總結(jié)是記錄成果、發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要過程，它可以提高我們的學(xué)習(xí)效率。在寫總結(jié)之前，我們需要對(duì)所要總結(jié)的內(nèi)容進(jìn)行充分的了解和梳理。以下是一些哲學(xué)思考的經(jīng)典名言和哲學(xué)家的思想，讓我們一起思考人生的意義和價(jià)值。
試論文書檔案的信息化管理論文篇一
高職院校管理工作中，人事檔案管理工作相對(duì)其他一切管理工作而言，是重要的基礎(chǔ)工作。當(dāng)前形勢(shì)下，信息化是高職院校發(fā)展中必須要面對(duì)的問題。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，幾乎在所有領(lǐng)域，信息化已成為現(xiàn)代及今后發(fā)展的潮流，為順應(yīng)時(shí)代要求，人事檔案工作進(jìn)行信息化管理勢(shì)在必行。建立網(wǎng)絡(luò)化管理體系和人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，培養(yǎng)專業(yè)的高素質(zhì)信息化檔案管理人才隊(duì)伍是進(jìn)行人事檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。
［關(guān)鍵詞］高職院校；信息化；人事檔案。
在當(dāng)前形勢(shì)下，把信息化管理引入檔案管理中是院校發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步的共同要求，為順應(yīng)信息時(shí)代潮流和教育單位人事制度發(fā)展的要求，應(yīng)大力加快人事檔案信息化改造，加強(qiáng)高職院校人事檔案管理從傳統(tǒng)領(lǐng)域轉(zhuǎn)向信息化檔案管理的改造。
試論文書檔案的信息化管理論文篇二
人事檔案管理雖然具有很強(qiáng)的重要性和不可替代性，但檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)和長期的工作，對(duì)檔案管理工作的.重視或忽略都難以在短期內(nèi)顯現(xiàn)出其效果或危害。因此，提高對(duì)檔案管理的工作重視，加大關(guān)注檔案管理的重要性，必要性認(rèn)識(shí)，提高教育單位內(nèi)部有關(guān)人員的檔案意識(shí)，提高上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教育單位各部門對(duì)人事檔案工作的支持和配合十分關(guān)鍵。要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性、高效性、信息化，硬件建設(shè)是必不可少的前提，而人事檔案管理工作的重要性獲得領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。要進(jìn)行相關(guān)制度的改革，設(shè)備的購置，人員的調(diào)整，無一不需要上級(jí)部門逐一進(jìn)行審批，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)如果不夠會(huì)造成檔案建設(shè)上重大困難，因此要把檔案管理重要性作為學(xué)院整體工作重要性的必要組成部分，在人事檔案制度和信息化改進(jìn)的相關(guān)要求上予以必要支持；組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)更要對(duì)檔案重要性給予必要重視，要將人事檔案工作納入本部門重要議事日程，把檔案工作的規(guī)劃布置，研究考核與本部門其他工作同期開展，定期研究檢查、布署、指導(dǎo)人事檔案工作。
2.2建立制度基礎(chǔ)，規(guī)范檔案管理。
為增強(qiáng)高職院校人事檔案工作管理質(zhì)量，提高檔案工作效率，規(guī)范檔案工作流程，科學(xué)化的檔案管理非常重要。要本著合理性和科學(xué)性原則建立一套完整的檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度是管理工作正常進(jìn)行的依據(jù)，是檔案管理具體實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)，合理科學(xué)的一整套人事檔案管理規(guī)章制度是實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、科學(xué)化的重要保障。提供資料的相關(guān)部門要對(duì)檔案管理目標(biāo)實(shí)施全面細(xì)致地考察，從不同角度、多個(gè)側(cè)面真實(shí)準(zhǔn)確地考察所有檔案人員的相關(guān)材料，重視對(duì)當(dāng)事人工作能力，性格特點(diǎn)、業(yè)務(wù)水平的記錄，保障形成材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、客觀性和全面性。
2.3建立完備的高職院校人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
當(dāng)今快節(jié)奏高速發(fā)展的時(shí)代環(huán)境要求人事檔案管理工作也要具備與之適應(yīng)的工作效率，迅速有效地實(shí)現(xiàn)信息交流和檔案數(shù)據(jù)更新。為跟上時(shí)代步伐，高職院校人事檔案管理的工作重點(diǎn)應(yīng)由實(shí)體管理向信息化管理轉(zhuǎn)變；而信息化管理很多方面依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，因此建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是這一切的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立可實(shí)施人事檔案信息匯總和動(dòng)態(tài)管理，方便快捷地更新人事檔案數(shù)據(jù)，使人事檔案查閱，比對(duì)，傳輸上更為迅速準(zhǔn)確。人事檔案數(shù)據(jù)庫要建立在中組部《信息結(jié)構(gòu)體系》的基礎(chǔ)上，循序漸進(jìn)，分層次、分步驟、分階段、有序地進(jìn)行。數(shù)據(jù)采集是人事檔案管理工作最基礎(chǔ)的一項(xiàng)內(nèi)容，采集工作一定要以組織人事部門審核的年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷學(xué)位為依據(jù)，保證人事檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)信息的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性。
2.4實(shí)施人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。
高職院校人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立和檔案管理的信息化轉(zhuǎn)換，使檔案信息的利用效率大大提高。為實(shí)現(xiàn)信息資源共享，加強(qiáng)檔案信息的交流與傳遞，在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案的管理和人事數(shù)據(jù)交流必不可少。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息化交流和共享體系，保障信息安全是前提，在網(wǎng)絡(luò)信息管理中要重點(diǎn)做好管理權(quán)和使用權(quán)的問題，要進(jìn)行密碼和多重驗(yàn)證來核對(duì)管理者身份。要以多種方法對(duì)數(shù)據(jù)庫采取安全防護(hù)和安全性監(jiān)督。防止非法人員利用網(wǎng)絡(luò)盜取和損壞檔案信息；同時(shí)保密性也是人事檔案數(shù)據(jù)管理的重要原則。針對(duì)人事部門內(nèi)部要合理設(shè)置操作者和管理用戶的系統(tǒng)權(quán)限，避免不必要的授權(quán)和重復(fù)授權(quán)，對(duì)于管理權(quán)限的分配要做到責(zé)任和權(quán)限對(duì)等，避免出現(xiàn)越權(quán)管理和權(quán)限失效現(xiàn)象。人事檔案數(shù)據(jù)可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免了人事檔案操作程序上的反復(fù)錄入，提高檔案管理工作效率。網(wǎng)絡(luò)化的檔案服務(wù)還可實(shí)現(xiàn)全天候24小時(shí)在線，隨時(shí)需要都可實(shí)時(shí)查詢檔案數(shù)據(jù)，方便各種工作情況的要求。人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化還可在需要人事信息資料匯總和統(tǒng)計(jì)分析時(shí)實(shí)現(xiàn)快速高效的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，這對(duì)決策和組織人事工作而言是極為有利的信息支持。實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理需要運(yùn)用相應(yīng)的電子設(shè)備和信息技術(shù)，遵循《干部人事檔案原件管理系統(tǒng)》的相關(guān)原則，把相應(yīng)人事數(shù)據(jù)嚴(yán)格對(duì)照檔案原件逐步輸入電腦，建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫。人事檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化以后檔案的管理匯總、統(tǒng)計(jì)利用、查閱、變更都能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化操作，大大提高了檔案工作的效率和管理的科學(xué)性和先進(jìn)性。
3結(jié)語。
為迎接信息時(shí)代的到來，高職院校人事檔案管理要積極引入信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電子辦公的先進(jìn)理念，運(yùn)用科技手段改進(jìn)檔案管理制度。加快高職院校人事檔案改革的推進(jìn)，努力挖掘人事檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理化利用。使人事檔案成為高職院校管理制度改進(jìn)、人力資源開發(fā)以及提升綜合實(shí)力的有力支持。
主要參考文獻(xiàn)。
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試論文書檔案的信息化管理論文篇三
檔案工作，是各個(gè)組織、單位對(duì)工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價(jià)值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)，其具有憑證價(jià)值和參考價(jià)值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)方面，本文從提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障；轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒒芾?；?yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力；加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實(shí)檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確；完善數(shù)字檔案館建設(shè)共七個(gè)方面闡述了筆者的建議。
試論文書檔案的信息化管理論文篇四
我公司為全面提高檔案工作管理水平適應(yīng)數(shù)字檔案管理的需要更好地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)筆者所在的單位通過了湖北省檔案工作規(guī)范管理“aaa”級(jí)評(píng)審。我們以達(dá)標(biāo)升級(jí)為契機(jī)我們使用清華紫光檔案管理軟件開發(fā)建立了檔案數(shù)據(jù)庫提高公司檔案信息化管理水平。
(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換dpf電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，vcd、dvd光碟、小容量的閃存u盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率。
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立oa系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件管理功能完成對(duì)文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要?dú)w檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要?dú)w檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個(gè)人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的檔案時(shí)，需要花費(fèi)很長的時(shí)間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)卷號(hào)再去庫房查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對(duì)借閱檔案者，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對(duì)電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢，找到所需的'檔案目錄，同時(shí)對(duì)電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個(gè)用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄網(wǎng)上對(duì)電子檔案查詢和利用的情況，隨時(shí)可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實(shí)體;也可以通過網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請(qǐng)，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請(qǐng)后，用戶再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行控制。
(四)檔案鑒定銷毀工作也實(shí)行了可控。對(duì)過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計(jì)算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過銷毀申請(qǐng)自動(dòng)得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請(qǐng)。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請(qǐng)的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鑒定銷毀申請(qǐng)的處理意見對(duì)其進(jìn)行處理：更改過期檔案的密級(jí)和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。
(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對(duì)于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握web技術(shù)，ip技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等計(jì)算機(jī)專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識(shí)，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。
(二)對(duì)檔案信息安全不容樂觀。
在公司檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)并存，而由于我們對(duì)數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑ke的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對(duì)安全。
(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度。
紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
(四)電子檔案的法律效力問題。
通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
(五)信息化進(jìn)程有待加快。
雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫，但庫存檔案還有一部分沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡(jiǎn)單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3解決問題的途徑。
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會(huì)利用檔案的意識(shí)。
首先，檔案人員要抓住有利時(shí)機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動(dòng)，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，重視檔案工作，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍。
檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個(gè)歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時(shí)代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識(shí)創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個(gè)“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動(dòng)，離檔案信息化管理工作目標(biāo)尚有一段漫長的路要走，需要通過公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，從而達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。
試論文書檔案的信息化管理論文篇五
摘要：信息技術(shù)的產(chǎn)生，逐漸滲透到社會(huì)生活的方方面面，社會(huì)生產(chǎn)形式發(fā)生變化，時(shí)代要求也在改變。為了順應(yīng)時(shí)代潮流，建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化，檔案信息化逐漸成為了促進(jìn)檔案管理發(fā)展的重要手段。本文分析了檔案管理的現(xiàn)狀，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展，檔案的信息化管理是必然趨勢(shì)，同時(shí)提出促進(jìn)檔案信息化管理的建議和方法。
關(guān)鍵字：檔案管理；發(fā)展趨勢(shì)；信息化。
檔案管理是指對(duì)數(shù)據(jù)信息的收集、保存、管理利用的工作?？萍夹畔⒒瘯r(shí)代的產(chǎn)生與發(fā)展，要求檔案的管理方式也要做出相應(yīng)的調(diào)整。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，信息化檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生。檔案的信息化管理是指利用數(shù)字化的檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理特性，通過信息系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、傳輸之后，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源整合，合理配置以及有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。
1、與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代要求。
信息技術(shù)的到來，促進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)逐漸步入電子信息時(shí)代。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的需求，檔案管理工作必須進(jìn)行內(nèi)部的整體改革。電子檔案便于保存、整理和查詢利用的特點(diǎn)，已經(jīng)意味著它可以取代紙質(zhì)檔案時(shí)代，加速促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。電子檔案的應(yīng)用，是檔案管理信息化的一個(gè)重要標(biāo)志。
2、信息化管理有利于對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理與保存。
傳統(tǒng)的檔案管理，是利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合與利用。一方面，紙張不易保存，并且查找工作量大而繁瑣，很多檔案部門都無法避免地會(huì)存在檔案資源的人為損壞或自然老化的問題，不利于檔案的保護(hù)。目前，檔案信息保護(hù)的最好辦法就是利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案的電子化處理，使得檔案信息化。既利于保存，查找便捷，也可以提高管理工作的效率，降低檔案資源的丟失和損壞風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，信息化的檔案管理相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理能夠節(jié)省更多的資源和管理空間。小小的存儲(chǔ)光盤就能夠刻錄大量的數(shù)據(jù)信息，優(yōu)化存儲(chǔ)設(shè)備，節(jié)省空間，也節(jié)約了整理管理時(shí)間，減輕管理工作人員的負(fù)擔(dān)，有利于建立安全有序、規(guī)范穩(wěn)定、利用便捷的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化檔案的共享。
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)明與發(fā)展，各種電子產(chǎn)品的誕生，為檔案信息化管理提供了有利的硬件設(shè)備基礎(chǔ)。手機(jī)、電腦、打印機(jī)、相機(jī)等已經(jīng)普及到全世界，每一個(gè)電子設(shè)備都是一個(gè)信息存儲(chǔ)共享工具。隨時(shí)隨地查詢信息已經(jīng)成為了時(shí)代的需求。現(xiàn)在每一個(gè)檔案管理工作人員不用每日在龐大的檔案管理室穿梭，整理、查找，這些工作都極為繁雜。給每一個(gè)人都配置電腦設(shè)備，擁有相應(yīng)的信息系統(tǒng)平臺(tái)管理權(quán)限，直接在平臺(tái)上進(jìn)行相關(guān)檔案信息的管理工作。簡(jiǎn)化了檔案管理流程，加速了檔案管理信息化的進(jìn)程，更加符合現(xiàn)代化社會(huì)的科學(xué)發(fā)展觀。
1、從理念上深刻認(rèn)識(shí)，重視人才的培養(yǎng)。
要推動(dòng)檔案信息化管理，就必須從傳統(tǒng)的管理觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。正確認(rèn)識(shí)到信息化管理是檔案管理適應(yīng)時(shí)代變化的必然發(fā)展趨勢(shì)，培養(yǎng)檔案信息資源共享的意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)該從傳統(tǒng)的管理模式中走出來，樹立檔案管理的信息化思想，注重自身的檔案管理素養(yǎng)、綜合素質(zhì)以及信息化檔案管理下所需要的新的技術(shù)能力培養(yǎng)。檔案部門也需要加強(qiáng)員工專業(yè)技能的培訓(xùn)和指導(dǎo)，加速檔案的信息化管理進(jìn)程，盡快實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化和資源共享。
信息化管理過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是管理工作順利進(jìn)行的前提保障。信息化設(shè)備與信息化方式不匹配，無法實(shí)現(xiàn)信息兼容，直接會(huì)造成檔案管理工作的混亂、無法進(jìn)一步開展。所以，信息化管理必須注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立一個(gè)整體、專業(yè)統(tǒng)一的設(shè)備體系，進(jìn)行統(tǒng)一的數(shù)字化管理，對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行及時(shí)完善優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息一體化管理。
檔案管理能夠穩(wěn)定、健康地發(fā)展離不開健全的管理機(jī)制的制約。無論是檔案管理工作本身的操作規(guī)范，還是檔案管理員工的行為規(guī)范，都需要制定一套科學(xué)合理的管理機(jī)制，符合信息化管理的要求。對(duì)檔案的收集、分類管理、歸檔工作都需要依照管理規(guī)定進(jìn)行合理的操作，工作人員也必須遵照管理機(jī)制的行為準(zhǔn)則，進(jìn)行正確的管理流程，保證管理工作的順利開展、檔案信息化的建設(shè)。處理問題的時(shí)候也必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷與解決，真正提高檔案信息化管理水平，有序維護(hù)整個(gè)檔案信息系統(tǒng)，更快更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。
試論文書檔案的信息化管理論文篇六
摘要：職稱改革是我國一項(xiàng)重要的人才選拔和激勵(lì)制度，關(guān)系到廣大專業(yè)技術(shù)人員的切身利益。從2009年開始，廣西率先在全國各省區(qū)中實(shí)行無紙化信息評(píng)審工作，取得了良好的效果，得到了專業(yè)技術(shù)人員的廣泛認(rèn)可和支持。作為職稱信息化改革的一個(gè)重要內(nèi)容，檔案的信息化建設(shè)也被人們提上了日程。轉(zhuǎn)變觀念、加大資金投入，不斷提高從業(yè)人員的素質(zhì)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的安全性是職稱檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
1、引言。
我國的職稱改革已經(jīng)邁入了第二十六個(gè)年頭，近三十年來，這項(xiàng)政策在專業(yè)技術(shù)人才的選拔、激勵(lì)、使用等方面發(fā)揮了舉足輕重的作用。2008年，經(jīng)過柳州市中小學(xué)教師系列的成功“試點(diǎn)”，2009年開始，廣西在全區(qū)范圍內(nèi)實(shí)行職稱信息化評(píng)審的改革。這是廣西在創(chuàng)新人才選拔制度方面進(jìn)行的一次有意義嘗試。從兩年的實(shí)踐來看，這項(xiàng)改革得到了廣大專業(yè)技術(shù)人員的認(rèn)可和支持。作為信息化改革的一個(gè)重要內(nèi)容，職稱檔案的信息化建設(shè)也因此被提上了議程。
2.1職稱檔案的內(nèi)容。
職稱檔案是指各單位在開展職稱評(píng)審、職稱考試、職稱聘任等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、音像等不同形式的記錄資料。1主要內(nèi)容包括各級(jí)人事職改部門的文件及通知、參評(píng)對(duì)象的各類表格(如評(píng)審表、認(rèn)定表、重新確認(rèn)表)、各類佐證材料、職稱證書等。
檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、音像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫。2職稱檔案的信息化建設(shè)是指在職稱信息化改革的背景下，利用各種技術(shù)手段，將各類紙質(zhì)的職稱文件或其它傳統(tǒng)的佐證材料轉(zhuǎn)化成電子檔案數(shù)據(jù)，并通過一定的數(shù)據(jù)庫技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的管理和利用。
3.1傳統(tǒng)職稱檔案管理存在的問題。
3.1.1費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、費(fèi)錢。
以廣西高校教師系列為例，申報(bào)高級(jí)職稱的紙質(zhì)材料往往包括一式四份的評(píng)審表(16k紙雙面打印)、一式二十五份的推薦大表(a3紙打印)、論文的代表作原件一份、各類證書或證明材料復(fù)印件一式一份等。為了能夠提供齊全的材料，參評(píng)對(duì)象往往需求提前半年收集材料并分類匯總;此外，由于高校教師的教育科研業(yè)績(jī)相對(duì)突出，一個(gè)參評(píng)對(duì)象完整的紙質(zhì)申報(bào)材料往往重達(dá)2～3斤，一個(gè)高校一年的職稱材料的搬運(yùn)很有可能會(huì)需要使用到微型的面包車，光憑職改工作人員來搬運(yùn)是不現(xiàn)實(shí)的;再次，由于絕大部分申報(bào)材料提供的是復(fù)印件，使用到的復(fù)印紙多達(dá)幾百張，這無形中也會(huì)給參評(píng)對(duì)象帶來不小的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。
3.1.2檔案材料真實(shí)性無保證。
近年來，職稱工作的社會(huì)關(guān)注度越來越高，一方面是因?yàn)槁毞Q事關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的切身利益，另一方面是因?yàn)樵诼毞Q評(píng)審中出現(xiàn)了不少材料造假的案件，破壞了職稱評(píng)審原本的公平性。極少數(shù)申報(bào)對(duì)象利用紙質(zhì)復(fù)印件材料不容易讓人察覺的缺陷，在職稱評(píng)審中“獲利”，使人們對(duì)職稱評(píng)審的公平、公開和公正，產(chǎn)生了懷疑。
3.1.3檔案材料利用率不高。
檔案的最終目的是利用。一份參評(píng)對(duì)象的職稱材料，既是該同志基本情況的概述，也是該同志幾年甚至是幾十年來業(yè)績(jī)成果的一個(gè)總結(jié)，具有較大的利用價(jià)值。然而，長期以來，很多人存在一種落后和錯(cuò)誤的觀點(diǎn)：職稱材料只是在申報(bào)評(píng)審時(shí)才有用，如果通過評(píng)審了，則職稱材料的存檔或利用就顯得可有可無。這種觀念導(dǎo)致人們將職稱檔案把其佐證材料功能與日后的使用功能分離開來，再加上相關(guān)單位職改辦部門保存的材料中主要是以評(píng)審表為主，其它申報(bào)材料一般如數(shù)退還給申報(bào)者本人。因此，大部分參評(píng)對(duì)象的職稱檔案實(shí)際上利用的程度非常低，形成了所謂的“信息孤島”。
3.2.1省時(shí)、省力、省錢。
隨著北部灣經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的建設(shè)及中國―東盟自由貿(mào)易區(qū)的建成，廣西正處在歷史上最佳的發(fā)展時(shí)期，為廣西專業(yè)技術(shù)人員的發(fā)展壯大提供了千載難逢的大好機(jī)遇。以教師系列為例，2004年全區(qū)申報(bào)高級(jí)職稱的教師人數(shù)只有900多人，而2010年的申報(bào)人數(shù)超過了6000人，申報(bào)人數(shù)增長了6倍。假設(shè)每份紙質(zhì)申報(bào)材料的重量平均在2～3斤，則其總重量將高達(dá)幾頓，這將給檔案的使用和保管帶來極大的困難。而采用無紙化申報(bào)后，將大大簡(jiǎn)化職稱檔案材料的制作時(shí)間和成本。一般情況下，某個(gè)單位或個(gè)人只需要具備一臺(tái)電腦、一個(gè)掃描儀或數(shù)碼照相機(jī)、一個(gè)移動(dòng)硬盤就能夠滿足大部分職稱信息化佐證材料的制作、上報(bào)、保管和利用的要求。
3.2.2人才的流動(dòng)性增強(qiáng)，對(duì)職稱檔案的使用提出了更高的要求。
隨著國家事業(yè)單位崗位設(shè)置改革政策的實(shí)施，很多專業(yè)技術(shù)人員逐漸擺脫了原來“鐵飯碗”、“大鍋飯”的思想束縛，人才的流動(dòng)日益頻繁，這就要求職稱評(píng)審的任務(wù)不單單是選拔人才，更要利用好人才。而利用好人才的一個(gè)基本前提，就是要掌握人才的各項(xiàng)基本情況，而職稱檔案正好具備了這樣的`功能。再加上信息化評(píng)審后，檔案的信息更加便于檢索、利用、傳遞、保管，相比傳統(tǒng)的職稱檔案而言，具有更大的利用價(jià)值。
3.2.3電子設(shè)備的普及和信息化技術(shù)的進(jìn)步為檔案信息化建設(shè)提供了物質(zhì)保障。
幾年前，當(dāng)計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、移動(dòng)硬盤等電子設(shè)備對(duì)于國內(nèi)絕大多數(shù)的消費(fèi)者、甚至是單位來說都是一種奢侈品時(shí)，信息化建設(shè)因缺乏基本的載體而只能是一種奢望。而今，筆記本電腦、數(shù)碼相機(jī)、移動(dòng)硬盤、復(fù)印機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備早已進(jìn)入了“尋常百姓家”，即便是在一些條件比較艱苦的山區(qū)或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)，也具備了制作信息化職稱檔案的基本設(shè)備;其次，信息化技術(shù)的進(jìn)步為職稱檔案的使用變得更加的便利。如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展解決了多人同步電子檔案上傳或下載的“帶寬問題”，加密碼認(rèn)證技術(shù)解決了檔案材料的安全性問題等。
4.1轉(zhuǎn)變觀念，加大投入。
作為一個(gè)“新生事物”，職稱檔案信息化建設(shè)的發(fā)展之路不可能一帆風(fēng)順。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，信息化建設(shè)面臨設(shè)備的使用和維護(hù)更加復(fù)雜、前期投入的經(jīng)費(fèi)更大、技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握更難等現(xiàn)實(shí)問題，再加上人們接受一個(gè)“新生的事物”普遍需要一個(gè)較長的過程，致使在實(shí)踐當(dāng)中出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)跟不上職稱信息化改革步伐的征兆。究其原因，主要由于很多單位的領(lǐng)導(dǎo)或職改工作人員不重視導(dǎo)致的。片面追求職稱評(píng)審的通過率，“突擊性”的階段性工作，無固定的工作人員等方面的原因使得職改工作在很多單位得不到應(yīng)有的重視，職稱檔案的管理更加容易被人忽視。只有相關(guān)單位加大對(duì)職稱信息化建設(shè)的投入，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，把“要我建”變?yōu)椤拔乙ā?，才能為職稱檔案信息化的建設(shè)爭(zhēng)取到更為有利的發(fā)展條件。
4.2提高從業(yè)人員素質(zhì)。
職稱檔案的利用率大小，關(guān)鍵在于職改工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。以往紙質(zhì)材料階段，職改工作人員只需在評(píng)審會(huì)結(jié)束后將相關(guān)的評(píng)審文件和紙質(zhì)的評(píng)審表歸檔保管即可。而信息化以后，職改工作人員既要指導(dǎo)申報(bào)對(duì)象如何制作信息化的檔案材料，又要負(fù)責(zé)信息材料的整理、匯總、上報(bào)和保管，工作量明顯增加了;其次，信息化后職改工作人員的工作難度也增加了，要求他們不僅懂得基本的電子設(shè)備使用和維護(hù)的方法，且需要學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)絡(luò)傳輸、數(shù)據(jù)庫、繪圖軟件等計(jì)算機(jī)軟件的技能?？梢?，只有不斷提高職改工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能為職改檔案信息化建設(shè)提供必要的智力支持。而要提高職改工作人員信息化管理能力，可以考慮以下兩種方法：
(1)加強(qiáng)崗位技能培訓(xùn)。采取集中學(xué)習(xí)和自學(xué)相結(jié)合的方式，對(duì)所有職改工作人員特別是缺乏相關(guān)信息化管理知識(shí)的人員進(jìn)行培訓(xùn);(2)參加各種計(jì)算機(jī)或信息化方面繼續(xù)教育的培訓(xùn)。必要的繼續(xù)教育能夠防止職改工作人員知識(shí)的老化，開拓他們的視野，調(diào)整他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高他們的素質(zhì)。
4.3制定標(biāo)準(zhǔn)、安全第一。
信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和信息的安全性保障是信息化建設(shè)的兩個(gè)核心問題。如果沒有相對(duì)統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)，那么不同單位的信息化檔案之間的就有可能出現(xiàn)較大的差異性，不利于檔案信息的相互傳遞或者使用;其次，安全性問題是職稱檔案信息化建設(shè)的另一核心問題，由于檔案中大量涉及單位或個(gè)人的信息，假如保管不當(dāng)，極有可能給當(dāng)事人帶來物質(zhì)上或經(jīng)濟(jì)上的損失。因此，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的安全就顯得十分的迫切。標(biāo)準(zhǔn)的制定可以掌握以下兩個(gè)原則：(1)不違反規(guī)定的原則。即根據(jù)現(xiàn)有的相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)制作檔案信息化的要求;(2)普遍性與特殊性相結(jié)合。即各單位、各部門既要在服從上級(jí)人事職改部門有關(guān)職稱檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)意見的基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位的實(shí)際制定切實(shí)可行的方案和措施。其次，檔案信息化的安全性問題可以通過限制訪問策略(如網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限設(shè)置、加密狗設(shè)置等)及物理安全設(shè)置等方法解決。
總之，信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，職稱檔案信息化建設(shè)必將隨著職稱信息化改革的深入而顯得更加的迫切。廣大職改工作人員需要克服前進(jìn)道路上面臨的各種困難，才能使職稱工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)：
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試論文書檔案的信息化管理論文篇七
當(dāng)今社會(huì)，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域高速發(fā)展，為時(shí)代帶來了一場(chǎng)深刻變革，電腦網(wǎng)絡(luò)正以驚人的速度深入到社會(huì)的各個(gè)角落，信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)施的大量普及使得信息化進(jìn)程成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展各個(gè)領(lǐng)域的主流。而檔案原生具有可信息化的基礎(chǔ)，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化是時(shí)代發(fā)展的需要。人事檔案信息化是指用科技手段和信息技術(shù)對(duì)人事檔案材料資源實(shí)施基于現(xiàn)代電子信息環(huán)境下的管理和利用。人事檔案管理的信息化改造是細(xì)致復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，也是改造優(yōu)化現(xiàn)有檔案系統(tǒng)、資料轉(zhuǎn)化和整理的過程。國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》里面提出我國檔案管理工作的任務(wù)中，重要的一項(xiàng)就是信息化建設(shè)。因此人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是當(dāng)前高職院校管理工作的重要任務(wù)，是當(dāng)今社會(huì)信息化潮流的必然趨勢(shì)。
1.2高職院校人事制度改革和發(fā)展要求檔案管理信息化。
隨著院校規(guī)模不斷擴(kuò)大，人員越來越多，人事制度管理也越來越復(fù)雜，高職院校人事制度改革是院校發(fā)展的必然要求，是在新的環(huán)境中生存和發(fā)展并更好地滿足人事制度優(yōu)化改良的重要策略。檔案管理信息化是高職院校人事制度改革的重要項(xiàng)目之一，隨著高職院校管理制度改革的推進(jìn)和當(dāng)前社會(huì)環(huán)境信息化潮流的要求，傳統(tǒng)模式人事檔案管理越來越無法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)要求，材料信息數(shù)量越來越多，種類越來越復(fù)雜，檔案提取和操作日益頻繁，傳統(tǒng)模式對(duì)人事檔案的管理已無法滿足現(xiàn)實(shí)環(huán)境提出的相應(yīng)要求，因此，要以信息化技術(shù)對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改造和建設(shè)，把檔案管理信息化融入到人事制度改革中去才能適應(yīng)當(dāng)前的客觀現(xiàn)實(shí)對(duì)人事檔案管理工作的需要。
1.3實(shí)現(xiàn)人事檔案自身價(jià)值需要高職院校人事檔案管理信息化。
高職院校人事檔案管理工作的根本價(jià)值在于檔案能否具備一個(gè)高效準(zhǔn)確合理的利用基礎(chǔ)，人事檔案記錄了大量的人事信息，是單位人事調(diào)整、個(gè)人辦理相關(guān)手續(xù)的重要依據(jù)，信息服務(wù)的準(zhǔn)確性和高效性是人事檔案管理工作的兩項(xiàng)基本原則。另外人事檔案也是人才開發(fā)工作重要的人事材料基礎(chǔ)，人事檔案作為人才信息的資料庫記錄了大量人才相關(guān)的重要信息資源，可為開發(fā)和利用人才資源提供信息上的支持與保障。人事檔案管理工作從針對(duì)客體上分為實(shí)體和信息化兩部分，實(shí)體檔案針對(duì)客體是檔案的原始憑證、紙質(zhì)文件，這種形式所特有的唯一性、真實(shí)性和法律憑證作用是其他形式所不可替代的，不過實(shí)體檔案管理工作操作復(fù)雜，利用手續(xù)繁瑣，檢索麻煩、管理效率十分有限。人事檔案信息化管理相對(duì)實(shí)體檔案具有高效便利的特點(diǎn)，可極大提高檔案工作管理的效率，簡(jiǎn)化檔案利用的復(fù)雜程序，充分發(fā)揮人事檔案的功能，更大實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。
試論文書檔案的信息化管理論文篇八
2.1架構(gòu)防火墻。在對(duì)檔案信息化進(jìn)行建設(shè)時(shí)，為了進(jìn)一步保障全網(wǎng)具有一定的安全性就要采取恰當(dāng)?shù)拇胧Ｓ捎诜阑饛?qiáng)技術(shù)能夠起到過濾的作用，倘若網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)中存在某些病毒亦或是有關(guān)危險(xiǎn)性等情況，那么防火墻就會(huì)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)過濾的作用，而且還可以提醒用戶。一般情況下，防火墻技術(shù)不但可以確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)安全的目的，而且也能夠確保外部網(wǎng)絡(luò)具有一定的安全性，從而最大程度減少全網(wǎng)安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)，將其安全系數(shù)加以提升。2.2利用防火墻。因?yàn)閮?nèi)網(wǎng)系統(tǒng)存在著非常大的信息安全隱患，而且引發(fā)其信息安全隱患的因素也比較多，比如操作人員安全意識(shí)薄弱，違規(guī)操作；檔案信息化建設(shè)過程中，針對(duì)全網(wǎng)安全的問題，并沒有制定相應(yīng)的安全管理制度；技術(shù)管理存著缺陷；違規(guī)外聯(lián)或者違規(guī)接入等。上述這些元素都有可能影響全網(wǎng)安全，而防水墻技術(shù)能夠提高內(nèi)網(wǎng)安全系數(shù)，與此同時(shí)，還能夠有效的避免外網(wǎng)系統(tǒng)不安全因素的侵入。防水墻技術(shù)與防火墻以及內(nèi)網(wǎng)隔離等技術(shù)有著明顯的區(qū)別，防火墻等技術(shù)主要是針對(duì)外網(wǎng)訪問控制系統(tǒng)，而防水墻針對(duì)的是內(nèi)網(wǎng)安全系統(tǒng)，防水墻是最新開發(fā)出來的產(chǎn)品，其主要的作用是確保內(nèi)部檔案信息等重要的數(shù)據(jù)信息不被竊取，目前這種技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用在檔案內(nèi)部安全管理中。2.3采用網(wǎng)絡(luò)隔離。由于網(wǎng)絡(luò)中存在較多的安全隱患，因此重要的文件在儲(chǔ)存亦或是輸送的過程中，往往會(huì)受到一定程度的干擾，嚴(yán)重的可能出現(xiàn)竊取的現(xiàn)象。而該技術(shù)一般都可以將網(wǎng)絡(luò)中遇到的.安全隱患進(jìn)行處理，從而促使文件可以得到正常的傳輸亦或是存儲(chǔ)，從而將電子檔案的安全性加以提升。一般情況下，網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)有著諸多的功能，經(jīng)常使用的功能就是處理好系統(tǒng)存在的漏洞情況。不僅僅如此，該技術(shù)還可以恰當(dāng)?shù)慕鉀Q網(wǎng)絡(luò)使用以及安全問題，該技術(shù)經(jīng)常以網(wǎng)絡(luò)安全為主要內(nèi)容，從而達(dá)到互聯(lián)互通的目的。然而，相關(guān)人員在采取該技術(shù)的時(shí)候，需要做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)交換工作，而交換的方式較為特殊，并不僅僅使用內(nèi)外網(wǎng)直接進(jìn)行交換的，需要在中間設(shè)置一個(gè)設(shè)備，通過該設(shè)備來完成相應(yīng)的交換工作，并且在數(shù)據(jù)交換的時(shí)候，內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間是處于不聯(lián)通的狀態(tài)。2.4使用入侵檢測(cè)系統(tǒng)。一般情況下，系統(tǒng)在入侵以后通常會(huì)留有一些痕跡，這樣就需要相關(guān)人員采取恰當(dāng)?shù)臋z測(cè)技術(shù)，能夠在第一時(shí)間查找非法入侵的情況，并采取科學(xué)的措施來預(yù)防此類情況的發(fā)生，減少危害所帶來的損失。一般的檢測(cè)技術(shù)有查看共享、查看進(jìn)程等。而通過人為的方式對(duì)系統(tǒng)檢測(cè)所具有的技術(shù)水平以及工具都會(huì)存在一定的限制性，無法滿足對(duì)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。而該技術(shù)就能夠科學(xué)恰當(dāng)?shù)膶?duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，并采取恰當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)行維護(hù)。2.5用戶的賬戶和數(shù)據(jù)保護(hù)。通常情況下，全網(wǎng)系統(tǒng)都會(huì)設(shè)置相應(yīng)的賬戶。然而，往往會(huì)發(fā)生用戶密碼被盜用亦或是侵入的現(xiàn)象，從而致使信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況。所以，依據(jù)用戶賬戶就要采取相應(yīng)的預(yù)防手段，例如設(shè)置較為繁瑣的密碼，只有這樣才能夠提高密碼破解的難度水平、設(shè)置限制權(quán)限不允許其他用戶進(jìn)行登陸等。除此之外，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)在通信的環(huán)境下，還能夠?qū)νㄐ胖兴械母鞣N信息做好相應(yīng)的加密工作。這樣做的目的是保障網(wǎng)絡(luò)不被竊取，由于一些文件基本都屬于機(jī)密文件，依據(jù)這類文件來看一定要做好加密工作，從而使文件數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)安全的目的。2.6采用漏洞掃描工具。就網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全漏洞而言，相關(guān)人員能夠應(yīng)用某些經(jīng)常使用的漏洞掃描工具，對(duì)有些漏洞采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，避免出現(xiàn)更多的損害。因?yàn)槟承┓欠ㄈ藛T也是利用這些掃描工具通過這些漏洞而竊取信息的。所以，相關(guān)人員在對(duì)漏洞進(jìn)行掃描的過程中，倘若發(fā)現(xiàn)漏洞，那么就要及時(shí)采取相應(yīng)的防范措施，避免出現(xiàn)過多的損失。
3結(jié)論。
通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：檔案信息化在建設(shè)的過程中，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也要求相關(guān)人員可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，一起參與到系統(tǒng)安全保護(hù)工作中。除了要對(duì)系統(tǒng)的安全進(jìn)行管理外，還需要對(duì)員工的操作技能進(jìn)行培訓(xùn)，促使員工可以不斷地學(xué)習(xí)，最大程度避免因?yàn)槿藶橐蛩囟霈F(xiàn)的安全事件。
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試論文書檔案的信息化管理論文篇九
摘要:社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步已經(jīng)在各方面影響著人們的生活，如今，我們可以借助新科技對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理，不僅可以省時(shí)省力，還能保證檔案的完整和準(zhǔn)確。本文從婦幼保健院檔案信息化的必要性說起，接著談?wù)摰氖菣n案信息化過程中存在的問題，并針對(duì)存在的問題提出幾點(diǎn)可行性的建議。
婦幼保健院中的檔案是一個(gè)重要的信息，為了保護(hù)信息的完整性，婦幼保健院通常會(huì)專門成立一個(gè)檔案室，設(shè)置管理檔案的人員來對(duì)檔案進(jìn)行管理，并且采用的多是書寫的形式，這種雖然很實(shí)用，但是存在著很多問題，比如工作人員手寫的失誤，或者是管理中資料的損壞和丟失，都會(huì)影響檔案的準(zhǔn)確性和完整性。為了保證檔案的完整和準(zhǔn)確，也為了迎合社會(huì)信息化發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)婦幼保健院檔案進(jìn)行信息化管理是很有必要的。
在信息化的社會(huì)里，加強(qiáng)對(duì)婦幼保健院檔案的信息化管理是很有必要的。首先對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理可以促進(jìn)婦幼保健院整體的信息化和規(guī)范化的管理，提高醫(yī)院信息化、規(guī)范化的水平。其次，對(duì)檔案的信息化管理也是婦幼保健院工作的需要，婦幼保健院肩負(fù)著婦女和兒童健康的使命，對(duì)于婦女兒童的信息必須做到科學(xué)準(zhǔn)確的保管。其次，檔案的信息化管理可以提高婦幼保健院的工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅檔案歸檔比較麻煩，而且檔案歸檔之后對(duì)檔案的調(diào)取和使用程序也有很多，造成工作效率低下。對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以完成，并且歸檔之后，如果需要調(diào)動(dòng)程序只需要打開電腦發(fā)出幾個(gè)指令即可，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的合理管理和科學(xué)配置，提高了工作的效率。
二、存在的問題。
（一）婦幼保健院的信息化發(fā)展不均衡。由于地理位置和政策的原因，我國所有地方的發(fā)展水平并不一致，發(fā)達(dá)地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平高而且科技信息比較完善，城市的信息化程度比較高，相應(yīng)的婦幼保健院的信息化也是比較高的，但是我國還有不發(fā)達(dá)的地區(qū)，這些地方經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，科技信息閉塞，婦幼保健院的信息化可能剛剛開展或者甚至是沒有開展，對(duì)于檔案的管理依然采用的是老方法，也可能存在著沒有專門的檔案室這種情況，對(duì)檔案的管理非常的松散。各個(gè)地區(qū)婦幼保健院的信息化水平不一，是婦幼保健院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理中存在的問題之一。
（二）沒有統(tǒng)一信息化的相關(guān)部門。實(shí)現(xiàn)婦幼保健院檔案的信息化管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，因?yàn)槊總€(gè)保健院檔案進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)遵循的方式可能不一樣，而且關(guān)于檔案之間的信息又是不流通的，所以就造成了工作的困難性，目前為止還沒有一個(gè)專門的統(tǒng)一的對(duì)婦幼保健院檔案進(jìn)行信息化管理的相關(guān)部門。
（三）檔案的安全問題。社會(huì)的信息化在給人們帶來便利的同時(shí)，也帶來了新的問題，那就是信息的安全性。檔案信息一直都是婦幼保健院的核心信息，因此，在進(jìn)行檔案信息化管理的時(shí)候一定要注意檔案的安全性問題，但是在實(shí)際工作中卻有很多影響檔案安全性問題的因素，比如在對(duì)檔案進(jìn)行信息化時(shí)，操作人員的密保意識(shí)、責(zé)任意識(shí)以及操作能力等，同時(shí)還有計(jì)算機(jī)的設(shè)備問題、互聯(lián)網(wǎng)上的病毒等，都是威脅檔案安全的因素。
（四）檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高。婦幼保健院的檔案信息化管理屬于一項(xiàng)新的工作，緊跟著科技的步伐，因此需要檔案管理人員不僅要提高業(yè)務(wù)水平，還要掌握一定的信息管理技能。但是現(xiàn)在存在的情況是，在婦幼保健院檔案信息化管理的工作中，對(duì)檔案進(jìn)行管理的操作人員能力普遍不強(qiáng)，不能應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的各種問題。
三、解決對(duì)策。
（一）提高管理檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。檔案管理工作具有雙重特點(diǎn)，一方面是一項(xiàng)業(yè)務(wù)能力很強(qiáng)的工作，同時(shí)又是一項(xiàng)具有服務(wù)性質(zhì)的工作，所以這就要求工作人員具有很高的工作水平，不僅需要工作技能，同時(shí)還要具有服務(wù)的意識(shí)。對(duì)此，可以挑選出工作能力強(qiáng)的員工進(jìn)行信息化管理工作的專門培訓(xùn)。
（二）加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)。如果實(shí)現(xiàn)婦幼保健院檔案的信息化管理，就一定要做好對(duì)檔案信息的保護(hù)工作、對(duì)此，首先要加強(qiáng)的就是管理人員的保密意識(shí)，可以在對(duì)管理人員培訓(xùn)的時(shí)候著重保密意識(shí)和安全意識(shí)的培訓(xùn)。同時(shí)還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)上的密保工作，最直接最有效的方法就是設(shè)置密碼。
（三）加強(qiáng)婦幼保健院信息化的建設(shè)。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)婦幼保健院檔案的信息化管理，可以加強(qiáng)婦幼保健院整體的信息化。由于信息化可以形成一個(gè)系統(tǒng)，整體的信息化有助于檔案的信息化管理。對(duì)此，婦幼保健院可以引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，建立完整專業(yè)的數(shù)據(jù)庫以及安全系統(tǒng)等。
（四）建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息化管理部門。工作中除了有強(qiáng)大的實(shí)施力和完善設(shè)備之外，還需要一個(gè)有能力的組織部門。組織部門的指揮在工作的開展中起著重要的作用，對(duì)此政府可以組建一個(gè)專門的小組來負(fù)責(zé)婦幼保健院檔案的信息化管理工作，在檔案信息化管理的工作中，有問題可以直接向這個(gè)專門的小組進(jìn)行反應(yīng)。四、結(jié)束語婦幼保健院檔案的信息化管理不僅符合了社會(huì)信息化的趨勢(shì)，還有利于婦幼保健院其他工作的開展，并且還能最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用，是一件弊大于弊的工作，但是在實(shí)際開展中卻存在著很多問題，因此，需要我們對(duì)問題進(jìn)行認(rèn)真詳盡的總結(jié)分析并提出相應(yīng)的解決方案。
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試論文書檔案的信息化管理論文篇十
傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會(huì)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。
首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。
其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。
再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十一
摘要：隨著我國城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加速，院校對(duì)基建檔案信息使用率的提高，多年的信息化建設(shè)，顯著提高了我國院?；n案管理水平，保證發(fā)揮其應(yīng)有的作用，表明了在院校基建檔案管理過程中若能夠合理、科學(xué)運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件，對(duì)院?；n案信息化建設(shè)具有重要意義。本文試闡述院?；n案信息化的作用，并提出了可行的對(duì)策建議。
隨著網(wǎng)絡(luò)化的日益完善，在院?；n案管理中應(yīng)充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件，這是信息時(shí)代對(duì)院?；n案管理工作提出的要求?；n案能夠如實(shí)記錄院校工程建設(shè)情況，在整個(gè)院校檔案管理中有著重要地位，主要服務(wù)于院校的整合、發(fā)展、建設(shè)、管理、維修及改擴(kuò)建。因此，需要提高重視并綜合采用多種措施提高院?；n案信息化管理水平。
（一）提高管理人員工作效率。
以前，檔案實(shí)體管理是院?；n案管理的重點(diǎn)，基建檔案的收集、整理、管理和利用都靠人工完成，管理人員工作量很大，效率也不高。而通過實(shí)行基建檔案的信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化和自動(dòng)化，在錄入數(shù)據(jù)后能夠多次反復(fù)利用，并在檔案管理內(nèi)部得到共享。通過建立基建檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以讓檢索查詢利用更加簡(jiǎn)便。以往的檢索方式為管理人員在目錄中尋找，然后根據(jù)目錄記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，院?；n案信息化后，能夠利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)即時(shí)的檢索查詢。院校各部門若是需要某些建筑項(xiàng)目的信息，可以直接進(jìn)入校園網(wǎng)，按照規(guī)定權(quán)限來檢索查詢，不必通過檔案管理員，減少了管理員的工作量。此外，還可以提升基建檔案的利用效率，為院校決策機(jī)構(gòu)提供準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。
（二）提高管理人員業(yè)務(wù)水平。
服務(wù)是檔案管理工作的關(guān)鍵，因?yàn)樵盒７?wù)對(duì)象主要為行政人員、教師和學(xué)生，所以這對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握更多新的技術(shù)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。院?；n案管理工作的準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性、知識(shí)性和服務(wù)性，要求管理人員要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，積極開拓創(chuàng)新，運(yùn)用更加科學(xué)、更先進(jìn)的管理手段，實(shí)行科學(xué)的、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。院?；n案信息化后，能夠減輕管理人員的工作量，節(jié)省大量的時(shí)間，使檔案管理人員有足夠的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，提升管理能力。
（三）保護(hù)基建檔案紙質(zhì)載體。
作為原始的證據(jù)材料，基建檔案紙質(zhì)載體客觀性極強(qiáng)。院校對(duì)基建檔案的利用率極高，很多時(shí)候都要對(duì)某項(xiàng)工程的建筑施工圖紙、立體圖和平面圖等進(jìn)行查閱，因?yàn)閳D紙尺寸大小不同，幅度尺寸普遍很大，必須折疊存放，多次反復(fù)查閱，這樣容易損壞圖紙，不利于圖紙檔案的完整性，也無法滿足院校對(duì)圖紙檔案的利用。而在實(shí)現(xiàn)基建檔案的信息化后，改變了以往紙質(zhì)文件分散存放的管理模式，而是按照基建檔案管理要求，在數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一存放，讓基建檔案管理更加科學(xué)，確保了檔案的安全和完整。此外，還避免了管理人員和借用者直接接觸原始材料，有效地保護(hù)了基建檔案紙質(zhì)載體。
（一）建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，完善數(shù)字信息資源庫。
在建設(shè)院?；n案基礎(chǔ)資源時(shí)，重點(diǎn)是信息資料庫的建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)基建檔案信息化管理的基礎(chǔ)。要根據(jù)實(shí)際情況有步驟、有層次地建設(shè)數(shù)據(jù)庫：第一，建立院校單體建筑內(nèi)的子要素?cái)?shù)據(jù)庫。將院校單體建筑作為基本單位，逐一統(tǒng)計(jì)建筑內(nèi)各種建設(shè)信息，小到每個(gè)房間中的最小建設(shè)單位，大到整個(gè)建筑的總體建設(shè)信息，都需要做好統(tǒng)計(jì)入庫工作。第二，建立院校建筑構(gòu)成的子要素?cái)?shù)據(jù)庫。根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，做好對(duì)院校建筑所有構(gòu)成要素的統(tǒng)計(jì)入庫工作，主要內(nèi)容應(yīng)有整個(gè)院校建筑的歷史變遷、院校古今布局變化、校舍功能變更的前后變化等。在建立這兩個(gè)數(shù)據(jù)庫后，才能確保整個(gè)系統(tǒng)能夠順利運(yùn)行，并充分發(fā)揮出其應(yīng)有作用。
（二）重視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，實(shí)現(xiàn)上下一體化。
要重視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)，讓各院校和教育行政部門的信息更加通暢，只有這樣才能將基建檔案信息化管理的作用真正發(fā)揮出來，讓檔案信息資源得到共享。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)是指借助網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)，將處理檔案信息的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行連接，把軟件數(shù)據(jù)庫集合為統(tǒng)一的系統(tǒng)，這樣能夠在權(quán)限內(nèi)共享檔案資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通信。要將本地區(qū)全部院校當(dāng)成網(wǎng)絡(luò)終端，在系統(tǒng)開發(fā)的時(shí)間范圍內(nèi)，在系統(tǒng)中錄入院?；窘ㄔO(shè)信息和維修、改造、擴(kuò)建等信息，并由相應(yīng)的教育主管部門審查檢驗(yàn)，然后進(jìn)入系統(tǒng)之中，為今后檔案信息檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等日常工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。此外，還能夠?yàn)樯霞?jí)部門及時(shí)提供第一手材料，便于其做出決策，從而加強(qiáng)對(duì)重要數(shù)據(jù)的管理，也有利于后續(xù)工作的順利開展。
（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程建設(shè)，促進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。
在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，能夠讓業(yè)務(wù)流程重組得以實(shí)現(xiàn)，這不只是對(duì)已有流程的修補(bǔ)，同時(shí)還是更深層次的再造與變革。在業(yè)務(wù)流程重組中，標(biāo)準(zhǔn)化是主要應(yīng)該解決的問題，是管理信息化應(yīng)該堅(jiān)持的原則。要想讓檔案信息資源得到共享，標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)，缺少標(biāo)準(zhǔn)化則信息化就不存在。在基建檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該堅(jiān)持的標(biāo)準(zhǔn)包括管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，必須將這些標(biāo)準(zhǔn)落到實(shí)處，才有利于業(yè)務(wù)流程重組，實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)效率與性能的提升。若是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，則無法實(shí)現(xiàn)信息資源共享，容易出現(xiàn)信息化建設(shè)重復(fù)浪費(fèi)的問題，不能提高效率。再者，在業(yè)務(wù)流程建設(shè)過程中，還要堅(jiān)持辦公自動(dòng)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)計(jì)文件檔案工程流程及管理模式時(shí)，要將全面建設(shè)信息管理的思想體現(xiàn)出來。
（四）重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)。
在院校基建檔案網(wǎng)絡(luò)化和信息化的發(fā)展過程中，需要不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，當(dāng)前，傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)水平無法滿足時(shí)代發(fā)展要求，主要體現(xiàn)在檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的信息化管理意識(shí)，管理理念十分落后，很少深入鉆研業(yè)務(wù)、開拓創(chuàng)新，這樣會(huì)造成硬件設(shè)備的現(xiàn)代化與管理人員觀念落后相互并存的情況。在院?；n案管理中，設(shè)備越來越現(xiàn)代化、檔案種類和載體也更加多樣，對(duì)檔案管理水平的要求也日益提升，這需要檔案管理人員具備豐富的科學(xué)技術(shù)知識(shí)、檔案管理知識(shí)以及較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。院?；n案管理人員不僅要具備豐富的知識(shí)，還要掌握一定的檔案保護(hù)技術(shù)、檔案學(xué)、檔案管理學(xué)等專業(yè)知識(shí)。此外，在電子文件等各種新型載體出現(xiàn)之后，檔案管理人員還要具備計(jì)算機(jī)、光盤存貯、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)管理手段，如此方可讓院?；n案管理從經(jīng)驗(yàn)管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理。所以，要進(jìn)一步提升院?；n案管理人員的素質(zhì)，滿足信息化建設(shè)的要求。總之，近年來隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，各院校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，加快了校內(nèi)的基本建設(shè)，由此形成了大量的基建檔案，這是院?；窘ㄔO(shè)的歷史記錄，是院校發(fā)展過程中的寶貴財(cái)富，同時(shí)也能夠?qū)⒃盒；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平反映出來。院?；n案工作任務(wù)重，事項(xiàng)多，其信息化管理水平關(guān)系著自身現(xiàn)代化程度。因此，要重視對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高院?；n案管理的信息化水平，從而滿足新形勢(shì)發(fā)展的需要，推動(dòng)院校更快、更好地發(fā)展。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十二
隨著信息技術(shù)的在檔案管理領(lǐng)域的快速發(fā)展，檔案管理信息化為檔案管理現(xiàn)代化提出了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。
數(shù)字化檔案管理在機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人社會(huì)活動(dòng)中逐步實(shí)施，為檔案管理提供了傳統(tǒng)管理無法比擬的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理工作水平和管理效率得到了大幅度提高。
然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題出現(xiàn)。
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
這是一個(gè)長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。
（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。
它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。
檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。
檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
（3）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。
應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
（4）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。
是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。
對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
（5）人才隊(duì)伍建設(shè)。
人才是最寶貴的資源。
它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。
二、當(dāng)前檔案信息化管理面臨的問題。
目前，我們傳統(tǒng)的檔案管理大多以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)的整編程序，以提供紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。
電子信息化技術(shù)的飛越發(fā)展給檔案信息化管理帶來新的機(jī)遇，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。
數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，進(jìn)而形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系。
檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰(zhàn)，任重而道遠(yuǎn)。
1、面臨創(chuàng)新的挑戰(zhàn)。
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，還包括工作模式、工作方法的改進(jìn)與加強(qiáng)。
如圍繞檔案信息系統(tǒng)的上線使用及文檔管理一體化。
加強(qiáng)信息化作業(yè)的推廣，加強(qiáng)檔案室與計(jì)算機(jī)室的工作協(xié)調(diào)，使系統(tǒng)逐步優(yōu)化，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)更合理化，科學(xué)化，對(duì)軟件功能的新需求能夠及時(shí)進(jìn)行需求分析與功能開發(fā)，不斷加強(qiáng)檔案管理軟件的安全性和便捷性，使整套軟件系統(tǒng)更加體現(xiàn)以人為本，科學(xué)至尚、業(yè)務(wù)全面，統(tǒng)籌兼顧的特點(diǎn)。
對(duì)于這類整合，檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾。
2、面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)，檔案信息化應(yīng)遵循的規(guī)范性原則。
由于檔案自身的復(fù)雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)，由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。
制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。
通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
造成大量檔案因密級(jí)問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。
3、人員配備不合理，技術(shù)支持不全面。
從現(xiàn)在的檔案工作人員來看，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案專業(yè)的人才很少，多是專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才。
從年齡結(jié)構(gòu)看，年輕的檔案人員極少，40歲以上的占絕大多數(shù)，知識(shí)和觀念老化等問題突顯。
技術(shù)上一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會(huì)適得其反。
二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。（）。
1、要加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置是夯實(shí)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。
檔案部門必須正確認(rèn)識(shí)自身所處的地位，多方面爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，將檔案信息化管理納入整個(gè)單位信息化管理體系當(dāng)中，才能更好的獲得支持，從而改善設(shè)備條件。
隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理。
尤其是使用多媒體技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲(chǔ)存，并實(shí)現(xiàn)全屏幕自動(dòng)檢索。
2、要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件隨著電子政務(wù)的推行，電子文件從形成到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多，電子公文、電子檔案的接收、歸檔、管理必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行。
3、要提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。
隨著信息化的發(fā)展，檔案工作迫切需要現(xiàn)代化。
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的`應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化，現(xiàn)代通信技術(shù)的采用，實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，運(yùn)用現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的縮微化、光盤化等等，由于檔案管理設(shè)備和手段現(xiàn)代化的不斷采用，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)檔案隊(duì)伍，才能適應(yīng)新世紀(jì)檔案工作發(fā)展的需要，適應(yīng)未來社會(huì)的需要。
因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。
4、要加強(qiáng)檔案信息的安全網(wǎng)絡(luò)化的正常運(yùn)行。
對(duì)信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程；對(duì)信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統(tǒng)安全管理上，通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行安全；同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保密的工作。
以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)為信息的廣泛應(yīng)用提供了前所未有的技術(shù)基礎(chǔ)和條件。
檔案管理信息化是一種全新的檔案管理模式，其依托于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)之上，并逐漸實(shí)現(xiàn)管理工作智能化、技術(shù)化、規(guī)范化的發(fā)展要求。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十三
所謂信息化即是培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代化工具為代表的生產(chǎn)力，信息化能夠有效推進(jìn)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。人事檔案屬于教師成長發(fā)展歷程的真實(shí)客觀記錄，是廣大教師在教學(xué)教研、管理活動(dòng)中的原始記錄，是教育部門了解教師的直接依據(jù)，也是對(duì)教師業(yè)務(wù)能力、教學(xué)水平、工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)定的直接素材，是教師職業(yè)生涯發(fā)展中極其重要的資料。
一方面，中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的特點(diǎn)相符合，中小學(xué)教師人事檔案管理的突出特點(diǎn)便是動(dòng)態(tài)性，因此必須要第一時(shí)間對(duì)其內(nèi)容予以更新。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，如果教師人事檔案管理工作僅僅停留在過去那種人工操作階段，是不利于檔案管理工作發(fā)展的。我們唯有把工作的突破口放在信息化建設(shè)上才能夠?qū)崿F(xiàn)教師人事檔案的高效管理與利用。人事檔案管理的信息化建設(shè)要求我們要逐漸促進(jìn)中小學(xué)教師人事檔案管理工作朝著更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。另一方面，信息化是中小學(xué)教師人事檔案管理的必然趨勢(shì)。作為一種原生信息資源，檔案材料信息化管理屬于國家信息化建設(shè)規(guī)劃的重要一環(huán)。教師人事檔案信息化建設(shè)即是應(yīng)用各種現(xiàn)代化、智能化技術(shù)來強(qiáng)化對(duì)中小學(xué)教師檔案材料的收集、整理、開發(fā)以及利用等各環(huán)節(jié)工作。它可以說是一種數(shù)字化的過程，也屬于一種信息檢索、存儲(chǔ)、管理工作模式的轉(zhuǎn)變過程，《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中也明確規(guī)定了檔案信息化建設(shè)的基本任務(wù)與主要目標(biāo)。因此，推動(dòng)中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)可以說是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是信息時(shí)代的必然要求。
二、中小學(xué)教師人事檔案管理存在的問題。
首先，管理模式較為陳舊。過去的中小學(xué)教師人事檔案管理模式制約了人才的合理流動(dòng)，當(dāng)檔案材料需要利用的情況下，很多時(shí)候都需要經(jīng)過上級(jí)審批，如此便會(huì)影響到人力資源的優(yōu)化配置和使用。這樣的管理模式較為單一，當(dāng)我們?cè)谛枰玫饺耸聶n案的情況下，不但處于相對(duì)被動(dòng)的狀態(tài)，同時(shí)也耽誤了辦事效率，在很大程度上限制了人事工作改革的推進(jìn)與發(fā)展，也與當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求明顯不符。其次，檔案管理工作的軟硬件設(shè)置不齊全。中小學(xué)教師人事檔案應(yīng)當(dāng)存放于管理科學(xué)、環(huán)境良好的'地方，但實(shí)際上因?yàn)闄n案工作的資金投入存在明顯缺陷，造成檔案管理工作相關(guān)的設(shè)備設(shè)施相對(duì)落后，甚至部分地區(qū)根本沒有設(shè)置單獨(dú)的檔案室。同時(shí)一些檔案管理人員滿足于現(xiàn)狀，或?qū)π聲r(shí)期檔案工作的新情況新要求了解不足，不愿意投入更多的時(shí)間來促進(jìn)自身專業(yè)技術(shù)能力的提升。再次，過去的紙質(zhì)檔案存在非常嚴(yán)重的漏洞和弊端。中小學(xué)教師人事檔案收集歸檔后，隨著時(shí)間的推移很容易出現(xiàn)檔案材料丟失的情況，加之手工查閱檔案次數(shù)頻繁，紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容會(huì)逐漸變得模糊不清，很容易在讀取信息的過程中存在誤差。部分早期的檔案材料用紙質(zhì)量不好，隨著查閱次數(shù)的逐漸增多很容易存在破損的情況，難以長時(shí)間保存，因此必須盡快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。最后，檔案管理專業(yè)人員明顯不足，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)能力有待提升?，F(xiàn)階段很多檔案管理人員不具備信息技術(shù)應(yīng)用能力，其思想觀念依舊停留于過去傳統(tǒng)的管理工作中，沒有積極更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，這一問題在很大程度上阻礙了中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)與發(fā)展。
（一）加強(qiáng)檔案開發(fā)利用。中小學(xué)教師人事檔案管理工作信息化建設(shè)包含了統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)開發(fā)、信息查詢等要求，人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)與數(shù)字化檔案信息的維護(hù)是最重要的內(nèi)容。我們必須結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)，堅(jiān)持以人事檔案原始材料作為依據(jù)，將中小學(xué)教師人事檔案信息都錄入到計(jì)算機(jī)中，建立全面準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)庫。現(xiàn)階段，信息數(shù)據(jù)對(duì)人們的工作與生活帶來的影響越來越大，檔案工作也必須要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，徹底改變過去被動(dòng)的檔案開發(fā)利用狀況，確保中小學(xué)教師檔案信息得以更加高效地開發(fā)與利用。因此我們必須要對(duì)目前的中小學(xué)教師人事檔案管理體制予以改革與創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變過去的管理模式，從全方位多角度來收集整理中小學(xué)教師人事信息，不斷充實(shí)信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息查閱檢索流程，以便于更好地滿足檔案利用者。
（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)要求我們進(jìn)一步加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)交流平臺(tái)，讓檔案利用者能夠在這一平臺(tái)中更加便捷快速地獲取自己所需要的檔案信息。應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)符合要求的專門的中小學(xué)教師人事檔案信息管理軟件，推進(jìn)信息化建設(shè)工作，必須要投入更多的人力物力財(cái)力，盡可能地配置和檔案信息化管理相匹配的軟硬件設(shè)施，確保教師人事檔案管理信息化工作朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。另外我們還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高科技開發(fā)人員的投入，更加科學(xué)地利用現(xiàn)有的科技人才，真正做好中小學(xué)教師人事檔案信息的數(shù)字化工作以及檔案開發(fā)利用工作，對(duì)于有條件的單位還應(yīng)當(dāng)將各種設(shè)備設(shè)施配置齊全，進(jìn)而提升檔案資源開發(fā)利用率。
（三）主動(dòng)樹立安全意識(shí)。部分單位在推進(jìn)教師人事檔案信息化建設(shè)的過程中常常不重視安全問題，容易在檔案管理軟件或硬件設(shè)施維修過程中出現(xiàn)檔案信息材料丟失會(huì)損壞的情況，對(duì)檔案的開發(fā)利用工作帶來極大的損失和影響。基于此，在對(duì)各類信息數(shù)據(jù)的密級(jí)上應(yīng)當(dāng)予以嚴(yán)格界定，我們要科學(xué)應(yīng)用計(jì)算機(jī)的加密技術(shù)，對(duì)教師人事檔案材料進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，同時(shí)正確處理好保密工作與檔案材料開發(fā)利用工作的關(guān)系，不但要確保教師人事檔案材料的安全，同時(shí)也必須要確保利用者的權(quán)益得以保證，不能因?yàn)榘踩珕栴}而影響到檔案的開發(fā)利用。我們知道電子檔案材料對(duì)保存技術(shù)的要求較高，檔案管理人員必須要做好檔案室的防高溫、防潮、防病毒等工作，在認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作的基礎(chǔ)上，真正能夠科學(xué)處理好其與檔案利用的關(guān)系，確保教師人事檔案信息的安全。
（四）加快檔案人才培養(yǎng)。確保中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)，人才是非常重要的，我們必須要重視檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，打造一支綜合素質(zhì)強(qiáng)、專業(yè)水平高、職業(yè)道德素質(zhì)高的檔案管理人員隊(duì)伍。首先要求檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的思想政治素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)積極樹立較高的思想覺悟、法制意識(shí)，另外還應(yīng)當(dāng)能夠熟練地掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作技術(shù)，能夠主動(dòng)地應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來開展檔案管理工作。所以對(duì)于廣大檔案管理工作人員來說，必須要求自己更快地適應(yīng)新時(shí)期對(duì)教師人事檔案管理工作的新要求，不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓自己能夠勝任信息時(shí)代的檔案管理工作。另外檔案工作人員還必須要具備電子檔案制作、維護(hù)的基本能力，可以定期組織開展各種教育培訓(xùn)活動(dòng)，借助于組織講座、研討會(huì)等途徑來不斷提升其專業(yè)素質(zhì)能力，進(jìn)而培養(yǎng)他們的創(chuàng)新能力，這是保證教師人事檔案信息化建設(shè)最終實(shí)現(xiàn)的堅(jiān)實(shí)保障。
四、結(jié)語。
總而言之，中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)的目的是為了可以更為高效、科學(xué)地開展檔案工作，避免重復(fù)性的勞動(dòng)。只有人事檔案管理工作效率得以進(jìn)一步提升，我們才能夠有更多的時(shí)間與精力來開發(fā)和利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的真正價(jià)值。
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試論文書檔案的信息化管理論文篇十四
檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要內(nèi)容和形式，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的一種現(xiàn)代化管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理工作由于文本資料整理復(fù)雜，受到年限、環(huán)境等影響，容易造成丟失，嚴(yán)重影響檔案資源的有效利用。積極開展檔案信息化建設(shè)，能夠及時(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的歸檔整理，便于進(jìn)行分類查找，從而更好地加以利用。受到技術(shù)等方面的制約，檔案信息化建設(shè)在推進(jìn)過程中整體進(jìn)度較慢，效果也差強(qiáng)人意，需要引起高度重視。加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)和檔案管理思考研究，對(duì)不斷提升檔案管理質(zhì)量和檔案資源最大化利用水平具有重要的推動(dòng)意義。
檔案信息化建設(shè)，是指對(duì)檔案資源進(jìn)行信息化管理和利用的一種新方式。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包含的內(nèi)容較多，主要分為檔案信息資源建設(shè)、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)三個(gè)方面的`內(nèi)容。檔案資源建設(shè)，主要是對(duì)檔案信息整理歸檔形式和內(nèi)容等做出的要求。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要是開展檔案信息化軟件和硬件設(shè)施配置，從而更好地提高檔案信息資源開發(fā)利用效率，實(shí)現(xiàn)高度共享。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，主要是對(duì)檔案信息化建設(shè)提出的一些具體要求和規(guī)范，從而更好的便于電子檔案規(guī)范化管理。
1、對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏科學(xué)全面的認(rèn)知。檔案信息化建設(shè)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的一種創(chuàng)新，是新形勢(shì)下順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的一項(xiàng)重要應(yīng)用技術(shù)，長期受到思維、環(huán)境等影響，檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)重要程度認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)信息化建設(shè)基本認(rèn)識(shí)缺乏全面的了解，沒有認(rèn)識(shí)到開展檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，從而影響了檔案信息化工作的有序開展。
2、對(duì)檔案信息化建設(shè)資源利用方面存在錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。檔案信息化建設(shè)最終目的是為了加強(qiáng)檔案信息的利用，提高檔案管理規(guī)范化水平，將有價(jià)值的資料進(jìn)行分類整理，運(yùn)用電子化的形式進(jìn)行保存，從而提高保存的規(guī)范性，更好地幫助應(yīng)用。但是目前在檔案信息化建設(shè)方面往往比較注重檔案資料的管理和保存，對(duì)檔案資料如何進(jìn)行深度應(yīng)用等方面缺乏積極探索，從而影響了檔案信息資源的有效利用，難以體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)意義。
為了進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)水平，更好地發(fā)揮好檔案應(yīng)有的價(jià)值，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行積極探索：
1、加強(qiáng)檔案電子資料管理。在對(duì)基礎(chǔ)文本資料進(jìn)行整理的基礎(chǔ)上，要提高對(duì)電子文件管理重要性認(rèn)識(shí)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件，對(duì)檔案文件進(jìn)行電子化管理，運(yùn)用電子文件的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，分類整理，從而便于集中管理和應(yīng)用。在具體開展過程中，要建立專門的服務(wù)管理部門開展檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)技術(shù)資源配置，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)電子文件處理管理，對(duì)電子檔案保存形式，接收方式，處理和格式等制定明確統(tǒng)一的規(guī)范，在保存方面要結(jié)合不同的檔案資料的重要程度設(shè)置具體的權(quán)限和保存周期，對(duì)于需要長期保存的重要資料還要做好備份管理，從而避免出現(xiàn)丟失或者損壞等情形。
2、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)。要建立相關(guān)的檔案網(wǎng)站，發(fā)揮好網(wǎng)站平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，設(shè)置內(nèi)部服務(wù)系統(tǒng)和公眾服務(wù)平臺(tái)，加強(qiáng)后臺(tái)建設(shè)和管理，從而確保檔案信息化建設(shè)運(yùn)轉(zhuǎn)正常，同時(shí)，不斷加強(qiáng)新設(shè)備的引進(jìn)和硬件設(shè)施配置，定期進(jìn)行升級(jí)維護(hù)等，從而確保網(wǎng)絡(luò)檔案實(shí)現(xiàn)快速傳輸、交換、應(yīng)用和共享，提高網(wǎng)絡(luò)檔案科學(xué)化、安全化管理水平。
3、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。要積極選拔優(yōu)秀的專業(yè)人員從事檔案管理工作，同時(shí)要加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，對(duì)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、軟件知識(shí)和職業(yè)道德等方面的知識(shí)進(jìn)行全面培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行職業(yè)上崗制度，定期進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，從而提高綜合素質(zhì)和服務(wù)水平。還要不斷提高檔案管理人員的薪資待遇，改變邊緣化格局，從而提高全員對(duì)檔案管理工作的重視程度，積極配合開展做好檔案信息化建設(shè)工作，提高檔案利用效能?？傊瑱n案信息化建設(shè)涉及到多個(gè)方面，需要結(jié)合檔案管理工作具體要求，在做好基礎(chǔ)規(guī)范工作的前提下進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃、有序推進(jìn)、嚴(yán)格監(jiān)督，才能更好地提高檔案信息化建設(shè)成效，進(jìn)而有效發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，更好地推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷向前發(fā)展。
[參考文獻(xiàn)]。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十五
摘要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息傳媒技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的載體對(duì)象發(fā)生了巨大的變化，檔案形態(tài)逐漸由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形態(tài)，而檔案管理的環(huán)境也逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。檔案管理形式、技術(shù)以及環(huán)境的改變使檔案管理的方法、理念、流程等隨之改變。本文基于網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境，對(duì)基建工程檔案信息化管理進(jìn)行分析研究。
基建工程項(xiàng)目建設(shè)施工過程中通常會(huì)產(chǎn)生大量有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等資料，而且這些材料的來源涉及到建設(shè)單位、施工單位、審批部門、監(jiān)理部門、財(cái)會(huì)部門等，資料形成的過程又與基建工程進(jìn)展過程具有高度統(tǒng)一性，即立項(xiàng)、實(shí)施、運(yùn)行、竣工，因此基建工程檔案材料之間又具有典型的連續(xù)性、整體性與系統(tǒng)性。
基建工程檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化及信息化管理必須具備一定的條件，只有在合適的條件下才能夠?qū)崿F(xiàn)基建工程檔案的信息化管理模式。首先現(xiàn)代計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備及信息傳輸、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與信息化的基礎(chǔ)固件條件；其次現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、信息傳輸技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等是檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與信息化的技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)基建工程檔案信息化管理系統(tǒng)功能的技術(shù)保障；再次科學(xué)的資料文件整理是檔案數(shù)字化的前提；最后建設(shè)合格的檔案管理隊(duì)伍是檔案信息化管理實(shí)施的人力保障。
（1）存在的主要問題。首先基建工程項(xiàng)目部門在檔案管理方面的硬件設(shè)施配置不到位，總體發(fā)展不均衡，硬件與軟件之間缺乏有效的匹配，進(jìn)而造成設(shè)施在有效的生命周期內(nèi)利用率低下；其次基建工程檔案信息資源建設(shè)薄弱，檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，電子文件及音像資料的收集不齊全；再次基建工程管理檔案系統(tǒng)軟件多樣，用途單一，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不盡相同，系統(tǒng)產(chǎn)生的各種目錄和數(shù)據(jù)格式無法統(tǒng)一；最后基建工程檔案在管理過程中檔案數(shù)據(jù)安全存在風(fēng)險(xiǎn)，而且檔案信息化管理人才匱乏。（2）存在問題的原因分析。首先基建工程通常有多個(gè)施工單位來完成，不同單位或部門所產(chǎn)生的文件資料存在較大的差異，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和檔案材料整理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；其次基建工程項(xiàng)目通常并不太重視基建檔案的管理工作，其資金投入與人才配置不足，造成專業(yè)人才匱乏，進(jìn)而影響了檔案的信息化管理水平；再次基建工程項(xiàng)目在不同的施工單位施工中所形成的檔案材料水平參差不齊，檔案材料整理的隨意性較大，安全防范意識(shí)與措施不嚴(yán)格。
（1）檔案信息化管理的基本原則?；üこ虣n案信息化管理一方面是建設(shè)工程項(xiàng)目的真實(shí)反映和記錄，是工程項(xiàng)目后續(xù)利用的重要依據(jù)和憑證，另一方面也是檔案的重要組成部分，在檔案開放和利用中展現(xiàn)一定的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。因此實(shí)現(xiàn)基建工程檔案信息化管理需要遵循應(yīng)的原則：一是注重效益的原則，結(jié)合用戶需求分析結(jié)果而進(jìn)行檔案信息化、數(shù)字化管理；二是統(tǒng)籌規(guī)劃原則，檔案信息化管理需整體考慮、系統(tǒng)規(guī)劃、詳細(xì)論證；三是資源共享原則，這也是檔案管理信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)和要求；四是保障安全的原則，檔案信息化管理必須確保檔案信息的安全性與完整性。
（2）檔案信息化管理的任務(wù)?；üこ虣n案信息化管理與建設(shè)中，首要任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用程度，繼續(xù)推行計(jì)算機(jī)管理檔案；二是檔案信息資源建設(shè)，其中檔案信息化管理系統(tǒng)的多媒體數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)是重點(diǎn)；三是檔案信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理功能的技術(shù)保障；四是檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，完善基建工程檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)體系；五是檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；六是檔案信息化保障體系建設(shè)，采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。
（3）基建工程檔案信息化管理的途徑。從傳統(tǒng)管理方式向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵是建立基建檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息化與數(shù)字化的過程速度快、準(zhǔn)確率高、轉(zhuǎn)化成數(shù)字文獻(xiàn)存儲(chǔ)空間小。結(jié)合基建工程特征，建立部門立卷制，使檔案管理部門和產(chǎn)生基建檔案的部門協(xié)同合作，使用同一的檔案管理軟件。此外，基建工程檔案信息化管理需建立網(wǎng)絡(luò)化共享機(jī)制，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，將檔案管理軟件與內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)端口銜接，初步建立局域網(wǎng)下計(jì)算機(jī)終端上傳、檢索、借閱、下載、打印等功能。此外，基建工程檔案信息化建設(shè)與管理中需要注重網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)問題，加強(qiáng)安全措施，提高網(wǎng)絡(luò)的安全性，建立檔案保密級(jí)別與權(quán)限，詳細(xì)劃分檔案公開與保密的界限。加強(qiáng)基建工程檔案管理中的各項(xiàng)規(guī)章制度建設(shè)，建立技術(shù)規(guī)范的網(wǎng)絡(luò)信息安全管理制度。
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試論文書檔案的信息化管理論文篇十六
摘要：醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)是非常重要和必要的，這里分析了新時(shí)期醫(yī)保檔案信息化管理工作有效開展的策略，對(duì)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案的信息化管理，推動(dòng)醫(yī)保事業(yè)的健康快速發(fā)展具有積極的作用。
隨著我國醫(yī)保體系和相應(yīng)法律制度和政策的完善發(fā)展，對(duì)醫(yī)保檔案管理工作質(zhì)量和效率要求更高了。醫(yī)保檔案能夠完整地記錄相關(guān)參保人員的醫(yī)保信息，能夠清楚地反映出醫(yī)?；鸬闹饕飨?，因此，醫(yī)保檔案管理能夠?yàn)獒t(yī)保研究和醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展提供寶貴的信息資料依據(jù)，加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理是很重要的。
1.推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化和高效發(fā)展。
在傳統(tǒng)的醫(yī)保檔案管理中，都是采用手工管理的方式進(jìn)行檔案的收集、整理、管理利用的，但目前，這種醫(yī)保檔案管理手段不能滿足現(xiàn)實(shí)的需要。現(xiàn)在，我國醫(yī)保參保人數(shù)非常龐大，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式很難滿足需要，檔案管理的作用受到抑制。在信息化時(shí)代，如果加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管了的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，工作人員只需要在電腦中進(jìn)行相關(guān)大數(shù)據(jù)的錄入就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的共享，可以對(duì)檔案信息資料精心有效管理。利用信息化手段，可以根據(jù)需要自動(dòng)進(jìn)行檔案庫信息建設(shè)，并統(tǒng)計(jì)制作成各類數(shù)據(jù)報(bào)表，還可以在檔案信息系統(tǒng)中進(jìn)行高效的檢索，查詢和閱讀，能夠有效節(jié)約時(shí)間，提高檔案管理工作的效率。
醫(yī)保檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，管理人員能夠從繁重的信息管理中解放出來，能夠有時(shí)間做好檔案的收集和編輯研究工作。在傳統(tǒng)的檔案管理中，手動(dòng)方式管理，管理人員每天的主要工作是進(jìn)行目錄的編寫整理，進(jìn)行檔案信息的整理、保管。管理人員沒有時(shí)間和精力搞檔案收集與檔案研究，這樣，不利用醫(yī)保檔案的有效開發(fā)，不利用實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的價(jià)值。而實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，檔案管理工作內(nèi)容不斷豐富，研究工作做的更為扎實(shí)，這對(duì)于提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量，促進(jìn)征繳擴(kuò)面工作的發(fā)展，有效地進(jìn)行基金安全保護(hù)，以及完善醫(yī)保制度具有積極的作用，對(duì)于凸顯檔案管理的價(jià)值具有積極的促進(jìn)作用。3.有利于更好地服務(wù)群眾，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策工作醫(yī)保檔案管理人員通過對(duì)業(yè)務(wù)檔案的分類編碼，通過整理，可以為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行醫(yī)保政策的制定，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作提供重要的數(shù)據(jù)信息知識(shí)。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以通過計(jì)算機(jī)手段，在第一時(shí)間內(nèi)就能快捷準(zhǔn)確地掌握相關(guān)檔案信息，為其制定決策提供依據(jù)。同時(shí)，醫(yī)保機(jī)構(gòu)通過信息化手段開展檔案管理工作，可以為群眾提供相關(guān)醫(yī)保的歷史資產(chǎn)，能夠?yàn)槿罕娞峁└鼮閮?yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足群眾參保的需求。
要有效推進(jìn)醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化建設(shè)，就必須要強(qiáng)化檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。要能夠成立專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)。單位領(lǐng)導(dǎo)要作為檔案管理信息化建設(shè)的主要負(fù)責(zé)人，能夠負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)的總體工作規(guī)劃，要設(shè)置專門的副職對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作進(jìn)行分管，配置專職人員進(jìn)行檔案的信息化管理。另外，要完善檔案信息化管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)相關(guān)信息根據(jù)制度要求進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、齊全的歸檔處理，要通過加強(qiáng)管理方式保證檔案的完整性。要保障檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)工作的有效落實(shí)，必須要保證相關(guān)方面的工作經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，要加強(qiáng)信息化硬件環(huán)境和軟件環(huán)境的建設(shè)，加強(qiáng)設(shè)備的投入建設(shè)，這樣，才能有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。
醫(yī)保檔案管理的數(shù)字化信息化建設(shè)是信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的基本要求，也是檔案管理工作者努力學(xué)習(xí)的方向。當(dāng)前，我國醫(yī)保參保人數(shù)非常龐大，而傳統(tǒng)的手動(dòng)檔案管理方式已經(jīng)嚴(yán)重落后于形勢(shì)發(fā)展的需要，造成醫(yī)保管理效率不高，醫(yī)保檔案管理的價(jià)值很難得到發(fā)揮。在這種形勢(shì)下，迫切需要做好醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)工作，要做好這項(xiàng)工作，必須要引入現(xiàn)代化的辦公手段，引入先進(jìn)的辦公意識(shí)。作為醫(yī)保管理人員，要具有先進(jìn)的辦公管理意識(shí)，要積極引入現(xiàn)代化辦公手段提升醫(yī)保檔案管理的重要性。在醫(yī)保檔案管理工作中，要積極引入現(xiàn)代化辦公設(shè)設(shè)備，用電腦手段，網(wǎng)絡(luò)數(shù)段進(jìn)行檔案的管理。以這種方式替代傳統(tǒng)的手動(dòng)操作模式。要積極利用其網(wǎng)頁、電子郵件等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，通過網(wǎng)絡(luò)手段開展相關(guān)文件的起草、修改、刪減、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，能夠在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化，這樣，才能真正的提升醫(yī)保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
3.規(guī)范統(tǒng)一醫(yī)保檔案的數(shù)字化管理。
實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的的信息化建設(shè)，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息化建設(shè)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化建設(shè)，完善規(guī)范相關(guān)程序，使醫(yī)保檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。要做好這個(gè)工作，首先，需要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系的指導(dǎo)下進(jìn)行檔案信息化管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保障檔案的信息化管理能夠有效有序地推進(jìn)，要保障醫(yī)保檔案資料與相關(guān)數(shù)據(jù)的相互兼容，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案資料的資源共享，為檔案數(shù)字化信息化的規(guī)范管理提供支持。另外，還需要積極落實(shí)對(duì)相關(guān)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，利用掃描儀，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案的二次保存，通過這個(gè)工作，建立高效的醫(yī)保檔案的信息化管理系統(tǒng)。需要注意的是，在進(jìn)行相關(guān)數(shù)字信息轉(zhuǎn)化過程中，要保障醫(yī)保檔案自己的連續(xù)性和完善性，只有這樣，才能保障對(duì)醫(yī)保檔案的有效管理。規(guī)范統(tǒng)一醫(yī)保檔案的數(shù)字化管理還需要完善相關(guān)管理制度，通過制度管理保障醫(yī)保檔案管理信息化的規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。
目前，我國醫(yī)保事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)保工作產(chǎn)生了大量文書，財(cái)會(huì)和計(jì)算機(jī)光盤，u盤等特殊載體形式的檔案，這些檔案所承載的信息量非常大，并且這些信息是一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，對(duì)這些檔案信息進(jìn)行有效管理，必須要具有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)的人才才能完成。因此，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的、具有專業(yè)水平的醫(yī)保檔案管理隊(duì)伍是推進(jìn)醫(yī)保檔案信息化管理工作發(fā)展的重要保障。醫(yī)保部門要認(rèn)識(shí)到信息化醫(yī)保檔案管理對(duì)人才要求標(biāo)準(zhǔn)更高了，要積極加強(qiáng)相關(guān)方面的人才培養(yǎng)，能夠定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過再培訓(xùn)的方式提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)。相關(guān)檔案管理人員也需要具有學(xué)習(xí)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，要不斷拓展自己的知識(shí)面，尤其是要提高自己的信息技術(shù)水平，提升自己的管理技能。這樣，才能滿足檔案管理工作信息化建設(shè)的需要，管理人員才能勝任工作，不被時(shí)代所淘汰?？傊谛畔⒒h(huán)境下，醫(yī)保檔案管理工也需要實(shí)現(xiàn)管理模式和手段的突破創(chuàng)新，要能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理的信息化建設(shè)工作，要支持檔案管理的信息化建設(shè)工作，為這項(xiàng)工作提供必要的人力支持和資金支持。要通過推進(jìn)醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)，更好地為醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)提供服務(wù)與支持，促進(jìn)我國醫(yī)保事業(yè)的健康快速發(fā)展。
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試論文書檔案的信息化管理論文篇十七
隨著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展，各建筑企業(yè)建筑的競(jìng)爭(zhēng)逐漸加劇，對(duì)工程管理信息化提出越來越高的要求.信息化管理效率的提高對(duì)管理軟件提出了挑戰(zhàn).當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)在數(shù)據(jù)的保持與處理方面，仍然采用局域網(wǎng)共享的手段，而對(duì)于項(xiàng)目管理軟件的實(shí)際操作的應(yīng)用功能不熟悉.當(dāng)前，我國自主研發(fā)管理信息軟件難以滿足工作需求，由于國外的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平與市場(chǎng)意識(shí)形態(tài)與我國不同，專業(yè)的信息管理軟件價(jià)格昂貴，不能適應(yīng)我國建筑企業(yè)工程管理工作的需要.
2對(duì)我國建筑行業(yè)工程管理信息化發(fā)展提出的建議。
2.1促進(jìn)管理信息的均衡發(fā)展。
針對(duì)不同地區(qū)存在的工程管理信息化發(fā)展水平差異較大，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)各地區(qū)的發(fā)展需要，確保各地區(qū)的工程信息平衡發(fā)展，不論是在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的東南沿海地區(qū)，還是在內(nèi)陸相對(duì)落后的地區(qū)，要保證信息的數(shù)量、傳播途徑都能達(dá)到均衡發(fā)展的狀態(tài)，為工程管理信息化發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境.
打破傳統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)管理模式，在傳統(tǒng)的電話、書信等通信的基礎(chǔ)上，運(yùn)行運(yùn)行新的通信方式，如：郵件、專門的通訊軟件等.這樣可以極大的提高信息傳遞速度，讓通訊更加方便快捷.建筑企業(yè)若想從根本上提高信息化水平，就必須加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的管理，不斷地學(xué)習(xí)科學(xué)的管理信息知識(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的管理信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工程管理的高科技信息化.
2.3加強(qiáng)對(duì)信息化軟件的開發(fā)與推廣應(yīng)用。
工程管理工作復(fù)雜多變，在具體的工程管理信息化操作過程中，建筑企業(yè)難以找到符合自身發(fā)展的信息化管理軟件.因此，企業(yè)要根據(jù)自身的工程管理現(xiàn)狀，利用先進(jìn)的信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用計(jì)算，研發(fā)適合自身發(fā)展需要的工程管理信息化軟件，降低購買管理信息軟件所使用的成本，提高企業(yè)的實(shí)際效益.在建筑企業(yè)工程管理過程中，加強(qiáng)對(duì)信息化專業(yè)軟件的推廣與應(yīng)用，可以幫助建筑企業(yè)節(jié)省管理運(yùn)行成本，有效地避免在施工過程中對(duì)人力和物理的浪費(fèi)，并使用專業(yè)軟件時(shí)不斷的提高企業(yè)工程管理信息化水平.
實(shí)現(xiàn)工程管理信息化對(duì)件整個(gè)工程管理至關(guān)重要.通過對(duì)工程管理信息化在企業(yè)的應(yīng)用狀況，總結(jié)歸納以下三方面的作用：第一，減輕管理者負(fù)擔(dān)，了解工程進(jìn)展.管理人員可以通過公共的、多層次的信息管理平臺(tái)，以互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)，進(jìn)行信息傳遞與工作交流，讓工程管理人員及時(shí)了解工程進(jìn)展與動(dòng)態(tài)，提高管理人員的工作效率，從而減輕工作負(fù)擔(dān)；第二，提高管理水平，預(yù)測(cè)工程風(fēng)險(xiǎn).工程管理人員若能有效的將信息技術(shù)應(yīng)用到工程管理中，將會(huì)極大的提高工程管理水平，預(yù)測(cè)建筑工程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，及時(shí)采取針對(duì)性防范和控制措施；第三：有效地處理與存儲(chǔ)數(shù)據(jù).使用工程管理信息能夠有效地將建筑工程中的信息采用結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的形式加以處理和儲(chǔ)存，以便在工程檢測(cè)或驗(yàn)收時(shí)作為參考.
隨著我國建筑業(yè)工程管理信息化的發(fā)展，cad技術(shù)的使用已基本普及，但在應(yīng)用高科技工程管理日案件進(jìn)行信息化管理方面，與關(guān)外建筑企業(yè)存在著一定差距.當(dāng)前，大多數(shù)建筑企業(yè)只能簡(jiǎn)單的利用局域網(wǎng)絡(luò)和低端軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，運(yùn)用高科技軟件管理的企業(yè)相對(duì)較少，這種現(xiàn)狀反應(yīng)了我國建筑企業(yè)在工程管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)，即對(duì)高科技項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用，建筑企業(yè)要根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r，制作適合自身發(fā)展需求的管理信息軟件，并實(shí)際的工程管理中進(jìn)行推廣應(yīng)用.
4.1明確工作目標(biāo)。
根據(jù)需要服務(wù)對(duì)象的特征和需要，了解工程管理過程中決策部門與執(zhí)行部門的信息需要，針對(duì)不同的服務(wù)對(duì)象，制定不同的工作方案.明確服務(wù)對(duì)象，若有多個(gè)服務(wù)對(duì)象，則應(yīng)該根據(jù)不同對(duì)象提出的目標(biāo)綜合可慮，最后明確總工作目標(biāo).
4.2尋找信息源。
由于建筑工程工作量大、過程復(fù)雜，需要的工程信息涉及眾多方面.分為外部信息和內(nèi)部信息，外部信息有：國家頒布的政策與法規(guī)、宏觀經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展動(dòng)態(tài)、科學(xué)技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r以及趨勢(shì)、建筑管理當(dāng)?shù)氐臍夂蚺c天氣、市場(chǎng)需求以及變化、社會(huì)環(huán)境和自然生態(tài)環(huán)境等.內(nèi)部信息有：企業(yè)自身的各種資源狀況、工程決策狀況、工程管理過程中的動(dòng)態(tài)信息等.實(shí)現(xiàn)工程管理信息化要了解信息來自何方，怎樣獲取信息.
4.3選擇采用技術(shù)。
建立工程管理信息系統(tǒng)需要采用許多相關(guān)技術(shù)，如：信息采集技術(shù)、信息篩選技術(shù)、信息分析技術(shù)、信息輸出技術(shù)、加工技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)連接技術(shù)等.其中，篩選技術(shù)主要對(duì)信息進(jìn)行過濾，在工程管理過程中，可以將建筑企業(yè)的資源分為信息資源和物資資源，由于物資資源具有一定的稀缺性，在施工時(shí)需要節(jié)約使用，防止浪費(fèi)，而信息資源帶有冗余性，不加以篩選就會(huì)造成信息泛濫.因此，需要對(duì)信息資源進(jìn)行認(rèn)真的篩選，既要確保信息的`數(shù)量，也要確保信息的質(zhì)量，這就要求信息系統(tǒng)具備強(qiáng)大信息處理功能.
4.4設(shè)計(jì)應(yīng)用項(xiàng)目。
不同的服務(wù)對(duì)象所關(guān)注的信息有所不同.例如：在工程管理過程中，甲方關(guān)心的是工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程成本控制.而乙方關(guān)心的是施工效率、施工安全、施工環(huán)境等.根據(jù)不同的服務(wù)對(duì)象，信息系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)立不同應(yīng)用項(xiàng)目，以供不同的對(duì)象使用.
5工程管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)。
5.1建立完善的工程信息檔案。
由于工程信息屬于一次性活動(dòng)，所以工程信息管理系統(tǒng)需要針對(duì)具體的工程需求構(gòu)建系統(tǒng)，信息系統(tǒng)記錄各個(gè)工程管理階段、施工環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的信息，在該工程竣工后，建立完善的工程信息檔案.盡量不要使用長期固定的應(yīng)用系統(tǒng)，采集不同工程的信息.
5.2加強(qiáng)施工過程中各部門的聯(lián)系。
由于一項(xiàng)工程會(huì)涉及許多建筑企業(yè)以及其他組織，工程管理信息系統(tǒng)建立需要加強(qiáng)各建筑企業(yè)與建筑企業(yè)內(nèi)部各部門的聯(lián)系，在加強(qiáng)各企業(yè)各部門相互聯(lián)系的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用.
5.3兼容性強(qiáng)。
信息系統(tǒng)只有具備強(qiáng)大的兼容性時(shí)，才能綜合應(yīng)用各項(xiàng)信息技術(shù)，將工程管理過程中的各個(gè)子系統(tǒng)聯(lián)系起來.由于各企業(yè)的施工狀況有所不同，在工程管理過程中使用的信息技術(shù)不同，信息系統(tǒng)的構(gòu)造不同，標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)格不同.由于信息系統(tǒng)屬于異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，所以，建筑企業(yè)在構(gòu)建信息系統(tǒng)時(shí)需要著重解決接口問題.
可以將工程管理理解為數(shù)據(jù)信息在工程各參與方之間進(jìn)行傳遞和互動(dòng)的過程.傳統(tǒng)的工程管理模式中，使用電話或者書信的方式傳遞數(shù)據(jù)信息，這種方式需要各部門積極配合，若各部門之間缺乏有效的溝通，不能積極的配合，信息傳遞效率就會(huì)變得緩慢，從而降低了信息傳遞的有效性和及時(shí)性.為了提高信息互動(dòng)或傳遞效率、提高信息互動(dòng)質(zhì)量，建筑企業(yè)需要避免管理的交叉重疊.工程信息系統(tǒng)主要以工作人員工作為主要內(nèi)容，圍繞工程管理過程中產(chǎn)生信息，實(shí)現(xiàn)一次輸入，多次利用.運(yùn)用企業(yè)的優(yōu)勢(shì)資源，建立安全可靠、方便快捷的數(shù)據(jù)可，促進(jìn)工程管理信息化的實(shí)現(xiàn).
6.2建立一體化工程管理信息系統(tǒng)。
由于建筑行業(yè)飛工作流程極為復(fù)雜，在立項(xiàng)招標(biāo)時(shí)遵守國家和行業(yè)規(guī)定的政策或辦法，整個(gè)招標(biāo)過程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，這些招標(biāo)信息也是企業(yè)作為成本預(yù)算的主要依據(jù).在具體的施工過程中，工程管理會(huì)涉及到計(jì)劃進(jìn)度、成本預(yù)算、定額成本、物資分配、安全管理等方面，在建立信息工程管理信息系統(tǒng)是需要充分的考慮這些方面的因素，突破單方面的限制，將各個(gè)要素有效的連接起來，進(jìn)而協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)各部門的管控，逐步實(shí)現(xiàn)工程管理信息化.建筑企業(yè)可以利用工程管理信息系統(tǒng)不斷的優(yōu)化管理結(jié)構(gòu).
6.3以互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)為基礎(chǔ)。
互聯(lián)網(wǎng)是工程信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的基本基礎(chǔ).在工程項(xiàng)目管理過程中，由于各個(gè)項(xiàng)目分散并且相距較遠(yuǎn)，給工程管理工作帶來較大的困難.針對(duì)這種情況，可以應(yīng)用相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)軟件，以互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)為基礎(chǔ)，建立各個(gè)項(xiàng)目之間的聯(lián)系，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的一體化管理，讓建筑企業(yè)、承包商、業(yè)主等利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，充分的實(shí)現(xiàn)信息共享，根據(jù)工程管理的需要，不斷的完善信息管理系統(tǒng).
6.4建立多層次的管理平臺(tái)。
工程信息化的建立需要考慮各個(gè)合作方需求，創(chuàng)建能夠遠(yuǎn)程監(jiān)控，能夠?qū)嵤┈F(xiàn)場(chǎng)管理、能夠與合作方有效地溝通協(xié)調(diào)、能夠?qū)⑾蛐畔⒓皶r(shí)分享的多層次信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái).建筑企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到，建筑工程實(shí)施工程中各項(xiàng)目施工都會(huì)發(fā)生變化，項(xiàng)目的變化必定牽動(dòng)著厲害關(guān)系人，例如：當(dāng)?shù)卣I(yè)主、設(shè)計(jì)院等.還會(huì)牽動(dòng)到許多施工環(huán)節(jié)，例如：現(xiàn)場(chǎng)施工管理、合同管理、材料管理、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備管理等.通過建立多層次的管理平臺(tái)，才能科學(xué)的管控這些環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)與解決各個(gè)厲害管理人和各個(gè)工程管理環(huán)節(jié)中存在的問題，實(shí)現(xiàn)信息資源信息化，以提高工程管理效率、縮短施工時(shí)間、節(jié)省施工成本.
7結(jié)束語。
綜上所述，實(shí)現(xiàn)工程管理信息化能夠減輕管理人員負(fù)擔(dān)，了解工程進(jìn)展、提高管理水平，預(yù)測(cè)工程風(fēng)險(xiǎn)、有效的處理與存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，極大的提高企業(yè)運(yùn)行管理效益.本文闡述了我國工程管理信息化發(fā)展存在的發(fā)展水平差異較大、對(duì)工程管理信息化的認(rèn)識(shí)不夠充分、難以滿足工作需求等問題.并針對(duì)問題制定了促進(jìn)管理信息的均衡發(fā)展、逐步完善工程管理信息化工作流程、加強(qiáng)對(duì)信息化軟件的開發(fā)與推廣應(yīng)用等措施.探討了工程管理信息化的作用與發(fā)展趨勢(shì)、工程管理信息化工作流程、工程管理信息化發(fā)展策略，以加強(qiáng)建筑企業(yè)對(duì)工程管理信息化的認(rèn)識(shí)。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十八
高校后勤檔案由后勤保障部門在各項(xiàng)服務(wù)保障工作中的原始信息數(shù)據(jù)形成。后勤各個(gè)部門都依據(jù)本部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如節(jié)能維修系統(tǒng)、庫房管理系統(tǒng)、安防管理系統(tǒng)等。按照大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件、流媒體文件、圖片文件都屬于后勤檔案收集范圍，具有很高的保存、利用價(jià)值。目前，各類服務(wù)保障項(xiàng)目的增加、驗(yàn)收流程的嚴(yán)謹(jǐn)，使得數(shù)據(jù)保存的作用和價(jià)值愈發(fā)凸顯，加強(qiáng)“痕跡管理”直接導(dǎo)致了巨大的數(shù)據(jù)量。不僅如此，電子檔案數(shù)據(jù)還包括文件本身的數(shù)字轉(zhuǎn)化，通過人工方式生成新的數(shù)據(jù)類型也成為主要的數(shù)據(jù)增長來源。
(二)后勤檔案數(shù)據(jù)類型多源異構(gòu)。
高校后勤檔案涉及后勤行政管理、財(cái)務(wù)管理、工程管理等多項(xiàng)服務(wù)保障項(xiàng)目，檔案數(shù)據(jù)囊括辦公文件、項(xiàng)目合同、宣傳資料等，各個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)也產(chǎn)生不同類型的數(shù)據(jù)檔案，形成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共同存在、交叉聯(lián)系的現(xiàn)象，造成了檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的新特點(diǎn)。
(三)后勤檔案的利用需求更加多樣化。
大數(shù)據(jù)的應(yīng)用背景下，高校后勤各個(gè)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不僅是是數(shù)據(jù)的產(chǎn)生者，同時(shí)也是數(shù)據(jù)的利用者。在利用檔案數(shù)據(jù)方面涉及后勤制度建設(shè)、文化建設(shè)等方面的工作。后勤利用統(tǒng)計(jì)后的大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析學(xué)校師生對(duì)后勤服務(wù)保障的需求、滿意度，作為不斷改善、提升后勤服務(wù)保障工作的依據(jù);同時(shí)高校后勤的功能較傳統(tǒng)后勤有了更加豐富的內(nèi)容，后勤社會(huì)化程度不斷提高對(duì)后勤文化建設(shè)也提出了更高的要求，后勤內(nèi)涵建設(shè)、文化宣傳活動(dòng)產(chǎn)生的流媒體資料、圖片資料、特色資料檔案也在不斷增多。因此，后勤檔案的利用手段、方式也隨著需求的豐富變得更加多樣化。
(四)大數(shù)據(jù)分析提升后勤檔案利用價(jià)值。
高校后勤檔案是后勤一線服務(wù)保障工作最直接、最真實(shí)的信息記錄，并且在推動(dòng)后勤檔案信息化管理向大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用過渡的進(jìn)程中，各個(gè)服務(wù)保障業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)、重點(diǎn)數(shù)據(jù)均有其利用價(jià)值。因此，利用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、工作過程產(chǎn)生的大量初級(jí)的、多樣的、碎片化的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入地分析挖掘，才能真正激發(fā)后勤檔案的寶貴利用價(jià)值。
隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，特別是后勤社會(huì)化改革的需要，也對(duì)高校檔案信息化管理提出了更高的要求。但是，受到檔案收集、整理、歸納的傳統(tǒng)方式影響和缺乏信息化技術(shù)應(yīng)用的限制，后勤檔案管理仍停留在對(duì)紙質(zhì)檔案的初級(jí)管理層次，尚存在以下幾個(gè)問題:。
(一)后勤檔案管理方式傳統(tǒng)粗放，檔案信息決策功能受到限制。
目前，后勤檔案管理缺乏對(duì)檔案中記錄的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次地統(tǒng)計(jì)、分析，忽視對(duì)各類分散信息的整理，缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)流的前端控制和全程管理的能力，使檔案管理整體結(jié)構(gòu)不合理，容易導(dǎo)致重要信息資料的價(jià)值被忽視，無法充分發(fā)揮后勤檔案在服務(wù)保障項(xiàng)目推進(jìn)過程中的指導(dǎo)作用，制約了利用檔案中的信息資料開展推動(dòng)服務(wù)保障工作的決策作用。
高校后勤檔案管理主要依靠兼職人員進(jìn)行管理，缺乏相應(yīng)的統(tǒng)一管理機(jī)制，后勤檔案管理的制度建設(shè)還需完善。由于后勤檔案管理組織的缺失和機(jī)制建設(shè)不完善，直接造成后勤各類檔案管理工作相對(duì)滯后，檔案的保管、保密等工作都沒有相關(guān)的制度參照?qǐng)?zhí)行，容易造成資料流失，嚴(yán)重影響檔案應(yīng)用效率。
信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，增加了后勤檔案信息化管理工作的風(fēng)險(xiǎn)，直接給信息安全帶來隱患。目前后勤檔案管理主要人員屬于兼職，由于工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，因此容易忽略檔案信息安全管理。同時(shí)由于管理人員信息化技術(shù)水平的限制，對(duì)信息安全的管理存在不足，易造成檔案信息的丟失或泄露。
(四)后勤信息檔案信息化技術(shù)應(yīng)用率低，容易形成“信息孤島”
在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用背景下時(shí)代下，復(fù)雜多樣的數(shù)據(jù)類型和存儲(chǔ)格式使電子檔案文件的統(tǒng)一收集難度增加，同時(shí)對(duì)檔案利用的方式過于傳統(tǒng)，缺乏多元化的利用手段，容易使各類檔案形成“信息孤島”，難以發(fā)揮其真正的信息支持功能。
針對(duì)目前高校后勤檔案信息化管理存在的問題，在大數(shù)據(jù)背景下，尚無法完全體現(xiàn)后勤檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。因此，高校后勤需要通過設(shè)計(jì)建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)，并推動(dòng)應(yīng)用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)與檔案信息化管理工作相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理方式，進(jìn)一步推進(jìn)高校后勤檔案信息化管理工作改革。
(一)樹立后勤檔案大數(shù)據(jù)信息化管理工作理念，為數(shù)字化管理奠定管理基礎(chǔ)。
要利用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)高校后勤檔案利用價(jià)值，必須轉(zhuǎn)變高校后勤“重藏輕用”的管理觀念。明確建立檔案數(shù)字化管理是必要手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)決策支持才是檔案管理工作的最終目的。通過創(chuàng)新建立相應(yīng)的信息化管理機(jī)制，才能更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息化管理中的作用。
(二)建立高校后勤檔案大數(shù)據(jù)信息化管理工作機(jī)制，確保管理工作規(guī)范、安全、高效。
伴隨高校后勤大數(shù)據(jù)信息管理工作的推進(jìn)，應(yīng)及時(shí)建立配套的管理制度，明確檔案收集、處理、使用的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理責(zé)任，通過制度建設(shè)規(guī)范后勤檔案管理工作。在建立完善制度的同時(shí)，明確細(xì)化檔案管理工作的具體要求，配合檔案大數(shù)據(jù)管理建設(shè)需求，確保后勤檔案數(shù)字化管理工作實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、規(guī)范化。并通過制度規(guī)范做好檔案使用要求和保密制度，保證后勤檔案安全管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)高效利用。
(三)建立高質(zhì)量的檔案管理人才隊(duì)伍，提高檔案數(shù)字化管理工作效率。
目前高校后勤檔案管理工作主要由后勤內(nèi)部的非專業(yè)或兼職人員進(jìn)行管理。這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，數(shù)字化、信息化管理技術(shù)的掌握和使用也受到學(xué)歷、年齡的限制，極大地影響了檔案管理工作效率。因此，在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，要建立專業(yè)的檔案信息化管理隊(duì)伍。通過引進(jìn)專業(yè)人員或加強(qiáng)本單位專業(yè)人才培養(yǎng)，培養(yǎng)和提高管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和綜合管理水平。同時(shí)，還要全面加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，從安全意識(shí)、信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)以及保密意識(shí)等，提高檔案管理工作人員的責(zé)任感，優(yōu)化管理人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)，有效提高后勤檔案管理工作效率。
作者:呂麗華于濤單位:天津職業(yè)大學(xué)。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十九
建設(shè)工程檔案受關(guān)注程度小，不表明它不重要，恰恰相反，建設(shè)工程需要投入巨大資源，缺少技術(shù)因素不能成形，沒有技術(shù)因素的保障也難以反映工程質(zhì)量。在工程項(xiàng)目實(shí)施以前，立項(xiàng)文件就成為落實(shí)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)和實(shí)施項(xiàng)目的關(guān)鍵依據(jù)，其后的項(xiàng)目設(shè)計(jì)、招投標(biāo)又要以立項(xiàng)文件作為依據(jù)。開工以后，材料檢驗(yàn)文件、施工圖紙、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、工程記錄、設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證等文件是保證施工進(jìn)程的重要依據(jù)。工程竣工驗(yàn)收，評(píng)定工程質(zhì)量除了要有外觀依據(jù)，還需上述這些資料依據(jù)。例如，混凝土強(qiáng)度是否符合設(shè)計(jì)要求，必須通過強(qiáng)度試驗(yàn)才能驗(yàn)證，沒有試驗(yàn)報(bào)告就不能說明問題；再如，建設(shè)工程中存在許多隱蔽工程，如果沒有覆蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場(chǎng)記錄，也就無法對(duì)隱蔽工程的施工質(zhì)量進(jìn)行恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)。建設(shè)工程的使用壽命通常在幾年到數(shù)十年之間，重要工程的壽命還要超過1，使用期間需要維護(hù)、修理，所取得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)還要為其他工程所借鑒，如果沒有完整、準(zhǔn)確的檔案資料作為依據(jù)，這些事情都會(huì)落空?？梢?，工程檔案不僅是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，同時(shí)也是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映，其重要性是不言而喻的。建設(shè)工程檔案本身只是一個(gè)靜態(tài)概念，但檔案管理卻是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，它既是檔案管理部門的份內(nèi)事，更與工程項(xiàng)目參建各方關(guān)系密切，而且工程建設(shè)周期長，檔案種類多、數(shù)量巨大，并且專業(yè)性與綜合性都很強(qiáng)，管好工程檔案并不是一件容易的事情，由于現(xiàn)狀種種原因，建設(shè)工程檔案質(zhì)量并不理想。因此，提高工程檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
(一)工程檔案成套性差，缺漏不準(zhǔn)確欠真實(shí)。
建設(shè)工程檔案來自于各個(gè)參建單位，雖然各單位的材料有所區(qū)別，但其內(nèi)在聯(lián)系經(jīng)整理后應(yīng)當(dāng)配套，并成為有機(jī)整體。然而，現(xiàn)實(shí)中的`檔案往往成套性很差，缺東少西，完整性不足。例如，質(zhì)量保證材料不全，缺少質(zhì)檢報(bào)告，沒有出廠合格證，未履行簽字手續(xù)等。此外，材料記錄不準(zhǔn)確、不真實(shí)。例如，試驗(yàn)報(bào)告前后日期無法對(duì)應(yīng)，資料歸類不準(zhǔn)確，隱蔽工程驗(yàn)收記錄不真實(shí)等。
(二)重建輕管根深蒂固，資源配置難以到位。
與工程項(xiàng)目的投資、工期、質(zhì)量和安全相比，檔案所發(fā)揮的作用比較間接、滯后和抽象。因而，無論政府、投資方還是項(xiàng)目管理人員都會(huì)更看重前面幾項(xiàng)，而容易忽視檔案管理，在資源配置方面也必然會(huì)向前面幾項(xiàng)傾斜。例如，檔案管理人員的配置數(shù)量與項(xiàng)目投資規(guī)模嚴(yán)重失調(diào)，人手不足很難管好檔案。
(三)參建單位各有不足，監(jiān)督不到位是主因。
建設(shè)工程檔案管理中的問題是綜合性的，參建各方都存在不足。建設(shè)單位在項(xiàng)目前期不做好檔案管理規(guī)劃，對(duì)施工單位的培訓(xùn)指導(dǎo)不充分，造成文件資料缺失和檔案管理效果不佳。設(shè)計(jì)單位水平參差，管理無序，導(dǎo)致竣工圖編制和準(zhǔn)確性審核遇到麻煩。監(jiān)理單位對(duì)施工材料審核不嚴(yán)，材料真實(shí)性存疑。施工單位資料記錄不規(guī)范、不準(zhǔn)確，很多記錄源于資料員事后補(bǔ)錄、造檔，使檔案資料不能真實(shí)反映施工狀況。出現(xiàn)這個(gè)問題的根本原因是執(zhí)行與監(jiān)督不到位，事后監(jiān)督方式難以避免檔案管理中的漏洞。
(一)注重管理制度建設(shè)，增強(qiáng)檔案責(zé)任意識(shí)。
建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量的提高，離不開完善的檔案管理制度作為保障。因此，在工程項(xiàng)目啟動(dòng)之初，就應(yīng)建立一套符合建設(shè)工程特點(diǎn)的檔案管理制度，理順檔案管理與工程建設(shè)的關(guān)系，明確檔案管理責(zé)任和檔案工作方法。檔案管理必須落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，明確參建各單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位的檔案工作承擔(dān)主要責(zé)任，只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，檔案管理才能從一開始就步入正軌。為了確保檔案工作與工程建設(shè)同步，各單位必須指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，并通過落實(shí)崗位責(zé)任制增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高檔案管理成效。
(二)依法督導(dǎo)檔案管理，強(qiáng)化履約評(píng)價(jià)監(jiān)管。
檔案管理制度的貫徹實(shí)施，重在監(jiān)督到位。作為工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督管理部門，應(yīng)按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的要求，依法督導(dǎo)工程建設(shè)單位的檔案管理工作，在推動(dòng)工程建設(shè)、保證工程質(zhì)量的同時(shí)，全程跟蹤、監(jiān)督、檢查建設(shè)工程的檔案管理，切實(shí)保證建設(shè)工程檔案管理在法制軌道上健康有序地發(fā)展。為了保證建設(shè)工程各參建單位做好本單位的檔案工作，在項(xiàng)目前期應(yīng)通過招投標(biāo)文件以及合同協(xié)議方式設(shè)立專門的檔案管理?xiàng)l款，明確檔案資料整理、歸檔要求和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，再通過強(qiáng)化履約評(píng)價(jià)監(jiān)管，落實(shí)和管控各單位的檔案工作。一般可在每季度、項(xiàng)目竣工后進(jìn)行。
(三)完善檔案工作程序，加大檔案考核力度。
建設(shè)工程檔案管理應(yīng)依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案收集、整理、歸檔、移交等各環(huán)節(jié)的操作流程，明確分類方法和保管期限，并根據(jù)文件材料產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)規(guī)律，理順文件歸檔渠道，固化歸檔工作流程，使檔案工作與工程建設(shè)同步有序進(jìn)行，確保檔案管理全過程受到控制。由于建設(shè)工程檔案管理工作面寬、時(shí)間跨度大、文檔數(shù)量巨大，所以既要加強(qiáng)各參建單位的協(xié)同與配合，同時(shí)也要加大檔案工作的考核力度。通過對(duì)檔案工作流程、成果的考核，促其嚴(yán)格按照合同約定履行檔案管理各階段的目標(biāo)任務(wù)。
(四)加強(qiáng)檔案技能培訓(xùn)，提升檔案服務(wù)能力。
建設(shè)工程參建單位多，不是所有單位都配置專職檔案人員，不少單位是由技術(shù)人員兼職檔案人員，甚至還有個(gè)別單位臨時(shí)聘用檔案人員，這樣很難保證檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。因此，必須由建設(shè)單位在建設(shè)初期組織所有參建單位的檔案人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，以提高他們的專業(yè)知識(shí)水平。但是，建設(shè)單位組織的培訓(xùn)效果往往不明顯，其中就與思想上還沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性有關(guān)。所以，檔案人員培訓(xùn)應(yīng)立足于服務(wù)意識(shí)的提高，樹立檔案參與國家建設(shè)、惠及民生的服務(wù)理念，堅(jiān)定平凡崗位可以創(chuàng)造不平凡業(yè)績(jī)的信念，通過提升檔案服務(wù)能力來保障檔案管理質(zhì)量。
針對(duì)建設(shè)工程檔案管理牽涉單位多、范圍廣、周期長、數(shù)量多的特點(diǎn)，最有效的辦法還是通過信息化管理手段，通過文件與檔案一體化管理模式，在檔案管理部門之間、各參建單位之間建立統(tǒng)一收發(fā)端口以及創(chuàng)立文件與檔案統(tǒng)一編碼系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件產(chǎn)生與檔案收集的無縫對(duì)接。目前，云計(jì)算平臺(tái)、業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)都已成熟，只要量化標(biāo)準(zhǔn)、固化業(yè)務(wù)流程，并開發(fā)出一套完整的文件信息管理在線云平臺(tái)，就有望實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理及全過程監(jiān)控。隨著城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，建設(shè)工程檔案管理任務(wù)日益繁重，在這種形勢(shì)下提高檔案管理質(zhì)量面臨諸多挑戰(zhàn)。上文通過工程檔案管理現(xiàn)狀，從多個(gè)方面探討了提高檔案管理質(zhì)量的方法，希望通過此拋磚引玉之舉，引來更多真知灼見，共同推動(dòng)建設(shè)工程檔案管理事業(yè)更好地發(fā)展。
試論文書檔案的信息化管理論文篇二十
隨著各地區(qū)檔案中心的建立與發(fā)展，其檔案管理工作量日益繁重，加之傳統(tǒng)的檔案管理工作存在諸多問題與弊端，因此很大程度上影響了檔案管理工作的順利展開?，F(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案管理工作帶來了良好的發(fā)展契機(jī)。檔案管理相關(guān)部門和人員要牢牢把握這一發(fā)展契機(jī)，推進(jìn)人事檔案管理模式轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)，以優(yōu)化檔案中心的管理模式、提高服務(wù)質(zhì)量。
1、檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面的優(yōu)勢(shì)。
眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理工作以紙張為媒介，通過人工錄入的模式將檔案入檔、整理，這種管理模式給當(dāng)前的檔案信息資源存儲(chǔ)、整理、歸檔等工作造成了一定阻礙，而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后可從根本上轉(zhuǎn)變當(dāng)前的檔案管理模式與路徑。首先，檔案中心可專門建立自己的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將需要整理的檔案資源存儲(chǔ)到電子磁盤或服務(wù)器中，這樣既可為檔案信息的儲(chǔ)存和管理帶來便利，又可極大地節(jié)省存儲(chǔ)空間；其次，信息化的檔案管理可以采用電子錄入的方式記載檔案信息，提高錄入效率，加強(qiáng)信息的管理。此外，信息化的檔案管理對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求比較低，給存儲(chǔ)工作的開展帶來了很大的便利。
2、檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢(shì)。
在紙質(zhì)化的檔案管理模式下，由于手續(xù)繁瑣、檔案的使用和查詢極為不便，資源共享性也不高。而信息化的檔案管理可以很大程度上簡(jiǎn)化檔案使用的流程，真正地實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。同時(shí)，還能提高資源的共享性，使檔案管理工作的作用充分發(fā)揮出來。
在現(xiàn)代信息技術(shù)的推動(dòng)下，我國檔案中心“無紙化”辦公的步伐日益加快。然而由于這種全新模式起步較晚，因此從整體發(fā)展來看，我國檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀仍不容樂觀，存在如下幾點(diǎn)問題：（1）人才問題。當(dāng)前，檔案信息化管理隊(duì)伍中的工作人員大多屬于操作型人才，對(duì)檔案的信息化管理也只是流于形式。他們或是對(duì)檔案管理不精通，或是在計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、信息導(dǎo)航等方面操作不熟練，甚至不會(huì)操作。因此，人才的匱乏嚴(yán)重制約了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。（2）安全問題。檔案信息安全是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題。電腦病毒的橫行、黑、客的惡意攻擊及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的失誤都會(huì)給管理中心的檔案信息帶來極大的安全隱患。一旦機(jī)密的檔案信息被竊取、修改甚至偽造，造成的嚴(yán)重后果將是不可估量的。（3）標(biāo)準(zhǔn)問題。
目前，我國檔案管理部門還沒有形成統(tǒng)一的檔案分類編碼標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理軟件在通用性、適用性等方面也存在著嚴(yán)重不足，這些都直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。由上文所提及的部分問題，我們可以總結(jié)出當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)主要有三點(diǎn)：（1）加強(qiáng)電子檔案的安全性和保密性工作，具體可從兩點(diǎn)入手：其一要加強(qiáng)軟硬件建設(shè)；其二要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門工作人員的技術(shù)培訓(xùn)；（2）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善，實(shí)現(xiàn)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化、管理過程的一體化，使工作人員最大限度地利用檔案信息資源；（3）加強(qiáng)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理和建設(shè)，為檔案信息的跨部門、跨地域、跨國家使用提供便利，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享。
1、切實(shí)提高管理人員隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)。
對(duì)于當(dāng)前檔案中心的檔案管理信息化發(fā)展而言，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有著至關(guān)重要的影響。從整體來看，當(dāng)前我國檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)不高，這對(duì)檔案管理信息化工作的.開展十分不利。因此，一定要加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度。具體來說，首先要強(qiáng)化管理人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，讓他們從思想上認(rèn)識(shí)到這份工作的重要性；其次，要通過各種培訓(xùn)活動(dòng)，提高管理人員的專業(yè)水平。此外，還要建立完善的考核制度，對(duì)表現(xiàn)好、素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)的管理人員予以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，激發(fā)管理人員工作的積極性。
2、配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備等硬件設(shè)施。
在檔案管理信息化建設(shè)中，完善的技術(shù)設(shè)備是進(jìn)行檔案信息化管理和實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的基礎(chǔ)。因此，要想切實(shí)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，就必須加大資金投入，及時(shí)淘汰和更換落后的技術(shù)設(shè)備，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，以保證技術(shù)設(shè)備的先進(jìn)性和性能的穩(wěn)定性。
3、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化。
當(dāng)前的人事檔案管理并沒有完全擺脫紙質(zhì)資料，這給檔案管理帶來了極大的不便。因此，相關(guān)部門應(yīng)盡快建立一套科學(xué)的人事檔案信息化系統(tǒng)，并將所有的紙質(zhì)資料和電子資料都收錄其中，進(jìn)行對(duì)兩者的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化。
人事檔案管理的最終目的是服務(wù)于用戶對(duì)檔案資源的需求。因此，在當(dāng)前的檔案信息建設(shè)過程中，需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。具體可以對(duì)各種類型的檔案信息進(jìn)行分類、提取和加工，方便人們的查找和利用。此外，在進(jìn)行人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲(chǔ)時(shí)，要采用不同的載體，以滿足用戶對(duì)檔案信息資源的不同需求。
四、結(jié)語。
隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展與更新，檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，不能單純地把檔案管理信息化等同于檔案資料數(shù)字化，而是要將檔案管理信息化建設(shè)與檔案管理制度緊密結(jié)合起來，如此才能切實(shí)有效地提升檔案管理工作服務(wù)保障能力和水平。此外，檔案管理相關(guān)人員要積極參與和配合檔案管理信息化建設(shè)，大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，以適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的要求，為社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
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試論文書檔案的信息化管理論文篇二十一
我國有很多不同規(guī)模的醫(yī)院，這些醫(yī)院管理的規(guī)范化程度不同，很多醫(yī)院在內(nèi)部管理方面都存在著較為嚴(yán)重的問題，有些甚至是從未得到徹底解決的痼疾。本文主要探討醫(yī)院檔案管理，以下就對(duì)當(dāng)前我國一些醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理方面存在的難點(diǎn)問題進(jìn)行分析。
（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。
醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院管理的一個(gè)重要方面，并在一定程度上體現(xiàn)著醫(yī)院總體管理水平的高低，檔案管理中的問題也反映著醫(yī)院各方面管理的普遍問題，表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先是醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。工作人員缺乏科學(xué)的管理意識(shí)，難以全身心的投入到工作中，工作質(zhì)量和工作效率也都會(huì)受到很大的影響。例如檔案管理工作人員在收集整理檔案時(shí)，如果沒有一個(gè)正確的意識(shí)和態(tài)度，就會(huì)將所有檔案馬虎歸類后草草了事，甚至錯(cuò)置檔案，導(dǎo)致查閱工作的延誤與耽擱；醫(yī)療設(shè)備檔案屬于動(dòng)態(tài)檔案，需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間進(jìn)行管理，而工作人員容易忽略這一點(diǎn)；在管理有些醫(yī)療設(shè)備檔案時(shí)需要注重設(shè)備論證、設(shè)備驗(yàn)收、設(shè)備說明書等方面的管理，而工作人員往往注重醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容的管理。由此可以看出，管理意識(shí)對(duì)于醫(yī)療設(shè)備管理工作的重要性，它直接影響到整個(gè)管理工作的'質(zhì)量。
（二）定期管理醫(yī)療設(shè)備檔案時(shí)間長。
相較于醫(yī)院其他檔案資料，醫(yī)療設(shè)備檔案需要記錄的內(nèi)容較多，并且用時(shí)較長，相當(dāng)于是一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備的戶口本。所以說，醫(yī)療設(shè)備檔案具有周期長，記錄內(nèi)容全面、使用方面等特點(diǎn)。對(duì)其進(jìn)行管理也有一定的周期性。醫(yī)療設(shè)備檔案管理從申報(bào)就開始運(yùn)行，中間購置、使用、維護(hù)、計(jì)量、降級(jí)、報(bào)廢等每個(gè)環(huán)節(jié)都需進(jìn)行詳細(xì)、全面的記錄，完成單項(xiàng)設(shè)備管理全過程比檔案管理所用的時(shí)間還要長，并更容易受到不同因素的影響，導(dǎo)致管理質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。
（三）缺乏現(xiàn)代管理手段。
隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，醫(yī)院也在不斷引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，來達(dá)到有效治療的目的，相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作也需要有所改善，適合管理不同類型的醫(yī)療設(shè)備檔案。盡管在很多醫(yī)院已經(jīng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段進(jìn)行管理，但是管理上不夠正規(guī)，很多管理手段未能真正的發(fā)揮作用。還有很多醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案管理還停留在手工收集、檢索階段。
二、解決醫(yī)療設(shè)備檔案管理難點(diǎn)問題的對(duì)策。
針對(duì)當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備及檔案管理中出現(xiàn)的問題，可以采取以下措施予以解決：
（一）提高管理人員的管理觀念。
醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量直接決定著醫(yī)院醫(yī)療工作能否正常的開展。因此，提高醫(yī)院設(shè)備檔案管理人員的科學(xué)管理意識(shí)至關(guān)重要。在日常工作中，有效解決醫(yī)療設(shè)備檔案管理難點(diǎn)，才是提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)所在，第一步就是要不斷提高管理人員的科學(xué)管理意識(shí)，需要經(jīng)過長期的培訓(xùn)和鍛煉，循序漸進(jìn)的增強(qiáng)管理人員意識(shí)，做好科學(xué)管理醫(yī)院檔案的宣傳工作，讓每一位工作人員都了解到推行醫(yī)療設(shè)備檔案科學(xué)管理工作的重要性，促使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作人員能夠全身心地投入到在日常管理工作中，極大提高工作質(zhì)量和工作效率，并以此為契機(jī)，全面推進(jìn)醫(yī)院的綜合管理進(jìn)程，并能將此理念應(yīng)用到臨床工作中來。
（二）完善管理制度。
一個(gè)健全的管理制度不僅能夠?yàn)榛颊咛峁┍容^完善的服務(wù)，還能夠彰顯醫(yī)院文化特色。要明確各級(jí)管理和使用人員的責(zé)任，建立崗位責(zé)任制；確定各科室工作管理的目標(biāo)和崗位職責(zé)；管理工作人員必須依據(jù)管理制度，解決醫(yī)療設(shè)備檔案中的管理問題并遵循相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定。制度健全的程度也是醫(yī)院綜合實(shí)力的體現(xiàn)，在制度的完善上，要發(fā)揮各科室的協(xié)調(diào)功能，在相互監(jiān)督中推動(dòng)制度的不斷完善與進(jìn)步。
（三）采用現(xiàn)代管理模式。
醫(yī)院管理中要采取與時(shí)俱進(jìn)的管理模式，這是提高醫(yī)院現(xiàn)代化、正規(guī)化的內(nèi)在要求。通過應(yīng)用現(xiàn)代管理模式取代以往的人工管理方式，不僅僅提高了醫(yī)院管理整體水平，同時(shí)也能夠樹立醫(yī)院的良好形象。在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，采用符合醫(yī)院實(shí)際需求的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，準(zhǔn)確登記和查詢醫(yī)療設(shè)備采購信息、出入庫信息等。此外，網(wǎng)絡(luò)信息管理可以促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備技術(shù)管理、維修管理、財(cái)務(wù)管理等管理方面的發(fā)展，進(jìn)一步的完善和拓展醫(yī)療設(shè)備檔案管理的空間，提高管理效率。所以，只有通過應(yīng)用現(xiàn)代的管理模式，才能促使醫(yī)院的發(fā)展緊隨時(shí)代的步伐。
（四）落實(shí)管理責(zé)任。
管理責(zé)任落實(shí)不到位致使管理局面混亂，管理制度形同虛設(shè)，這對(duì)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展造成了嚴(yán)重的阻礙，所以，在醫(yī)院開醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中一定要將責(zé)任落實(shí)明確，全面提高管理醫(yī)療設(shè)備檔案的水平。在醫(yī)院中開展醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作具體分工是：一部管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查工作，及時(shí)對(duì)設(shè)備資料的形成、累計(jì)、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，將發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向有關(guān)部門進(jìn)行反饋，督促相關(guān)人員及時(shí)解決；醫(yī)療設(shè)備購置管理上要加強(qiáng)對(duì)管理人員制定醫(yī)療設(shè)備購置計(jì)劃的監(jiān)督和控制，邀請(qǐng)?jiān)O(shè)備技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門、臨床科室等相關(guān)部門共同分析和探討，制定最佳的醫(yī)療設(shè)備購入計(jì)劃；提高檔案質(zhì)量管理水平，部分管理人員負(fù)責(zé)設(shè)備檔案質(zhì)量鑒定工作，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的檢測(cè)，保證醫(yī)療設(shè)備檔案的準(zhǔn)確性、完整性、有效性。
三、結(jié)束語。
開展醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作非常重要，一方面是保證醫(yī)院能夠掌握醫(yī)療設(shè)備從購入到報(bào)廢整個(gè)過程的全部信息公開透明，另一方面是促使醫(yī)院能夠適應(yīng)醫(yī)療市場(chǎng)的需求。醫(yī)療設(shè)備檔案管理在一定程度上關(guān)乎整個(gè)醫(yī)院未來的發(fā)展?fàn)顩r，不斷提高醫(yī)療設(shè)備管理水平已經(jīng)成為醫(yī)院重點(diǎn)項(xiàng)目之一，在實(shí)踐過程中有待于進(jìn)一步提高。
試論文書檔案的信息化管理論文篇二十二
摘要：人事檔案是個(gè)人的成長經(jīng)歷記錄，對(duì)于用人單位而言，有著重要的指導(dǎo)和參考作用。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式也在發(fā)生改變。但是，由于一些觀念的影響，信息化管理的開展進(jìn)度緩慢。本文就通過探討檔案管理工作信息化過程中遇到的問題，提出一些改進(jìn)策略。
隨著社會(huì)的發(fā)展，規(guī)范化和誠信化是當(dāng)今社會(huì)人事工作的兩大標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案作為人力資源的憑證和依據(jù)，已經(jīng)為社會(huì)和個(gè)人所重視。因?yàn)槿耸聶n案是個(gè)人情況的真實(shí)記錄，能夠清楚地反映個(gè)人的經(jīng)歷和背景，這對(duì)于用人單位而言，是最直接有效的衡量憑據(jù)。但是，目前我國大多數(shù)用人單位的人事檔案還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，而且由于紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，丟失檔案、遺漏檔案的情況時(shí)有發(fā)生。這樣不僅給個(gè)人帶去一些不必要的麻煩，而且用人單位也無法全面掌握人員情況，給管理帶來困難。所以為了解決紙質(zhì)檔案的明顯缺陷，數(shù)字化的檔案已經(jīng)是許多用人單位所倡導(dǎo)的一種方式，那么如何加強(qiáng)這些檔案的信息化管理，已經(jīng)成為用人單位必須探究的新問題。
因?yàn)槿藛T流通的關(guān)系，人事檔案的管理工作也變成了一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性的工作，所以對(duì)于檔案管理人員而言，對(duì)人員檔案的變更及時(shí)進(jìn)行記錄和修改是一項(xiàng)看似輕松卻很繁瑣的一件事。而且由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，檔案的錄入還需花費(fèi)管理人員的大量時(shí)間，所以工作效率想提高卻找不到法門。同時(shí)，一個(gè)單位的人員數(shù)量不少，管理人員不可能將每個(gè)人的人事信息都爛熟于心。但如果實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，一旦出現(xiàn)人事變動(dòng)，管理人員可以通過管理軟件的強(qiáng)大功能來減少檔案變更所花費(fèi)的時(shí)間，就可以大大提升工作效率。
（二）確保人事信息的及時(shí)更新。
人事檔案管理一旦實(shí)現(xiàn)信息化，管理系統(tǒng)的相關(guān)功能就可以對(duì)新錄入的人事信息自動(dòng)進(jìn)行分門別類，保證人事信息的及時(shí)更新。作為實(shí)現(xiàn)信息化管理最重要的功能之一，信息的及時(shí)更新能夠幫助用人單位在作出相關(guān)人事決策時(shí)，不會(huì)因?yàn)檫z漏而作出錯(cuò)誤的決定，從而保證了職工的切身利益。
（三）保證人事的管理合法化。
人事糾紛是現(xiàn)在許多用人單位比較頭疼的問題，而且也讓許多人的利益得不到保障。特別是有些單位在辭退員工的工作上不規(guī)范處理，由此產(chǎn)生人事檔案信息不全的問題，造成許多勞動(dòng)糾紛。因此，使一些簡(jiǎn)單問題復(fù)雜化，導(dǎo)致雙方都要花費(fèi)大量精力去完善人事信息，影響日常工作的順利進(jìn)行。而如果實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化，及時(shí)更新信息系統(tǒng)，就可以保證人事信息的準(zhǔn)確和全面性。因此，只要管理人員不出現(xiàn)人為疏漏，檔案信息會(huì)一直存在系統(tǒng)中，為個(gè)人和單位提供最有效的憑證，從而減少勞動(dòng)糾紛，并催生出一系列人事管理的合理制度，保證人事管理的合法化。
人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的保密性質(zhì)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)生篡改、涂改的事件不在少數(shù)，而實(shí)現(xiàn)信息化之后，系統(tǒng)的保密性增加了檔案的安全性，只要加強(qiáng)管理系統(tǒng)的密碼保護(hù)，人事檔案信息的秘密性就可以得到保證，當(dāng)然還要注意網(wǎng)絡(luò)h客的攻擊等特殊情況的出現(xiàn)，及時(shí)進(jìn)行檔案?jìng)浞荩源_保信息安全。
（一）對(duì)人事檔案工作本身缺乏重視。
人事檔案管理工作是每一個(gè)用人單位的重點(diǎn)工作，但是不少單位的人事檔案管理存在一個(gè)“雷聲大、雨點(diǎn)小”的情況，其根本原因就是沒有對(duì)人事管理工作形成一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。大部分人認(rèn)為該項(xiàng)工作只是輔助性質(zhì)工作，因而放松了對(duì)其的管理力度，造成檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于單位的其他工作，而也正是對(duì)人事檔案管理工作的不重視，提出信息化就顯得有些困難。因?yàn)樾畔⒒鸵馕吨乱徽子布O(shè)施，這筆經(jīng)費(fèi)投入在許多用人單位看來，有些不值得，這也是人事檔案管理信息化推進(jìn)困難的原因之一。
管理手段上的傳統(tǒng)?，F(xiàn)在許多用人單位提供的`人事檔案還局限在紙質(zhì)檔案上，管理的中心點(diǎn)依舊是實(shí)體檔案，沒有跟上電子化檔案的大潮。所以在利用效率上依舊很低，而且檔案管理的材料無論是從管理還是保管，都依舊是人工操作。在工作量巨大的檔案管理工作面前，無疑使得許多工作人員感覺力不從心。
（三）專業(yè)管理人才缺乏。
檔案管理工作雖然不是一項(xiàng)新工作，但是隨著信息化的推進(jìn)，這項(xiàng)工作也開始慢慢發(fā)生蛻變。使得檔案管理不再是一項(xiàng)人人都可以“兼職”的輕松活。因此，檔案管理信息化過程中的尷尬就出現(xiàn)了，沒有專業(yè)的管理人才，使得檔案管理工作出現(xiàn)高屬性低配置的情況，影響了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。
（二）建立完善的人事檔案管理制度。
人事檔案關(guān)系到單位人員的切身利益，所以對(duì)于管理人員而言必須要細(xì)心認(rèn)真。而針對(duì)檔案信息化的新要求，管理制度的重要性更加凸顯，所以必須堅(jiān)持制度改革的要求，從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)單位自身的特點(diǎn)，制定一套完善的管理制度。該制度應(yīng)該明確檔案管理信息化過程中的人員職責(zé)和工作要求，管理人員應(yīng)該做到在工作中遇到問題，能夠及時(shí)反應(yīng)，保證事態(tài)不惡性發(fā)展。而對(duì)人事檔案的提取和查閱，應(yīng)該有相關(guān)的手續(xù)流程，保證檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。
（三）注重專業(yè)管理人才的培養(yǎng)。
人事檔案的信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，所以傳統(tǒng)認(rèn)為的檔案管理是人人都可兼職的看法是錯(cuò)誤的，在倡導(dǎo)信息化管理時(shí)，一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍是必不可少的。管理人員在完成本職工作時(shí)，除了具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)外，還要根據(jù)信息化的發(fā)展程度，掌握更為先進(jìn)的管理方法和電腦操作技術(shù)。因此，用人單位在建設(shè)檔案信息化時(shí)，應(yīng)該加大對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，組織學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)技能，對(duì)于特殊的技能，有必要邀請(qǐng)專業(yè)老師進(jìn)行培訓(xùn)，這樣才能達(dá)到信息化管理要求。
檔案管理工作的信息化，意味著要更新一大批硬件設(shè)施，比如必備的電腦、打印機(jī)等，而對(duì)于一些特殊檔案的日常安全保護(hù)，滅火器以及除濕機(jī)也是必不可少的。因?yàn)槿耸聶n案如果出現(xiàn)損毀，補(bǔ)救工作會(huì)相當(dāng)困難。所以除了及時(shí)備份，日常硬件的維護(hù)工作也非常重要。因?yàn)橄嚓P(guān)設(shè)備的添置，防盜也成為必須注意的問題。人事檔案是重要的社會(huì)資源，對(duì)于個(gè)人和用人單位都極其重要，因?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)對(duì)人才的要求越來越高，人事檔案作為最重要的憑證，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理是必然的。而信息化的手段，可以更好地進(jìn)行檔案管理。所以，只有轉(zhuǎn)變觀念、合理利用信息化平臺(tái)、充分發(fā)揮信息化技術(shù)，才能真正提高檔案管理工作的水平。
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