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會議服務(wù)與管理教案 會議服務(wù)篇一
一、認(rèn)識會議：今天是一個會議成海的社會。
“會議”這東西存在的團體活動形式，始于何時，難以考證，但至少在五千年以上，甘肅省天水市秦安縣，大地灣遺址最早距今7800年，最晚距今4800年，其中有一處編號為 f901的“大會堂”遺址，距今6000多年，總面積達420平方米，由主室、東西側(cè)室、后室、門前附屬建筑四部分組成。當(dāng)時人們席地而坐，圍成圓圈，是最早的有實物可查的“圓桌型會議室”。東西側(cè)室與后室是服務(wù)會議的“服務(wù)間”，所以會議和會議服務(wù)這種形式從原始社會一直延續(xù)到今天，跨越人類幾個文明時期，它是人類社會群居習(xí)性的產(chǎn)物，是人類的智慧發(fā)展到高級階段時產(chǎn)生的一種活動形式，有它的存在必要性，這種活動開式發(fā)展到今天，登峰造極已經(jīng)成了“人人都離不開的地步”
會議真是無所不在。甚至有專業(yè)人士，皓首窮經(jīng)去研究它，研究到底它在我們整個社會構(gòu)架中產(chǎn)生多大的價值。調(diào)查統(tǒng)計表明，領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的工作時間，一般有30%左右，有的甚至高達80%是在會議中消耗掉的。全世界每天至少有7500萬個事務(wù)性會議，而美國以每日2100萬個會議居世界首位，可以并非僅僅是中國的會議多，但是中國現(xiàn)今會議數(shù)量之多，會議規(guī)模之大，會議時間之長，會議效率之低，會議質(zhì)量之差，會議風(fēng)氣之壞，已形成了“會海”“會災(zāi)”盡管政府想盡辦法想踏平“會?！睖缌恕皶?zāi)”但如今會議這個該死的“溫柔”不滅反高，呈越演越烈的氣勢，最后讓我們會議中心從中賺它個“盆滿缽溢”，我們是伴著龍王爺吃水飯，摟著頓村把錢賺，又恰似幾家歡喜幾家愁，讓我歡喜歡讓我憂。二、五彩繽紛的會議世界
忻州市會議中心最突出的特點是什么？就是“會議”它的核心產(chǎn)品就是會議，營銷對象就是會議。你們在座的今天干什么呀？就是學(xué)習(xí)會議的有關(guān)服務(wù)知識，既然會議在我們中心占的比重這樣大，面對形形色色的會議，為了更好服務(wù)會議，我們有必要對會議進行分類。只有了解會議的類別才可以更好地布置會議，服務(wù)會議，圓滿完成各項工作。按會議性質(zhì)分：
1、法定性會議。
2、決策性會議；
3、聯(lián)席會議：
4、布置、總結(jié)性會議。
1、法定性會議。
是指各級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，人民團體各企事業(yè)單位按照法規(guī)召開的具有法律效力的會議，如人代會，政協(xié)會，團代會，職代會等。這類會議與會者都是按照法定程序產(chǎn)生的代表，是法律、規(guī)章賦于的職權(quán)和任務(wù)。這類會議具有規(guī)格高、會期長、人員多、規(guī)范大（少則百人，多者千人）的特點。我們中心哪個會場適合開這樣的會議？
2、決策性會議；
是指各級黨政機關(guān)，各部門各單位領(lǐng)導(dǎo)人員，發(fā)揮集體的領(lǐng)導(dǎo)作用，對重要工作集體討論做出決策。如黨的或行政的委員會，領(lǐng)導(dǎo)成員辦公會。這類會議適合我們的常委會議室。
3、聯(lián)席會議：
幾個部門負(fù)責(zé)人或代表參加，共同做好某項工作，是一種協(xié)調(diào)性的會議。一般情況下布置圓型會議桌這樣的會場。
4、布置、總結(jié)性會議。
是指各部門、各單位為動員職工，布置或總結(jié)工作而召開的會議。這類會議通常一季、半年、一年或一定時間召開一次。一般情況下，這類會議人數(shù)多，時間短。
按會議的內(nèi)容分類：
1、工作會議、2。綜合性會議、3專業(yè)會議
4。紀(jì)念性會議、5。誓師動員會、6。激勵性會議、7。竟技性表演會議
1、工作會議：機關(guān)單位研究一個時期或一個方面工作而召開的會議。例如中共中央工作會議、全國經(jīng)濟工作會議，同煤銷售工作會議等。議題單一，會期不長。
2、綜合性會議：指全面計論研究某地區(qū)、部門涉及諸多方面軍的問題的會議。如博鏊論壇、中美戰(zhàn)略研討會等。忻州城市規(guī)劃會。等這類會議議題多、規(guī)模大、議論多、分會場多等特點。
3、專業(yè)會議：如某項科研成果的鑒定會、鋼材訂貨會等。這類會議人員多、規(guī)范相對大。
4、紀(jì)念性會議。是指為了紀(jì)念某一重要事件或人而舉行的。人員相對較少，會議時間很短、會談型會議即可。
5、動員、誓師會。指為完成某項工作開展某項重要活動而召開的組織、動員、宣傳、擴大影響、制造聲勢的會議。這類會議人數(shù)多，規(guī)模大、會期短、適合在大會堂進行。
6、激勵性會議：如表彰會。群英會。這類會，規(guī)模大、會議人員多，會期不長。
7、競技表演性會議。指各類文藝比賽和表演性的集會，如藝術(shù)表演會等。這類會議參加的人有多有少，會期不長。
按會議的規(guī)模分類： 1。大型會議、2。中型會議、3。小型會議
1、大型會議。是指上千人，多到幾千人、上萬人參加的會議。
2、中型會議：是指有百人左右或幾百人參加者的會議。
3、小型會議：3人以個或幾十人參加的會議。按會議服務(wù)操作程序劃分： 1。會議的準(zhǔn)備工作、2。會議的服務(wù)工作、3。會后的收尾工作
三、接下來，我們談會議的準(zhǔn)備工作。
我們按會議服務(wù)操作程序來研究（老鼠愛大米）首先我們明確我們是會議服務(wù)者，營銷部是我們業(yè)務(wù)直接上級，所有的會議應(yīng)由營銷部下單，我們必須認(rèn)真閱讀《會議預(yù)定通知單》，了解會議主辦部門、會議人數(shù)（主席臺人數(shù)、）、日期、時間、地點、場形、設(shè)備、花木、會標(biāo)、宣傳標(biāo)語等，會議具體要求、是否有路標(biāo)指引、是否有客人的特殊要求等等。主管要在會及時與會務(wù)方、營銷部取得互動，對他們做出的變更及時調(diào)整我們的服務(wù)。不要自作主張。
（一）、會場的推薦選擇和布置
1、實踐證明，會場諸多方面的條件的好壞、舒適程序的高低，對于參會人員的心理上有著不可忽視的作用。會場條件好，服務(wù)質(zhì)量優(yōu)，與人員開會就心情愉快、精力集中，反之則會差一些，在一定程度上影響到會議的效果，可見，會場的選擇與布置是有定的科學(xué)性的。
1、會場大小適中
會場太大，會顯得松散，過小，顯得擠迫。會場與參會人人數(shù)之間的關(guān)系。（參會人數(shù)不得少于會場可容人數(shù)的70%。不得多于會場可容人數(shù)的10%）。要使與會者的座位之間有一定的空隙，使人可以從容出入。會場中要留有過道，便于與會者與服務(wù)人員出入?，F(xiàn)在有一種活動檔板，可以根據(jù)需要將一個會議室分隔成兩個或幾個會議室，人多則大、人少則少、方便好用?？梢允盏揭皇叶嘤弥π?。
2、會場的附屬設(shè)施、設(shè)備齊全
包括照明、通風(fēng)、空調(diào)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴錄投影，醫(yī)務(wù)、車隊等設(shè)施。設(shè)備一會具體講。
3、好的會場的條件是這樣子的。1會議室里不要有電話。○2桌椅的配置?！饒A型會議，最好是專門訂制的會議桌，人與座位恰當(dāng)，不要太擠，也不要太松。實在不行，只能用小型桌子進行組合，近似圓型。桌子最好下面有物品格。多余的文件提包可以放進去。椅子最好是有扶手，誰都知道，這很舒服。
3干凈整潔的會場?！疬@包括，地面、墻、玻璃、燈具、桌椅、地毯、布飾、餐茶具、衛(wèi)生潔具、包括，服務(wù)員的服務(wù)用具、暖瓶、工服。
4設(shè)備齊全： ○音響設(shè)備、白板、板擦、投影錄音、拍照攝影。各式講演，講座臺等等。包括：白紙、圖釘、訂書機、膠帶紙，多用插座等。
5照明良好?！鹬鞒秩?，主席臺光照要充足，其他地方柔和一些。有時需要切換燈光，動作要迅速。6防止雜音干擾?！鹨皇欠酪繇懯捯簦欠朗彝馕鼔m器，叫喊聲的干擾。會場的布置的總體要求：
會場選定后，就要布置，不同的會議，要求有不同的會場布置形式總得來講要反映會議的中心內(nèi)容。例如，黨的代表大會、慶祝大會，要布置得喜慶熱烈，座談會要布置得和諧融洽，紀(jì)念性的會議要布置得隆重典雅，日常性的會議要求布置得簡單舒適。布置會場的工作涉及以下方面（1）主席臺
各大中型會議的會場均應(yīng)設(shè)主席臺，以便于體現(xiàn)莊重氣氛和有利于會議主持者主持會議。主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。
小知識：大型國際會議背景色現(xiàn)在通行是藍(lán)色，主席臺臺布通行是墨綠色。大型會議主席臺設(shè)置
各種代表大會和其他大型會議，由于是在會堂召開，主席臺一般設(shè)在舞臺上，臺上的與會者與臺下的與會者對面而坐。
在主席臺上就座的或者是主席團成員，或者是職務(wù)比較高的人員。
小知識:主席臺上與會人員座次根據(jù)職務(wù)或姓氏筆畫排列。有時也只列出前一二排，其余人隨便坐。有座次的放名簽（或叫臺簽）。
怎么根據(jù)職務(wù)排座次呢：中國傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上，以左為尊，因此排在第一位的人居中而坐。其余人以居中坐的人為基點，按一左一右，先左后右排列。比如我，以最中間座位左為第二，右為第三。左二為第四，右二為第五。以此類推。如果主席臺人數(shù)是雙數(shù)，每一位和第二位居中而座。保持兩邊人數(shù)平衡。
如需講演，講演臺一般情況放在主席臺面正中間或右方。中型會議主席臺設(shè)置
中型會議的主席臺如果設(shè)在會堂的舞臺上，剛同大型會議的主席臺布置法相同。如果在會議室，則要稍微墊高一些，離代表席近一些，既體現(xiàn)融洽氣氛，又能縱覽全場。
座談會、討論會等一般不設(shè)主席臺或主席桌。便于討論氛和諧。反映與會者民主平等，團結(jié)融洽的氣氛。有的時候由于會場布置形式的關(guān)式，自然形成了主席臺。
小知識：領(lǐng)導(dǎo)名簽放在哪里，哪里自然形成主席臺；會標(biāo)掛在哪，哪便自然形成主席臺。正對會場門口的地方一般也適宜主席臺。
小型會議，一般也不設(shè)席臺或主席桌。與會者自由落座。
無論設(shè)不設(shè)主席臺，都要使會議主持者面向與會者，避免同與會者向背的現(xiàn)象。
二、會場形式
開會日期、時間不由我們決定。會場卻有說頭。成功的會議就得有好的會議室。會場的準(zhǔn)備選擇推薦就顯得很重要，會場與參會人員有一個對應(yīng)關(guān)系。
場型：劇院式（我們的會堂主樓六樓會議室就是這種形式），就是在留有充足的過道情況下，面向主席臺擺放一排一排的座椅。特點就是有有限的空間里，最大限度的容納參會人。缺點是沒有桌子，不方便記錄。
教室式（課桌式）形如學(xué)生上課樣式，按桌子尺寸一行一行擺設(shè)，在留有服務(wù)員服務(wù)通道的情況下，擺設(shè)成一個個方陣。特點是，有桌便于記錄，也可盡量容納參會人員。方型中空式。在沒有合適的回桌所使用的替代方式。將會議桌擺成方型中空，中間不留缺口，椅子擺在桌子外圍，通常圍上桌布。中間放置較矮的綠色花卉植物。一般情況下服務(wù)員在外圍服務(wù)，特殊情況可以進入內(nèi)圈服務(wù)。u型：不設(shè)主席臺，把桌子連接擺成長方型，前方開口，椅子擺在外圍，桌子圍上臺布，圍裙，前方可放投影設(shè)備，中間放置綠色花卉植物，椅子也可套上椅套，更顯高檔的氛圍。
還有圓形、橢圓型、六角形、八字型、t字型、半圓型、星點型、眾星拱月型等。會場形式取決于會議內(nèi)容，會場的大小和形狀、會議的需要及與會人數(shù)的多少等因素。
一般來講，可以分為這樣幾種情況： 日常工作會議（討論會）（論證會）（座談會）（聯(lián)席會）等等的會場形式，多以布置成圓型、橢圓型、長方型、六角型、八角型、回字型為好。
中型會議會場形式，以布置成課桌式、半圓形比較好。
小知識：與會人員席橫排面不要太寬，以免主席臺同兩邊就坐的與會人員首尾兩端，不能相顧。如果與會人員較多時，可以適當(dāng)往縱的方向多排幾行。
座談會場形式以布置成圓型、半圓形、u字型，六角形較好。茶話會，團拜會的會場以布置成星點形、眾星拱月型為好。大型會議一般都在會堂召開，形式固定。工作人員秘書記錄人席，要擺放在四周既能觀全局又面對會議主持者的地方。（聯(lián)合國安理會）u字型。
與會代表排列座次的方法
橫排法：按照公布的名單或以姓氏筆畫為序從左至右依次排列座位，先排出席會議的正式委員，后排候補委員、先排正式代表后排列席代表。
豎排法：按各代表團成員的即定次序或姓氏筆畫沿一條直線從前至后排列座次，正式代表在前，候補代表在后，每個代表團的方陣排列次序按從左到右排列。大型會議采取這種排列方法比較好。山西省地市排列次序為：a 太原市 b 大同市 c 陽泉市 d 長治市 e 晉城市 f 朔州市 h 忻州市 j 呂梁地區(qū) k 晉中市 l 臨汾市 m 運城市。
忻州市縣市排列順序：忻府區(qū)、原平市、定襄縣、五臺縣、代縣、繁峙、寧武、靜樂、神池、五寨、岢嵐、河曲、保德、偏關(guān)
附屬性布置
附屬性布置包括：音響設(shè)備、電影投影設(shè)備，錄音、錄像、照像設(shè)備，通風(fēng)設(shè)備，衛(wèi)生設(shè)施、安全保衛(wèi)、會議綠化等的布置。好的會場的條件還有。1會議室里不要有電話。○2桌椅的配置。圓型會議，最好是專門訂制的會議桌，人與座位恰當(dāng)，不要太擠，也不○要太松。實在不行，只能用小型桌子進行組合，近似圓型或方型。桌子最好下面有物品格。多余的文件提包可以放進去。椅子最好是有扶手，誰都知道，這很舒服。
3干凈的會場。這包括，地面、墻、玻璃、燈具、桌椅、地毯、布飾、餐茶具、衛(wèi)生潔○具、包括，服務(wù)員的服務(wù)用具、暖瓶、工服。
4設(shè)備齊全：音響設(shè)備、白板、板擦、投影錄音、拍照攝影。各式講演，講座臺等等?！鸢ǎ喊准?、圖釘、訂書機、膠帶紙，多用插座等。
5照明良好。主持人，主席臺光照要充足，其他地方柔和一些。有時需要切換燈光，動○作要迅速。
6防止雜音干擾。一是防音響蕭音，二是防室外吸塵器，叫喊聲的干擾?！?/p>
三、會議服務(wù)
說以會議服務(wù)，其實我最看重的是服務(wù)二字，大家培訓(xùn)時肯定學(xué)過什么叫服務(wù)
1.提供便利、為之做貢獻、履行義務(wù)或職責(zé)。如“為人民服務(wù)”。2.提供的勞務(wù)
3.服務(wù)就是滿足或超越客戶期待的行為過程與結(jié)果。
但只要員工能夠養(yǎng)成以下幾個習(xí)慣，這個員工一定是一個優(yōu)秀的員工，如果整個酒店的員工都能形成這些習(xí)慣，這個酒店就一定會成為一個優(yōu)秀的酒店。
第一個習(xí)慣：員工必須知道酒店的目標(biāo)、價值觀、信條和自己的工作范圍。酒店目標(biāo)要靠全體員工的努力才能實現(xiàn)。只有管理層知道的目標(biāo)是沒有根的目標(biāo)。員工最需要知道的是酒店對自己的期望和要求。他們對這些目標(biāo)的認(rèn)知和理解，直接影響酒店的服務(wù)質(zhì)量。因此，每一位員工都有義務(wù)理解酒店的目標(biāo)，并應(yīng)該進一步知道圍繞這個根本目標(biāo)制定的各種酒店戰(zhàn)略中和員工有關(guān)的工作。
第二個習(xí)慣：員工都必須做到：盡量使用客人的名字稱呼客人，預(yù)見并滿足客人的需求，熱情親切地送別客人。使用客人的姓氏稱呼客人，表達了對客人的尊重和關(guān)注。滿足客人的需求是對服務(wù)的基本要求，但要做到賓至如歸，就必須在實踐中不斷總結(jié)，做到預(yù)見客人的需求，在客人還沒有提出或客人認(rèn)為是額外的服務(wù)不好意思提出時，就主動幫助客人解決困難。同樣，我們不要忘記做好送客工作，親切地把客人送走，整個服務(wù)過程才算結(jié)束。第三個習(xí)慣：員工在工作時間不應(yīng)使用客用設(shè)施設(shè)備，在任何時間、地點，行動都應(yīng)該以客為先。
第四個習(xí)慣是，員工應(yīng)該培養(yǎng)酒店意識。酒店意識是指酒店員工的言行舉止應(yīng)該有酒店從業(yè)人員的職業(yè)素質(zhì)和風(fēng)度。應(yīng)該做到： 禮貌：見到客人和同事應(yīng)該打招呼，問好，并主動詢問客人是否需要幫忙。三輕：走路輕、講話輕、操作輕。安靜：有客人在時應(yīng)該停止內(nèi)部的對話，轉(zhuǎn)而關(guān)注客人的需求。如果在和另外的客人講話或通電話時，應(yīng)該用眼神和客人打招呼。由于工作需要乘客用電梯時應(yīng)該保持安靜，不要大聲和同事或其他客人講話。回避：做客房清潔衛(wèi)生時，如果住客回房間應(yīng)該主動詢問是否打擾客人，主動回避。禮讓：客人使用酒店公共設(shè)施時應(yīng)該自覺禮讓，讓客人優(yōu)先使用。如讓客人優(yōu)先出入電梯，在走廊通道禮讓客人先走等等。大家都看過《五星大飯店》，這是海巖的一部主要反映酒店體裁的青春勵志劇，啟示：貼身管家，工作之標(biāo)準(zhǔn)、精細(xì)，符合人性。
管家起源甚早，目前有三種管家形式：
英式管家：以其做事謹(jǐn)慎細(xì)致、身兼多重職業(yè)成為一種享譽全球的高檔次、標(biāo)志性的服務(wù)模式。
菲傭服務(wù)：菲律賓高級家政政服務(wù)，她們以有文化、懂英語、離有世界上最專業(yè)保姆的美譽。中式管家：形成于19世紀(jì)后期、20世紀(jì)初。形如潘玉龍這樣的，包括私人管家，貼身保姆、高級廚師、專職司機等幾項服務(wù)。素有個人素質(zhì)高、服務(wù)專業(yè)、舉止優(yōu)雅、細(xì)致干練、不怕麻煩、隨叫隨到。
金鑰匙源于法國1929年，由11個各大酒店的禮賓司創(chuàng)立的一個協(xié)會，用與交流服務(wù)經(jīng)驗和新服務(wù)點子，70年代后它逐漸成為高星級酒店管理水平和服務(wù)水平成熟的標(biāo)志，在以“讓顧客得到滿意加驚喜”的服務(wù)理念的帶動下，迅速得到世界酒店業(yè)的認(rèn)同，1997年國際金鑰匙組織成立，同年中國成為國際飯店金鑰匙組織的第31個成員國，至此，金鑰匙成為中國酒店業(yè)服務(wù)質(zhì)量的重要標(biāo)志。
要成為金鑰匙會員有很高的要求，首先要有一定的行業(yè)從業(yè)資質(zhì)，不僅需要兩位金鑰匙的推薦，還要參加“國際金鑰匙組織中國金鑰匙培訓(xùn)”通過考評才能夠成為金鑰匙會員。
1）認(rèn)真準(zhǔn)備會議所需餐具，當(dāng)班主管須親自參與準(zhǔn)備和檢查工作。例如：水杯、茶杯是否干凈光亮、無劃痕、無破損、咖啡用具是否配套、數(shù)量是否準(zhǔn)備的充分還有如有水果、干果、茶休甜點等數(shù)量是否準(zhǔn)備充分等等。
2）會議室的確定和桌椅擺設(shè)：根據(jù)預(yù)定單的具體要求擺設(shè)。擺設(shè)要求橫平豎直（拉線方法最好）
3）會議服務(wù)設(shè)施設(shè)備的檢查工作（幻燈機，投影儀，筆記本電腦連接），當(dāng)班主管必須親自參與對服務(wù)設(shè)施設(shè)備的準(zhǔn)備工作，所需的各項設(shè)備要在會議開始前30分鐘前進行調(diào)試，桌椅是否干凈完好；音響設(shè)備是否提前準(zhǔn)備調(diào)試好；鮮花是否提前擺放好；地毯是否干凈；空調(diào)運轉(zhuǎn)是否正常；會議場所溫度是否適宜（冬季室溫不高于22攝氏度，不低于18攝氏度，夏季室溫不高于26攝氏度）；指路牌是否搽的干凈光亮并在指定位置等。如要求有投影，應(yīng)準(zhǔn)備好接線板（1-2個）、激光筆，將會議室的窗簾拉好，調(diào)試好燈光。經(jīng)理要在會議開始前30分鐘內(nèi)根據(jù)會議的要求再一次進行全面試用。
4）主管根據(jù)服務(wù)經(jīng)驗必須提前做好應(yīng)對各種突發(fā)事件的準(zhǔn)備工作。例如：準(zhǔn)備一些電源接線板，客人用電腦時以便我們及時提供更為超常的服務(wù)；夏天準(zhǔn)備一些冰鎮(zhèn)的毛巾等等。（但現(xiàn)在推薦上熱毛巾）適時調(diào)整空調(diào)溫度。會議服務(wù)員的準(zhǔn)備工作
1）提前做好人員力量的調(diào)配工作。
40人以下會議配兩名茶水服務(wù)人員40人—80人會議配三名茶水服務(wù)人員。80人—120人會議配四名茶水服務(wù)人員。200人會議室配6人。
2）儀容儀表的自我檢查，保證每位參與服務(wù)員工的儀容儀表最佳。工服、首飾、鞋
3）在開例會時將服務(wù)會議的重點及注意事項傳達與員工。注意貴賓提前到，準(zhǔn)備臨時休息室。4）做好會議的具體分工，讓服務(wù)會議的服務(wù)員都必須清楚地知道各自的崗位和具體工作的內(nèi)容。
（3）會議擺臺程序和具體要求
1）根據(jù)會議預(yù)定單上的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)按規(guī)定擺放。2）特殊情況必須及進地與主辦部門的負(fù)責(zé)人聯(lián)系協(xié)商。（4）會議基本服務(wù)程序
1、準(zhǔn)備工作：
1）提前60分鐘準(zhǔn)備擺好紙、紙夾，筆、毛巾、煙缸，水杯，茶杯，薄荷糖、水果、干果、香煙、等，檢查設(shè)備設(shè)施的完好、整潔。有茶休提前10分準(zhǔn)備。
茶休包括：巧克力餅、迷你蛋糕、瑞士卷 曲奇餅 水果 2 款 綠茶 紅茶、咖啡。2）提前30分鐘準(zhǔn)備好熱毛巾。打開音響，擺放輕音樂、打開空調(diào)調(diào)好溫度。3）提前15分鐘泡好茶根，準(zhǔn)備好茶隔。
4）如是國際/簽字儀式，會議準(zhǔn)備需事先詢問主辦單位是否需要國旗（左方為乙方，右方為甲方）、簽字文具或鋪放紅地毯、安排拍照等事項。
5）公司領(lǐng)導(dǎo)會議及vip、大型會議，當(dāng)班主管必須親自檢查、復(fù)查。
2、站位：
1）服務(wù)員提前30分鐘站位（根據(jù)要求姿勢站位）。雙手交叉垂于身前并面帶微笑，主動問候客人。
2）公司級領(lǐng)導(dǎo)及vip會議，當(dāng)班主管要親自站位迎接。
3、會議開始服務(wù)：
1）主席臺座好即開始服務(wù)（除特殊情況或客人另有要求）。如有水果著人打開保鮮膜。先上香巾，后上茶水。2）按上毛巾服務(wù)程序上毛巾。
議期間應(yīng)有服務(wù)人員守在門外，防止無關(guān)人員對會議的打擾和對晚來客人的告知，服務(wù)員在門外不能隨意走動及離開崗位，使客人感到門口有服務(wù)員并能隨時提供服務(wù)。會議室內(nèi)也應(yīng)有服務(wù)人員職守，服務(wù)人員應(yīng)站于會場后或側(cè)面，應(yīng)視野開闊，隨時服務(wù)客人，切忌在會場內(nèi)亂走，講話，看書讀報，聽mp3、吃零食。
1）每隔15分鐘查看客人是否需要服務(wù)，例如：添茶水等。2）即使更換煙缸，具體按煙缸服務(wù)程序。煙頭不得多于3個。3）根據(jù)客人具體要求提供“超常服務(wù)”。例如：客人需筆、紙或其他特殊要求。會議中遇到設(shè)備問題，應(yīng)立即解決，如解決不了應(yīng)立即通知有關(guān)部門。
4）如客人有茶休，應(yīng)在茶休開始前10分鐘做好準(zhǔn)備，如茶休在廳內(nèi)，動作一定要輕，不要打擾客人?？腿巳绻嬘每Х群图t茶，要主動為客人添加（所用的牛奶一定要加熱）。
5）總公司級領(lǐng)導(dǎo)及vip會議和大型會議，部門經(jīng)理盡量保持現(xiàn)場督導(dǎo)服務(wù)。
6）重要會議，上完頭道香巾后，應(yīng)每隔1小時上一次香巾，如有客外出，回席后再上一次香巾。
會議休息空閑，整理桌椅、補充用品，如水果等。
7）注意衛(wèi)生間的衛(wèi)生，及時補充廁紙，洗手液，面巾紙。
4、會議結(jié)束收尾工作：
1）在會議結(jié)束時，領(lǐng)位員和服務(wù)員將會場門打開，并站在門口送別客人。（問好聲）服務(wù)員一定檢查是否有遺留物品。（如會議還接著開，那就放在原處不必動、如接下來會議已經(jīng)結(jié)束則發(fā)現(xiàn)遺留物要及時送交大堂副理）客人走后，離開會場走出通道時，服務(wù)員才可將會議室大門關(guān)閉。
2）收拾清點餐具等物品。如有丟失、損杯要做好記錄，分清客損還是自損。都必須記入工作日志。無論是客損還是自損，都必須報單，主管按額定配備數(shù)，補充到位。3）做好清潔工作，重新擺好會議接待模式。（清潔工作要做到無死角。注意瓜子的存放、水果，）
4）注意斷電、斷水、如沒有暫時沒有會議時，傾倒空暖瓶里的水，將香巾交洗衣房，注意茶葉的保存。
服務(wù)會議的服務(wù)員，要通知當(dāng)班主管檢查收尾工作，安全檢查工作，并做好交接班本上的記錄。
（7）備注：
會議期間服務(wù)員相互替換，一定要做好具體交接工作，將具體的內(nèi)容寫在交接班本上，并簽字。，如果交接不清楚，由上一個班次的服務(wù)員負(fù)責(zé) vip會議“超常服務(wù)”
如客人突然提出需要中心其他管區(qū)的服務(wù)時，必須立刻通知本管區(qū)現(xiàn)場當(dāng)班的主管，由當(dāng)班主管馬上去與相應(yīng)的管區(qū)協(xié)調(diào)、解決。如客人需要我們提供中心沒有的服務(wù)時，服務(wù)員不要馬上拒絕客人，必須立刻通知經(jīng)理，在不影響中心利益的同時盡量滿足客人的要求。服務(wù)的主動性，很重要，特別注意: 服務(wù)不要缺位
? 燈光要保持的狀態(tài).有時需切換燈光。
頒獎時，注意提前準(zhǔn)備好運動員進行曲。
如大會需簽字席，則注意簽字席擺放在入口處、準(zhǔn)備好筆。
如需錄音，則準(zhǔn)備好空白磁帶。
會標(biāo)要固定好
話筒內(nèi)的電池要檢查到位，不要出現(xiàn)中途斷電的情況。? 積極主動為客人接電腦投影線路.? 主動提供紅外線筆.（激光筆）? 窗簾是否要關(guān)閉.? 會議用臺的臺裙熨燙好.按要求擺放名簽、鮮花、演講臺擺放。?
對待外賓要用英語問候
會議服務(wù)與管理教案 會議服務(wù)篇二
會議服務(wù)合同
編號：
主辦方（甲方）：
承辦方（乙方）：
本次會議的主辦方（下稱甲方）與承辦方（下稱乙方）根據(jù)《中華人民共和國合同法》，通過相關(guān)法律的規(guī)定，經(jīng)友好協(xié)商后一致同意簽訂本合同，并承諾共同信守。
第一條 甲乙雙方進行會議服務(wù)的內(nèi)容如下：
1、會議名稱：《“駕馭時代，快捷商機”客戶推廣會》
2、參加人數(shù)：預(yù)定200人
第二條 會議服務(wù)時間、地點及服務(wù)要求：
1、會議時間：從 2011年11月8日13時30分始至2011年11月8 日16時30 分止。
2、會議地點：上海市汶水東路670號105室
3、服務(wù)要求：
（1）會議的各項服務(wù)要求以附件提供的具體內(nèi)容為準(zhǔn)（詳見附件1）。
（2）附加條款：無
第三條 會議服務(wù)結(jié)算方式：
1、合同金額：人民幣 69492元（陸萬玖仟肆佰玖拾貳元整）。
2、在乙方根據(jù)合同規(guī)定完成會議服務(wù)且服務(wù)無爭議后，將發(fā)票交由甲方簽字蓋章后，甲方按實際發(fā)生額及時支付給乙方。
第四條 雙方約定，出現(xiàn)下列情況之一，致使本合同的履行成為不必要或者不可能的，可以解除本合同：
1、發(fā)生不可抗力（如火災(zāi)、洪水、爆炸等）；
2、本合同與國家其它相關(guān)法律、法規(guī)相抵觸的；
第五條 雙方確定，按以下約定承擔(dān)各自的違約責(zé)任：
1、甲方無正當(dāng)理由拒絕按照本合同第二條確定的時間在乙方召開會議，甲方承擔(dān)違約責(zé)任，同時支付給乙方合同總價的20%的違約金；
2、乙方無正當(dāng)理由拒絕甲方按照本合同第二條確定的時間在乙方召開會議，乙方承擔(dān)違約責(zé)任，同時支付給甲方合同總價20%的違約金。
3、其它約定：無
第六條 合同爭議的解決：
雙方因履行本合同而發(fā)生的爭議，應(yīng)當(dāng)本著友好協(xié)商、互惠互利的原則調(diào)解解決。協(xié)商 調(diào)解不成的，雙方均有權(quán)向會議主辦地所在的人民法院起訴。
第七條 本合同壹式貳份，甲乙雙方各執(zhí)壹份，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。
第八條 本合同任何內(nèi)容如與國家相關(guān)法律、法規(guī)相抵觸的，以國家相關(guān)法律、法規(guī)為準(zhǔn)。
甲方：（公章）
法定代表人：
年月日
乙方：（公章）法定代表人：
年月日
附件1：
承辦方提供的各項會議服務(wù)內(nèi)容分?jǐn)⑷缦拢?/p>
1、會議發(fā)言材料制作
2、禮儀及接待
3、會議交通
4、會場布置
5、會議秩序維持
1、會議發(fā)言材料制作
開本16k，6色銅版紙印刷，制作200份，單價為25元，交貨時間為10月31日前。
2、禮儀及接待
乙方提供8名專職會務(wù)接待人員，設(shè)立標(biāo)識（甲方提供企業(yè)或行業(yè)標(biāo)識，乙方制作），引導(dǎo)甲方人員報道及安排商務(wù)車輛前往下榻酒店。在下榻酒店大堂設(shè)立專用接待臺（乙方負(fù)責(zé)設(shè)立），乙方協(xié)助甲方會務(wù)組人員進行代表簽到、房間安排、發(fā)放會議指南（甲乙雙方共同擬定）、告知代表會議注意事項，編制會議名錄。
3、會議交通
（1）站場接送至乙方此部分費用的分?jǐn)偡椒ǎ〞?wù)組支付或者個人支付），甲方確認(rèn)：下列人員由會務(wù)組承擔(dān)送站場費用，除此之外，均由個人承擔(dān)。
或者：甲方確認(rèn)，所有與會人員的送站場費用由會務(wù)組承擔(dān)；或者全部與會人員的送站場費用均由個人承擔(dān)。
（2）會務(wù)交通
乙方必須于11月8日安排4輛空調(diào)巴士至酒店，用于接送會務(wù)人員至?xí)?。甲方（或者乙方）?fù)責(zé)通知并集合需要乘坐商務(wù)用車之人員。乙方同時提供10噸貨車1輛，負(fù)責(zé)運輸會議材料至?xí)觥?/p>
4、會場布置
乙方應(yīng)在11月8日9點前按甲方要求完成如下布置：
（1）主席臺 要求鮮花300盆，紅色地毯，絨布主持臺，主席臺設(shè)10個席位，背景為絲綢材料，投影簾要求（2.5×3），投影儀要求350流明，配備激光指示筆（或者伸縮式教鞭）、有線/無線麥克風(fēng)10個。主席臺配置茶水杯（或者瓶裝礦泉水），一側(cè)放置飲水機（配瓶裝礦泉水時可不用飲水機），主席臺配備電工一名，會務(wù)服務(wù)小姐兩名。
雙方確認(rèn)：投影儀為乙方提供甲方租賃，茶水提供及服務(wù)人員支持包含在會務(wù)服務(wù)費用之內(nèi)。
（2）會場布置 劇院式，安排席位不少于250個，各排間距不得小于80厘米；在會場安排固定攝影點2個，需要提供飲水機4臺，提供小型會晤室1個，會晤室擺設(shè)桌椅不得少于10套。會場懸掛橫幅1條，內(nèi)容為《“駕馭時代，快捷商機”客戶推廣會》。會場內(nèi)提供資料展示臺1個。雙方確認(rèn)：展示臺為全新制作，規(guī)格5×2×1.5，飲水機由乙方免費提供。
（3）氛圍支持 乙方應(yīng)在11月8日12點前完成20個氣球條幅懸掛，條幅內(nèi)容雙方自行約定，規(guī)格是6×1.5，拱形氣模2個，規(guī)格是3×2.5，會場外擺放花籃20個。會場布置與氛圍支持費用均包含在會務(wù)服務(wù)費用之內(nèi)。
5、會議秩序維持
乙方應(yīng)該提供不少于10人的安保人員用于維持會場秩序，費用均包含在會務(wù)服務(wù)費用之內(nèi)。
會議服務(wù)與管理教案 會議服務(wù)篇三
會議服務(wù)合同
編號：
主辦方（甲方）：
承辦方（乙方）：
本次會議的主辦方（下稱甲方）與承辦方（下稱乙方）根據(jù)《中華人民共和國合同法》，通過相關(guān)法律的規(guī)定，經(jīng)友好協(xié)商后一致同意簽訂本合同，并承諾共同信守。
第一條 甲乙雙方進行會議服務(wù)的內(nèi)容如下：
1、會議名稱：《》
2、參加人數(shù)：預(yù)定人
第二條 會議服務(wù)時間、地點及服務(wù)要求：
1、會議時間：從年月日時分始至年月日時分止。
2、會議地點：
3、服務(wù)要求：
（1）會議的各項服務(wù)要求以附件提供的具體內(nèi)容為準(zhǔn)（詳見附件1）。
（2）附加條款：無
第三條 會議服務(wù)結(jié)算方式：
1、合同金額：人民幣元（整）。
2、在乙方根據(jù)合同規(guī)定完成會議服務(wù)且服務(wù)無爭議后，將發(fā)票交由甲方簽字蓋章后，甲方按實際發(fā)生額及時支付給乙方。
第四條 雙方約定，出現(xiàn)下列情況之一，致使本合同的履行成為不必要或者不可能的，可以解除本合同：
1、發(fā)生不可抗力（如火災(zāi)、洪水、爆炸等）；
2、本合同與國家其它相關(guān)法律、法規(guī)相抵觸的；
第五條 雙方確定，按以下約定承擔(dān)各自的違約責(zé)任：
1、甲方無正當(dāng)理由拒絕按照本合同第二條確定的時間在乙方召開會議，甲方承擔(dān)違約責(zé)任，同時支付給乙方合同總價的20%的違約金；
2、乙方無正當(dāng)理由拒絕甲方按照本合同第二條確定的時間在乙方召開會議，乙方承擔(dān)違約責(zé)任，同時支付給甲方合同總價20%的違約金。
3、其它約定：無
第六條 合同爭議的解決：
雙方因履行本合同而發(fā)生的爭議，應(yīng)當(dāng)本著友好協(xié)商、互惠互利的原則調(diào)解解決。協(xié)商 調(diào)解不成的，雙方均有權(quán)向會議主辦地所在的人民法院起訴。
第七條 本合同壹式貳份，甲乙雙方各執(zhí)壹份，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。
第八條 本合同任何內(nèi)容如與國家相關(guān)法律、法規(guī)相抵觸的，以國家相關(guān)法律、法規(guī)為準(zhǔn)。甲方：（公章）
法定代表人：
年月日
乙方：（公章）法定代表人：
年月日
附件1： 承
辦
方
提
供的各
項
會
議
服
務(wù)
內(nèi)
容
分
敘
如
下
：
1、會議發(fā)言材料制作 2、禮、儀
會
及議
接交
待 通
4、會場布置1、會
議
發(fā)
言
材
料
制
作、會
議
秩
序
維
持
開本16k，6色銅版紙印刷，制作份，單價為元，交貨時間為月日前。2、禮
儀
及
接
待
乙方提供名專職會務(wù)接待人員，設(shè)立標(biāo)識（甲方提供企業(yè)或行業(yè)標(biāo)識，乙方制作），引導(dǎo)甲方人員報道及安排商務(wù)車輛前往下榻酒店。在下榻酒店大堂設(shè)立專用接待臺（乙方負(fù)責(zé)設(shè)立），乙方協(xié)助甲方會務(wù)組人員進行代表簽到、房間安排、發(fā)放會議指南（甲乙雙方共同擬定）、告知代表會議注意事項，編制會議名錄。3、會
議
交
通
（1）站場接送至乙方此部分費用的分?jǐn)偡椒ǎ〞?wù)組支付或者個人支付），甲方確認(rèn)：下列人員由會務(wù)組承擔(dān)送站場費用，除此之外，均由個人承擔(dān)?；蛘撸杭追酱_認(rèn)，所有與會人員的送站場費用由會務(wù)組承擔(dān)；或者全部與會人員的送站場費用均由個人承擔(dān)。
（）
會
務(wù)
交
通
乙方必須于月日安排輛空調(diào)巴士至酒店，用于接送會務(wù)人員至?xí)觥＜追剑ɑ蛘咭曳剑┴?fù)責(zé)通知并集合需要乘坐商務(wù)用車之人員。乙方同時提供噸貨車14
輛，負(fù)、責(zé)
運會輸
會
議場
材
料
至布
會
場
。置
乙方應(yīng)在11月8日9點前按甲方要求完成如下布置：（1）主席臺 要求鮮花300盆，紅色地毯，絨布主持臺，主席臺設(shè)10個席位，背景為絲綢材料，投影簾要求（2.5×3），投影儀要求350流明，配備激光指示筆（或者伸縮式教鞭）、有線/無線麥克風(fēng)10個。主席臺配置茶水杯（或者瓶裝礦泉水），一側(cè)放置飲水機（配瓶裝礦泉水時可不用飲水機），主席臺配備電工一名，會務(wù)服務(wù)小姐兩名。
雙方確認(rèn)：投影儀為乙方提供甲方租賃，茶水提供及服務(wù)人員支持包含在會務(wù)服務(wù)費用之
內(nèi)。
（2）會場布置 劇院式，安排席位不少于250個，各排間距不得小于80厘米；在會場安排固定攝影點2個，需要提供飲水機4臺，提供小型會晤室1個，會晤室擺設(shè)桌椅不得少于10套。會場懸掛橫幅1條，內(nèi)容為《“駕馭時代，快捷商機”客戶推廣會》。會場內(nèi)提供資料展示臺1個。雙方確認(rèn)：展示臺為全新制作，規(guī)格5×2×1.5，飲水機由
乙
方
免
費
提
供。
（3）氛圍支持 乙方應(yīng)在11月8日12點前完成20個氣球條幅懸掛，條幅內(nèi)容雙方自行約定，規(guī)格是6×1.5，拱形氣模2個，規(guī)格是3×2.5，會場外擺放花籃20個。會場布置與氛圍支持費用均包含在會務(wù)服務(wù)費用之內(nèi)。
5、會議秩序維持
乙方應(yīng)該提供不少于10人的安保人員用于維持會場秩序，費用均包含在會務(wù)服務(wù)費用之內(nèi)。
會議服務(wù)與管理教案 會議服務(wù)篇四
會議服務(wù)
會議服務(wù)的概念:
會議服務(wù)是指客人在飯店的客廳、會議廳、會議室等地舉行某些活動或儀式時提供的服務(wù)。會議服務(wù)一般分兩步進行：一是根據(jù)會議的具體內(nèi)容、賓客身份、人數(shù)、會議廳的大小以及客方的習(xí)俗等因素，對會議廳進行精心布置。二是按照不同會議的要求，提供熱情、周到的服務(wù)。
會議服務(wù)分為會前準(zhǔn)備、會場布置、會場服務(wù)及會后整理。
一、會前準(zhǔn)備
1、根據(jù)“會議通知單”了解并掌握會議情況：
了解會議名稱和單位；了解會議人數(shù)；了解會期；了解用會議室次數(shù)；了解要用的會議室類型；了解會議式的形式；了解主席臺的人員；了解會標(biāo)內(nèi)容；了解會議的特殊要求；了解會議用的花草植物的品種和數(shù)量；了解會務(wù)組的人員；了解結(jié)帳方式；了解客人的特殊服務(wù)方式。
2、知道會議名稱及會議主辦單位，以準(zhǔn)備標(biāo)幅（會標(biāo)、橫幅）。
3、確定參加會議的人數(shù)的會議時間，以便安排座椅及工作時
間。
4、了解會議室的類型、形式來布置會場。
5、確定主席臺的人數(shù)、名單、身份制做名單卡。
6、了解會議的特殊要求，設(shè)施設(shè)備的布置與準(zhǔn)備，茶水、糖果的準(zhǔn)備。
7、了解會務(wù)組的人員，以便布置會場時與會人員的協(xié)調(diào)，會議
結(jié)束時，會議費用的簽單。
8、了解客人特殊服務(wù)方式，以采取針對性的服務(wù)。
二、會場布置：
一個布置成功的會議廳應(yīng)該是美觀、雅致，桌椅擺放主次分明，協(xié)調(diào)對稱，視聽效果良好，同時還應(yīng)適當(dāng)點綴一些花草植物。
（一）會議室布置
1、搞好會議室的清潔衛(wèi)生工作。
2、按主辦單位要求懸掛會標(biāo)和宣傳標(biāo)語。
3、按主席臺人數(shù)布置主席臺。
4、按會議客人人數(shù)安排好會議桌及座椅或沙發(fā)。
5、備好話筒，調(diào)試好擴音設(shè)備。
6、以盆景花草裝飾主席臺及會議室。
7、調(diào)好會議室內(nèi)溫度。
（二）擺放用具
1、據(jù)會議人數(shù)準(zhǔn)備足量的熱水器、茶杯、茶葉、毛巾碟、煙灰
缸等用具，并按規(guī)定整齊擺放，及確保茶具的衛(wèi)生與完
好無損，如會議需用礦泉水等飲料，則應(yīng)準(zhǔn)備好相應(yīng)的水杯或吸管。
2、會議材料及文具等應(yīng)按主辦單位要求事先擺好。
3、如主席臺需用名卡，則應(yīng)按主辦單位要求制作并擺放。
4、如會議需用糖果類，應(yīng)按主辦單位要求的品種與數(shù)量準(zhǔn)備并擺放。
5、搞好公共洗手間的衛(wèi)生，派專人守候服務(wù)，各種衛(wèi)生用品供
應(yīng)補足。
(三)會場布置的基本方法:
根據(jù)客人的需要,按照營銷部的指示來布置會場,會場布置的形式一般有“座談式”和“教學(xué)式”兩種。“座談式”不設(shè)專門的主席臺，但有主席位，各種座談會，發(fā)布會、銷售會和簽約儀式一般都采用“座談式”。而培訓(xùn)、總結(jié)會和代表大會一般都采用“教學(xué)式”。
(四)會場布置完后的檢查
上述準(zhǔn)備工作完成以后，應(yīng)做一次全面而又細(xì)致的檢查，如發(fā)現(xiàn)有錯漏處應(yīng)及時糾正，最好再請會務(wù)組的工作人員再檢查一次，最后整理好自己的儀容儀表，恭候客人的到來。
三、會場服務(wù)
（一）迎領(lǐng)服務(wù)
1、客人前來，會議室服務(wù)人員應(yīng)站在會議室門口迎接客
人，禮貌問候。
2、及時引領(lǐng)客人進入會議室，請客人入座，如果有熟客來，應(yīng)帶客人到指定位置。
（二）會中服務(wù)
1、客人入座后，會議室服務(wù)員上香巾，茶水時以右手示意
客人“請用”服務(wù)順序先主賓后主人，續(xù)水的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)站
在客人右下方，遵循“七茶八水”的原則，續(xù)水時瓶口
不要正對客人，應(yīng)側(cè)向一邊拿放杯子時，要拿杯把，切
忌用手接觸杯子及杯蓋的里側(cè)或?qū)⒈w放在茶幾上，正
確的手法是，用手的小指和無名指夾起杯蓋,將水蒸汽滴
在杯內(nèi),用大拇指、食指、中指握信杯把，拿起杯子離開桌面，續(xù)水2/3處為宜，將杯子歸位蓋好，注意勿碰響。
2、適時續(xù)水，一般要求會議室服務(wù)員半小時為客人斟倒一
次茶，因情況而定。一方面是通過觀察滿足客人要求的被動服務(wù)；另一方面是通過巡視滿足客人的主動服務(wù)。
3、更換煙缸，視客人吸煙情況，煙缸不超過三個煙頭為宜，更換時用托盤裝好干凈煙缸，先將其重疊在臟煙缸上，同時取回托盤內(nèi)，再把干凈的煙缸輕輕放回原處。
4、更換毛巾時，先用托盤和夾子取走已經(jīng)用過的毛巾，再
用托盤裝上干凈的毛巾，用夾子夾上毛巾放在原位。
5、會中休息時應(yīng)及時清理會議桌上的果皮等雜物，撤換煙
缸。
6、注意觀察會議室溫度及音響效果，如有不當(dāng)應(yīng)及時通知
工程維修部門。
不同會議的服務(wù)程序，規(guī)范和應(yīng)注意的問題：
1、大會服務(wù)，大會與會人員抵達的時間一般較集中，服務(wù)
人員應(yīng)按分工各自門口迎候及時引座，以免大量客人擁堵會議室門口，遞巾倒茶，講臺上每換一人講話，要及時更換毛巾和茶杯，如有主席臺需勤服務(wù)，隨時觀察會場情況，看是否有客人需要服務(wù)。
2、會見廳服務(wù)采用“蹲式”服務(wù)，半跪式標(biāo)準(zhǔn)，行至主賓
桌前，單腿彎曲成90゜，蹲于地上，服務(wù)員間距離為兩步遠(yuǎn)，一前一后操作，先上方巾后上茶水，茶水順序以
方巾線路為準(zhǔn)。
3、保密會議的服務(wù)：所謂保密會議，一般是保密性較強，要求也比較高的人教育方針，地接待過程中，服務(wù)人員一定要有很強的保密觀念，不僅要做好本職工作，而且要配合主辦單位做好相應(yīng)的保密工作，盡可能在會前將毛巾、開水、茶杯、煙缸、便箋、筆等會場所需物品一一配齊，讓其自己選用，也可在賓客陸續(xù)入場時進行第一輪服務(wù)，會議中途讓與會者自助服務(wù)，應(yīng)注意的是，服務(wù)人員此時決不能一走了之，而應(yīng)守候在會場出入口，為會議值好班，及時處理各項事務(wù)，散會后，及時檢查會場有無遺留物品，文件不要隨意翻閱。
（三）會后服務(wù)：
1、會議結(jié)束時應(yīng)及時打開會議室的門，服務(wù)員應(yīng)熱情送客，禮貌道別。
2、會議桌的抽屜內(nèi)和桌面上，觀察客人是否有遺留物品，如果有遺留品應(yīng)立即交還給客人；如果客人已離開，應(yīng)該立即報告領(lǐng)班，領(lǐng)班再按部門遺留物品管理辦法來辦理。
3、將會議中的場租費、茶水費、水果費等費用匯總帳單，請會議工作人員簽單。
4、向會議工作人員征求服務(wù)方面的意見和要求，以便改進
工作，并做好客史檔案。
四、會后整理
1、待會議客人全部離開后，關(guān)閉空調(diào)，打開會議室門窗通風(fēng)
換氣。
2、檢查有無尚未熄滅的煙頭。
3、檢查設(shè)施設(shè)備用具有無短缺或損壞，如有應(yīng)開賠償單請會議
工作人員簽單。
4、將茶具、毛巾等物品分類整理，及時進行清洗、消毒。
5、清理所有垃圾，搞好會議室的清潔衛(wèi)生。
6、關(guān)閉電源，關(guān)好門窗。
五、注意事項
1、如有年老體弱的客人參加會議，應(yīng)提供特殊服務(wù)，并密切關(guān)
閉其身體等情況。
2、主席臺講話人如有更換，應(yīng)及時調(diào)換茶具。
3、如會議內(nèi)容不便讓服務(wù)人員知道，服務(wù)人員應(yīng)及時退出會議
室，應(yīng)備足所需會議物品。
4、在會議進行中，如有電話找與會客人時，應(yīng)通過會議工作人
員尋找客人，不能大聲呼喊。
5、與會議工作人員隨時保持聯(lián)系，以便及時了解會議的客人需
要，從而做好相應(yīng)的針對性服務(wù)。
會議服務(wù)與管理教案 會議服務(wù)篇五
會務(wù)工作
教學(xué)目的
通過本章學(xué)習(xí)，了解會務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)方法
該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實訓(xùn)為中心、情景活動為中心和問題引導(dǎo)為中心”的課程范型，采用案例教學(xué)、敘述式教學(xué)、討論式教學(xué)、現(xiàn)場教學(xué)、項目驅(qū)動、分組協(xié)作教學(xué)、“教-學(xué)-練”一體化的方法組織教學(xué)。教學(xué)重點
會議籌備工作；
會議方案的制作；
會見與會談的操作程序與方法；
案例分析。教學(xué)難點
會議方案的制作；
會場的布置；
案例分析；
技能訓(xùn)練。教學(xué)時數(shù)
理論教學(xué)4.0課時
實訓(xùn)教學(xué)8.0課時
教學(xué)內(nèi)容
案例導(dǎo)入：某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。
事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。
這個案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時應(yīng)注意什么問題呢？
會議概述
什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？
會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標(biāo)、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的。會議要素：
1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。
2、內(nèi)容要素：會議指導(dǎo)思想、會議議題、會議目的、會議任務(wù)、會議作用、會議結(jié)果。
3、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。
4、財務(wù)要素：會議經(jīng)費、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。最基本的會議要素
會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？
根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見的會議種類有：
按組織類型分：內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；
按會期分：定期會議和不定期會議； 按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；
按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報告性、談判性、動員性、紀(jì)念性等；
按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；
按規(guī)模大?。禾卮笮?萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十
人或數(shù)人)等；
按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡(luò)會等；
按與會者的國籍及議題的范圍：國內(nèi)會議和國際會議等。會議有什么作用？
（一）會議的積極作用
1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識上的主觀局限性。
2．發(fā)揚民主，科學(xué)決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結(jié)。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結(jié)工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結(jié)。4．統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。
5．帶動消費，促進經(jīng)濟。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。(二)會議的負(fù)面作用。
1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學(xué)家說過“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％?！比毡拘蕝f(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會?！痹谖覈?，領(lǐng)導(dǎo)人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。3．信息的重復(fù)、浪費。有些會只是層層傳達，復(fù)述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長文牘主義。4．滋長不正之風(fēng)。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：
你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？
會議申報與審批的形式有哪些？
口頭申報、書面申報、會議申報。
會議申報應(yīng)遵循什么原則？
精簡從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。指導(dǎo)會務(wù)工作的原則有哪些？
1、準(zhǔn)備充分；
2、組織嚴(yán)密；
3、服務(wù)周到；
4、確保安全。會議成本意識
開會時要耗費經(jīng)費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2abt 式中 a —與會者平均工資的3倍（以小時計）;b —參加會議的人數(shù);t —會議的時間（以小時為單位）。
a為與會者平均工資的3倍是因為勞動產(chǎn)值遠(yuǎn)比工資高，乘以2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費。會議秘書工作的基本任務(wù) 1，組織的工作
主要包括：(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；
(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調(diào)；(9)會場其他組織和管理；
(10)會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結(jié)束收尾工作。2．文書工作
主要包括：
(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作
主要包括：
(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務(wù)管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；(5)與會人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作
主要包括：
(1)會議的保密工作；(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。
從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。
會務(wù)工作的具體內(nèi)容
會務(wù)工作流程圖
會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機構(gòu)→ 明確會議所需設(shè)備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準(zhǔn)備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費預(yù)算方案 →布置會場 →會場檢查
會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作
會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀(jì)要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結(jié)
一、確定會議籌備方案（大中型）
議題確定后，秘書人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經(jīng)費預(yù)算等項目。具體如下：
（一）、確定會議主題和議題。
（二）確定會議名稱。
（三）、確定會議議程。
（四）、確定會議的時間和日期。
（五）、確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要
（六）、確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作(七)確定會議經(jīng)費預(yù)算。
（八）、確定會議住宿和餐飲安排(九)大型會議還需確定籌備機構(gòu)與人員分工。會議籌備方案示例如下：
可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會
(籌備方案)
一、會議主題
為了增強本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。
二、會議的時間、地點
擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。
三、參加會議人員
公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人?？傆?0人。會議議程
會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：
(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報告。(2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：
(1)分組討論。(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報告。
五、會議議題：
(1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。(3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。
六、會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：
準(zhǔn)備會議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺秘書負(fù)責(zé)。
七、會議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。(1)總經(jīng)理的工作報告。
(2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。’(3)公司開展技術(shù)競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報告。
八、會議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會議通知。(2)會議日程表。
（一）怎樣確定會議主題與議題
會議主題是指關(guān)于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。
（二）怎樣確定會議名稱？
會議名稱要擬得妥當(dāng)，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內(nèi)容。有的會議名稱由單位、年度、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年(年度)總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內(nèi)容和會議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達。
有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會”。
（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格
確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。
同時 本著精簡效能的原則。
會議的規(guī)模有大型、中型、小型。
會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。
（四）．確定會議時間和地點應(yīng)注意哪些問題？
1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。
2、確定會議時間應(yīng)考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人時間的適宜。在領(lǐng)導(dǎo)出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。
最后是會議時間限度。據(jù)心理學(xué)家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。
（會議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）
安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。
3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。
第一、應(yīng)根據(jù)不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。
專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。
小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應(yīng)考慮交通便利
會場位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會者方便前往。一般應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會者的工作地點均較近的地方。
第三、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應(yīng)考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。
第四、場地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時應(yīng)該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風(fēng)等。
第五、場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應(yīng)掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機。會場內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。
第六、應(yīng)考慮有無停車場所和安全設(shè)施問題。
第七、場地租借的費用必須合理。
（五）、怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)
會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。秘書部門平時應(yīng)掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機關(guān)和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設(shè)有“組織組”負(fù)責(zé)考慮這些工作。
（五）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。
●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會前復(fù)印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。
●會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定 要明確具體，準(zhǔn)確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。
●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。
*先安排關(guān)鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。
●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應(yīng)控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。
●如遇幾個議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。
開幕式，上司和來賓致辭；
上司做報告；
分組討論；
●大會發(fā)言；
參觀或其他活動；
會議總結(jié)，宣讀決議； ●閉幕式。
(4)會議議程與日程的樣式示例。
●會議議程示例。
英豪公司銷售團隊會議議程
公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。
1、宣布議程。
2、說明有關(guān)人員缺席情況。
3、宣讀并通過上次會議的記錄。
4、通信聯(lián)系情況。
5、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。6．銷售一部關(guān)于團隊溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標(biāo)
（六）、印發(fā)會議通知
發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。
發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務(wù)會議的通知，宜用印制精美、設(shè)計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。
（七）、確定會議所需用品和設(shè)備
（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。
（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。
檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時開機預(yù)熱或預(yù)冷。檢查好燈光、擴音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。
如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。在每人座位前擺放紙筆。
多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設(shè)備等。
如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。
會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務(wù)。
如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。
上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行整改。
（八）、建立會議組織機構(gòu)
會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。
（九）、確定與會人員名單
出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。
1．會議經(jīng)費的主要內(nèi)容
*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。
*郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡(luò)等費用；若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費用也應(yīng)計算在內(nèi)。
*會議設(shè)備和用品費：如各種會議設(shè)備的購置和租用費。
*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項。
*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔(dān)一部分。
*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應(yīng)列入預(yù)算。*其他開支：包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。2．審核時要逐項細(xì)審
要讓起草人員將部分費用的細(xì)目表一并承上。如計算設(shè)備租用費時，應(yīng)了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。
對經(jīng)費的把關(guān)，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質(zhì)量。
例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費預(yù)算
公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預(yù)計200人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費提出預(yù)算。
一、場地租用費
金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。
二、攝像設(shè)備租用費
擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。
三、聘請專家咨詢費
擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。
四、宴請費用
10人一桌，每桌標(biāo)準(zhǔn)2000元，共計40000元。
五、交通費用 租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。
六、會議用品費
資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。
七、紀(jì)念品
到會記者預(yù)計50人，每人一份紀(jì)念品價值500元，共計25000元。此次會議經(jīng)費總計10萬元。此預(yù)算提交總經(jīng)理辦公會審查批準(zhǔn)。
會議籌備小組
2003年1月5日
十、進行全面的會前檢查
會前檢查是落實各項會議準(zhǔn)備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復(fù)檢查。會前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位等。
會前檢查包括每個細(xì)節(jié)都不能放過。就拿會議設(shè)備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機器可以及時更換；主持會議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置，秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案
某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下：
1．會議名稱：“2002xx服裝集團夏季時裝秀”。
2．參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。3．會議主持人： xx集團公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。
5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。時裝表演。
展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。
6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。
8．會場布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識，上方掛展示會標(biāo)題橫幅。搭設(shè)t型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀(jì)念品(每人發(fā)x x服裝集團生產(chǎn)的t恤衫1件)10．會務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：
從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應(yīng)該是科學(xué)、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗，認(rèn)真細(xì)致地做好。
小李的方案還有一些需要改進的地方：
1．會議名稱不能使用口語，應(yīng)該用正規(guī)的書面語?！皶r裝秀”應(yīng)改為“時裝展示會”。
2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應(yīng)請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。
3．會議地點不應(yīng)設(shè)在x x服裝集團內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應(yīng)該改設(shè)在來賓住宿的花園酒店大會議廳。
4．會議用品中沒提及應(yīng)該準(zhǔn)備的用于展示的新款時裝樣品。
會見與會談
一、會見、會談的含義 會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會見。政治性會見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。
會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會商。
二、會見、會談的區(qū)別
1、內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強，會談的內(nèi)容經(jīng)濟性、利益性較強；另外，爭議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。
2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。
三、秘書安排會見工作的具體操作 了解意圖
準(zhǔn)備資料
確定參加人員
確定時間和地點
會見座次安排
場所布置
迎送工作
四、秘書安排會談工作的具體操作
1、了解意圖 2．準(zhǔn)備資料 3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件
技能訓(xùn)練
【訓(xùn)練目標(biāo)】 通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。
一、案例分析 案例：
一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?
二、問題討論
1．怎樣做好會見的準(zhǔn)備工作? 2．會見與會談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準(zhǔn)備工作?
一、關(guān)于會議主席臺座次的安排 根據(jù)中辦掌握的原則：當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為單數(shù)時，1號首長居中，2號首長排在1號首長左邊，3號首長排右邊，其他依次排列；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為雙數(shù)時，1號首長、2號首長同時居中，1號首長排在居中座位的右邊，2號首長排左邊，其他依次排列。
二、關(guān)于宴席座次的安排 宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。
三、關(guān)于簽字儀式的座次安排 簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一 般對等，按主客左右排列。
四、關(guān)于乘車的座次安排 小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為雙數(shù)時，1號首長、2號首長同時居中，1號首長排在居中座位的右邊，2號首長排左邊，其他依次排列。應(yīng)當(dāng)是1號首長排在居中座位的左邊，2號首長排右邊，其他依次排列
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