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檔案管理制度匯編 檔案管理制度及流程篇一
為加強(qiáng)精神文明建設(shè)規(guī)范化、經(jīng)常化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不斷提升精神文明建設(shè)的質(zhì)量和水平，根據(jù)上級有關(guān)精神文明建設(shè)的規(guī)定，特制訂精神文明建設(shè)檔案管理規(guī)定。
一、立卷歸檔內(nèi)容：
(一)總結(jié)歸劃類(文明建設(shè)班子重視程度)
1.班子研究精神文明建設(shè)(兩次以上)工作會議記錄；
2.精神文明建設(shè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置情況；
3.各項(xiàng)工作計劃、意見等；
4.各項(xiàng)工作半年、年終總結(jié)；
5.精神文明建設(shè)信息簡報；
(二)創(chuàng)建活動類
6.思想道德教育計劃、教材、考核記錄；
7.科普、計劃生育、衛(wèi)生健康、法制教育等資料；
8.知識競賽、演講比賽等活動資料；
9.文明家庭、文明樓院評選資料；
10.開展文藝活動資料；
11.開展體育活動資料；
12.開展扶貧、幫困、送溫暖、獻(xiàn)愛心等社會實(shí)踐活動資料；
13.支持社會公益事業(yè)、積極參加文明城市建設(shè)的資料；
14.樹立先進(jìn)典型資料；
(三)管理類(規(guī)章制度)
15.制訂的各項(xiàng)制度、規(guī)范等；
16.落實(shí)各項(xiàng)制度、規(guī)范資料；
(四)榮譽(yù)類
17.取得各項(xiàng)榮譽(yù)的有關(guān)資料(文件、證書)；
二、立卷歸檔要求
按照“誰承辦誰負(fù)責(zé)”的原則，收集精神文明建設(shè)檔案資料，街道各部門（單位）于每月的月底前將收集到的資料經(jīng)驗(yàn)收合格后交文明辦；資料收集要及時、全面、完整、有序。文明辦對收集到的精神文明建設(shè)資料，按有關(guān)要求進(jìn)行分類整理，于下月月底前完成上月的精神文明檔案立卷歸檔工作；對精神文明建設(shè)檔案要妥善保管，確保檔案的安全、完整、實(shí)用。
檔案管理制度匯編 檔案管理制度及流程篇二
泰州市歌德電商職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校
檔案資料管理制度
一、各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都必須建立健全各類培訓(xùn)檔案，如：培訓(xùn)教師檔案、教學(xué)檔案、培訓(xùn)學(xué)員考勤、成績、培訓(xùn)合格證、操作證等檔案，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。
二、培訓(xùn)教師檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：目錄、培訓(xùn)教師聘用“協(xié)議書”、基本情況登記表（個人簡歷）、學(xué)歷證書（復(fù)印件）培訓(xùn)教師資格證（復(fù)印件）、個人教研成果資料及論文、教學(xué)工作鑒定等，并按規(guī)定裝訂成冊，每人一檔一袋，妥善保管。
三、各培訓(xùn)中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學(xué)檔案，并以班（期）次為單位進(jìn)行立卷。
（一）教學(xué)檔案的內(nèi)容材料：
1、卷宗目錄
2、教學(xué)工作總結(jié)
3、開辦培訓(xùn)班的有關(guān)文件（計劃、報告、批文等）
4、教學(xué)大綱
5、教學(xué)計劃表
6、教學(xué)計劃執(zhí)行表
7、學(xué)員登記表
8、學(xué)員考勤
9、監(jiān)考表
10、考試成績登記表
11、考試試卷
12、學(xué)員學(xué)籍登記表
13、證書發(fā)放審核備案表
14、參加培訓(xùn)學(xué)員相應(yīng)的學(xué)歷證明、身份證明材料。
（二）所有立卷材料應(yīng)該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫說明規(guī)范填寫。表內(nèi)所列內(nèi)容、責(zé)任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項(xiàng)，沒有內(nèi)容的在卷宗目錄欄內(nèi)予以注明。
四、職工技能培訓(xùn)檔案，按班（期）次參照上款內(nèi)容和要求立卷，分工種（崗位）按匯總，妥善保管。
五、各培訓(xùn)中心安全培訓(xùn)檔案、資料必須專人專柜管理，按規(guī)定需移交單位檔案室保管的應(yīng)及時移交。
六、技工學(xué)校聯(lián)辦的大專、本科函授學(xué)歷教育的學(xué)員檔案，學(xué)員畢業(yè)后交職工培訓(xùn)部登記后轉(zhuǎn)學(xué)員所在單位。
七、檔案記錄填寫要字跡工整，嚴(yán)禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類檔案只可查閱，不得外借。八、二級單位的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都必須建立企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和后備人才培訓(xùn)檔案，內(nèi)容包括：個人基本情況、參加培訓(xùn)時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、考試考核結(jié)果、個人論文、后續(xù)學(xué)歷證書（復(fù)印件）等。
檔案管理制度匯編 檔案管理制度及流程篇三
第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄（包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等）、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條 檔案的借閱與索?。?/p>
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第六條 檔案的銷毀：
1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
檔案管理制度匯編 檔案管理制度及流程篇四
山西省食品安全風(fēng)險監(jiān)測檔案管理制度
檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是各項(xiàng)工作開展情況的直接反映。為加強(qiáng)山西省食品安全風(fēng)險監(jiān)測資料管理工作，確保檔案的規(guī)范性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于信息查詢和開展督導(dǎo)工作，特制訂本制度。
一、適用范圍
本制度適用于山西省食品安全風(fēng)險監(jiān)測工作涉及的省、市、縣級衛(wèi)生行政部門、疾控機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)的有關(guān)科室及參與監(jiān)測工作的其它部門與機(jī)構(gòu)。
二、管理原則
1.科學(xué)建檔：各機(jī)構(gòu)應(yīng)按照本制度推薦的資料分類方法建立檔案。
2.規(guī)范整理：各機(jī)構(gòu)應(yīng)按照目錄、資料、借閱登記表的格式整理檔案。資料部分的整理應(yīng)參照本制度第三部分要求完成。
3.及時歸檔：各機(jī)構(gòu)應(yīng)該各項(xiàng)工作完成后一個月內(nèi)完成歸檔。
4.集中管理：各機(jī)構(gòu)食品安全風(fēng)險監(jiān)測工作檔案應(yīng)實(shí)行專柜、專檔保存。
5.專人負(fù)責(zé)：各機(jī)構(gòu)具體承辦科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。有關(guān)工作承擔(dān)人員應(yīng)根據(jù)所承擔(dān)的工作，及時收集、整理有關(guān)資料，并交由專人集中管理。
三、資料分類方法
歸檔資料指所有與食品安全風(fēng)險監(jiān)測工作有關(guān)的具有保存價值的資料，包括文件、文字資料、照片、圖片、電子資料等。一般可分為管理資料和業(yè)務(wù)資料等。
（一）管理資料：主要是指開展食品安全風(fēng)險監(jiān)測有關(guān)管理工作中，所產(chǎn)生的資料。包括管理體系和制度建設(shè)、監(jiān)測隊(duì)伍建設(shè)、收發(fā)文件、監(jiān)測方案及實(shí)施方案、工作計劃、工作總結(jié)、督導(dǎo)報告、數(shù)據(jù)分析報告、簡報等?？蓞⒄杖缦聝?nèi)容分類歸檔。
1.體系建設(shè)：包括管理體系、組織機(jī)構(gòu)圖、管理制度、體系內(nèi)各機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)分工、運(yùn)轉(zhuǎn)流程等。
2.來文：本機(jī)構(gòu)收到的來自其他單位或部門的文件或公函（包括重要的電子郵件函）。可以按照發(fā)文部門分為上級來文、下級來文及其它單位來文，每類按時間排序。
3.發(fā)文：指本機(jī)構(gòu)發(fā)出的各類文件和公函（包括重要的電子郵件函）等?？?/p>
1以按發(fā)文時間排序。
4.監(jiān)測方案和實(shí)施方案：可以按照時間分類。
5.工作總結(jié)和數(shù)據(jù)分析報告：包括季度和工作總結(jié)、數(shù)據(jù)分析報告，可以按照時間分類。
6.監(jiān)測隊(duì)伍建設(shè)：包括人員外出和內(nèi)部接受培訓(xùn)情況、培訓(xùn)班資料等?？梢园凑諘r間分類。
7督導(dǎo)資料：包括督導(dǎo)方案、現(xiàn)場記錄表及督導(dǎo)報告等資料，按時間排序。督導(dǎo)資料整理時，應(yīng)包括通知、日程、督導(dǎo)方案（背景、目的、組織與實(shí)施、督導(dǎo)內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)、人員分工）、現(xiàn)場工作記錄、督導(dǎo)報告、影像資料及其他相關(guān)資料。
8.工作動態(tài)/簡報/通訊：包括本級及上、下級單位編印的簡報。可以按照編寫單位分類，每類按時間排序。
（二）業(yè)務(wù)資料
1.活動資料：主要反映監(jiān)測工作開展情況。包括會議、培訓(xùn)及其它工作，每項(xiàng)活動所有相關(guān)資料應(yīng)集中保存?？砂凑栈顒宇愋头诸?，每類按時間排序。
每項(xiàng)活動檔案資料中應(yīng)包括：通知、日程、簽到冊、講義、講話稿、小結(jié)（時間、地點(diǎn)、參會人員、主要目的、內(nèi)容、相關(guān)評價）、影像資料及其他相關(guān)資料。
2.技術(shù)資料：主要是與監(jiān)測工作有關(guān)的業(yè)務(wù)資料。包括技術(shù)指導(dǎo)手冊等技術(shù)性文件，食源性疾病（包括食物中毒）事件、疑似食源性異常病例/異常健康事件的處置資料及其他業(yè)務(wù)資料。
四、資料保存形式
可分為紙質(zhì)檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案和資料匯編等。各類形式檔案資料應(yīng)分別保存，每類形式資料應(yīng)參照上述方法分類保存，且分類方法要保持一致。
1.紙質(zhì)檔案：以檔案盒的形式保存。
2.電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤或光盤內(nèi)。
3.聲像資料檔案：指與監(jiān)測工作有關(guān)的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以根據(jù)不同的載體形式分別保存。
4.資料匯編：一個自然結(jié)束后，可對全年資料進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，形成資料匯編。
紙質(zhì)檔案、資料匯編和聲像資料檔案應(yīng)在資料檔案盒內(nèi)注明本盒資料類別和資料信息（見附件1），電子文檔可以文件夾和文件名稱表示資料類別和時間、內(nèi)容等基本信息，上述信息應(yīng)與紙質(zhì)資料檔案信息一覽表內(nèi)容保持一致，以便于資料查閱。
每個檔案盒/袋內(nèi)應(yīng)有借閱情況表（見附件2），包括所借閱資料名稱，借閱日期，借閱人簽字、歸還日期以及保管人簽字等。
五、本制度自2012年3月1日起執(zhí)行。
附件：1.卷內(nèi)目錄2.借閱情況表
卷內(nèi)目錄
借閱情況表
檔案管理制度匯編 檔案管理制度及流程篇五
檔案管理制度 1目的
各職能部門及下屬其他部門各項(xiàng)檔案資料是部門行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范、加強(qiáng)檔案管理、理順工作程序，明確工作職責(zé)，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。2適用范圍
適用所屬職能部門及下屬其他部門。5.檔案管理制度
5.1.2根據(jù)各部門職能特點(diǎn),特制定歸檔范圍。
5.1.3未在目錄中體現(xiàn)的文件資料，由各部門經(jīng)理判定是否應(yīng)作為檔案存檔并判定其保存期限及保密等級。
5.1.4因財務(wù)人事檔案的特殊性，本制度中未特別規(guī)定，請財務(wù)人事參考本制度，管理本部門檔案。
5.2檔案的歸檔要求
5.2.1凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后順序排列好。
5.2.2歸檔文件的制成材料應(yīng)有利于長久保存，用紙、用筆規(guī)范（使用黑色碳素筆），字跡清晰。（因記錄類檔案多且保存期限短，基于成本考慮，允許使用圓珠筆）。5.2.3歸檔的文件應(yīng)為原件，因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。
5.2.4圖片、光盤、視頻等檔案歸檔時應(yīng)附帶相應(yīng)文字說明。外文材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。
5.2.5歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。利用頻繁的檔案，使用部門可留存掃描件。
5.2.6歸檔文件應(yīng)檢查，需蓋公章的是否已蓋公章。5.3檔案的歸檔時間 5.3.1立即(當(dāng)日)歸檔
5.3.1.1外來文件及公司內(nèi)部發(fā)文處理完畢后應(yīng)立即(當(dāng)日)歸檔。5.3.1.2質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)證書、合同協(xié)議等文件應(yīng)隨時(當(dāng)日)歸檔。
5.3.1.3外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后應(yīng)立即(當(dāng)日)歸 5.3.1.4光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后立即(當(dāng)日)歸檔，或可與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。
5.3.1.5更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)立即(當(dāng)日)歸檔。5.3.2定期歸檔
5.3.2.1按月歸檔（1）經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的文件應(yīng)在處理完畢后第二月月初(10號前)歸檔。
5.3.2.2按年歸檔（1）記錄類檔案在第二年一月歸檔。
5.3.2.3按階段歸檔（1）項(xiàng)目建設(shè)文件可分階段、單項(xiàng)歸檔。（2）產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。5.4檔案的保存期限
5.4.1檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。
5.4.2檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。按照中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)da／t 42—2009：《企業(yè)檔案工作規(guī)范》及有關(guān)規(guī)范結(jié)合公司的實(shí)際情況編制本公司檔案保存期限。
5.4.2.1永久保管檔案。凡是反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對企業(yè)、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價值的文件，列為永久保管。
5.4.2.2定期保管檔案。凡是反映企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年、10年、5年、3年、2年等。5.5檔案的密級劃分
5.5.1公司檔案密級分為：絕密、機(jī)密、非機(jī)密。
5.5.1.1絕密是指與公司生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重大利益關(guān)系，如果泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案資料。
5.5.1.2機(jī)密是指與本公司的生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重要利益關(guān)系，泄露會使公司安全和利益遭到損害的檔案資料。
5.5.1.3非機(jī)密是指與本公司生存、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、人事利益關(guān)系較小，如果泄露會使公司的安全和利益遭受損害的可能性很小的檔案資料。5.6檔案的整理 5.6.1檔案的立卷
5.6.1.1卷內(nèi)文件材料按照批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
5.6.1.2不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.6.1.3卷內(nèi)文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。5.6.1.4案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫文件目錄
5.6.1.5 管理檔案需要添加盒脊檔案盒脊，盒脊的內(nèi)容包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、檔案室號、檔案館號、盒號。
5.6.1.6 科技檔案的案卷封裝，需要添加案卷盒脊。案卷盒脊包括保管期限、檔號、案卷題名、起止日期。5.6.2 檔案的編號 5.6.2.1 編號示例：
檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案編號由英文 字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)不同共分為管理類檔案與科技類檔案。（1）管理類檔案:即文書檔案。是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理實(shí)務(wù)活動 中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括請示、報告、批復(fù)、通知、信函會議紀(jì)要、計劃、總結(jié)等。
（2）科技類檔案：科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn) 技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材 料等科技文件材料。專業(yè)性是科技檔案最突出的特點(diǎn)之一。如生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè) 備檔案、基本建設(shè)檔案等。5.6.3 盒脊填寫制作 盒脊填寫說明：
（1）全宗號 ：由于本企業(yè)現(xiàn)未有全宗號，故暫時不填寫；（2）年度：盒內(nèi)檔案所屬年度，如“2015”；（3）保管期限 ：立卷時劃定的案卷保管期限，如：永久、年、10 年、5 年等?？杉尤氡Ｃ艿燃?。如：“永久（機(jī)密）”（4）機(jī)構(gòu)（問題）：檔案所屬部門及具體問題
（5）起止件號：盒內(nèi)文件的起止號碼，如盒內(nèi)有本檔案的 002、003、004、005、006、007、008、009 號文件則為：“002～009”。（6）室：檔案所歸屬存放的檔案室名稱，如：檔案一室（綜
合辦檔案室），則填“一”，如暫存于本部門檔案柜，此處暫時不填；（7）館：為發(fā)展而保留，暫時不填；
（8）盒號：原則上在檔案架上所屬的流水編號（檢索與統(tǒng)計時用，與起止件號不同）。5.6.3.2盒脊填寫說明：
盒脊填寫說明：（1）保管期限：應(yīng)填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限，可加入保密等級。如：“永久（機(jī)密）”（2）檔號：由一級類目代碼，二級類目代碼、三級類目代碼、四級類目代碼、案卷號組成。（3）案卷題名：應(yīng)簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。（4）起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時間——年、月（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字，下同）
5.6.4卷內(nèi)文件目錄
5.6.4.1文件目錄填寫說明：
（1）機(jī)構(gòu)問題：檔案分類、年度、機(jī)構(gòu)問題。（2）件號：文件件號。（3）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)。（4）文號：發(fā)文的字號等。（5）題名：文件標(biāo)題。（6）日期：應(yīng)填寫文件的形成日期。（7）頁數(shù)：填寫文件的頁數(shù)。5.6.4.2文件目錄填寫說明：
（1）檔號：應(yīng)填寫分類號+案卷號（2）序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從001起依次標(biāo)寫卷內(nèi)文件的材料件數(shù)的次序。（3）文號：應(yīng)填寫文件的文號，圖樣的圖號，設(shè)備的代號，項(xiàng)目代號等。（4）責(zé)任者：填寫文件的形成部門或主要責(zé)任者。（5）題名：應(yīng)填寫文件材料的全稱。（6）日期：應(yīng)填寫文件的形成日期。（7）頁數(shù)：填寫文件的頁數(shù)。5.6.5備考表填寫說明：
盒內(nèi)備考表填寫說明：（1）由立卷（盒）人填寫卷內(nèi)文件數(shù)及文件頁數(shù)等情況，案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由立卷（盒）人或相關(guān)檔案管理人員填寫說明并簽名標(biāo)注時間。（2）互見號：應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明載體類型。（3）立卷（盒）人：由組成本卷的責(zé)任者簽名。（4）檢查人：由對案卷質(zhì)量進(jìn)行審核的責(zé)任者簽名。（5）歸檔時交送卷（盒）內(nèi)備考表紙質(zhì)版一份。5.7檔案的移交
5.7.1事業(yè)部無統(tǒng)一檔案室，各部門可將檔案暫存于本部門檔案柜內(nèi)。5.7.2其他部門有統(tǒng)一檔案室的，各部門按規(guī)定將檔案整理完畢后統(tǒng)一移交到綜合辦檔案室（檔案一室）。無檔案室的，可將檔案暫存于本部門檔案柜中。
5.7.3各職能部門需歸檔到事業(yè)部/其他部門綜合辦的檔案，由各職能部門提報月歸檔計劃，按計劃按時移交檔案。5.7.4移交手續(xù)：
5.7.4.1各部門應(yīng)按期將檔案交接登記表，隨同已整理好的文件向事業(yè)部/其他部門綜合辦移交。
5.7.4.2綜合辦專職檔案管理員應(yīng)認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。接收電子檔案時，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)檔案的一致性。雙方在檔案交接登記表簽字后各保留一份。重要檔案移交時應(yīng)由移交部門編寫說明，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。
5.8檔案的借閱 5.8.1檔案的借閱
5.8.1.1借閱審批：（1）事業(yè)部綜合辦專職檔案員和其他部門綜合辦專職檔案員負(fù)責(zé)對保密等級和檔案管理部門進(jìn)行判定。
（2）絕密檔案在公司內(nèi)部的借閱必須由各部門檔案借閱人填寫檔案借閱/借出申請單，的絕密檔案借閱由事業(yè)部綜合辦專職檔案員審核、借閱部門經(jīng)理審核，檔案歸屬部門經(jīng)理審核，綜合辦主任審核，提報主管副總裁審批；其他部門的絕密檔案借閱由其他部門綜合辦檔案管理員審核、借閱部門經(jīng)理、檔案歸屬部門經(jīng)理審核，其他部門廠長復(fù)核，生產(chǎn)總監(jiān)復(fù)核、提報主管副總裁審批。（3）機(jī)密檔案在公司內(nèi)部的借閱必須由借閱人填寫檔案借閱/借出申請單由事業(yè)部綜合辦專職檔案員審核、本部門經(jīng)理審核，檔案歸屬部門經(jīng)理審核，送事業(yè)部綜合辦主任審批（合同檔案需內(nèi)控督查部經(jīng)理審批）。其他部門的機(jī)密檔案由其他部門綜合辦專職檔案員審核、本部門經(jīng)理審核，檔案歸屬部門經(jīng)理審核，送其他部門綜合辦主任審批（合同檔案需其他部門廠長審批）。（4）非機(jī)密檔案在公司內(nèi)部借閱、復(fù)制無需走審批手續(xù)。（5）檔案不可直接對外借閱,外來人員借閱/借出檔案，由對接部門提報檔案借閱申請外來人員檔案借閱/借出申請單),對接部門經(jīng)理寫清情況簽字審核，非合同檔案在事業(yè)部借閱由事業(yè)部綜合辦主任審核并判定是否需要副總裁審批，非合同檔案在其他部門借閱由廠長審核并判定是否需要副總裁審批；合同檔案在事業(yè)部借閱由內(nèi)控督察部經(jīng)理審核并判定是否需副總裁審批，合同檔案如在其他部門借閱由廠長審核并判定是否需副總裁審批。如需審批、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱、借出。如不需要，可直接對外借閱、借出。（6）機(jī)密檔案借閱時，經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)情況特殊的，需簽到副總裁。（7）絕密、機(jī)密級檔案已實(shí)現(xiàn)oa線上借閱歸還功能，借閱線上審批流程同上。借閱審批通過后，借閱人需將借閱申請、審批記錄打印成紙質(zhì)文件提交檔案管理員，審批憑證需永久留存?zhèn)洳椤Ｈ缦到y(tǒng)問題等原因不能實(shí)現(xiàn)線上借閱，可補(bǔ)用線下檔案借閱/借出申請單，檔案借閱/借出登記表等。（8）合同檔案借閱可根據(jù)借閱人需求，有針對性提供相應(yīng)信息頁。5.8.1.2借閱登記
（1）借閱人在檔案借出及歸還時均需填寫檔案借閱/借出登記表，檔案歸還時，檔案管理員需認(rèn)真核查歸還檔案，核查無異后，檔案管理員在檔案借閱/借出登記表上簽字確認(rèn)，檔案歸檔。檔案借閱/借出登記表由檔案管理員永久留存?zhèn)洳椤?/p>
5.8.1.3借閱要求（1）借閱/借出時除應(yīng)按要求進(jìn)行審批登記外，借閱時間一般不得超過4個小時，借出檔案應(yīng)當(dāng)日返還，因情況特殊，需長時間借閱的，借閱前需特殊說明。（2）借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（3）借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。（4）檔案使用應(yīng)注意安全保密。5.9檔案銷毀
5.9.1任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀檔案資料。
5.9.2檔案到期需銷毀時，事業(yè)部由檔案管理部門專（兼）職檔案管理員填寫檔案銷毀審批單，交由檔案歸屬部門經(jīng)理、事業(yè)部綜合辦主任審核，主管副總裁審批后方可執(zhí)行；其他部門各檔案管理部門專（兼）職檔案管理員填寫檔案銷毀審批單，交由檔案歸屬部門經(jīng)理、其他部門綜合辦主任審核，其他部門廠長審核，提報主管副總裁審批后方可執(zhí)行。
5.9.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理人員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的檔案銷毀審批單和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。檔案銷毀審批單與登記表永久保存。5.9.4檔案銷毀，必須由檔案生成部門兼職檔案員與事業(yè)部/其他部門綜合辦專職檔案員組成檔案監(jiān)督銷毀小組，監(jiān)督檔案銷毀。5.9.5保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值的；應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時為止。
5.10檔案室的管理
5.10.1檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全性。檔案室門、檔案柜門需上鎖、并及時鎖好。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。5.10.2檔案入庫前一般應(yīng)整潔。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補(bǔ)救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。
5.10.3檔案室應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防塵、防光、防曬、防潮、防霉、防高溫、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)功能。5.11檔案的統(tǒng)計
5.11.1事業(yè)部綜合辦組織完成檔案目錄，該目錄為 統(tǒng)一的檔案檢索系統(tǒng)，覆蓋 所有部門及其他部門的各檔案存放區(qū)域。
5.11.2每年12月底由 綜合辦下發(fā)至各部門檔案統(tǒng)計表，由其他部門專職檔案管理員、各部門兼職檔案管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)計并填寫，綜合辦專職檔案員負(fù)責(zé)審核并匯總，形成檔案工作統(tǒng)計臺賬。統(tǒng)計臺賬主要內(nèi)容包括，檔案室藏情況，年度入出庫情況，檔案利用情況，檔案專（兼）職人員情況，檔案設(shè)施、設(shè)備情況，檔案銷毀情況。5.12保密原則
5.12.1檔案管理員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動、準(zhǔn)確、迅速地為經(jīng)公司允許的查看者提供檔案資料。5.13檔案工作考核
5.13.1事業(yè)部專職檔案員對事業(yè)部各職能部門進(jìn)行檔案檢查，每月一次。對各其他部門檔案工作進(jìn)行檢查每季度一次。
5.13.2各其他部門專職檔案員對各自其他部門職能部門進(jìn)行檔案檢查，每月一次。5.13.3檔案檢查內(nèi)容參見當(dāng)月檔案檢查表。
5.13.4 綜合辦將對各部門檔案管理情況進(jìn)行考核，考核不合格的將在周例會、月例會上給予通報批評。
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