān)通用的，也有屬于各自專用的?！饵h政機關(guān)公文處理工作條例》中所列的公文文種有15個，其中通用的文種有10個：決定、公報、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要;黨的機關(guān)一般不使用命令(令)、公告、通告、議案這4個文種;行政機關(guān)一般不使用決議這個文種。
(六)按照層級的不同正確選用文種
有的文種適用范圍雖然沒有明確規(guī)定由哪一級使用，但有一個使用層級問題。如公報的種類有會議公報、聯(lián)合公報、統(tǒng)計公報、環(huán)境公報等。會議公報的發(fā)布機關(guān)屬于黨的全國代表大會及其中央委員會，規(guī)格高，黨的其他機關(guān)和組織都不宜使用這個文種;聯(lián)合公報的內(nèi)容反映的是兩個國家的外交事宜，層級高;統(tǒng)計公報、環(huán)境公報等一般由國家或省(區(qū)、市)有關(guān)職能部門發(fā)布，層級也較高。
(七)按照公文內(nèi)容的差異正確選用文種
擬制公文選擇文種時，往往會出現(xiàn)好像這個文種也行那個文種也可以的現(xiàn)象。如通過會議作出的有關(guān)某一重要事項的決策時，是用決定還是用決議?我們知道，決議適用于會議討論通過的重大決策事項，而決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。那么，在這種情況下，需要綜合分析，慎重選用，從公文內(nèi)容上進行分析判斷，如果公文的內(nèi)容涉及面比較廣泛、全面，是全方位并帶有指導性的，應選用決議行文;如果公文內(nèi)容集中、直接、具體，針對性較強并帶有指導性的，則應選用決定行文。
(八)按照約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種
有時應用以上幾點依據(jù)、要求還不能最后確定文種，就要按照以往約定俗成的文種使用習慣、做法來選用文種。例如，某黨的機關(guān)或行政機關(guān)擬表彰某些集體和個人，《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定中的命令(令)、決定、通報這3個文種都可用于嘉獎、表彰，到底選用哪個文種?在這種情況下，應著眼表彰對象的性質(zhì)、種類、級別、公示范圍及社會影響度等具體情況來考量，同時結(jié)合長期以來本機關(guān)、本系統(tǒng)、本單位文種使用的習慣，恰當?shù)剡x用相應的文種。例如，在全國范圍內(nèi)表彰勞模，一般都選用決定這個文種行文;省(區(qū)、市)黨委辦公廳(室)系統(tǒng)表彰業(yè)務工作先進單位和工作者，長期以來使用通報這個文種。
總之，選用文種應慎重，不可隨意而為。只有熟悉各個文種的性質(zhì)、適用范圍，切實把握各個文種的內(nèi)涵與外延，按照發(fā)文機關(guān)的職能權(quán)限、隸屬關(guān)系和行文目的、要求，才能準確無誤地選好用好文種，充分發(fā)揮公文效用。
文秘公文寫作篇十一
寫作是一種技能，而技能是需要經(jīng)過反復實踐才能獲得的。不過，公文寫作也是有理論可以參考的。一起來看看文秘寫公文的理論知識吧！
這一點是公文寫作的基礎(chǔ)。盡管應用文寫作有其自身的特點和格式，但是在寫作的過程中還要遵守一般文章的寫作規(guī)律。例如，提煉觀點、安排結(jié)構(gòu)、錘煉語言、起草修改、以及根據(jù)目的、內(nèi)容采取記敘、議論、說明等表達方式。如果自身不具備寫作基礎(chǔ)知識和基本功的話，就會失去寫好應用文的基礎(chǔ)，因此必須練好寫作額基本功才行。
要想寫好公文就要掌握公文寫作的思維特點，這是由公文寫作在思維過程中的規(guī)定性所決定的。
公文寫作是以邏輯思維為主的應用文寫作，是在認知的過程中借助概念、判斷、推理去反映現(xiàn)實，用科學抽象概念揭示事物本質(zhì)，表述認識實現(xiàn)的結(jié)果。邏輯思維在運動的過程中，會努力把握自身的內(nèi)在本質(zhì)，舍棄思維對象的外在感性形態(tài);會積極地把握思維對象之間的必然聯(lián)系，而舍棄它們的偶然聯(lián)系。邏輯思維與形象思維即存在差異同時又相輔相成，不過在公文寫作的過程中，邏輯思維是占據(jù)主導地位的。
從某種意義上來講，公文的撰寫過程就是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達政策的過程。因此，文秘必須具有較高的政策水平，不僅要了解有關(guān)的方針政策，同時還要熟悉有關(guān)的法律規(guī)定，善于把握政策的動向。否則，是無法寫出出色的`公文的。
公文的主要作用是為了解決生活和工作中的實際問題。不同的單位和部門有著不同的業(yè)務與工作要求，只有熟悉和精通了業(yè)務知識，才能在撰寫公文的時候?qū)⑹虑閿⑹銮宄?，把道理講明白，把要求提出得更加明確。如果一個文秘對行政機關(guān)的實際并不了解，自身又不精通行政管理的規(guī)律，但難想象他能寫出符合行政實際的公文。
如果上級要求文秘擬定一份購銷合同，那么這個文秘就一定要具備以下的素質(zhì)：了解《中華人民共和國合同法》，熟悉銷售方的情況，例如銷售地點、店面分布、價格、庫存等情況，同時還要了解生產(chǎn)方的情況，例如產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格、發(fā)貨地點、運輸情況以及售后等。因此，如果文秘沒有豐富的業(yè)務知識儲備，那么他將很難擬定出一份合格的合同。
公文活動涉及社會生活的很多方面，其形成的因素也是復雜多樣的，文秘工作者需要具備多方面的知識儲備，否則就無法適應公務活動的需要，這就要求文秘工作者要盡可能地通曉政治、經(jīng)濟、哲學、管理等各方面的知識，甚至還要對社會學、心理學、公關(guān)學、行政學等較為深奧晦澀的知識有所了解。如果文秘工作者的知識面過窄，那么就不要期望他能寫出出色的公文。當然，要求文秘具備多方面的知識儲備并不是說要讓他們成為各方面的專家，只要對其有所涉及和了解就可以。文秘工作者要從實際出發(fā)，盡量拓寬自身的知識儲備，打好并打牢知識基礎(chǔ)，構(gòu)筑合理的知識結(jié)構(gòu)體系。
公文寫作的主要目的是為了解決實際存在的問題，換言之，公文寫作的主要目的其實是在于“用”。在學習公文寫作時，既要掌握應用文寫作的理論，又要聯(lián)系現(xiàn)實生活中實際存在的問題，進行思考、研究和探討，迅速找到解決問題的最優(yōu)辦法，學以致用。
盡管公文寫作的理論是指導公文寫作的基礎(chǔ)，但是最重要的還在于實踐。只有實踐才能讓理論轉(zhuǎn)化為技巧。要想寫出出色的公文一定要多加練習，在練習時可以結(jié)合日常遇到的事情進行寫作，例如會議記錄、會議簡報、演講稿、學習計劃等。只有多加練習、掌握公文寫作的技巧，才能成為一名合格且出色的文秘。
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