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如何做好文件的收集整理工作收集word文檔的辦法篇一
;?一、文件收發(fā)工作的特點(diǎn)及規(guī)律
二、做好文件收發(fā)工作的幾點(diǎn)體會
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;文件收發(fā)是各級機(jī)關(guān)辦公室工作中至關(guān)重要的組成部分，它承載著重要文件及信息的收集、傳遞、整理、歸檔等重要工作，是各類信息匯集的平臺、文件傳輸?shù)捏A站，其工作質(zhì)量與好壞，直接反映出辦公室的綜合服務(wù)水平，具有高度的政治性、嚴(yán)格的規(guī)范性和謹(jǐn)密的程序性。本人結(jié)合實(shí)際工作，淺談以下幾點(diǎn)：
一、文件收發(fā)工作的特點(diǎn)及規(guī)律
文件收發(fā)工作是辦公室職能運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，承擔(dān)著上級機(jī)關(guān)來文的登記、辦理、呈送、歸檔。本級機(jī)關(guān)文件的印制、分發(fā)、存檔、保管等。做好文件收發(fā)工作，是有效落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策部署、保證重要信息安全、確保政令暢通的必然要求，而在財政系統(tǒng)，文件收發(fā)工作又有其特定的規(guī)律和特征，主要體現(xiàn)于以下幾點(diǎn)：
（一）“重”。即崗位責(zé)重。文件收發(fā)工作崗位特殊，責(zé)任重大，處于辦公室職能運(yùn)轉(zhuǎn)地位最核心，聯(lián)系各方利益關(guān)切最廣泛，服務(wù)各級領(lǐng)導(dǎo)決策部署最直接，如果說辦公室是整個局機(jī)關(guān)的“中樞”，那么文件收發(fā)工作則是辦公室的“中樞核”，牽一發(fā)而動全身。在我們財政系統(tǒng)，看似一份小小的文件可能就事關(guān)一個重大的民生項(xiàng)目，看似一個小小的失誤也許就會影響到很多人的切身利益。因此，能否勝任本職崗位，是對我們每一名文件收發(fā)人員責(zé)任、作風(fēng)、素質(zhì)、能力最有效的檢驗(yàn)。
（二）“雜”。即紛繁復(fù)雜。很多人認(rèn)為，文件收發(fā)工作就是“郵遞員”工作，缺少技術(shù)含量，實(shí)則不然，只有真正從事過這項(xiàng)工作的人才會體會到它的事無巨細(xì)、高標(biāo)準(zhǔn)與嚴(yán)要求，就像一鍋大雜燴，不理出頭緒，就會造成一團(tuán)亂麻導(dǎo)致雜亂無章；
不沉下心思摸索其特點(diǎn)規(guī)律，就會盲人摸象分不清門道。
（三）“碎”。即環(huán)節(jié)細(xì)碎。文件收發(fā)工作，從收文登記、傳閱督辦、清退保存整個過程所涉及到的細(xì)節(jié)較多，一份文件從傳遞前、傳遞中、傳遞后就包含了接收、擬辦、呈送、分發(fā)、回饋、歸檔、清退等一系列流程化管理，從收文、承辦再到具體落實(shí)，往往會出現(xiàn)傳遞次數(shù)多、時間跨度長的特點(diǎn)。如果漏掉其中任何一個不起眼的細(xì)微環(huán)節(jié)，稍有不慎，就會導(dǎo)致工作中的被動，甚至有些失誤還會給全局性工作帶來負(fù)面影響。
（四）“廣”。即涉及面廣。在財政系統(tǒng)，文件收發(fā)工作涉及面十分廣泛，僅…年全年，我局共辦理省市財政部門及縣委、縣政府以上黨政機(jī)關(guān)公文…份，各類資金請示文件…份，累計傳遞達(dá)10000多人次。其中還涵蓋了涉密、應(yīng)急、督辦等各類文件…余件，呈現(xiàn)出了應(yīng)急事項(xiàng)多、涉密風(fēng)險大，傳遞范圍廣的典型特征。
二、做好文件收發(fā)工作的幾點(diǎn)體會
要做好文件收發(fā)工作，就必須結(jié)合財政工作實(shí)情，摸索出一套適合本單位實(shí)際的精細(xì)化管理路子，切實(shí)認(rèn)清做好這項(xiàng)工作的極端重要性，扎實(shí)念好“細(xì)”、“實(shí)“、“快”三字訣，追求零差錯、零失誤、零瑕疵。確保不讓“中樞核”變成“梗阻源”。
（一）在“細(xì)”字上動腦筋。嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致是做好文件收發(fā)工作的先決條件。所謂“細(xì)節(jié)決定成敗”闡述的就是這個道理，要想真正做好這項(xiàng)工作，就必須要在“細(xì)”字上動腦筋。其一要細(xì)心揣摩。文件收發(fā)人員要善于總結(jié)、分析、摸索其特定的規(guī)律，在財政系統(tǒng)，涉及最廣泛、最重要的就是各類資金請示文件，如不認(rèn)真仔細(xì)，往往就會貽誤時機(jī)造成被動。細(xì)微之處見精神，粗心大意是文件收發(fā)工作中的大忌，所以我們要立足本職崗位，通過崗位實(shí)踐，鍛造成為實(shí)際工作中的“活電腦”，努力爭做一名“有心人”、“明白人”。其二要精細(xì)管理。細(xì)化分類是收發(fā)文實(shí)際工作中的核心要素，是確保便捷查閱的重要手段，是提升工作質(zhì)效的關(guān)鍵所在。俗話說“好記性不如爛筆頭”，文件收發(fā)工作必須嚴(yán)格落實(shí)“痕跡管理”，實(shí)行分類歸檔保存，確保有章可循、有據(jù)可查。切實(shí)做到登記一本賬、存檔一套冊、查找一口清。促使文件收發(fā)工作真正成為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的“信息庫”。其三要規(guī)范操作。不以規(guī)矩難成方圓，文件收發(fā)工作環(huán)節(jié)細(xì)碎、程序復(fù)雜、每一類文件傳遞的對象、途徑、范圍都不同，只有在每個環(huán)節(jié)處理中固化流程，堅持規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，形成一整套制度化、規(guī)范化的操作機(jī)制，按照領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見，做到一一對應(yīng)檢查、精準(zhǔn)無誤傳遞，才能避免因處理環(huán)節(jié)不當(dāng)而造成差錯遺漏。
（二）在“實(shí)”字上下真功。務(wù)實(shí)肯干是崗位職責(zé)所需的本職要求。所謂“小崗位連著大責(zé)任”，文件收發(fā)工作崗位平凡，但越平凡的崗位越需要毅力與耐心。要想保證工作中不出任何紕漏與閃失，就必須要在“實(shí)”字上下真功。其一要為人踏實(shí)。文件收發(fā)工作實(shí)質(zhì)就是服務(wù)保障工作，對內(nèi)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)部門，對外服務(wù)于基層單位、廣大群眾。在實(shí)際工作中，當(dāng)別人因?yàn)楣ぷ餍枰庇诓檎乙环菸募臅r候，要以誠相待、不厭其煩、耐心面對，一份小小的文件體現(xiàn)的不僅僅是我們收發(fā)文工作人員的辦事效率，更彰顯出財政部門的精神面貌。其二要工作務(wù)實(shí)。文件收發(fā)工作人員必須要有高度負(fù)責(zé)的精神，在實(shí)際工作中，每天我們都要處理幾件甚至幾十件各類通知和文件，工作責(zé)任重、密度大、強(qiáng)度高。要切實(shí)做好上下左右的銜接，照應(yīng)到方方面面的關(guān)切，做到不遺漏、不誤事，就要堅決克服麻痹思想，杜絕疲于應(yīng)對，真正做到入腦入心入行。其三要責(zé)任落實(shí)。一份小小的文件傳遞的是一份責(zé)任，落實(shí)的則是一種制度，文件收發(fā)工作要堅決落實(shí)崗位責(zé)任制，收、傳、發(fā)、存必須專人負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理、層層把關(guān)，從而避免出現(xiàn)圖簡單、省步驟、走過場的問題發(fā)生。確保傳遞不延誤，量大不積壓，差錯不發(fā)生。
（三）在“快”字上求實(shí)效。快速高效是確保任務(wù)落實(shí)的現(xiàn)實(shí)需要。由于財政工作千頭萬緒，財政業(yè)務(wù)點(diǎn)多面廣，這就對我們每一名文件收發(fā)人員提出了新的更高要求。其一要運(yùn)轉(zhuǎn)快。文件收發(fā)工作主要以人工傳遞為主，要提高文件傳閱辦理的速度和質(zhì)量，就要做到口勤多問，多請示、多報告、多追查。腿勤多送，不怕麻煩、快速反應(yīng)、迅速落實(shí)。確保第一時間傳遞到人，傳達(dá)到位。其二要反饋快。文件收發(fā)工作不能等、不能拖、不能靠，反之就會形成惡性循環(huán)。要切實(shí)提高辦事效率，壓縮辦理周期。對于領(lǐng)導(dǎo)批示的重要文件，要及時準(zhǔn)確的傳送到各個部門，并及時將辦理結(jié)果及早、盡快的進(jìn)行反饋，做到急件急傳、快事快辦、案無積卷、事不過夜，確保文件不空傳、不橫傳、不誤傳，真正達(dá)到“件件有著落，辦結(jié)有回音”的良好效果。其三要督辦快。文件收發(fā)工作必須堅持“督”為底線，才能保證最終的制度落實(shí)、任務(wù)完成，實(shí)際工作中往往會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我們在嚴(yán)格落實(shí)了各種制度的同時，還是有一少部分文件不知去向，究其原因，就是督辦落實(shí)不到位。因此，收發(fā)文工作人員一定要克服因辦理時間較長而忘記督辦，因文件傳到領(lǐng)導(dǎo)處不敢督辦，因思想麻痹松懈而不愿督辦的畏難情緒，及時做好文件回收工作，切實(shí)堵塞漏洞，確保長效機(jī)制落實(shí)。用我們的實(shí)際行動，努力為領(lǐng)導(dǎo)、為單位創(chuàng)造一個優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的辦文環(huán)境。
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;關(guān)于做好保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動文件材料收集歸檔工作的通知
第一批先進(jìn)性教育活動的各部門、各單位：
按照中央統(tǒng)一部署和省委、市委的要求，我縣第一批保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動即將結(jié)束。這次活動是黨的建設(shè)歷史上的一件大事，是加強(qiáng)黨的建設(shè)的又一次重要理論和實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。在開展保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動中形成的各種載體的檔案資料，是這次活動的真實(shí)記錄，為了客觀真實(shí)地保留這項(xiàng)工作的歷史過程，根據(jù)***精神，現(xiàn)就做好先進(jìn)性教育活動材料立卷歸檔工作作如下通知：
一、歸檔范圍
各級黨組織在開展先進(jìn)性教育活動中形成的各種文件、會議材料；成立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、制定的計劃、安排、方案、總結(jié)等文件材料；上級黨組織下發(fā)的重要文件和領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)的批示、指示、講話等文件材料；縣委先進(jìn)性教育活動領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室、各部門各單位形成的工作安排、整改方案、情況反映、工作簡報等文件材料；各種媒體宣傳報道先進(jìn)性教育活動的好做法、好經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)典型材料；縣委先進(jìn)性教育活動領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室和各單位形成的不同載體的文件材料，如照片、錄音帶、錄像帶、電子文件等。
二、保管期限
1、永久保存的有：縣委先進(jìn)性教育活動領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室和本單位關(guān)于成立機(jī)構(gòu)、工作安排、實(shí)施方案、動員講話、整改方案、工作總結(jié)、會議文件等。
2、長期保存的有：本部門、本單位階段性工作安排、轉(zhuǎn)段小結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、“回頭看”實(shí)施方案、表彰獎勵決定、典型材料、黨員犯錯誤處理材料；縣委先進(jìn)性教育活動領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室和本部門本單位情況反映、工作簡報、民主生活會記錄、情況報告。
3、短期保存的有：黨員黨性分析、個人整改措施，臨時性匯報材料，上級下發(fā)、下級報送的有關(guān)先進(jìn)性教育活動的重要文件材料。
4、臨時保存的有：征求意見、民主評議、民主測評匯總表和理論學(xué)習(xí)體會文章等。
5、錄音、錄像、照片、電子文件等按有關(guān)規(guī)定辦理。
三、幾點(diǎn)要求
1、各部門各單位要把先進(jìn)性教育活動文件材料收集歸檔工作列入議事日程，確定具體工作人員負(fù)責(zé)做好檔案資料的收集歸檔工作，做到收集齊全，整理規(guī)范，歸檔及時。在先進(jìn)性教育活動結(jié)束后，向縣檔案館或本單位檔案室移交全部檔案資料。
2、縣檔案局要把這項(xiàng)工作作為一項(xiàng)重要工作來抓，依法加強(qiáng)監(jiān)督檢查。要派出工作人員深入各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助做好文件材料的收集、整理、歸檔和管理工作。
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