最優(yōu)保安公司檔案管理制度范文(18篇)

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最優(yōu)保安公司檔案管理制度范文(18篇)
時(shí)間:2023-10-28 14:17:19     小編:薇兒

只有通過(guò)總結(jié),我們才能意識(shí)到自己的成長(zhǎng),進(jìn)一步明確未來(lái)的目標(biāo)和規(guī)劃。沉著冷靜的態(tài)度有助于在壓力下保持良好的表現(xiàn)。以下是小編為大家收集的一些寫(xiě)作范文,供大家參考。

保安公司檔案管理制度篇一

一、 為規(guī)范檔案管理,保證小貸、擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料(以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案)的安全完整,維護(hù)公司及客戶(hù)的權(quán)益,特制定本細(xì)則。

二、 檔案的管理是指對(duì)公司已發(fā)生的項(xiàng)目資料、權(quán)屬證明等進(jìn)行整理,并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號(hào)歸檔。

三、 檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺(tái)帳及權(quán)證檔案臺(tái)帳記錄,便于資料查詢(xún)、借閱、管理。

(一)客戶(hù)檔案管理由總經(jīng)理制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

(二)檔案管理員對(duì)客戶(hù)檔案資料的安全性負(fù)責(zé)。

四、 檔案的整理與移交

(一)業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員(項(xiàng)目經(jīng)理a、b角)為檔案移交人;

(七)檔案管理員在檔案登記本上按時(shí)登記所接收的檔案名稱(chēng),雙方簽字確認(rèn);

(八)檔案管理員對(duì)接收的檔案統(tǒng)一編號(hào),并按照檔案號(hào)相應(yīng)給檔案中的合同編號(hào)。

五、重要權(quán)證資料的移交

(四)檔案管理員應(yīng)將所收到的權(quán)證存入保險(xiǎn)柜單獨(dú)保存;

(五)存檔的權(quán)證應(yīng)按項(xiàng)目按項(xiàng)目編號(hào)分開(kāi)保存,且權(quán)證編號(hào)應(yīng)與項(xiàng)目的檔案編號(hào)一致。如檔案號(hào)為20xx鴻借字第001號(hào)檔案對(duì)應(yīng)的權(quán)證檔案編號(hào)也為20xx鴻借字第001號(hào)。

六、檔案的借閱

(二)檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺(tái)帳;

(四)檔案管理員核對(duì)資料完整無(wú)誤后將檔案復(fù)位,并登記臺(tái)帳。

七、本實(shí)施細(xì)則自頒布之日起執(zhí)行。學(xué)院實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理制度衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度工程檔案管理制度。

保安公司檔案管理制度篇二

第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。

第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍:

1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄(包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索?。?/p>

1、借閱檔案要認(rèn)真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛(ài)護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級(jí)檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

3、歸還檔案時(shí),檔案管理人員要嚴(yán)格檢查,如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責(zé)任,并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

第七條檔案的銷(xiāo)毀:

1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷(xiāo)毀時(shí),必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》,屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷(xiāo)毀。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單,由專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

保安公司檔案管理制度篇三

為明確管理責(zé)任,規(guī)范管理行為,確保各類(lèi)檔案資料及時(shí)歸檔、完整保存并得到有效利用,特制定本制度。

公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專(zhuān)用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。

公司綜合管理部設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案室并配備專(zhuān)人管理檔案,各部門(mén)明確由專(zhuān)人兼管檔案工作。

(一)綜合管理部負(fù)責(zé)制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。

(二)財(cái)務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作,綜合管理部給予配合。

(三)其他部門(mén)由部門(mén)檔案專(zhuān)人對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理,并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

(二)凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

(三)做到忠于職守,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。

(二)本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù);

(三)本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū);

(四)本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié);

(五)本公司制訂的計(jì)劃、方案、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、工作總結(jié);

(六)綜治工作材料;

(七)本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;

(八)本公公司各種證照及所獲各種榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)資料;

(九)本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料;

(十)具有保存價(jià)值的電子文本、圖片、音像、影像資料;

(十一)會(huì)計(jì)憑證,會(huì)計(jì)活動(dòng)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。

(一)承辦部門(mén)或主辦人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)檔案管理員歸卷。

(二)凡是直接記述和反映公司、部門(mén)活動(dòng)的,具有現(xiàn)實(shí)的和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等),均須歸檔保存。

(三)管理性檔案在分類(lèi)立卷時(shí)應(yīng)做到:分年度、分類(lèi)別、分級(jí)別。黨政文件要分別組卷,密級(jí)文件要單獨(dú)立卷。組卷時(shí)按內(nèi)部特征為主的六個(gè)特征進(jìn)行組卷,盡量把永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限文件材料分開(kāi)組卷。

(四)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

(五)綜合管理部定期對(duì)各部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。

(六)各部門(mén)在次年三月向檔案部門(mén)移交管理性檔案,需付卷內(nèi)目錄,移交目錄一式二份,交接雙方清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字手續(xù)。

(一)公司(或部門(mén))管理的檔案應(yīng)有專(zhuān)柜保存,確保完好不丟失。

(二)做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作;

(三)檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量,對(duì)破損和變質(zhì)檔案,及時(shí)采取措施,進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

(四)公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)組織整改。

(五)每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料以及對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,填寫(xiě)查借閱檔案登記表,如期歸還,歸還時(shí)驗(yàn)收注銷(xiāo)。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機(jī)密以上級(jí)檔案,需經(jīng)公司(部門(mén))負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),原則上不外借,確因工作需要,應(yīng)當(dāng)天歸還。

(一)檔案借閱限一周內(nèi)歸還,特殊情況需延期的,須辦理續(xù)借手續(xù);

(三)檔案如有丟失、損壞或泄密,須立即追究當(dāng)事者責(zé)任;

(四)調(diào)走、辭退人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù);

(五)原則上不對(duì)外借閱檔案,外單位需查閱檔案資料者,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理登記手續(xù)后,方可借閱。

(六)歸還檔案時(shí)應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全,不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷(xiāo)毀,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。

(七)傳真件需存檔時(shí),應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔,以防原件字跡消失。

(八)未經(jīng)公司董事長(zhǎng)授權(quán),任何部門(mén)或個(gè)人無(wú)權(quán)公開(kāi)檔案。

(一)檔案工作人員必須嚴(yán)格按照檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

(二)凡使用保密檔案資料人員必須嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

(三)凡借閱“絕密”“機(jī)密”級(jí)檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借出。

(四)外單位查閱、借閱密級(jí)檔案,須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導(dǎo)審批,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可提供。

(五)秘密檔案不得私自存放,贈(zèng)送并轉(zhuǎn)借他人,個(gè)人外出攜帶機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)妥善保管,若泄密要追究泄密者責(zé)任。

(六)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,不得在公開(kāi)場(chǎng)所談?wù)摫C軝n案內(nèi)容,不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

鑒定檔案保存價(jià)值,確定保管期限及銷(xiāo)毀檔案,嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的原則是:

(一)反映公司主要職能和重要經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的,具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案定為永久保存;

(三)對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有參考利用價(jià)值的檔案,定為短期保存,其期限為15年以?xún)?nèi)。

(四)檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門(mén)指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成,并采取對(duì)每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員修改、補(bǔ)充。

(五)經(jīng)過(guò)一定時(shí)間后確無(wú)保存價(jià)值的檔案,或者原有情況已發(fā)生完全改變,其檔案失去保存意義的,經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出,本公司綜合管理部和部門(mén)審查同意,公司總經(jīng)理批準(zhǔn),方可銷(xiāo)毀。

(六)經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,檔案人員必須列出清單,銷(xiāo)毀檔案的批準(zhǔn)人、監(jiān)銷(xiāo)人都要在銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)上簽字。

保安公司檔案管理制度篇四

第一條 為了加強(qiáng)各級(jí)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱(chēng)機(jī)關(guān))檔案工作,推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理,豐富國(guó)家檔案資源,為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī),制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱(chēng)的機(jī)關(guān)檔案,是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的,對(duì)國(guó)家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開(kāi)展的基礎(chǔ),是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作,是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件,是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

第四條 機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。國(guó)家檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)全國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度,負(fù)責(zé)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門(mén)在上級(jí)檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè),負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案行政管理部門(mén)履行檢查職責(zé)時(shí),以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查,詢(xún)問(wèn)有關(guān)人員,查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開(kāi)展。中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專(zhuān)業(yè)的管理體制,在檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)下對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時(shí),應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。

第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開(kāi)發(fā)。

第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系,與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi),檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi),檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi),檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算。

第七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu),下同)及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制,協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)。

第八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)。檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)的名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意,辦公地點(diǎn)相對(duì)集中且條件成熟的縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的多個(gè)機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu),對(duì)相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。

第九條 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)機(jī)關(guān)檔案部門(mén))應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專(zhuān)職檔案工作人員,具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)指定人員,承擔(dān)相應(yīng)部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門(mén)為中心,由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)??h級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況,配備適當(dāng)數(shù)量的專(zhuān)(兼)職檔案工作人員。

第十條 機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是:

(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃;

(四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用,協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開(kāi)工作;

(七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn),開(kāi)展檔案宣傳、活動(dòng);

(八)對(duì)檔案工作中取得突出成績(jī)的部門(mén)或個(gè)人,向機(jī)關(guān)提出表彰獎(jiǎng)勵(lì)建議;對(duì)違反檔案管理要求的部門(mén)或個(gè)人,向機(jī)關(guān)提出處理建議。

第十一條 機(jī)關(guān)通過(guò)政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍,嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì),并接受檔案行政管理部門(mén)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(da/t68)規(guī)定。

第十二條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員,且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守,具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作,具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識(shí)背景,并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不具備前述知識(shí)背景的檔案工作人員,應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)。

第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的,應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。

第十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫(kù)房,并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類(lèi)型分別設(shè)置,不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類(lèi)型分區(qū)設(shè)置??h級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫(kù)房以外其他檔案用房時(shí),可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。

第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足不同類(lèi)型檔案閱覽需求,適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫(kù)房面積應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要,使用面積按(檔案存量年增長(zhǎng)量×存放年限)×60m/萬(wàn)卷(或10萬(wàn)件)測(cè)算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的,檔案庫(kù)房面積按15m測(cè)算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足業(yè)務(wù)開(kāi)展需要。

第十六條 檔案用房宜集中布置,自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫(kù)房管理。檔案庫(kù)房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火、避免陽(yáng)光直射,利于檔案保護(hù)。檔案庫(kù)房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層,地處濕潤(rùn)地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫(kù)房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車(chē)庫(kù)等可能危及檔案安全的用房。

第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(jgj67)規(guī)定,整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(jgj25)規(guī)定。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施,不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn),其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫(kù)房。檔案庫(kù)房的裝具布置、門(mén)窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(jgj25)規(guī)定。

第十八條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國(guó)家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤(pán)柜、底圖柜等檔案裝具,不得采用木質(zhì)柜、玻璃門(mén)柜等裝具。檔案整理臺(tái)、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足工作需要。檔案庫(kù)房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫(kù)房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫(kù)房采用密集架的,樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kn/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。

第十九條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng),安裝漏水報(bào)警設(shè)備。檔案庫(kù)房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的,應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備,必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。

第二十條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類(lèi)型的不同,可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝甲級(jí)防火門(mén),配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。

第二十一條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門(mén)窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施,可以選擇設(shè)置智能門(mén)禁識(shí)別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。

第二十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求,建設(shè)或配備能夠滿(mǎn)足庫(kù)房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫(kù)房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測(cè)、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求。縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的,應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

保安公司檔案管理制度篇五

依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》,制定本細(xì)則。

檔案管理人員不能保管本人的檔案。

對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

(一)、保管員工檔案;

(二)、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;

(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

(四)、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況;

(五)、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)提供員工的情況;

(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作;

(七)、定期向檔案室等部門(mén)移交檔案;

(八)、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

(一)、本人歷年填寫(xiě)的個(gè)人簡(jiǎn)歷、履歷、登記表;

(二)、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史等自傳材料;

(三)、本人自我鑒定,組織鑒定材料;對(duì)員工的考察、考核、評(píng)價(jià)材料;

(四)、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料;

(五)、員工參入黨、團(tuán)材料;

(六)、獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù))及各種先進(jìn)事跡材料;

(七)、入伍、退伍、辭退職、出國(guó)等材料;

(八)、處分、取消處分的材料;

(九)、任免、工資、職稱(chēng)等材料;

(十)、學(xué)歷和評(píng)定的技能等材料;

(十一)、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。

一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案,在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。

二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

五、按規(guī)定需要銷(xiāo)毀檔案材料時(shí),必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。

六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫(kù)房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應(yīng)分類(lèi),整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔,不得直接入卷。每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。

八、檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)后存放,編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一,防止重名重姓員工材料入檔交叉,制檢索目錄,以便查找。

一、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí),必須持蓋有公章的單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱。

二、本公司各部門(mén)因工作需要查閱員工檔案時(shí),應(yīng)由部門(mén)出具證明,由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。

三、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

四、建立檔案查閱登記制度,對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄。

五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí),應(yīng)提交報(bào)告,分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行登記手續(xù)。

六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。

七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務(wù),應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。

九、員工調(diào)動(dòng)、辭職,解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等,已辦理離公司手續(xù)者,應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶(hù)口所在地的街道辦事處。

十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要通訊或派專(zhuān)人送取,并履行登記手續(xù),不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

十一、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記,并密封包裝,加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

接收檔案后,應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出,檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí),應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷(xiāo)員工基本檔案情況。

保安公司檔案管理制度篇六

(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門(mén),并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理;

(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表,都必須及時(shí)歸檔;

(四)檔案管理使用專(zhuān)用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

(一)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;

(二)政府、項(xiàng)目批文、合同,公司董事會(huì)形成的文件材料;

(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等);

(七)公司各部門(mén)年度工作計(jì)劃(財(cái)務(wù)資金計(jì)劃由財(cái)務(wù)部歸檔);

(八)公司有效證照、證件;

(九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

(十二)公司獲得的各種社會(huì)榮譽(yù)資料;

(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn);

(十五)其他需要?dú)w檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào);

(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐填寫(xiě)在目錄備注內(nèi);

(七)案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;

(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報(bào)辦公室存查;根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書(shū)面報(bào)辦公室存查。

(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時(shí)歸還。

(三)公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予借閱;

(七)借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失;

(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;

(九)會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)同意并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

(一)檔案分一般檔案和密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案的密級(jí)由公司總經(jīng)理核定簽注;

(二)有密級(jí)的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;

(三)有密級(jí)檔案只限檔案管理員管理;

(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對(duì)內(nèi)予以及時(shí)提供利用;對(duì)外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。

保安公司檔案管理制度篇七

第一條:安全臺(tái)帳資料記錄是反映一個(gè)單位安全生產(chǎn)管理的情況,在安全臺(tái)帳的記錄、整理和積累過(guò)程中能起到自我督促、強(qiáng)化安全生產(chǎn)管理的作用,本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度,根據(jù)安全生產(chǎn)管理職責(zé)范圍分別建立相應(yīng)的安全臺(tái)帳,安全臺(tái)帳由各生產(chǎn)單位指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),保證資料收集的及時(shí)、準(zhǔn)確、齊全。

第二條:各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳分門(mén)別類(lèi),按時(shí)間順序(以年度為界)裝訂成冊(cè),編寫(xiě)相應(yīng)的目錄。

第三條:各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳資料分為以下幾大類(lèi):

1、責(zé)任書(shū):承包合同、安全管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件、安全組織網(wǎng)絡(luò)圖、上下兩級(jí)簽訂的安全生產(chǎn)責(zé)任書(shū)、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責(zé)任狀、特種作業(yè)人員安全責(zé)任狀、生產(chǎn)單位主要負(fù)責(zé)人、副職負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、安全員、車(chē)間主任(工區(qū)、段、隊(duì))長(zhǎng)、班組長(zhǎng)安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制。

2、制度文件:有關(guān)部門(mén)制訂和下發(fā)的制度性文件。

3、通知、通報(bào):有關(guān)部門(mén)下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報(bào)。

4、花名冊(cè):全員花名冊(cè)、安全管理人員花名冊(cè)、特種作業(yè)人員花名冊(cè)及相關(guān)身份證明、安全資格證書(shū)復(fù)印件。

5、新工人(含民工和臨時(shí)工)三級(jí)教育資料。

6、安全檢查、安全學(xué)習(xí)、安全宣傳培訓(xùn)教育活動(dòng)情況資料。

7、機(jī)械、電氣等設(shè)備管理資料(含設(shè)備保養(yǎng)、維修、檢驗(yàn)、檢測(cè)、使用情況等資料)。

8、安全技術(shù)交底資料。

9、危險(xiǎn)化學(xué)品、民用爆破器材管理臺(tái)帳資料(如有則建立)。

10、安全事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報(bào)告資料、安全事故調(diào)查處理材料。

11、安全設(shè)備設(shè)施和勞保用品購(gòu)買(mǎi)、發(fā)放登記臺(tái)帳(附票證復(fù)印件)。

第四條:以上安全臺(tái)帳統(tǒng)一采用12種臺(tái)帳格式附后,各生產(chǎn)單位可根據(jù)具體情況要求增加表格(采用a4紙)。

第五條:每年年終臺(tái)帳裝訂成冊(cè)保存。

第六條:公司質(zhì)安部對(duì)各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳的.建立落實(shí)情況督促和監(jiān)督,并定期進(jìn)行檢查,檢查時(shí)間為每季進(jìn)行一次。

保安公司檔案管理制度篇八

1、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。

2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目工作的科(股)室起草,局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān),登記編號(hào)后報(bào)局長(zhǎng)或局長(zhǎng)授權(quán)的主管副局長(zhǎng)簽發(fā)。

3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對(duì)后,由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

4、積極推行辦公自動(dòng)化,除公文和較大型綜合材料、外,一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。

5、凡需打印的材料,須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(zhǎng)同意,明確印制數(shù)量、完成時(shí)限后,交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理,并做好登記。微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料。

6、收到上級(jí)機(jī)關(guān)或交辦的公文,由辦公室提出擬辦意見(jiàn),報(bào)局長(zhǎng)批示,按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門(mén)辦理。

7、辦公室負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。

8、公文辦理完畢后,由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

9、辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。

10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下,全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

11、收受文件后,一般性文件由辦公室主任簽批,重要文件由主管常務(wù)副局長(zhǎng)簽批,然后按簽批順序傳遞、承辦。

12、文件收受及傳閱要及時(shí),一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢,兩天之后文件未傳完時(shí),文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件,辦公室必須當(dāng)時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),及時(shí)落實(shí)。

13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準(zhǔn)確科學(xué)有效。

14、嚴(yán)把印信使用關(guān),發(fā)文時(shí)必須由分管局長(zhǎng)同意,然后由局長(zhǎng)簽批后才可打印并使用公章,平時(shí)使用公章,必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(zhǎng)簽字后方可使用,并做好公章使用登記,介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

15、文書(shū)要嚴(yán)格執(zhí)行借閱,保密等項(xiàng)規(guī)章制度。

16、除屬名信外,公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱,重要信函,由主任或主管常務(wù)的副局長(zhǎng)簽轉(zhuǎn)。

17、一般業(yè)務(wù)性工作,各科自行建檔保管,重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理,辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎(jiǎng)勵(lì)等事宜主動(dòng)進(jìn)檔,統(tǒng)一管理。

18、年末文件歸類(lèi)做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類(lèi)卷分類(lèi)科學(xué),有利用價(jià)值。

保安公司檔案管理制度篇九

第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱(chēng)的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門(mén)或人員,提高職工檔案意識(shí),確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。

第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責(zé):

統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。

第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

第七條企業(yè)各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級(jí)第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管,并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè),按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。

有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作,努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。

第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第十七條國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng),應(yīng)按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。

國(guó)有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)淸算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國(guó)有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,依法進(jìn)行處理。

第二十條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實(shí)施。《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。

保安公司檔案管理制度篇十

更的的員工人事檔案妥善管理,的保守機(jī)密;人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的檔案資料,特制定本檔案管理辦法。

1、員工入職檔案:個(gè)人簡(jiǎn)歷

員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書(shū)原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

3、績(jī)效管理檔案:將員工績(jī)效考核資料按月歸類(lèi)整理。

4、員工離職檔案:?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系,死亡等情形。

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則:分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查,如有虛假,可不予錄用和解聘。

1.3對(duì)人事檔案按入職分類(lèi)歸檔,按在職人員、離職人員整理,并登記于《入職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件一)《離職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件二),并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案編號(hào),人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等),應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前,對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

1.6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性,歸檔的材料鑒別,材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查,存檔,檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)存放,員工編號(hào),防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,外借;非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱,須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》(附件三),行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何垮查、借閱人事檔案,下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。

2.3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長(zhǎng)),對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

2.5人力資源部查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

3、查、借閱檔案注意

3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)嚴(yán)重,予以懲處。

4、檔案的銷(xiāo)毀

4.1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷(xiāo)毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》(附表五),經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的人事檔案,人力資源部須核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案登記并歸檔,登記表永久保存。

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后,由人力資源部實(shí)施,修訂和廢止亦同。

公司檔案管理制度1、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。

2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目工作的科(股)室起草,局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān),登記編號(hào)后報(bào)局長(zhǎng)或局長(zhǎng)授權(quán)的主管副局長(zhǎng)簽發(fā)。

3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對(duì)后,由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

4、積極推行辦公自動(dòng)化,除公文和較大型綜合材料、外,一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。

5、凡需打印的`材料,須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(zhǎng)同意,明確印制數(shù)量、完成時(shí)限后,交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理,并做好登記。微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料。

6、收到上級(jí)機(jī)關(guān)或交辦的公文,由辦公室提出擬辦意見(jiàn),報(bào)局長(zhǎng)批示,按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門(mén)辦理。

7、辦公室負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。

8、公文辦理完畢后,由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

9、辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。

10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下,全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

11、收受文件后,一般性文件由辦公室主任簽批,重要文件由主管常務(wù)副局長(zhǎng)簽批,然后按簽批順序傳遞、承辦。

12、文件收受及傳閱要及時(shí),一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢,兩天之后文件未傳完時(shí),文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件,辦公室必須當(dāng)時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),及時(shí)落實(shí)。

13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準(zhǔn)確科學(xué)有效。

14、嚴(yán)把印信使用關(guān),發(fā)文時(shí)必須由分管局長(zhǎng)同意,然后由局長(zhǎng)簽批后才可打印并使用公章,平時(shí)使用公章,必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(zhǎng)簽字后方可使用,并做好公章使用登記,介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

15、文書(shū)要嚴(yán)格執(zhí)行借閱,保密等項(xiàng)規(guī)章制度。

16、除屬名信外,公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱,重要信函,由主任或主管常務(wù)的副局長(zhǎng)簽轉(zhuǎn)。

17、一般業(yè)務(wù)性工作,各科自行建檔保管,重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理,辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎(jiǎng)勵(lì)等事宜主動(dòng)進(jìn)檔,統(tǒng)一管理。

18、年末文件歸類(lèi)做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類(lèi)卷分類(lèi)科學(xué),有利用價(jià)值。

保安公司檔案管理制度篇十一

1、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

2、各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理、立卷。

3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。

4、下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔,還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。

5、凡歸檔的文件必須留原件存檔,書(shū)寫(xiě)整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě),如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。

6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家利益,工作盡職盡責(zé),自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作,均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)進(jìn)整理、歸檔,并定期向本機(jī)關(guān)檔案室移交。

三、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交給辦公室文書(shū)人員,統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。

四、凡本單位參加外出學(xué)習(xí)、考察、參加各種會(huì)議的人員返回單位后,三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書(shū)人員,統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。

五、各業(yè)務(wù)科室在辦件過(guò)程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則,由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

六、機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在第二年上半年向本機(jī)關(guān)檔案室移交檔案,并辦理移交手續(xù)。

七、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把會(huì)議檔案保管二年期滿(mǎn)后,在三月末之前移交本機(jī)關(guān)檔案室,并辦理移交手續(xù)。

為了做好國(guó)土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷歸檔工作,不斷提高立卷質(zhì)量,制定本制度。

1、凡是在國(guó)土資源管理辦件過(guò)程中形成的各種文件材料,按照歸檔范圍和一件一卷的原則,由形成部門(mén)統(tǒng)一立卷。

2、要保證歸檔材料齊全完整,堅(jiān)持誰(shuí)主審,誰(shuí)立卷的原則,做到案結(jié)卷成。形成檔案的有機(jī)聯(lián)系,便于查找和利用。

3、國(guó)土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷,以國(guó)土資源專(zhuān)業(yè)檔案的形成單位為單元,在保持項(xiàng)目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上,按照辦件程序所需的要件和批件,組成案卷。

4、卷內(nèi)材料要準(zhǔn)確一致,整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)5、案卷內(nèi)要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表,卷內(nèi)目錄置于卷首,備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁(yè)數(shù)。

6、編頁(yè)號(hào)。用鉛筆在每卷頁(yè)文字的右上角或背面的左上角填寫(xiě)順序頁(yè)號(hào),不能有誤和遺漏。

7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀,不掉張頁(yè),采用三孔一線(xiàn)的裝訂方法。

8、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切,能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

9、立好的案卷要按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi),按要求填寫(xiě)案卷封皮,注明專(zhuān)業(yè)檔案的種類(lèi),按保管期限、時(shí)間順序,并編寫(xiě)案卷目錄并要求打印,一式三份,于每年五月末之前,要立好前一年的卷,連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書(shū)檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的`歸檔文件整理工作,按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理、歸檔,結(jié)合我局具體情況,特制定本制度。

1、凡本單位工作中形成的各種文件材料,按照歸檔范圍,由各科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。

2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線(xiàn)裝訂到一起,永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂,文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書(shū)釘裝訂,不許有散頁(yè)。

3、多份文件為一件的文件排序,來(lái)文首先是文件閱辦單,然后是正文;發(fā)文首先是正文,然后是發(fā)文簽批單,最后是底稿;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

4、采用年度一-保管期限-一問(wèn)題分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期,再在保管期限下面按問(wèn)題分為黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)。

6、按保管期限對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào),一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號(hào)。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范,黨、政分開(kāi),排列清晰,便于查考。

7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫(xiě)淸楚完整,不得漏項(xiàng),填寫(xiě)歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。

8、歸檔文件目錄要求打印,一式六份,以備檔案進(jìn)館時(shí)所用

9、每年五月末之前,要立好前一年的卷,連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的組成部分,機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中產(chǎn)生的,是記錄和反映機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

1、機(jī)關(guān)會(huì)議檔案的整理原則是:財(cái)務(wù)部門(mén)每年形成的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)按照會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)裝訂成冊(cè),整理立卷。

2、機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)內(nèi)其職能活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證、銀行對(duì)帳單、工資表等有關(guān)會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。

3、整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)鑒于過(guò)去沒(méi)有在報(bào)表、帳簿、憑證的封面或背面上設(shè)計(jì)檔號(hào)的,在整理時(shí)應(yīng)該補(bǔ)上,檔號(hào)主要包括機(jī)關(guān)名、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、盒號(hào)、保管期限等項(xiàng)目。

4、對(duì)于破損、缺頁(yè)、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷,應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)修補(bǔ)和裝訂,使其達(dá)到歸檔要求,保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。

5、會(huì)計(jì)檔案案卷的編號(hào),應(yīng)以每一本報(bào)表、一本帳簿、一本憑證各自給一個(gè)案卷號(hào)。

6、會(huì)計(jì)檔案的排列,要在年度內(nèi)先把內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)按先后順序排好,然后將各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)中的報(bào)表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列,一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。

7、擬制案卷標(biāo)題,要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案每卷的具體內(nèi)容進(jìn)行批制,使其能完整、準(zhǔn)確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。

8、編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄,要在整理立卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行。逐卷填寫(xiě)。一式三份,一份備日常使用,其余兩份一并交給檔案室。

9、會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間是當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可在財(cái)務(wù)科保管二年期滿(mǎn)后,由會(huì)計(jì)部門(mén)編制案卷目錄及清冊(cè),在三月末之前移交給檔案室,并辦理移交手續(xù)。

聲像資料是國(guó)家檔案資料的重要組成部分,為做好聲像檔案立卷歸檔工作,結(jié)合我局情況特制定本制度:

1、聲像檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì)議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。

2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案,由形成部門(mén)統(tǒng)一立卷,在每年五月前向檔案室移交。

3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時(shí)間、作者、內(nèi)容、重要程度,形成規(guī)律和聯(lián)系組卷,使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際,便于查找利用。

4、按要求填寫(xiě)好卷內(nèi)目錄,編好號(hào)碼。

1、凡本單位人員利用檔案,須嚴(yán)格履行查閱登記手續(xù),注明查閱目的,用后及時(shí)反饋利用效果。

2、外單位的人員查閱檔案,必須持單位介紹信并辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱。

3、因工作需要擬抄錄的檔案材料,須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對(duì)后方可帶出。

4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí),須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過(guò)兩周,到期仍需繼續(xù)使用,要辦理續(xù)借手續(xù)。

5、如查閱秘密、機(jī)密的檔案,須請(qǐng)示本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準(zhǔn);查閱黨委會(huì)議記錄、班子會(huì)議記錄的須經(jīng)主管ju長(zhǎng)批準(zhǔn)。

6、對(duì)借閱的檔案,要保持完整清潔,嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫(huà)、涂改、撕頁(yè)、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人,對(duì)將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。

7、查人員要遵守保密制度,嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無(wú)關(guān)人員泄漏,違者按有關(guān)規(guī)定,給予批評(píng)教育或紀(jì)律處分。

一、利用者利用檔案完畢,利用接待人員要及時(shí)進(jìn)行利用效果的收集工作,對(duì)不能當(dāng)場(chǎng)體現(xiàn)的,利用接待人員要跟蹤收集。

二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的,請(qǐng)利用者當(dāng)場(chǎng)填寫(xiě)利用效果,并簽名確認(rèn)。

三、利用者在利用檔案后,無(wú)法當(dāng)場(chǎng)確定利用效果時(shí),應(yīng)將”利用效果登記表”帶回,而接待人員要及時(shí)催繳”利用效果登記表”。

四、檔案員收回的"利用效果登記表",應(yīng)及時(shí)整理。

保安公司檔案管理制度篇十二

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門(mén)應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據(jù)分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

5、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。

8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

第七條 本制度從二oxx年十月一日起執(zhí)行。

保安公司檔案管理制度篇十三

為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理,有效的保守機(jī)密;同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的.完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。

1、員工入職檔案:個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書(shū)原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

3、績(jī)效管理檔案:將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。

4、員工離職檔案:?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系,死亡等情形。

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則:分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查,如有虛假,可不予錄用和解聘處理。

1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類(lèi)歸檔,按在職人員、離職人員進(jìn)行整理,并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件一)《離職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件二),并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào),人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等),應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前,對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

保安公司檔案管理制度篇十四

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。

公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理:主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息;培訓(xùn)記錄;標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告;事故調(diào)查報(bào)告;檢查、整改記錄;職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄;安全生產(chǎn)會(huì)議記錄;安全活動(dòng)記錄;法定檢測(cè)記錄;關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案;應(yīng)急演習(xí)信息;承包商和供應(yīng)商信息;維護(hù)和校驗(yàn)記錄;技術(shù)圖紙;人員資格證;安全評(píng)價(jià)報(bào)告等。

3.2公司各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交行政部集中管理,任何人不得拒絕歸檔。

3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

3.5歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

3.7歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

3.8歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。

3.10外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

3.11為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書(shū)寫(xiě)文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。

3.12歸檔范圍及保管期限

3.13歸檔時(shí)間:

(1)管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。

(2)凡專(zhuān)項(xiàng)工程、專(zhuān)題項(xiàng)目等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

(3)外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。

(4)工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

(5)每年形成的財(cái)務(wù)檔案,由行政部及有關(guān)部門(mén)保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。

(6)電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

(7)榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

(8)聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。

(9)相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議、年度工作會(huì)議),在會(huì)議結(jié)束后歸檔。

(10)外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來(lái)后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

(11)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

(12)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

(13)公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

3.14檔案查(借)閱制度

檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:

(1)凡本公司有關(guān)人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度,取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,同時(shí)做登記。

(2)本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者,須辦理相關(guān)手續(xù),超過(guò)兩天以上歸還者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

(3)借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

(4)外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。

(5)凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

3.15檔案的保密制度

(1)凡屬密級(jí)檔案,必須正確地標(biāo)明密級(jí),并妥善存放。

(2)非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部,行政部門(mén)窗及箱柜應(yīng)及時(shí)關(guān)鎖。

(3)全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

(4)凡查閱密級(jí)檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復(fù)制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

(5)查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

(6)檔案人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

(7)定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

3.16行政部管理制度

(1)檔案存入檢查:

1)檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記。

2)定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。

(2)行政部管理:

1)行政部未經(jīng)許可,外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。

2)檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀,便于調(diào)卷。

3)行政部門(mén)窗須安裝窗簾,行政部?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過(guò)100lx。

4)避免光線(xiàn)直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。

5)行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物,必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8)行政部須做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。

9)做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的`統(tǒng)計(jì)工作。

10)建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

3.17檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度

(1)根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保存期限表。

(2)保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長(zhǎng)。

(3)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

(4)檔案通過(guò)鑒定,要求保管期準(zhǔn)確,案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)修改、補(bǔ)充。

(5)銷(xiāo)毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊(cè)、提出銷(xiāo)毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷(xiāo)毀或監(jiān)銷(xiāo),防止失密。檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo),并在清冊(cè)上簽字。

3.18檔案工作人員崗位職責(zé)

(1)認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅(jiān)持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門(mén)各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

(2)負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的檔案,做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

(3)積極做好檔案的服務(wù)利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

(4)做好檔案的“八防”工作,確保檔案的完整與安全。

(5)嚴(yán)格遵守“保密制度”工作,未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

(6)負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

保安公司檔案管理制度篇十五

1.各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

2.各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。

4.下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔,還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。

5.凡歸檔的'文件必須留原件存檔,書(shū)寫(xiě)整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě),如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。

6.重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家利益,工作盡職盡責(zé),自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.各部門(mén)配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2.兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

5.接受本公司專(zhuān)職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。

1.凡本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。

2.各部門(mén)兼職檔案員,負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

1.各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對(duì)各類(lèi)檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。

4.庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對(duì)濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng),定期檢查。

6.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗,確保安全。

1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

3.查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。

5.對(duì)于違反保密規(guī)定,泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。

2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。

5.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對(duì),正確無(wú)誤時(shí),方能簽字蓋章。

6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

保安公司檔案管理制度篇十六

第一條為加強(qiáng)公司xx資產(chǎn)管理有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”或“本公司”)檔案管理工作,根據(jù)《中華人民共和國(guó)證券投資基金法》、《私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引》等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關(guān)監(jiān)管要求制定本制度。

第二條檔案是公司及各部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的文件材料。

第三條加強(qiáng)檔案管理工作,是規(guī)范公司內(nèi)部管理的重要內(nèi)容,對(duì)亍提高公司管理水平具有重要意義。

第二章歸檔范圍

第四條公司檔案分為以下幾種:

(一)公司級(jí)證件

營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本;組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本;稅務(wù)登記證正副本;開(kāi)戶(hù)許可證;機(jī)構(gòu)信用代碼證、會(huì)員證等其他證件。

(二)法人治理結(jié)構(gòu)

1、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等決議及會(huì)議材料;

2、高管人員資料檔案;

3、股東情況相關(guān)資料

4、其他相關(guān)資料。

(三)公司文書(shū)檔案

1、外發(fā)文件:外發(fā)紅頭文件等;

2、外收文件:

(1)監(jiān)管部門(mén)的批文、批復(fù)、通知等;

(3)其他金融機(jī)構(gòu)的往來(lái)文件;

(4)社會(huì)有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的文件、材料和公函;

(5)其他需要立卷歸檔的外來(lái)文件。

3、內(nèi)部文件:各部門(mén)通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、制度及其他需要立卷歸檔的.材料等。

(四)基金交易及基金清算

包括不限于:投資決策委員會(huì)會(huì)議記、風(fēng)控委員會(huì)議記、清算指令等。

(五)合規(guī)檔案

各種風(fēng)控合規(guī)報(bào)告及提示函等。

(六)行政物業(yè)

2、辦公家具類(lèi)文檔;

3、電話(huà)、安保、音視頻相關(guān)文檔;

4、物業(yè)管理相關(guān)文檔;

5、空調(diào)、電梯相關(guān)資料;

6、辦公樓消防、水系統(tǒng)圖紙等等;

7、購(gòu)置各類(lèi)設(shè)備的圖紙、說(shuō)明書(shū)等;

8、其他需要?dú)w檔的文件。

(七)信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)工程建設(shè)等資料。

保安公司檔案管理制度篇十七

第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

第三條歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門(mén)應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據(jù)分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

5、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

第五條檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。

8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

第六條二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

第七條本制度從二oxx年十月一日起執(zhí)行。

保安公司檔案管理制度篇十八

更的的員工人事檔案妥善管理,的保守機(jī)密;人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的.檔案資料,特制定本檔案管理辦法。

1、員工入職檔案:個(gè)人簡(jiǎn)歷

員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書(shū)原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

3、績(jī)效管理檔案:將員工績(jī)效考核資料按月歸類(lèi)整理。

4、員工離職檔案:?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系,死亡等情形。

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則:分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查,如有虛假,可不予錄用和解聘。

1.3對(duì)人事檔案按入職分類(lèi)歸檔,按在職人員、離職人員整理,并登記于《入職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件一)《離職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件二),并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案編號(hào),人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等),應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前,對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

1.6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性,歸檔的材料鑒別,材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查,存檔,檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)存放,員工編號(hào),防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,外借;非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱,須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》(附件三),行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何垮查、借閱人事檔案,下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。

2.3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長(zhǎng)),對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

2.5人力資源部查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

3、查、借閱檔案注意

3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)嚴(yán)重,予以懲處。

4、檔案的銷(xiāo)毀

4.1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷(xiāo)毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》(附表五),經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的人事檔案,人力資源部須核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案登記并歸檔,登記表永久保存。

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后,由人力資源部實(shí)施,修訂和廢止亦同。

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