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具體工作流程
一、執(zhí)行辦公用品及日常損耗用品的采購(gòu)、發(fā)放管理
月25日行政部要根據(jù)其他部門(mén)的申購(gòu)計(jì)劃及庫(kù)存情況，并要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲(chǔ)備以備不時(shí)之需，作好申購(gòu)計(jì)劃匯總表經(jīng)行政總監(jiān)審批后，及時(shí)保質(zhì)保量地采購(gòu)辦公用品和日常損耗用品，同時(shí)作好物品出入庫(kù)登記，每月盤(pán)存，確保賬實(shí)相符。
定期詢價(jià)議價(jià)
二、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理
對(duì)于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，建立固定資產(chǎn)臺(tái)帳清單，行政管理中心定期進(jìn)行帳物盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)帳物是否相符，然后根據(jù)盤(pán)點(diǎn)狀況及調(diào)動(dòng)增加狀況更新《固定資產(chǎn)臺(tái)賬清單》，對(duì)需要轉(zhuǎn)移或報(bào)廢的資產(chǎn)按照相關(guān)程序申請(qǐng)報(bào)廢或轉(zhuǎn)移，及時(shí)跟進(jìn)各部門(mén)資產(chǎn)調(diào)動(dòng)，做到帳物相符。對(duì)于資產(chǎn)管理不當(dāng)、帳物不符，將對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行相應(yīng)處罰。
資產(chǎn)分類
建立臺(tái)帳清單
每月盤(pán)存
核對(duì)帳物
三、執(zhí)行各部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理
行政部負(fù)責(zé)根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請(qǐng)技術(shù)人員維修、對(duì)維修全過(guò)程進(jìn)行控制;各部門(mén)對(duì)維修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn)。
所有維修要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成狀態(tài);對(duì)未按要求完成的維修事項(xiàng)、及時(shí)了解情況并報(bào)告負(fù)責(zé)人。
維修申請(qǐng)
記錄備案
安排維修
維修結(jié)束
檢查驗(yàn)收
四、執(zhí)行部門(mén)各類表單的歸檔管理
根據(jù)不同種類檔案的特點(diǎn)，做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類表單臺(tái)賬，并整理歸檔。
各部門(mén)往來(lái)的備忘錄、文檔、資料等。
文件、資料收集
分類整理編號(hào)
立卷歸檔
裝訂成冊(cè)存放
使用.傳閱控制
五、文件資料收發(fā)、傳真管理
各類文件資料收發(fā)、傳真均需在登記薄上作好詳細(xì)登記、記錄，及時(shí)將各類信息(通知、文件)進(jìn)行上傳下達(dá)，特別是各類付款申請(qǐng)單或客戶信息應(yīng)登記后及時(shí)傳遞給相關(guān)部門(mén);
文件資料的收發(fā)
行政總監(jiān)審閱
上傳下達(dá)
準(zhǔn)確記錄
傳真往來(lái)
六、執(zhí)行各種行政支出費(fèi)用的支付、控制
按時(shí)申請(qǐng)、交納、控制公司各項(xiàng)行政支出費(fèi)用，并將所要交納的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行審核記錄，對(duì)各項(xiàng)行政付款申請(qǐng)單經(jīng)行政總監(jiān)審閱后復(fù)印歸類管理。做到資金審批的及時(shí)、準(zhǔn)確、可追溯，以確保行政管理中心工作的正常開(kāi)展。
統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)所要交納費(fèi)用
申請(qǐng)審批資金
部門(mén)主管審批
領(lǐng)導(dǎo)審批簽字
支付各項(xiàng)費(fèi)用
歸類登記管理
七、執(zhí)行對(duì)外關(guān)系建立維護(hù)
建立良好的公共關(guān)系平臺(tái)是企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵，行政部門(mén)肩負(fù)著對(duì)外溝通、協(xié)調(diào)的重任，要把對(duì)外關(guān)系維護(hù)作為重要工作來(lái)抓，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)涉及到方方面面的關(guān)系，既有政府部門(mén)的，又有社會(huì)關(guān)系的，哪方面關(guān)系處理不好，或多或少都會(huì)有一定影響。在平時(shí)的工作中要經(jīng)常保持與已有關(guān)系的聯(lián)系與溝通，并結(jié)合實(shí)際情況，建立新的公共關(guān)系。在對(duì)外交往中要自覺(jué)維護(hù)公司形象，要將對(duì)外關(guān)系維護(hù)情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便作出符合公司利益的調(diào)整。
關(guān)系建立
溝通協(xié)調(diào)
經(jīng)常維護(hù)
情況匯報(bào)
合理調(diào)整
檔案
八、執(zhí)行處理突發(fā)事件
公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，行政部在收到信息的同時(shí)，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并及時(shí)處理，將有可能對(duì)公司或個(gè)人的不利影響降到最低限度，情況特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)時(shí)可先處理再匯報(bào)，但事后要向領(lǐng)導(dǎo)闡明原因。在處理突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)把握有利原則，要充分維護(hù)公司或員工的利益，樹(shù)立好公司的整體形象。
減少不利影響
處理結(jié)果匯報(bào)
突發(fā)事件出現(xiàn)
妥善解決處理
及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)
主要情況收集
九、執(zhí)行公司車(chē)輛管理
公司所有車(chē)輛由行政部負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，司機(jī)負(fù)責(zé)在工作期間的日常清潔保養(yǎng)工作，并保證車(chē)內(nèi)各種設(shè)備的正常使用，負(fù)責(zé)車(chē)輛的安全防盜;對(duì)車(chē)輛的完好無(wú)損承當(dāng)全部責(zé)任。
用車(chē)申請(qǐng)單填制
行政部審批簽字
司機(jī)檢查車(chē)輛狀況
司機(jī)正常出車(chē)
十、后勤服務(wù)保障
行政部要將后勤服務(wù)保障列入日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)工作環(huán)境、員工狀態(tài)的管理進(jìn)行監(jiān)督，收集員工建議，了解員工情緒，保證公司正常運(yùn)營(yíng)的開(kāi)展;為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量;
擬定制度
加強(qiáng)檢查
收集建議
提高質(zhì)量
員工滿意
反饋
安撫員工
安全工作是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，行政部是安全工作的主要執(zhí)行部門(mén);日常工作中應(yīng)將安全工作、保密工作列入議事日程，要充分明確重點(diǎn)安全項(xiàng)目，不定期地組織檢查，認(rèn)真查出安全隱患，及時(shí)消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實(shí)安全責(zé)任制，簽定安全責(zé)任制，規(guī)劃安全教育、培訓(xùn)計(jì)劃并認(rèn)真加以實(shí)施。
熟悉安全制度
提高防范意識(shí)
規(guī)劃教育培訓(xùn)
明確安全目標(biāo)
組織實(shí)施檢查
確保整體安全
十一、日常事務(wù)處理
行政部的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務(wù)具有不可確定性，臨時(shí)出現(xiàn)的工作，會(huì)給當(dāng)日計(jì)劃工作帶來(lái)很大的沖突，這時(shí)就要擇其輕重而處理?？傮w來(lái)講，行政部屬于服務(wù)保障部門(mén)，是為其他部門(mén)服務(wù)的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門(mén)的日常事務(wù)。否則會(huì)影響正常工作秩序，甚至?xí)绊懝窘?jīng)營(yíng)活動(dòng)。
當(dāng)日計(jì)劃工作
臨時(shí)事務(wù)處理
擇其輕重梳理
責(zé)任到人處理
注重時(shí)效結(jié)果
保證正常工作
提高服務(wù)意識(shí)
十二、執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù)
優(yōu)先完成領(lǐng)導(dǎo)交辦各類事務(wù)，規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成不了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明其原因，并盡力盡快完成，最終將完成結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
接受上級(jí)交辦任務(wù)
及時(shí)完成
保質(zhì)保量
匯報(bào)結(jié)果
確實(shí)了解、記錄工作要求
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