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采購管理規(guī)程篇一
管理規(guī)范(試行)》的通知
為了全面貫徹落實《國家人口和計劃生育委員會關(guān)于深化計劃生育藥具工作改革的意見》(國人口發(fā)[2005]19號)和《全國計劃生育藥具免費供應(yīng)管理工作改革實施方案》(人口廳發(fā)[2005]86號)精神，根據(jù)《計劃生育藥具工作管理辦法(試行)》(國家人口和計劃生育委員會張維慶主任第10號令)，國家人口計生委藥具發(fā)展中心制定《全國計劃生育藥具業(yè)務(wù)管理規(guī)范(試行)》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，希望各級人口計劃生育藥具管理站認真執(zhí)行，并結(jié)合本地實際情況制定實施細則。
一、基本原則
以“三個代表”重要思想和科學發(fā)展觀為指導(dǎo)，以滿足廣大人民群眾對避孕節(jié)育、生殖健康的需求為宗旨，規(guī)范計劃生育藥具免費供應(yīng)的計劃、統(tǒng)計、倉儲、調(diào)撥、物資核算和信息系統(tǒng)技術(shù)管理工作，形成標準統(tǒng)一、程序規(guī)范、運轉(zhuǎn)科學、供應(yīng)快捷、滿足需求、減少浪費、廉潔高效的運行機制，提高藥具免費供應(yīng)工作的管理效率和水平。
二、適用范圍
1．在《計劃生育避孕藥具政府采購目錄》范圍內(nèi)的全 國計劃生育藥具和國家?guī)齑嫘滦陀媱澤幘叩挠嗁徲媱澗幹?、調(diào)整、匯總及統(tǒng)計。
2．全國計劃生育藥具和國家?guī)齑嫘滦退幘叩膫}儲標準和管理規(guī)范。全國計劃生育藥具和國家?guī)齑嫘滦退幘叩暮贤{(diào)撥、免費調(diào)撥計劃編制及執(zhí)行程序。
3．主要包括國家、省、地、縣四級計劃生育藥具業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的技術(shù)管理。
三、基本要求
1．嚴格執(zhí)行藥具免費供應(yīng)計劃和各項藥具業(yè)務(wù)管理規(guī)范。
2．各地要制定配套的藥具業(yè)務(wù)管理實施細則。3．如有超出本規(guī)范的事項和問題，須書面報告和請示國家人口計生委藥具發(fā)展中心。
4．本管理規(guī)范自2007年1月1日起執(zhí)行。計劃生育藥具業(yè)務(wù)管理規(guī)范
第一章計劃生育藥具計劃、統(tǒng)計管理規(guī)范 第一條 計劃編制原則
(一)合同藥具計劃：實事求是、科學合理、自下而上、滿足需求。
(二)國家?guī)齑嫘滦退幘哂媱潱赫{(diào)劑供應(yīng)、推廣應(yīng)用、擇優(yōu)編制、符合實際。
第二條 需求計劃編制依據(jù)(一)合同藥具計劃
1、《計劃生育避孕藥具政府采購目錄》(以下簡稱《目錄》)中的品種與價格。
2、采購經(jīng)費。
3、政府采購評審結(jié)果。
4、上年訂購量、實際執(zhí)行量，當年期初庫存量、需求預(yù)測量。
5、年〃人份標準使用量、庫存標準周轉(zhuǎn)量(見本章附件1.2)。
6、已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。(二)國家?guī)齑嫘滦退幘哂媱?/p>
1、《目錄》范圍之外、具有推廣應(yīng)用價值的產(chǎn)品。
2、采購經(jīng)費。
3、資質(zhì)審查和審批結(jié)果。
4、上年訂購量和實際執(zhí)行量，當年期初庫存量、預(yù)測需求量。
5、已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。第三條 訂購計劃編制程序(一)合同藥具計劃
1、每年第3—4季度，經(jīng)國家人口和計劃生育委員會(以下簡稱國家人口計生委)批準，國家人口計生委藥具發(fā)展中心(以下簡稱藥具中心)下達編制計劃生育藥具需求計劃通知。地方以鄉(xiāng)級為起報點，編制本省(區(qū)、市)計劃生育藥具需求計劃，報藥具中心進行審核和匯總。
2、各級藥具管理機構(gòu)負責編制本區(qū)域計劃生育藥具需求計劃，經(jīng)同級人口計生委(局)審批后，報上級藥具管理機構(gòu)。
3、藥具中心組織藥具政府采購評審會。根據(jù)評審結(jié)果和地方需求計劃，編制全國計劃生育藥具訂購計劃，報國家人口計生委審批后，下達全國計劃生育藥具訂購計劃。
4、藥具中心組織計劃生育藥具訂貨會，供需雙方簽訂合同。
5．各省級藥具管理機構(gòu)按照國家人口計生委批復(fù)的計劃生育藥具訂購計劃和本區(qū)域各地(市)上報的計劃生 育藥具需求計劃，編制本地分配計劃，報同級人口計生委審批。
(二)國家?guī)齑嫘滦退幘哂媱?/p>
1、藥具中心編制國家?guī)齑嫘滦退幘咝枨笥媱潯?/p>
2、報國家人口計生委審批。
第四條 業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表(一)報表要求
1、實事求是、認真負責地填報、審核和匯總各級、各類統(tǒng)計報表，做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、條理清晰、邏輯合理、報送及時，撰寫報表分析報告，不得虛報、瞞報、漏報、變更內(nèi)容及表格樣式。嚴格遵守統(tǒng)計管理規(guī)定，妥善保管統(tǒng)計檔案。
2、《全國計劃生育藥具購調(diào)存統(tǒng)計報表》為年報。(1)省級藥具管理機構(gòu)報送藥具中心的報表：《全省(區(qū)、市)計劃生育避孕藥具購調(diào)存數(shù)量匯總表》(表1)、《省(區(qū)、市)本級計劃生育避孕藥具購調(diào)存數(shù)量統(tǒng)計表》(表1—1)、《地(市)級計劃生育避孕藥具購調(diào)存數(shù)量匯總表》(表1—2)；
(2)地級藥具管理機構(gòu)報送省級藥具管理機構(gòu)的報表：《地(市)級計劃生育避孕藥具購調(diào)存數(shù)量匯總表》(表2)、《地本級計劃生育避孕藥具購調(diào)存數(shù)量統(tǒng)計表》(表2—1)、《縣(區(qū))級計劃生育避孕藥具購調(diào)存數(shù)量統(tǒng)計表》(表2— 2)；
(3)縣級藥具管理或技術(shù)服務(wù)機構(gòu)報送地級藥具管理機構(gòu)的報表：《縣(區(qū))級計劃生育避孕藥具購調(diào)存數(shù)量統(tǒng)計表》(表3)；
(4)縣級以下的藥具報表，由省級藥具管理機構(gòu)統(tǒng)一 制定。
3．合同藥具統(tǒng)計報表用網(wǎng)絡(luò)和紙介質(zhì)報表報送，國家?guī)齑嫘滦退幘呓y(tǒng)計報表報送紙介質(zhì)報表。(二)報送程序
1．每年2月15日之前，省級藥具管理機構(gòu)，組織本區(qū)域各級藥具機構(gòu)填報、匯總上一的各類統(tǒng)計報表，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核蓋章后，報藥具中心。
2、每年2月底之前，藥具中心對報表進行審核、匯總和通報，同時報國家人口計生委備案。
3、每年3月底前，各級藥具管理機構(gòu)要將各類統(tǒng)計報表整理、立卷、歸檔。
附件：1．各級藥具庫存周轉(zhuǎn)量標準：
省(區(qū)、市)級0—4月；
地(市)級3—6月；
縣(區(qū))級1—4月；
鄉(xiāng)(鎮(zhèn))級1—2月；
村(居)級：0—1月。(注：交通不便地區(qū)，可適當增加庫存周轉(zhuǎn)量標)
2、藥具年〃人份標準使用量：
短效藥：22片*1 3板／人〃年
速效藥：1 5片*2板／人〃年
外用藥：1 20—1 50粒(張)--x-／人〃年
避孕套：1 20—1 50只／人〃年
(注：流動人口密集的地區(qū)，避孕套可按實際需求訂購)第二章計劃生育藥具調(diào)撥倉儲管理規(guī)范 第一條 調(diào)撥倉儲原則
(一)嚴格計劃、滿足需求、加快調(diào)撥、及時供給。(二)規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、加強監(jiān)督、避免浪費。(三)安全儲存、科學養(yǎng)護、保證質(zhì)量、降低損耗。
第二條 調(diào)撥倉儲要求
(一)合同藥具調(diào)撥主要依據(jù)各地藥具訂購計劃和簽定合同時與供貨單位約定的條款。各省級藥具管理機構(gòu)定期檢查，按季度收集和匯總?cè)?區(qū)、市)合同藥具調(diào)撥和執(zhí)行情況，藥具中心將不定期抽查。
(二)國家?guī)齑婧褪?區(qū)、市)本級庫存藥具作為儲備，主要用于救災(zāi)、調(diào)劑、補充計劃不足等免費調(diào)撥。國家?guī)齑嫘滦退幘咧饕鳛楦咝滤幘弋a(chǎn)品宣傳推廣應(yīng)用的免費調(diào)撥。省(區(qū)、市)本級庫存藥具自行安排免調(diào)周期，國家?guī)齑婧托滦退幘呙庹{(diào)周期為1—2月、零星免調(diào)隨時進行。．(三)各級藥具庫房的面積必須滿足藥具庫存最大周轉(zhuǎn)量的需要，逐步達到標準(見本章附件)。庫房(室)要配備恒溫、除濕、測量溫濕度、防火、防爆、通訊工具、運輸工具等基本設(shè)備，縣(市、區(qū))級以上(含縣級)要逐步實現(xiàn)計算機信息網(wǎng)絡(luò)化管理。
(四)在庫藥具要嚴格執(zhí)行《計劃生育藥具質(zhì)量管理辦法》。建立藥具庫存明細帳、庫存卡，出入庫藥具要求質(zhì)量完好、數(shù)量準確、手續(xù)齊全。計劃員、庫管員、財務(wù)人員要進行定期盤點，賬卡物相符，并對盤盈、盤虧情況做出書面說明。發(fā)現(xiàn)問題及時報告上級主管部門，并進行妥善處理。第三條 調(diào)撥倉儲程序(一)出入庫程序
1、各級庫管員接到到貨通知后，憑供貨單位出庫單，核對無誤后于24小時內(nèi)完成驗收和入庫，計劃員和庫管員應(yīng)及時登記入帳。驗收不合格的藥具，不得辦理入庫手續(xù)，并及時通知主管領(lǐng)導(dǎo)進行處理。
2、各級庫管員和計劃員根據(jù)出庫單，按照“先進先出、近失效期先出”的批號管理原則，準確配貨、保質(zhì)保量、及時發(fā)運，并做好記錄。(二)調(diào)撥程序
1、合同藥具
(1)各單位在簽訂合同時與供貨單位商定生產(chǎn)、發(fā)貨時 間和地點，并做好備注，或者按照電話預(yù)約發(fā)貨；(2)各單位需貨時提前1—2月通知供貨單位組織生產(chǎn)或供貨，供貨單位發(fā)貨時應(yīng)提前通知省(區(qū)、市)級藥具管理機構(gòu)和收貨單位；
(3)由生產(chǎn)企業(yè)和藥具供應(yīng)站調(diào)運的合同內(nèi)避孕藥，按照需求方的要求，直接調(diào)運到省(區(qū)、市)或地(市)或縣(區(qū))；(4)地(市)或縣(區(qū))收貨單位及時將回執(zhí)(或入庫單)寄往省級藥具管理機構(gòu)，作為付款依據(jù)。
2、國家、省級庫存藥具和國家?guī)齑嫘滦退幘?1)省級單位根據(jù)實際需求提出國家?guī)齑婕靶滦退幘呙庹{(diào)申請報告(報告單樣見附件)，省級單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章后，逐級上報藥具中心；省級以下的單位需要庫存藥具免調(diào)時，先提出藥具免調(diào)申請報告，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章后，逐級上報省級匯總；
(2)藥具中心或省級藥具管理機構(gòu)可根據(jù)需求，直接擬定藥具免調(diào)分配計劃，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章后執(zhí)行；(3)藥具中心或省級藥具管理機構(gòu)審核下級的藥具免調(diào)申請，參考本級庫存藥具可供調(diào)撥數(shù)量和當年免費調(diào)撥執(zhí)行情況，審批免調(diào)藥具計劃后進行調(diào)撥，年終匯總后報同級人口計生委備案；
(4)藥具中心或省級藥具管理機構(gòu)逐級下達免調(diào)計劃，免費調(diào)撥計劃匯總表一式二份，本單位的計劃(或業(yè)務(wù))部、財務(wù)部各一份。免調(diào)計劃分割表應(yīng)隨免調(diào)通知或函，分別印發(fā)給各有關(guān)單位、藥具供應(yīng)站及生產(chǎn)企業(yè)；
(5)各相關(guān)生產(chǎn)企業(yè)和藥具供應(yīng)站接到免調(diào)計劃通知后，再組織藥具的生產(chǎn)和入庫，不得擅自組織藥具的生產(chǎn)和入庫。其中，相關(guān)避孕藥品由藥具供應(yīng)站組織檢驗、儲存和調(diào)運，直調(diào)藥具由生產(chǎn)企業(yè)組織檢驗、儲存和調(diào)運；(6)免調(diào)執(zhí)行完畢，由相關(guān)直調(diào)企業(yè)、藥具供應(yīng)站及 時收集收貨回執(zhí)，并寄送藥具中心或省(區(qū)、市)級藥具管理機構(gòu)，作為付款和核實免調(diào)執(zhí)行情況的依據(jù)。
3、全軍、武警、西藏的藥具合同調(diào)撥
藥具中心嚴格按照全軍、武警、西藏的藥具訂購計劃、發(fā)貨要求和調(diào)撥管理原則，協(xié)調(diào)相關(guān)生產(chǎn)企業(yè)和藥具供應(yīng)站，及時組織生產(chǎn)、發(fā)貨、入庫、驗收、儲存和調(diào)運。
附件：
各級藥具庫房面積的參考標準：
省(區(qū)、市)級藥具專用庫房面積為300—5 00平方米；
地(市)級藥具管理機構(gòu)藥具專用庫房面積為200—400平方米(5 00萬人口以上為400平方米，500萬人口以下為200平方米)；
縣(市、區(qū))級藥具專用庫房面積為1 00—1 50平方米(100萬人口以上為1 50平方米，1 00萬人口以下為100平方米)； 鄉(xiāng)(鎮(zhèn)、街道)級藥具專用室面積為10一20平方米(或2個藥具柜)；
村(社區(qū)居委會)設(shè)1個藥具專用柜(箱)。
(注：特殊地區(qū)可根據(jù)當?shù)乜側(cè)丝跀?shù)和自身條件設(shè)定標準。)第三章 計劃生育藥具信息系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)范
第一條 基本原則
(一)建立安全防范管理措施，律，確保系統(tǒng)管理的安全性。
(二)建立系統(tǒng)運行管理制度，準，提高系統(tǒng)管理的科學性。
(三)建立技術(shù)系統(tǒng)監(jiān)管體系，度，確保業(yè)務(wù)運行暢通快捷。
第二條工作職責
嚴格信息數(shù)據(jù)保密紀 規(guī)范業(yè)務(wù)操作程序標 強化系統(tǒng)技術(shù)保障力
(一)建立藥具信息系統(tǒng)技術(shù)管理制度，明確權(quán)利、責任、任務(wù)。各藥具管理機構(gòu)需配備系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)操作員，作為信息系統(tǒng)的主要使用人員，單位主要領(lǐng)導(dǎo)作為系統(tǒng)管理主要責任人。
(二)信息系統(tǒng)使用人員
1、系統(tǒng)監(jiān)管員，即藥具發(fā)展中心和省(市)級藥具部門的領(lǐng)導(dǎo)，審批本級及下級系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)操作員的運行權(quán)限，監(jiān)管本地的藥具管理業(yè)務(wù)，保證系統(tǒng)的運行環(huán)境。
2、系統(tǒng)管理員，即經(jīng)系統(tǒng)監(jiān)管員授權(quán)的藥具發(fā)展中心與省(地)級藥具管理機構(gòu)有關(guān)人員，負責監(jiān)控系統(tǒng)運行狀態(tài)，為維護系統(tǒng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、保障系統(tǒng)安全運行提供技術(shù)支持，指導(dǎo)和監(jiān)督信息技術(shù)工作。
3、系統(tǒng)操作員，即各藥具管理機構(gòu)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員。藥具發(fā)展中心系統(tǒng)操作員負責監(jiān)管全國各管理站業(yè)務(wù)運行情況；省、地、縣級系統(tǒng)操作員負責監(jiān)管、維護本站業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)運行和具體業(yè)務(wù)操作。
第三條 系統(tǒng)管理制度
(一)采取嚴密的安全措施防止無關(guān)用戶進入系統(tǒng)。(二)操作人員設(shè)立互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴禁操作人員泄露自己的操作口令。
(三)各崗位操作權(quán)限要嚴格按崗位職責設(shè)置，應(yīng)定期核查操作員的權(quán)限。
第四條 安全管理制度
(一)制定系統(tǒng)技術(shù)安全管理制度，建立安全防范設(shè)施和安全保障機制，以有效降低系統(tǒng)風險和操作風險，預(yù)防計算機犯罪。
(二)廣泛開展計算機系統(tǒng)安全教育，定期或不定期進行 計算機系統(tǒng)安全檢查，保證計算機系統(tǒng)安全運行。(三)建立系統(tǒng)病毒防范制度
1、各藥具管理機構(gòu)指定專人負責計算機病毒防范工作，定期進行病毒檢測，發(fā)現(xiàn)病毒立即處理并報告。
2、新系統(tǒng)安裝前應(yīng)進行病毒例行檢測。
3、經(jīng)遠程通信傳送的程序或數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過檢測確認無病毒后方可使用。
4、禁止運行未經(jīng)單位審核批準的軟件。
5、采用國家許可的正版防病毒軟件并及時更新軟件版本。
第五條 網(wǎng)絡(luò)管理制度
(一)藥具管理機構(gòu)上互聯(lián)網(wǎng)必須使用當?shù)仉娦呕蚓W(wǎng)通部門的adsl接人方式。
(二)登錄信息系統(tǒng)的計算機必須采用與藥具管理虛擬專網(wǎng)兼容的vpn硬件或軟件產(chǎn)品。
(三)局域網(wǎng)要采用必要的安全防護設(shè)施，同時保證與藥具管理虛擬專網(wǎng)兼容。
第六條 設(shè)備管理制度
(一)各級計劃生育藥具管理機構(gòu)或部門負責信息網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)備的管理和維護。
(二)不定期檢查設(shè)備運行狀況，定期進行專業(yè)設(shè)備維護。
(三)未經(jīng)有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)批準，不得擅自拆、修設(shè)備。
采購管理規(guī)程篇二
菏澤市卓越皮業(yè)有限公司 采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部管理規(guī)程
（討論稿）
2016.3.25
菏澤市卓越皮業(yè)有限公司
采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部管理規(guī)程（討論稿）
為保障公司合理采購，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要、規(guī)范采購行為、防范采購風險，制定本規(guī)程。
第一章
總則
第一條 本規(guī)范所稱采購，是指購買貨物（或接受勞務(wù)）及支付款項等相關(guān)活動。包括采購預(yù)算、請購審批、供應(yīng)商評價、采購招標、物品驗收、付款審批、預(yù)付款管理、采購?fù)素浀纫幌盗谢顒印?/p>
第二條 公司采購業(yè)務(wù)至少應(yīng)當關(guān)注下列風險：
（一）采購計劃審批不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準確，造成庫存積壓或短缺，可能導(dǎo)致公司生產(chǎn)停滯或資源浪費。
（二）供應(yīng)商選擇不當，采購方式不合理、招投標或定價機制不科學、授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。
（三）沒有將不相容的職務(wù)崗位分離，可能導(dǎo)致失去制約和監(jiān)管，容易發(fā)生有意或無意的錯誤。
第三條 公司應(yīng)當結(jié)合實際情況，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌審批采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，建立價格監(jiān)管機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效措施，確保物資采購能夠滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。
第二章 采購管理一般要求及相關(guān)業(yè)務(wù)流程
第四條 為避免多頭采購和分散采購，提高采購業(yè)務(wù)效率，降低采購成本，堵塞管理漏洞，公司的采購業(yè)務(wù)集中由供應(yīng)部負責。重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，須組織相關(guān)專家論證，實行集體決策和審批。
第五條 公司根據(jù)年度經(jīng)營目標，編制年度采購預(yù)算。對預(yù)算采購項目，各需求部門應(yīng)當嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，必須履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審核、審批權(quán)限的部門或人員審批后，再履行辦理請購手續(xù)。
（★）采購預(yù)算業(yè)務(wù)流程
1.各生產(chǎn)單位根據(jù)年度生產(chǎn)目標預(yù)測生產(chǎn)計劃，據(jù)此編制《年度物資需求計劃》和本部門《采購預(yù)算》；倉儲部根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和生產(chǎn)用料計劃編制倉儲《采購預(yù)算》；行政各部根據(jù)實際需求編制各自的《采購預(yù)算》。
2.供應(yīng)部負責匯總，整理各部門提交的采購預(yù)算。
3.財務(wù)部對供應(yīng)部提交的匯總采購預(yù)算資料進行審核，并根據(jù)上年度材料單價、當年度匯率、利率等各項預(yù)算基準，編制公司《年度采購預(yù)算表》，財務(wù)部經(jīng)理簽字確認后報財務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批后嚴格執(zhí)行。
4.各請購部門根據(jù)實際需求提出貨物采購申請，供應(yīng)部根據(jù)市場價格填報采購金額，并依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定以及生產(chǎn)需求情況判斷采購申請是否合理，如果采購申請合理，則提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，不合理則退回請購部門。
5.采購預(yù)算調(diào)整的原因有預(yù)算外采購和超預(yù)算采購兩種情況。由于市場環(huán)境
變化可能引起采購物資價格上漲，導(dǎo)致實際采購金額超出采購預(yù)算；生產(chǎn)突發(fā)事件也可能導(dǎo)致采購預(yù)算外支出，所以發(fā)生預(yù)算外采購和超預(yù)算采購時，供應(yīng)部應(yīng)提出《采購預(yù)算調(diào)整申請》追加采購預(yù)算。
6.財務(wù)部接到供應(yīng)部的預(yù)算調(diào)整申請后，根據(jù)實際情況并參照公司的相關(guān)規(guī)定，編制《采購預(yù)算調(diào)整方案》，提交財務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批。
7.需要完善的相關(guān)規(guī)范性制度 ①《采購預(yù)算管理制度》 ②《采購申請制度》 ③《請購審批制度》 8.責任部門：供應(yīng)部、財務(wù)部
9.責任人：總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、財務(wù)經(jīng)理、供應(yīng)部經(jīng)理、采購專員。
第六條 公司建立《采購申請制度》，依據(jù)購買物資和接受勞務(wù)的類型，確定歸屬管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。供應(yīng)部對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統(tǒng)籌安排公司的采購計劃。
具有請購權(quán)的部門對預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)首先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。
（★）請購與審批業(yè)務(wù)流程
1.生產(chǎn)部、倉儲部、實驗室（研發(fā)部）和行政各部等物資需求部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定及實際需求提報采購申請。
2.各部門請購人員根據(jù)庫存基準量、用料預(yù)算填寫《采購申請單》，列明請購物資的名稱、數(shù)量、需求日期、質(zhì)量要求以及預(yù)算金額等內(nèi)容。
3.供應(yīng)部在核查采購物資庫存情況的基礎(chǔ)上，檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量。
4.如果采購專員認為采購申請合理，則根據(jù)所掌握的市場價格在《采購申請單》上填寫采購金額后呈報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.采購事項在預(yù)算范圍之內(nèi)的，供應(yīng)部按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理采購審批手續(xù)。
6.采購事項在預(yù)算范圍之外的，應(yīng)按照《采購預(yù)算》管理程序，編制《采購預(yù)算調(diào)整方案》，供應(yīng)部經(jīng)理、財務(wù)部、財務(wù)總監(jiān)逐級審批，最終由總經(jīng)理審批。
7.采購事項在采購預(yù)算之內(nèi)，但實際采購金額超出預(yù)算范圍的，經(jīng)供應(yīng)部經(jīng)理、財務(wù)部、財務(wù)總監(jiān)審核后，總經(jīng)理審批。
8.采購專員按照審批后的《采購申請單》進行采購。9.需要完善的相關(guān)規(guī)范性制度： ①《采購申請制度》 ②《請購審批制度》
10.責任部門：公司各請購部門
11.責任人：總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、供應(yīng)部經(jīng)理、采購專員
第七條 公司要建立科學的供應(yīng)商評估和準入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。建立供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，對供應(yīng)商提供貨物或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件、資信及經(jīng)營狀況等進行實時動態(tài)管理和綜合評估。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行合理選擇和調(diào)整，必要時，公司可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機構(gòu)對供應(yīng)商進行資信調(diào)查。
（★）供應(yīng)商評選的業(yè)務(wù)流程
1.供應(yīng)部通過各種途徑收集、整理供應(yīng)商信息。主要內(nèi)容要包括供應(yīng)商信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力等方面的信息，對新的供應(yīng)商要以面談、調(diào)查問卷等方式對供應(yīng)商進行調(diào)查。
2.供應(yīng)部和使用部門依據(jù)收集到的供應(yīng)商信息，參照公司《比質(zhì)比價采購制度》等相關(guān)文件，對供應(yīng)商進行比質(zhì)比價分析。
3.供應(yīng)部根據(jù)比質(zhì)比價分析結(jié)果，參照《供應(yīng)商選定標準》，提出《候選供應(yīng)商名單》報供應(yīng)部經(jīng)理審批。
4.供應(yīng)部通過采購物資分類，組織請購部門進行評審。
5.評審后，供應(yīng)部匯總評審結(jié)果，編寫《評審報告》，擬定供應(yīng)商等級排序名單，報供應(yīng)部經(jīng)理審批。
6.供應(yīng)部根據(jù)供應(yīng)部經(jīng)理審核結(jié)果，確定《供應(yīng)商名單》，并報供應(yīng)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。
7.需要完善的相關(guān)規(guī)范性制度 ①《采購管理制度》 ②《供應(yīng)商選定標準》 ③《供應(yīng)商評價制度》 ④《比質(zhì)比價采購制度》 8.責任部門：供應(yīng)部、各請購部門
9.責任人：總經(jīng)理、供應(yīng)部經(jīng)理、采購專員
第八條 公司根據(jù)市場情況和采購計劃合理選擇采購方式。大宗采購需要用招標方式，合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規(guī)則；一般物資或勞務(wù)等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物資或勞務(wù)的采購可采用直接購買的方式。
（★）采購招標業(yè)務(wù)流程
1.對需要進行招標的采購業(yè)務(wù)，供應(yīng)部征詢物資需求部門意見，準備招標文件。
2.供應(yīng)部編制《采購招標書》報供應(yīng)部經(jīng)理審批。
3.供應(yīng)部發(fā)布招標廣告，說明招標方式，招標項目的名稱、用途、規(guī)格、質(zhì)量要求及數(shù)量或規(guī)模，履行合同的期限與地點、投標保證金、投標截止時間及投標書投遞地點、開標的時間與地點、對投標單位的資質(zhì)要求以及其他必要內(nèi)容。
4.供應(yīng)部收到供應(yīng)商的資格審查文件后，對供應(yīng)商資質(zhì)、信譽等方面進行審查。
5.供應(yīng)部通過審查供應(yīng)商各方面指標，確定符合要求的供應(yīng)商。6.供應(yīng)部向合格的供應(yīng)商發(fā)售標書，供應(yīng)商填寫完畢后遞交供應(yīng)部。7.供應(yīng)部對供應(yīng)商的標書進行初步審核，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商，報供應(yīng)部經(jīng)理。
8.供應(yīng)部經(jīng)理組織需求部門、技術(shù)、財務(wù)部門等相關(guān)人員或?qū)＜覍Y選通過的投標書進行論證，選出最終的中標單位。
9.最終中標者經(jīng)總經(jīng)理簽字確認后，由供應(yīng)部宣布中標單位。10.供應(yīng)部經(jīng)理代表公司與中標單位簽訂《采購合同》。11.需要完善的相關(guān)規(guī)范性制度
①《采購管理制度》 ②《采購招標管理制度》 12.責任部門：供應(yīng)部、請購部門
13.責任人：總經(jīng)理、供應(yīng)部經(jīng)理、采購專員
第九條 公司要逐步建立和完善采購物資的議價定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、談判采購、詢價采購、比價采購等多種方式合理確定采購價格，最大限度的減少市場變化對公司采購價格的影響。
大宗采購等采用招標方式確定采購價格，其他物資或勞務(wù)的采購，可根據(jù)市場行情制定最高采購限價，并對最高限價適時調(diào)整。
建立價格檔案和價格評價體系。供應(yīng)部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物資的報價，應(yīng)首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則需要作出詳細說明。對重點、大宗材料價格要建立價格評價體系，由公司有關(guān)部門組成價格評價組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價格信息，分析評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。
第十條 公司根據(jù)確定的供應(yīng)商，采購方式、采購數(shù)量、采購價格、質(zhì)量標準、采購費用等情況擬定采購合同。采購合同必須準確描述各項條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責任，按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購合同。各類采購合同、資料，供應(yīng)部負責整理歸檔。
第十一條 公司建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構(gòu)和驗收人員對采購項目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相
關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明。涉及大宗和新特物資采購，必要時可委托專業(yè)測試。
驗收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，負責驗收的機構(gòu)和人員應(yīng)當立即向負責采購的機構(gòu)報告，采購機構(gòu)應(yīng)當查明原因并及時處理。
（★）采購驗收業(yè)務(wù)流程
1.根據(jù)采購合同約定，供應(yīng)商按時發(fā)貨、采購專員接到供應(yīng)商的《發(fā)貨通知單》后，通知倉儲部或請購部門準備接收貨物。
2.倉儲部（或請購部門）依據(jù)合同訂單對供應(yīng)商隨貨同行的《送貨單》認真進行貨物品種、規(guī)格、數(shù)量的核對查實。
3.清點核對如不存在問題，采購專員組織質(zhì)檢部和使用部門對貨物進行質(zhì)量檢驗（必要時，可委托專門檢測結(jié)構(gòu)檢測），看是否符合合同訂單以及生產(chǎn)工藝技術(shù)要求等，質(zhì)量檢驗完畢后，質(zhì)檢部或委托機構(gòu)應(yīng)出具《質(zhì)量檢驗報告》，送交供應(yīng)部經(jīng)理審核。
4.清點核對如與《送貨單》不符，采購專員、倉儲部應(yīng)會同參與清點核對的供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員共同簽字確認，并報供應(yīng)部經(jīng)理審批，聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商及時解決。
5.若《質(zhì)量檢驗報告》顯示貨物質(zhì)量存在問題，采購專員應(yīng)依據(jù)合同、訂單規(guī)定提出具體解決辦法，報供應(yīng)部經(jīng)理審批后，聯(lián)系供應(yīng)商作退換貨處理。
6.《質(zhì)量檢驗報告》所購貨物不存在質(zhì)量問題，則由倉儲部門負責入庫，填寫《入庫單》，并與財務(wù)部協(xié)作進行賬務(wù)處理。
7.需要完善的相關(guān)規(guī)范性制度 ①《采購管理制度》 ②《采購驗收制度》
③《采購物資質(zhì)量檢驗報告制度》
8.責任部門：供應(yīng)部、財務(wù)部、使用部門、質(zhì)檢部
9.責任人：供應(yīng)部經(jīng)理、采購專員、質(zhì)檢部經(jīng)理、質(zhì)檢員、倉儲部、保管員
第十二條 加強物資采購供應(yīng)過程的管理，要依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程的異常情況，應(yīng)出具書面報告并及時提出解決方案。
供應(yīng)部應(yīng)當做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，實行全過程的采購登記制度，或進行信息化管理，確保采購過程的可追溯性。
第三章 付款管理的一般要求及相關(guān)業(yè)務(wù)流程
第十三條 公司要加強采購付款管理，完善付款流程，明確付款審核人員的責任和權(quán)力，嚴格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審核程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款。
在付款過程中，應(yīng)當嚴格審核采購發(fā)票的真實性、合法性與有效性，發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票，要查明原因及時報告處理。
公司重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況時，應(yīng)當拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失；選擇合理的付款方式，并嚴格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當帶來的資金風險。
（★）付款審批業(yè)務(wù)流程
1.采購專員定期匯總采購合同及采購訂單
2.采購專員對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量驗收入庫單等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審查，并核對合同執(zhí)行與付款情況。
3.采購專員依據(jù)采購發(fā)票、質(zhì)檢報告、入庫單等有關(guān)憑證，填寫《付款申請單》提交供應(yīng)部經(jīng)理審核，確保數(shù)據(jù)準確無誤。
4.財務(wù)部按照采購合同相關(guān)條款、發(fā)票等對供應(yīng)部經(jīng)理復(fù)核后的《付款申請單》進行審核后，提交總經(jīng)理審批。
5.財務(wù)部按照總經(jīng)理的審批意見，辦理付款。6.需要完善的相關(guān)規(guī)范性制度： ①《采購管理制度》 ②《付款審批權(quán)限的規(guī)定》 7.責任單位：供應(yīng)部、財務(wù)部
8.責任人：總經(jīng)理、供應(yīng)部經(jīng)理、采購專員、出納
第十四條 加強預(yù)付賬款和定金的管理。涉及大額或長期的預(yù)付款項，要定期進行跟蹤核查，綜合分析預(yù)付款的期限，占用款項的合理性及回收風險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款，要及時向財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理報告，及時采取措施。
（★）預(yù)付賬款審批業(yè)務(wù)流程
1.采購專員與選定的供應(yīng)商就采購方式、付款方式、采購項目、貨品價格等進行協(xié)商談判，雙方達成一致意見后，確定采購付款方式為預(yù)付款的，提交供應(yīng)部經(jīng)理和財務(wù)部審核后，總經(jīng)理審批。
2.供應(yīng)部經(jīng)理按總經(jīng)理批準后的意見，與客戶簽訂采購合同，詳細注明采購貨品的數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)指標、價格和交貨日期、交貨地點、運輸費用等內(nèi)容。
3.采購專員依照采購合同，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營的實際需求，簽發(fā)《采購訂單》。4.采購專員依據(jù)采購訂單，計算預(yù)付款金額，填寫《預(yù)付款申請單》交供應(yīng)
部經(jīng)理，財務(wù)部審核，總經(jīng)理審批。
5.財務(wù)部按照總經(jīng)理批準的《預(yù)付款申請單》將貨款劃入供應(yīng)商賬戶（或?qū)⑵睋?jù)背書交給供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員簽收），并對匯款或付款憑證入賬，同時告知采購專員。
6.采購專員接到供應(yīng)商發(fā)貨通知后，通知倉儲部門接受貨物。
7.倉儲部、質(zhì)檢部按照《采購驗收業(yè)務(wù)流程》執(zhí)行，清點核對和質(zhì)量檢測。8.經(jīng)過驗收確定貨品不存在數(shù)量、質(zhì)量問題后，采購專員應(yīng)向供應(yīng)商索取發(fā)票。
9.采購專員依據(jù)采購合同、購貨發(fā)票、質(zhì)檢單、入庫單，填寫《付款申請單》報請支付應(yīng)付的余額或結(jié)算預(yù)付賬款。
10.財務(wù)部接到總經(jīng)理審批后的《付款申請單》后，支付余額，并對發(fā)票和付款憑證做相應(yīng)的會計處理。
11.需要完善的相關(guān)規(guī)范性制度 ①《采購管理制度》
②《預(yù)付款和定金授權(quán)審批制度》 12.責任部門：供應(yīng)部、財務(wù)部
13.責任人：總經(jīng)理、供應(yīng)部經(jīng)理、采購專員、出納
第十五條 公司要建立退貨管理制度。對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，并在與供應(yīng)商簽訂的合同中明確退貨事項，及時收回所退貨物價款。涉及符合索賠條件的退貨應(yīng)在索賠期限內(nèi)辦理索賠。
（★）采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程
1.供應(yīng)部經(jīng)理組織相關(guān)人員編寫擬定《退貨管理制度》，明確退貨條件、退貨手續(xù)，貨物出庫的退貨款項回收等內(nèi)容，經(jīng)總經(jīng)理審批后嚴格執(zhí)行。
2.采購貨物在公司未支付貨款之前，在倉儲部門清點核對和質(zhì)監(jiān)部門質(zhì)量檢測中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量問題，采購專員按《采購驗收業(yè)務(wù)流程》提出解決方案，報總經(jīng)理審批后辦理退貨換貨等事項。
3.采購貨物在已付款或收到購物發(fā)票后，在倉儲部清點核對和質(zhì)監(jiān)部門質(zhì)量檢測中存在數(shù)量、質(zhì)量問題的，采購專員《退貨方案》報供應(yīng)部經(jīng)理和財務(wù)部審核，總經(jīng)理審批。
4.采購專員根據(jù)審批的《退貨方案》與供應(yīng)商協(xié)商，確定具體貨物退回、賠償事宜。
5.采購專員依據(jù)協(xié)商結(jié)果，通知倉儲部門退貨，并開具《退貨單》，通知供應(yīng)商接貨。
6.供應(yīng)商核對信息后，取回不合格貨物，根據(jù)協(xié)商結(jié)果，退回退貨款和賠償金額。
7.財務(wù)部查收供應(yīng)商的退款及賠償金額，同時告知采購專員。
8.財務(wù)部依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，對退貨款項進行賬務(wù)處理，對購貨發(fā)票依稅收法規(guī)辦理。
9.需要完善的相關(guān)規(guī)范性制度 ①《采購管理制度》 ②《采購?fù)素浌芾碇贫取?/p>
10.責任部門：供應(yīng)部、倉儲部、財務(wù)部
11.責任人：總經(jīng)理、供應(yīng)部經(jīng)理、采購專員、倉儲保管員
第四章 采購與付款業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)分離
第十六條 不相容職務(wù)分離要求公司全面系統(tǒng)的分析、梳理業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù)，實施相應(yīng)的分離措施，形成各司其職、各負其責、相互監(jiān)管、相互制約的工作機制，避免相關(guān)機構(gòu)或人員串通舞弊、濫用職權(quán)、牟取不當利益的事件。
（一）采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位 1.請購與預(yù)算審批 2.詢價與確定供應(yīng)商 3.采購合同的訂立與審批 4.采購與驗收 5.采購、驗收與付款
6.采購、驗收與相關(guān)會計記錄。
（二）采購與付款業(yè)務(wù)不相容的分離 1.辦理請購與審核機構(gòu)分別設(shè)立
2.采購價格征詢與確定供應(yīng)商的人員不可一人兼任 3.采購合同的訂立與合同審批不可一人兼任 4.采購、驗收應(yīng)由不同機構(gòu)、不同人員分別執(zhí)行
5.采購、驗收人員及其配偶、子女不能經(jīng)辦貨款支付和退貨貨款的收取
6.采購、驗收人員的配偶及子女不能經(jīng)管“應(yīng)付賬款”等相關(guān)的會計處理業(yè)務(wù)。
第五章 附則
第十七條 本規(guī)程自2016年
月
日實行。附件：相關(guān)各環(huán)節(jié)《業(yè)務(wù)流程與風險控制圖》
采購管理規(guī)程篇三
采購崗位管理規(guī)范
崗位職責：
1)制定并完善采購制度和采購流程：
? 根據(jù)公司的長期計劃，擬定采購部門的工作方針和目標；
? 負責制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法，確保貫徹執(zhí)行；
2)制定并實施采購計劃：
? 根據(jù)公司的拓展規(guī)模以及的經(jīng)營目標，制訂有效的采購目標和采購計劃；? 審核采購需求，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，制訂采購計劃；
? 組織實施市場調(diào)研、預(yù)測和跟蹤公司采購需求，熟悉各種產(chǎn)品的供應(yīng)渠道和市場變化情況，據(jù)此編制采購預(yù)算和采購計劃；
? 根據(jù)采購管理程序，負責采購項目的談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和落實情況；? 督導(dǎo)檢查倉庫的驗收、入庫、出庫及管理工作，確保采銷質(zhì)量；
3)采購成本預(yù)算和控制：
? 編制月度和周采購預(yù)算，實施采購的預(yù)防控制和過程控制，有效降低成本；? 采購價格審核、預(yù)算、報價，達到有效的成本控制；
? 對采購合同履行過程進行管理、監(jiān)督檢查，及時支付相關(guān)款項；
4)選擇并管理供應(yīng)商：
? 根據(jù)公司的銷售需求，選定價格合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、信譽好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)廠商，建立長期戰(zhàn)略同盟；
? 建立對供應(yīng)商的資信、履約、售后服務(wù)能力及市場價格狀況和走勢的綜合評估系統(tǒng)；? 不斷開發(fā)新的供應(yīng)渠道和供應(yīng)商，加強對新老客戶的走訪和調(diào)查；
? 制定供應(yīng)商管理辦法，加強對供應(yīng)商的管理、考核，確保供應(yīng)商提供產(chǎn)品的優(yōu)良性；
工作流程
供應(yīng)商資質(zhì)收集、評價
a.供應(yīng)商資質(zhì)文件收集及審核
根據(jù)供應(yīng)商所供產(chǎn)品的類別：供應(yīng)商商填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。要求供應(yīng)商必須提供資質(zhì)：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》（副本）、《稅務(wù)登記證》（副本）、其他資料：一般納稅人證書、代理證書（或授權(quán)書）、質(zhì)量體系認證證書（或質(zhì)量保證書），以及公司其它部門要求的其他資料。
b.采購部門組織相關(guān)部門對供應(yīng)商的相關(guān)文件管理、質(zhì)量、交貨能力及管理程序等進行審核。
5.2采購需求提出：
申購部門根據(jù)訂單、庫存量確定所需采購產(chǎn)品的品種、數(shù)量、規(guī)格、型號等要求并填寫《采購申請單》由領(lǐng)導(dǎo)審批后至采購部。
5.3采購部按《合格供方名單》開展采購工作；
5.3.1凡購進物品、工具用具，尤其是定制品的為批量采購申請情況的，采購部應(yīng)堅持先取樣品，征得使用部門及領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可進行采購或定制。
5.3.2采購部部在收到《采購申請單》后，在《合格供方名單》中選擇質(zhì)量、交期和價格符合要求的廠商，將供方報價和相關(guān)資料交相關(guān)部門主管審核、確定供貨商。采購部簽訂《采購合同》遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽批后方可辦理采購；
5.3.3訂單跟進：
5.3.4 購銷合同中應(yīng)明確交貨時期，并將相關(guān)信息傳遞到需求部門；
5.3.5 為確保供貨商按期、按數(shù)、按質(zhì)交貨,采購人員應(yīng)對供貨商進行跟催過程；
5.3.6 若供貨商因特殊原因無法滿足《采購合同》訂定的要求,則供貨商修訂的結(jié)果需要雙方協(xié)調(diào)同意,并將相關(guān)信息傳遞到需求部門。
5.4驗收
5.4.1a類采購物品到貨后，由采購部交貨至行政部門按照采購申請要求進行質(zhì)量、數(shù)量檢驗，并填寫《入庫單》進行相關(guān)記錄。
5.4.2b類采購物品到貨后，由采購部交貨至it部門按照采購申請要求進行質(zhì)量、數(shù)量檢驗，并填寫驗收意見進行記錄。
5.4.3其他產(chǎn)品的驗收：由申購部門按雙方簽訂的合同要求或訂單要求進行驗證 ；
5.4.4 采購或外包過程中驗收不合格，和供應(yīng)商溝通過后填寫《不良品退庫單》進行退庫，如需重新進行返工填寫《返工單》并請部門負責人審批簽字。
5.5 入庫
5.5.1采購產(chǎn)品到貨至單位，須經(jīng)申請使用部門（庫房行政管理人員）核實、驗收簽字，出具《入庫單》。未經(jīng)質(zhì)量檢驗合格的貨物不得入庫。
6．賬款結(jié)算
6.1費用報銷
6.1.1采購報銷必須以發(fā)票為據(jù)，不準出現(xiàn)白條報銷。
6.1.2物品采購前，預(yù)借備用金，必須經(jīng)總經(jīng)理領(lǐng)簽字批準方可借款，執(zhí)行借款流程；物品采購?fù)戤叄杓皶r報銷。
6.1.3 物品采購報銷須填寫報銷單，執(zhí)行費用報銷流程
6.1.4凡不按上述規(guī)定采購者，財務(wù)部，應(yīng)一律拒絕支付。
6.2 應(yīng)付賬款
a.財務(wù)部會計對《采購合同》、供應(yīng)商發(fā)票、檢驗入庫單進行審核，即“三單符合”審核。b.三單中的第一單“采購訂單”是指由采購合同、采購訂單、委托加工單等組成的合同單據(jù)。第二單“供應(yīng)商發(fā)票”是指由發(fā)票、收款收據(jù)組成發(fā)票單據(jù)。第三單“入庫單”是指由入庫單、質(zhì)檢單等組成的收貨單據(jù)。
c.財務(wù)部業(yè)務(wù)人員在“三單符合”審核后，方可制作記賬憑證并按照會計復(fù)核、批準程序入賬。
d.有關(guān)部門對合同、訂單的修改原件，應(yīng)及時傳遞到財務(wù)部。
6.3 賬款核對
b.財務(wù)部在“三單符合審核”中發(fā)現(xiàn)不符或不完全相符時，應(yīng)立即通知采購部。采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系處理，并在一周內(nèi)將問題調(diào)查清楚并合理解決。財務(wù)部應(yīng)同時將所有三單不符的情況記錄，并定期跟蹤和向采購部部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理匯報。
c.對在“三單符合審核”中多開票、重開票的供應(yīng)商應(yīng)提出警告，情節(jié)嚴重的，要考慮給予處罰或更換。
d.行政庫房保管部門應(yīng)在每月二十五日前將供應(yīng)商的質(zhì)量退貨及向供應(yīng)商索賠的資料傳遞 到財務(wù)部，財務(wù)部應(yīng)于當月根據(jù)之調(diào)整應(yīng)付賬款。
e.任何供應(yīng)商應(yīng)付賬款的調(diào)整必須有充分的依據(jù)并經(jīng)采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理及相關(guān)人員的書面批準。這些依據(jù)應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。
f.更改供應(yīng)商名稱必須得到供應(yīng)商提供的合法的資料，并經(jīng)過財務(wù)部經(jīng)理的批準。這些資料應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。
6.4應(yīng)付賬款分析
6.4.1采購部每季度進行一次應(yīng)付賬款的賬齡分析，并分析資金安排和使用的合理性。
6.4.2 采購部及有關(guān)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決，并將結(jié)果在一周內(nèi)告知財務(wù)部。
6.4.3采購部對存在的差異及明細賬中的異常項目和長期未達項目，采購部應(yīng)會同財務(wù)部人員進行調(diào)查，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理書面批準后及時處理。
6.4.4采購部在與供應(yīng)商對賬過程中，對發(fā)現(xiàn)的差異應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決。
采購管理規(guī)程篇四
目錄
一、總則 2
二、崗位分工與授權(quán)批準 2
三、計劃與審批控制 4
四、采購價格控制 6
五、采購與驗收控制 7
六、貨款支付與賬目核對 8
七、采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督控制 9
八、附則 10
一、總則
第一條為了加強公司采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購業(yè)務(wù)行為，防范采購業(yè)務(wù)活動中的差錯和舞弊，根據(jù)財政部《內(nèi)部會計控制規(guī)范——采購與付款(試行)》等法律法規(guī)，結(jié)合本公司采購業(yè)務(wù)特點和管理需要，制定本制度。
第二條 本制度所指采購業(yè)務(wù)包括采購計劃、采購訂單、合同訂立、價格評審、物資入庫、購貨發(fā)票、登記應(yīng)付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。
第三條 本制度適用于公司的采購業(yè)務(wù)管理與控制。
二、崗位分工與授權(quán)批準
第四條 公司建立采購業(yè)務(wù)崗位責任制，明確規(guī)定相關(guān)部門和崗位的職責與權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。
第五條 公司物資采購業(yè)務(wù)嚴格規(guī)范和執(zhí)行如下程序：
(一)計劃與審批；
(二)請購與審批；
(三)詢價與核價；
(四)確定供應(yīng)商；
(五)訂立合同；
(六)采購與驗收；
(七)物資入庫；
(八)賬簿登記與支付采購款。
第六條 公司采購業(yè)務(wù)崗位的基本分工如下：
(一)采購部負責編制采購計劃、填制請購單、詢價與價格談判、簽訂合同、采購物資等業(yè)務(wù)；
(二)財務(wù)部負責核定物資采購價格；
(三)財務(wù)部負責結(jié)算采購款項、登記存貨及應(yīng)付賬款等；
(四)物流部負責根據(jù)采購計劃和物資請購單辦理物資入庫，登記保管賬等；
(五)質(zhì)保部負責物資入庫前的質(zhì)量驗收等；
(六)股東會負責定期審計檢查采購業(yè)務(wù)的合規(guī)性、合理性和會計記錄的正確性與及時性。
第七條 公司負責計劃、核價、定購、招標、檢驗、收存、付款等采購業(yè)務(wù)的員工，必須參加人力資源部的崗位培訓，并獲得崗位合格證后方能獨立上崗辦理采購業(yè)務(wù)。
第八條 公司辦理物資采購、核價與付款業(yè)務(wù)員工應(yīng)當具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德，辦理采購、核價與付款業(yè)務(wù)的人員在同一個崗位上連續(xù)工作時間不得超過三年。
第九條 物資的采購價格、付款政策要嚴格執(zhí)行公司授權(quán)文件的規(guī)定，各級審批人要在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)，不得超越審批權(quán)限。
第十條 公司授權(quán)采購部、質(zhì)保部、物流部、財務(wù)部分別辦理物資訂購、檢驗、收存和付款業(yè)務(wù)，其他任何部門均無權(quán)經(jīng)辦采購與付款業(yè)務(wù)。
第十一條公司對于重要的、技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當專家評審、集體決策制度。
第十二條 公司對機器設(shè)備的采購，以及一次采購價值超過50萬元的材料采購一律實行公開招標辦法采購。
三、計劃與審批控制
第十三條 公司對采購業(yè)務(wù)實行嚴格的計劃管理和采購目標責任制。每年l2月份，公司總經(jīng)理與采購部經(jīng)理簽訂下一的《采購目標責任書》，明確全年的采購目標、價格目標、費用指標及獎懲兌現(xiàn)政策。
第十四條 采購部要將采購目標層層分解落實到各個采購員，并將目標分解落實情況報公司備案。
第十五條物資采購計劃的制訂、審批程序和責任分工如下：
(一)生產(chǎn)部每月根據(jù)《產(chǎn)品生產(chǎn)計劃》編制《物資耗用計劃》；
(二)物流部根據(jù)《物資耗用計劃》和庫存儲備情況編制《物資補庫計劃》；
(三)采購部根據(jù)《物資補庫計劃》編制《物資采購計劃》；
(四)預(yù)算管理辦公室審核、平衡上述各項計劃，確保各項計劃與公司的全面預(yù)算相吻合；
(五)公司總經(jīng)理審查并批準《物資采購計劃》。
第十六條 實施物資采購的具體依據(jù)是“物資請購單”，“物資請購單”的填制、審批程序如下：
(一)采購部根據(jù)《物資采購計劃》填制“物資請購單”，“物資請購單”中必須列明如下事項：
1．采購物資的依據(jù)；
2．采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量和技術(shù)要求；
3．物資用途及最遲入庫時間；
4．供應(yīng)廠家和詢價結(jié)果；
5．采購金額、付款方式與付款時間；
6．采購員及采購部負責人簽字。
(二)財務(wù)部對“物資請購單”中的價格進行核定。
(三)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按以下審批權(quán)限在“物資請購單”審批：
1．采購總金額在5000元以下的，由采購部經(jīng)理審批；
2．采購總金額在5 000～5萬元的，由分管采購的副總經(jīng)理審批；
3．采購總金額在5～50萬元的，由總經(jīng)理審批；
4．采購總金額在50萬元以上的，由總經(jīng)理及股東會共同審批；學會計論壇
(四)經(jīng)過公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的“物資請購單”，是采購物資及辦理驗收、入庫及付款的依據(jù)。．
四、采購價格控制
第十七條物資采購過程中的價格決策要做到科學有效、公開公正、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約，杜絕采購過程中的不正當行為發(fā)生。
第十八條 采購部和財務(wù)部要廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，掌握主要采購物資的信息變化。
第十九條 物資采購價格的確定要履行詢價、核價、審批、談判和備案五項程序：
(一)詢價：采購部按照公司下達的《物資采購計劃》，根據(jù)采購項目的時間要求，在了解市場行情、參考過去采購記錄的基礎(chǔ)上，向供應(yīng)商咨詢價格。接受詢價的供應(yīng)商應(yīng)在三家以上，詢價過程和供應(yīng)商的報價要如實登記備案。
(二)核價：財務(wù)部根據(jù)“物資請購單”中的詢價情況，在了解采購部詢價過程的基礎(chǔ)上，通過電話、計算機網(wǎng)絡(luò)等渠道查詢、核實采購部的詢價結(jié)果，并將核價的情況記錄備案，然后在“物資請購單”中列明核定的最高采購限價。
(三)審批：財務(wù)部核定的最高限價，經(jīng)財務(wù)部負責人填寫審核意見后，按照第十六條規(guī)定的審批權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：
(四)談判：采購部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批的最高限價，與供應(yīng)商進行價格談判，力爭以較低的價格簽訂采購合同；公司常年使用的大宗物資采購業(yè)務(wù)，由公司總經(jīng)理率領(lǐng)采購談判小組與生產(chǎn)廠商直接談判、簽訂采購合同。
(五)備案：采購部與供應(yīng)商最終確定的采購價格要填寫《物資采購價格反饋表》，報價格科備案；與供應(yīng)商簽訂的“物資采賄合同”也要報財務(wù)部備案。
五、采購與驗收控制
第二十條 根據(jù)采購物資的性質(zhì)不同，公司分別采取如下采購方式：
(一)單項采購價值在3萬元以上的大宗物資，從生產(chǎn)廠家直接采購；
(二)一般采購物資在貨比三家的基礎(chǔ)上，采用訂單或合同訂購方式采購；
(三)小額零星物品采用擇優(yōu)定點采購方式；
(四)重大采購業(yè)務(wù)及設(shè)備購置實行招標采購。
第二十一條 除僅有唯一供貨單位或公司生產(chǎn)經(jīng)營有特殊要求外，公司主要物資的采購應(yīng)當選擇兩個以上的供貨商，要從質(zhì)量、價格、供貨能力、信譽
等方面擇優(yōu)定點采購。
第二十二條 公司主要物資采購及有特殊要求的物資采購，應(yīng)當審查供貨單位資格；對已確定的供貨單位，應(yīng)當及時掌握其質(zhì)量、價格、信譽的變化情況。
第二十三條 物資采購到廠，需辦理如下驗收入庫手續(xù)：
(一)物流部驗收員核實到庫物資是否與“物資請購單”規(guī)定的品名、數(shù)量、供貨廠家相符，凡核實無誤的，驗收員開具“采購物資待檢單”；
(二)質(zhì)保部根據(jù)“采購物資待檢單”，對待檢物資進行質(zhì)量檢驗，并將檢驗結(jié)果填寫“質(zhì)量檢驗報告單”；
(三)物流部保管員將檢驗合格的物資驗收無誤后，收存物資并開具“物資收存單”；
(四)供應(yīng)商開具增值稅發(fā)票后，經(jīng)財務(wù)部材料核算會計對價格、數(shù)量等項目審核無誤后，開具正式“物資入庫單”；
(五)“物資入庫單”經(jīng)保管員簽字后生效，財務(wù)部據(jù)此登記賬簿和辦理有關(guān)結(jié)算事宜。
第二十四條 到庫物資與“物資請購單”不符或未經(jīng)質(zhì)量檢驗的，一律不予辦理入庫和結(jié)算手續(xù)。
第二十五條 質(zhì)量檢驗人員應(yīng)當嚴格按標準和程序進行檢驗，并對檢驗結(jié)果承擔責任。
六、貨款支付與賬目核對
第二十六條采購物資的付款由財務(wù)部負責，付款的依據(jù)要同時滿足如下條件：
(一)訂有采購合同的，要參照合同規(guī)定的時間、方式、金額付款；
(二)要在公司貨幣資金預(yù)算范圍內(nèi)付款；
(三)要在對采購發(fā)票、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核、確認無誤的前提下，辦理付款。
第二十七條 采購付款時，由采購部填寫“采購物資付款單”，分管領(lǐng)導(dǎo)按預(yù)算審批；超出預(yù)算的付款，必須由采購部申明理由，經(jīng)總經(jīng)理批準后，從預(yù)算外資金列支。
第二十八條財務(wù)部要加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，已到期的應(yīng)付款項必須安排到貨幣資金支出預(yù)算中，并經(jīng)總經(jīng)理的審批后，方可辦理結(jié)算與付款事宜。
第二十九條 財務(wù)部往來核算會計負責應(yīng)付賬款的核對與清理，要每個季度至少與供應(yīng)商核算一次賬目，核對結(jié)果要填制《應(yīng)付賬款核對表》備案；核對出的未達賬項，要逐項逐筆查明原因，杜絕串戶等錯誤現(xiàn)象的發(fā)生。
第三十條 采購部要按供應(yīng)商設(shè)置物資采購臺賬，及時登記每一供應(yīng)商的供貨、開票、付款及應(yīng)付賬款余額增減變動情況。
第三十一條 采購入庫的物資在保管或使用過程中，發(fā)現(xiàn)數(shù)量和質(zhì)量不符合要求的，采購部要及時與供應(yīng)商聯(lián)系，并分別情況按以下程序進行處理：
(一)數(shù)量不足的，要求供應(yīng)商予以補足；存在質(zhì)量問題，尚能使用的，要求供應(yīng)商給予價格折讓；不能使用的，要求供應(yīng)商退貨或換貨；
(二)需要退貨或折讓的物資，均需供應(yīng)商開出紅字發(fā)票；
(三)退貨通知單、紅字發(fā)票均應(yīng)及時報送財務(wù)部入賬。
七、采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督控制
第三十二條 股東會負責對公司的采購業(yè)務(wù)進行監(jiān)督檢查。
第三十三條 采購業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：
(一)采購業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況；
(二)采購業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度的執(zhí)行情況；
(三)采購計劃與合同情況；’
(四)采購價格及采購渠道情況；
(五)貨款結(jié)算情況；
(六)應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理情況；
(七)有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。
第三十四條 股東會對監(jiān)督檢查的結(jié)果出具檢查報告，發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)和問題，有關(guān)部門要采取措施，及時加以糾正和完善。
八、附則
第三十五條 本制度由財務(wù)部制定、修訂和解釋。
第三十六條 本制度自公布之日起執(zhí)行。
采購管理規(guī)程篇五
業(yè)務(wù)的職責
1、郵件接收訂單
2、打印訂單
3、價格、版本核對
4、經(jīng)理簽字、訂單存檔
5、郵件下發(fā)訂單至計劃
6、查看計劃交期（排程表）
7、發(fā)郵件確認交期至客戶
8、進度跟蹤（根據(jù)排程現(xiàn)場查看）
9、郵件接收客戶出貨計劃10、11、確認交貨日期
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