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婚姻檔案管理辦法篇一
第 0 次修改
東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司
檔案管理制度
第一節(jié) 總 則
第一條 為規(guī)范東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。
第二節(jié) 管理體制和職責
第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責為：
（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、立卷歸檔等；
（2）負責檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務標準的制訂；（3）負責檔案提供使用服務；
（4）嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。
第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔
第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實物檔案等。
第四條 歸檔時間和歸檔程序
（一）公司各部門、辦事機構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。
（二）項目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內(nèi)各項目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔。
（三）聲像、實物檔案，在產(chǎn)生后及時歸檔。
（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。
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（五）其中公司財務類及人事類檔案由財務部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求
（一）歸檔的文件、資料必須完整。
（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。
（三）電子檔案實行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。
（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數(shù)。
第四節(jié) 檔案的利用
第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創(chuàng)造條件。
第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。
第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定
第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。
第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。
第十一條 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
第六節(jié) 檔案保密規(guī)定
第十三條 檔案級別的劃分：
檔案等級的劃分標準根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。
等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件
（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。
（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。
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（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。
（四）本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。
（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。
（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。
第十四條 嚴格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。
第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。
第十六條 嚴格執(zhí)行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認真核對摘抄內(nèi)容。
第十七條 整理檔案應在辦公區(qū)內(nèi)進行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續(xù)。
第十九條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。
第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告。
第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定
第二十一條 借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。
第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。
第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。
如外單位、個人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。
第二十四條 復印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復印。
第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔
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案借閱申請表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可外借。
第二十六條 借出檔案應在到期前歸還，如需延長借閱期，應辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關(guān)責任。
第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責任。
第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責任。
第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。
第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定
第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補。
第三十二條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。
第三十三條 檔案室內(nèi)嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。
第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。
第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。
第三十七條 每年定期對室內(nèi)檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。
第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定
第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應予以銷毀。
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第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監(jiān)銷制度進行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領(lǐng)導批準后，進行銷毀。
第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。
第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。
公司檔案分類試行規(guī)則
1、圖紙
1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙
2、合同
2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他
3、實物
3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章
4、文書類 4.01政府 4.02公司
5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告
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婚姻檔案管理辦法篇二
檔案管理辦法
第一條為加強公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，根據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際制定本辦法。
第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司總經(jīng)理工作部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、公司總經(jīng)理部設(shè)檔案管理員一人，負責公司各類紙質(zhì)和實物等檔案的集中歸檔、保管和利用。
3、各部門指定專人負責收集及整理本部門檔案并及時交總經(jīng)部檔案管理員歸檔。
第三條 檔案歸檔范圍
1、凡是反映公司發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及項目（工程）建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，公司保存原件的掃描件或復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、由公司對外簽訂的商務合同，應至少保留兩份原件，總經(jīng)理工作部及市場營銷部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，交由總經(jīng)理工作部檔案室保存，市場營銷部須保存一份原件的復印件。
6、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，各部門檔案管理員整理后連同有關(guān)資料移交總經(jīng)理理工作部。部門需要使用的可復印或復制資料，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
7、公司各部門歸檔資料詳見附件一《歸檔資料清單》
第四條 檔案保管制度
1、公司總經(jīng)理工作部設(shè)存放檔案的檔案室，要求做好防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施。各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜。
2、各部門將收集、整理的歸檔資料交總經(jīng)理工作部統(tǒng)一歸檔，編制歸檔目錄，填寫《檔案交接表》。
3、為便于查閱，各部門檔案管理員要對歸檔資料科學地編制分類目錄，公司檔案管理人員要將各部門檔案分區(qū)域擺放，并科學編制檢索目錄。
4、檔案要按部門及年份分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須做以帳物相符。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理。經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)離手續(xù)。
第五條 借閱管理
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、員工借（查）閱檔案資料，須經(jīng)部門負責人批準，并將審批后的《檔案借閱審批表》遞交給檔案歸屬部門的檔案管理員辦理取檔手續(xù)。
3、借出檔案時，檔案管理員應在借出的檔案位置上，放置代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
4、閱檔必須在辦公室、會議室等指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)總經(jīng)理批準。
5、借閱部門（人）在檔案資料使用完后，要按期歸還。借出檔案材料的時間原則上不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由總經(jīng)理工作部檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎損壞或丟失時，要積極追查及時補救，及時妥善處理并報告總經(jīng)理。
第六條 各部門檔案管理人員每年年末對檔案進行一次清查，督促未歸還檔案及時歸還入庫，逾期未歸還檔案者將納入考核。
第七條 公司商務合同、重要的辦公會記錄、股東會會議材料等重要檔案，須經(jīng)總經(jīng)理批準方可在指定范圍查閱，且不準外借。
第八條本辦法由公司總經(jīng)理工作部負責解釋，自頒布之日起施行。
婚姻檔案管理辦法篇三
關(guān)于公路工程竣工文件材料立卷歸檔
整理要求
各施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位：
為進一步做好工程項目檔案管理工作，省交通廳下發(fā)了豫交辦【2011】39號關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知。對工程項目檔案的驗收提出了明確要求，為貫徹落實好該通知精神，切實做好檔案管理工作，對于s236平郟快速通道的工程技術(shù)檔案工作特做以下要求：
一、各有關(guān)單位必須加強檔案工作的統(tǒng)一管理，各施工、監(jiān)理單位應建立健全檔案工作各項規(guī)章制度，明確有關(guān)領(lǐng)導分管項目檔案工作，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集、整理工作，杜絕竣工驗收前突擊整卷。設(shè)計、監(jiān)理及施工單位注意收集在工程建設(shè)過程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性、準確性及系統(tǒng)性，應加強對施工工地檔案資料管理人員的培訓和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內(nèi)容。對日常工程檔案的收集整理工作，有關(guān)部門要不定期的進行現(xiàn)場抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
二、做好平時工作的監(jiān)督檢查，經(jīng)常性地督促、檢查、指導。各級領(lǐng)導要對工程項目檔案管理工作引起高度重視。
三、竣工資料的整理方法嚴格按照省廳印發(fā)的《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》附件中的各項規(guī)定進行整理。
四、根據(jù)豫豫交辦【2011】39號關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知，各個項目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號等系統(tǒng)化整理工作必須利用計算機檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經(jīng)省交通廳檔案科考察在全省統(tǒng)一使用的檔案管理軟件）。
五、各項目辦對項目檔案的形成以及利用計算機檔案管理軟件對項目檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、光盤的整理制作及移交等工作應做統(tǒng)一安排。
六、各單位在合同段交工驗收前將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，公路局工程科和監(jiān)理檢查合格后移交給公路局檔案室，并按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。案卷的編制說明內(nèi)容包括本合同段項目建設(shè)內(nèi)容，檔案整理執(zhí)行的標準、項目檔案整理情況及組卷數(shù)量，竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題。
七、檔號的統(tǒng)一編寫部分為：s236pjl/….二〇一四年二月十三日
婚姻檔案管理辦法篇四
檔案管理辦法
第一條
目的
檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第二條
檔案范圍
公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。其中，文件包括：規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。第三條
檔案分類及編號
1、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為五大類： 1.1行政類 1.2財務類 1.3人事類 1.4業(yè)務類 1.5政策類
2、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第四條第2款條。
3、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。
4、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》。第四條
機要檔案
1、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：
2、劃分標準： 2.1絕密檔案包括：
? 公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略 ? 經(jīng)營方向 ? 經(jīng)營規(guī)劃
? 經(jīng)營項目及經(jīng)營決策 ? 戰(zhàn)略性的合作協(xié)議 2.2機密檔案包括： ? 財務資料
? 公司重要會議紀要 ? 公司經(jīng)營情況
? 人事檔案、薪資性檔案、勞動合同 ? 技術(shù)資料 2.3秘密檔案包括： ? 重要項目資料 ? 項目合同協(xié)議 第五條
檔案裝訂
1、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。
2、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第六條
保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：
1、永久保存： ? 公司章程； ? 公司證照； ? 各級批文； ? 印鑒；
? 公司經(jīng)營計劃； ? 公司經(jīng)營總結(jié)； ? 財務報表； ? 人事資料；
? 大型活動圖片、音像資料； ? 其他核定須永久保存的文書。
2、十五年保存： ? 會計憑證；
3、兩年保存：
? 期滿或解除的合同協(xié)議； ? 完結(jié)后的項目方案；
? 其他經(jīng)核定須保存兩年的文書。? 部門工作計劃及工作總結(jié)； ? 完結(jié)后的部門請求報告； ? 完結(jié)后無長期保存必要文書。
4、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第七條
保管部門
1、財務專項機要檔案由財務部負責保管。
2、人事專項機要檔案由行政人事部負責保管。
3、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第八條
檔案移交
1、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
2、會議紀要、決議，應自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
3、合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
4、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
5、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。
6、、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》。
7、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第九條
檔案調(diào)閱
1、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》，并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱。
2、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)理助理核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。
3、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。
4、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。
5、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
6、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。
7、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應按調(diào)檔程序重新辦理。第十
檔案銷毀
1、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。
2、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。
3、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。
4、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。
5、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。
6、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。第十一條
其他
1.檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。2.所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。3.所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。4.以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。
5.各部門必須嚴格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
婚姻檔案管理辦法篇五
檔案管理辦法
第一章
總則
第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理，進一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營管理服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際，制訂本辦法。
第二條
本辦法適用于集團本部及所屬公司。
第二章
檔案管理體制
第三條 集團所屬公司應將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計劃，并確定一名單位領(lǐng)導分管檔案工作。
第四條
集團本部辦公室配備專職檔案人員，負責集團本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。
第五條
集團所屬公司要配備相應的專（兼）職檔案人員，負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實施工作。
第六條
集團本部及所屬公司檔案實行統(tǒng)一管理，分級保存。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。
第三章
檔案歸檔范圍
第七條
檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等。
第八條
歸檔文件材料的主要來源
（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料；
（二）集團及所屬公司和派出機構(gòu)上報的文件材料；
（三）集團及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；
（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；
（五）集團及所屬公司外購設(shè)備所帶來的文件材料；
（六）集團及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第九條
集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標明的保管期限由責任部門負責保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。
第四章
文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關(guān)人員崗位職責。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負責本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進行指導、監(jiān)督與檢查。
第十一條 歸檔時間
（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。
（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；
（2）部門形成的應歸檔文件應在該項目結(jié)束后的一個月內(nèi)歸檔；
（3）上級批復、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動及等重要文件隨時歸檔；
（4）黨群類文件應于次年三月底前歸檔；
（5）因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。
（二）會計檔案應由本單位財務部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。
（三）基建工程項目檔案或市政檔案，應在項目竣工后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可按工程進度分階段歸檔。
（四）集團本部及所屬公司應于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報集團備份。集團辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進行檢查，并通報結(jié)果。
第十二條 歸檔要求
（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個事由的文件其內(nèi)容完整無缺，各項簽字手續(xù)完備；
（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應自行留存復印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；
（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復制若干份歸檔；
（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結(jié)束后隨時歸檔，但必須附文字說明，其內(nèi)容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。
（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應符合耐久性要求，易于長久保存。
（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時歸檔。
（七）電子文件還應做好網(wǎng)絡歸檔和脫機載體同時歸檔，即電子文件進行網(wǎng)絡歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進行脫機載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。
第十三條 檔案的接收與移交
專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個人應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。
第五章
檔案的分類管理與保管
第十四條 集團本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（da/t22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標準da/t18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。
基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。
聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。
第十五條 系統(tǒng)所屬公司應根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設(shè)置應符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學和便于利用。
第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修復。
第六章
檔案的借閱、開發(fā)和利用
第十七條 檔案的借閱
（一）集團本部人員可直接借閱本部門業(yè)務范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。
文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個月內(nèi)，可借閱文件原件。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。
以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。
（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務部門填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報總經(jīng)理和董事長批準后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關(guān)業(yè)務部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。
（三）外部董事、公司監(jiān)事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負責協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。
（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應追究當事者責任。
（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復印件，以備查閱，并嚴格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。
（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢，無權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請，通過審核批準后查閱。
第十八條 檔案的開發(fā)和利用
系統(tǒng)各公司檔案管理部門應根據(jù)本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作，對檔案進行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展的需要。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第十九條 檔案的保管期限
文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。
第二十條 檔案的鑒定與銷毀
（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負責，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對鑒定結(jié)果寫出書面報告。
（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明。對應銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經(jīng)集團總經(jīng)理批準后報區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準后方可到指定地點進行銷毀。
（三）對保管期滿但沒有了結(jié)債權(quán)債務的財務檔案，要適當延長保管期限，待了結(jié)后再銷毀。銷毀會計檔案須經(jīng)區(qū)財政局批準并備案。
（四）銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊要永久保存。
第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護與管理
第二十一條 集團信息技術(shù)部負責系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應按照集團檔案信息化的統(tǒng)一安排，逐步實現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。
第二十二條 集團信息技術(shù)部負責檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運行維護。
第二十三條 集團本部專職檔案人員負責檔案信息系統(tǒng)具體實施的各項工作，主要包括：
（一）負責劃分集團本部人員的使用權(quán)限并進行授權(quán);
（二）在集團信息技術(shù)部的配合下，負責系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理；
（三）負責定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求，及時反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級工作；
（四）負責督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實施，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報備份工作。
第二十四條 所屬公司應指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴撠煴竟緳n案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：
（一）負責按照集團的統(tǒng)一安排與部署，組織實施與推進本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運行工作；
（二）負責本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；
（三）負責對本公司電子檔案信息的及時性、準確性進行監(jiān)督與檢查。
第九章 審批過程中文件的管理
第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責。
第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續(xù)，填寫《文件資料借閱申請單》。
（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需履行以下審批手續(xù)：
1.集團本部人員借閱時，由借閱人、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。
2.外單位借閱時，須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務部門填寫《文件資料借閱申請單》，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見后報總經(jīng)理批準，方可借閱。
（二）對于企業(yè)章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀要（記錄）、工作總結(jié)、財務分析報告以及公司各種戰(zhàn)略研究報告、各種投資決策、各種經(jīng)濟分析報告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要。
第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開發(fā)利用或會議使用，只能使用文件復印件，文件全文不對外借閱或發(fā)放（會議文件可向主要領(lǐng)導發(fā)放，會議結(jié)束要收回；研討會只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復印件）。
第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)
檔案的管理
第二十八條 管理職責
（一）集團本部專職檔案人員負責對被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應指定專（兼）職檔案人員負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實施工作。
第二十九條 檔案的歸屬和流向
（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級公司負責集中統(tǒng)一保管。
（二）合并企業(yè)，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的，其檔案材料應移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍
應歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：
（一）營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼本、稅務登記證等憑證類文件；
（二）企業(yè)章程、股東會、董事會、經(jīng)理辦公會紀要（記錄）、工作總結(jié)、財務分析報告等決策性文件；
（三）實施方案、主管部門意見、請示、報告及上級審批文件、資產(chǎn)評估報告、驗資報告、合同、協(xié)議等資產(chǎn)類文件；
（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書、花名冊等材料；
（五）遺留問題的善后處理文件；
（六）法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件；
（七）其它具有保存價值的文件材料。
第三十一條 歸檔時間、內(nèi)容與要求
（一）歸檔時間
清算、轉(zhuǎn)讓、撤銷程序全部完成后，應歸檔的文件要在三個月內(nèi)完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。
合并企業(yè)文件材料的收集整理應與企業(yè)合并的實施進程同步進行，并在企業(yè)完成合并的一個月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。
（二）歸檔內(nèi)容
1.集團所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應按第三十條規(guī)定全部上交；
2.集團所屬參股企業(yè)被清算或集團參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會或董事會文件；
3.集團所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應將股東會、董事會、經(jīng)理辦公會紀要、投資決策、工作總結(jié)、財務分析報告、歷史變更及重要的財務文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業(yè)。
（三）歸檔要求
1.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行；
2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級公司檔案部門接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進行移交；
3.向系統(tǒng)外移交檔案時，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準后方可對外移交，并辦理移交手續(xù)。
第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時，必須填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后，報集團總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。
第十一章 附則
第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負責解釋和修訂。
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