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公司文件管控篇一
第一條 公文的種類
一、決定、決議類
1、對(duì)重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排，用“決定”。
2、對(duì)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。
二、通知、通報(bào)類
1、適用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下屬單位辦理和通知有關(guān)單位了解或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。
2、表?yè)P(yáng)批評(píng)、處分獎(jiǎng)勵(lì)、傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)”。
三、報(bào)告、請(qǐng)示類
凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級(jí)主管和部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用“報(bào)告”;向上級(jí)主管和部門(mén)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。
四、公函類
對(duì)外商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)，用“函”。
五、會(huì)議紀(jì)要
記錄和傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，以便在一定范圍內(nèi)貫徹與執(zhí)行，用“會(huì)議紀(jì)要”。
第二條 公文的格式
一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、主題詞、密級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注、發(fā)送范圍等部分組成。
一、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。如：公司××部關(guān)于××××的通知。
二、發(fā)文字號(hào)。
(一)發(fā)文字號(hào)包括公司、部門(mén)字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。
(二)公司級(jí)文件。
1、使用“上發(fā)”字的，僅限于由總經(jīng)理起草和公司辦公會(huì)確定的文件。
2、使用“上(*)發(fā)”字的，特指由某一部門(mén)主辦的、涉及公司全局的或需要多個(gè)部門(mén)配合的文件可以以公司名義下發(fā)，但須由部門(mén)經(jīng)理對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核后在“審簽人”處簽字確認(rèn)。
3、使用“上(*)發(fā)”字的，若為幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)文，則只標(biāo)明主辦部門(mén)發(fā)文字號(hào)，并由主辦部門(mén)經(jīng)理對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核后在“審簽人”出簽字。如財(cái)務(wù)部和服務(wù)部聯(lián)合發(fā)文，主辦單位為服務(wù)部的公司級(jí)文件發(fā)文字號(hào)為：
(三)部門(mén)文件不使用公司字號(hào)，直接由部門(mén)字號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)組成。部門(mén)文件主要用于部門(mén)內(nèi)部管理事務(wù)，以下情況不得以部門(mén)文件下發(fā)：涉及規(guī)章制度類文件;涉及公司財(cái)務(wù)制度或財(cái)務(wù)規(guī)定的制定、修改的文件，需見(jiàn)股份公司批文，并以公司級(jí)文件形式由總經(jīng)理本人直接簽發(fā);涉及獎(jiǎng)懲的文件;涉及其他部門(mén)的文件。
三、主題詞是公文標(biāo)題的簡(jiǎn)縮詞，用于電腦文件的檢索。如《關(guān)于春節(jié)放假的通知》主題詞簡(jiǎn)寫(xiě)為“春節(jié) 放假 通知”。
四、公文一律加蓋印章，并應(yīng)注明簽發(fā)人。
五、加蓋印章的頁(yè)面如無(wú)正文時(shí)，應(yīng)在頁(yè)面左上方括符說(shuō)明(此頁(yè)無(wú)正文)。
六、公文應(yīng)注明發(fā)送范圍和印數(shù)。上行文用“報(bào)送、并報(bào)、抄報(bào)”字樣，下行文用“發(fā)送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應(yīng)注明“傳閱”字樣。上行文一般只標(biāo)識(shí)一個(gè)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)，如需同時(shí)報(bào)送幾個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)，可以用并報(bào)、抄報(bào)形式。有時(shí)為了使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門(mén)之間相互了解各自對(duì)某一文件的看法、意見(jiàn)、態(tài)度可采用傳閱方式。
七、密級(jí)公文應(yīng)分別標(biāo)明“秘密”字樣，是否屬于秘密應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。
八、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。
九、文件頁(yè)面標(biāo)準(zhǔn)格式(附件1-1、1-2、1-3)。
第三條 行文規(guī)則
一、公司各部門(mén)之間未對(duì)有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致時(shí)，一律不得各自向下行文。
二、公司各部門(mén)可以聯(lián)合行文。
三、公司所屬各部門(mén)不得越級(jí)請(qǐng)示。
四、請(qǐng)示的公文一般應(yīng)一文一事。
第五條 起草公文要求。
一、起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。
二、公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。涉及某一方面工作的部門(mén)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如涉及其他部門(mén)，以公司級(jí)文件下發(fā)。
三、凡以“上(*)發(fā)”字號(hào)發(fā)出的公文，必須報(bào)辦公室審核。審核的重點(diǎn)：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符合本條例的有關(guān)規(guī)定。各部門(mén)發(fā)出的公文由部門(mén)經(jīng)理審核，報(bào)辦公室備案存檔。
四、公文用印應(yīng)填寫(xiě)用印登記，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，辦公室方可辦理。部門(mén)自行用印，應(yīng)建立登記制度，辦公室將隨時(shí)不定期進(jìn)行檢查。
五、傳遞秘密公文時(shí)，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。
第六條 收文處理程序。
一、公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定，并隨時(shí)抽查各部門(mén)執(zhí)行情況(收文登記、文件編號(hào)、傳閱追蹤記錄等)。
二、對(duì)需要催辦的文件，要建立嚴(yán)格的登記制度。承辦部門(mén)必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發(fā)文部門(mén)復(fù)命。
三、公文辦理完畢，主辦部門(mén)應(yīng)將公文處理情況和結(jié)果書(shū)面向主管領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)。
四、各部門(mén)凡需由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文，一律由辦公室呈報(bào)，其處理程序見(jiàn)“第六條 收文處理程序”。
第七條 公文立卷、銷毀。
一、與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，重要會(huì)議文件資料，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合同、協(xié)議、公司文件、部門(mén)文件等一切重要文件均應(yīng)歸檔。
二、公司各相關(guān)單位應(yīng)在當(dāng)年三月三十日前，將上年度應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料收集整理后，向辦公室集中移交。
三、辦公室收到各單位交來(lái)的歸檔文件、資料后，采取年度—組織機(jī)構(gòu)—檔案內(nèi)容的分類編目方法，進(jìn)行整理立卷。
四、沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的公文，應(yīng)由辦公室列出清單，征求業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)后，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)即可銷毀。對(duì)于批準(zhǔn)銷毀的文件，要指定專人(兩人以上)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀文件清冊(cè)上簽名。
公司文件管控篇二
1. 總則
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
2. 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3. 收文的管理
3.1 公文的簽收
3.1.1 凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
3.1.2 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
3.2 公文的編號(hào)保管
3.2.1 辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2 本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
3.3 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。
3.3.2 一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉
及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.3.3 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。
3.4 文件的傳閱與催辦
3.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3 閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
3.4.4 文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
3.4.5 辦公室機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
3.4.6 按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
4. 發(fā)文的管理
4.1 發(fā)文的規(guī)定
4.1.1 全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2 各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3 對(duì)全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
4.2 發(fā)文的范圍
4.2.1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
4.2.2 公司下發(fā)文件主要用于： ① 公布公司規(guī)章制度;
② 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件; ③ 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
④ 公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
⑤ 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào); ⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
4.2.3 公司上行文、外發(fā)文主要用于：
① 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
② 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
4.2.4 在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5 凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
4.2.6 各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)，不用公司名義發(fā)文。
5.文件的立卷與歸檔 5.1 文件的歸檔范圍
5.1.1 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔： ① 上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
② 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
③ 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;
④ 公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
⑤ 有保存價(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
⑥ 參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材
料等;
⑦ 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧ 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨ 公司日志和大事記;
⑩ 公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
5.1.2 業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
5.2 立卷要求
5.2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。
5.2.2 立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6. 文件的銷毀
6.1 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
6.2 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書(shū)和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管控篇三
1.目的：為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。
3.定義：公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。
4.文件處理程序：公司各部門(mén)都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。
4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的文件編制、編號(hào)、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。
5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用于公司各部門(mén)的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法?！皸l例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編;“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確;“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確;“管理辦法”一般是對(duì)條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng);
5.3人事通知 適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動(dòng)、降職、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)的公布。
5.4工作報(bào)告 適用于下級(jí)因?yàn)槟稠?xiàng)工作對(duì)上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)請(qǐng)示的行文。
5.5會(huì)議紀(jì)要 適用于公司各級(jí)會(huì)議進(jìn)行的記錄的文件。
5.6對(duì)外發(fā)函 適用于公司因某項(xiàng)事情對(duì)外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”;經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。
5.8通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息。
5.9請(qǐng)示：向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。
5.10批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。
6.文件格式：
6.1公司所有文件采用a4豎版模式，四周頁(yè)邊距設(shè)置為2.5cm，頁(yè)腳設(shè)置為1.5cm，采用數(shù)字形式; 6.2文件首頁(yè)頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱。
6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(bào)(送)單位(部門(mén))等部分組成;
6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號(hào)，其他均使用宋體五號(hào)，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行;標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號(hào);發(fā)文編號(hào)與正文之間可空一行;正文中小標(biāo)題可使用粗體;章節(jié)段落之間可空一行;文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行;有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào);公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號(hào)，編號(hào)數(shù)字不分按年度時(shí)間順序排序。
6.5.1公司級(jí)發(fā)文 瑞普 總字【】號(hào)，一般適用公司級(jí)重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門(mén)發(fā)文為該部門(mén)為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文 瑞普 人字【】號(hào)
6.5.3總裁辦發(fā)文 瑞普 辦字【】號(hào)
6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文 瑞普 財(cái)字【】號(hào)
6.5.5研發(fā)部發(fā)文 瑞普 研字【】號(hào)
6.5.6質(zhì)管部發(fā)文 瑞普 質(zhì)字【】號(hào)
6.5.7營(yíng)銷中心發(fā)文 瑞普 銷字【】號(hào)
6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫(xiě)簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁(yè)面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報(bào)送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項(xiàng)目，1.5倍行距?！皥?bào)送”為需要了解此文件的總監(jiān)級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對(duì)象為該文件直接關(guān)系到的部門(mén)或人員，“抄送”對(duì)象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門(mén)或人員。對(duì)于版面一頁(yè)稍多的文件，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁(yè)內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁(yè)開(kāi)頭可寫(xiě)明此頁(yè)無(wú)正文的字樣。
6.7密級(jí)：公司文件密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級(jí)，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng)，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí)，確保工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容;
6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號(hào)、文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，分層標(biāo)識(shí)。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡(jiǎn)稱，文件必須加蓋公司公章。
例：一.
(一) 1、 (1) 2、 (1)??
或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, ??
6.9.3文件最后一頁(yè)的頁(yè)腳橫線上方有主題詞;
6.9.4公司兩頁(yè)以上頁(yè)數(shù)文件都必須添加頁(yè)碼，位置為頁(yè)面底端，對(duì)齊方式為居中，首頁(yè)顯示頁(yè)碼，格式為默認(rèn)格式;
6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚;實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范;
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。
7.收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》;
7.2外單位來(lái)文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫(xiě)《文件閱辦單》提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
7.3文書(shū)處理工作：
7.3.1文書(shū)處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序;
7.3.2部門(mén)文件平時(shí)的管理，要求實(shí)行分類管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字，添加公司徽標(biāo)和英文簡(jiǎn)稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見(jiàn)附表;
8.發(fā)文：
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)(經(jīng)理、總監(jiān))審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)(總監(jiān)、副總裁)核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案 對(duì)外發(fā)文：
擬稿人→部門(mén)經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
9.附則：
9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦;
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā);
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關(guān)支持性文件。
9.4.1文件頁(yè)面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標(biāo)題格式
公司文件管控篇四
局機(jī)關(guān)小汽車是提高工作效率，快速完成工作任務(wù)的代步工具，為使其高效、低耗、安全行駛，延長(zhǎng)其使用壽命，特制定本辦法。
一、嚴(yán)禁非公務(wù)用車，特殊情況經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以派車，嚴(yán)禁駕駛員私自出車，出車返回機(jī)關(guān)后要將車及時(shí)入庫(kù)。
二、局內(nèi)各股室用車實(shí)行派車單制度。用車股室填好派車單，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)交辦公室具體管車人員，請(qǐng)示辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，根據(jù)工作任務(wù)緩急程度統(tǒng)一派車。
三、駕駛員要增強(qiáng)紀(jì)律觀念和安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，嚴(yán)禁酒后駕車，違章駕車出現(xiàn)意外事故，由駕駛員自負(fù)。
四、提倡干部公出、下鄉(xiāng)坐公共汽車。
五、租車：干部公出下鄉(xiāng)所需交通工具由辦公室根據(jù)工作緩急程度統(tǒng)一安排，原則上不得租車;緊急情況確需租車的，由辦公室統(tǒng)一安排，否則不予核銷租車費(fèi)。
六、車輛燃油、安全實(shí)行與個(gè)人利益掛鉤的責(zé)任承包辦法。
七、車輛維修、保養(yǎng)事先由駕駛員提出計(jì)劃，經(jīng)局長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施。車輛加油到政府采購(gòu)點(diǎn)定點(diǎn)加油站，由辦公室統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)加油磁卡。
八、本制度從20xx年3月1日起執(zhí)行。
公司文件管控篇五
根據(jù)主流現(xiàn)有雜志的發(fā)展情況，配合主流傳媒實(shí)行的“項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)為核心”的媒體運(yùn)作策略，本著“面向市嘗自我管理”的宗旨，為了使各編輯部的工作健康有序的運(yùn)轉(zhuǎn)，使各雜志的各項(xiàng)工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、合理化，特制定以下管理制度。
為使本制度具有更強(qiáng)的操作性，各刊應(yīng)制定相應(yīng)管理和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。
主流傳媒編輯部人事管理制度
第一條根據(jù)主流傳媒發(fā)展規(guī)劃的有關(guān)精神及具體規(guī)定，特制定本章程。
第二條
1、編輯部人事工作基本原則為全員聘任制、流動(dòng)制、開(kāi)放制。
2、編輯部組織制度的原則為精干、有效、民主、制衡。
第三條 全員聘任制。
1、各雜志主編由公司各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人聘請(qǐng)，須為大學(xué)本科以上學(xué)歷，3年以上從業(yè)經(jīng)歷。
2、受聘責(zé)任編輯可為全、兼職兩種方式。
3、受聘資格：嚴(yán)格按照公司編輯的招聘制度執(zhí)行。
第四條 各編輯部實(shí)行人員流動(dòng)制
各責(zé)任編輯被錄用后，進(jìn)行1—3期的見(jiàn)習(xí)編輯，如考核合格后，正式聘為雜志編輯，并與公司簽訂勞動(dòng)合同，到期后自行取消;若屆時(shí)在資格條件允許下有意繼續(xù)工作，各編輯部可繼續(xù)聘任。各編輯在相關(guān)雜志工作期間要嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，遵守組織紀(jì)律;編輯部也會(huì)按照編輯部考核及獎(jiǎng)懲條例定期對(duì)各位編輯做出考核評(píng)估，將此作為考核工作業(yè)績(jī)的主要內(nèi)容之一， 不合格的要做出相應(yīng)處理。
第五條 各編輯部人事聘任范圍實(shí)行開(kāi)放制，受聘編輯面對(duì)全國(guó)各高校應(yīng)屆畢業(yè)生或已有相關(guān)工作雜志經(jīng)歷的人。
第六條 各編輯部設(shè)有顧問(wèn)委員會(huì)和編委。委員由相關(guān)專家和公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。
第七條 各編輯部設(shè)主編1人，其任務(wù)是全面領(lǐng)導(dǎo)和指揮編輯部的工作。
第八條 各編輯部每期出版設(shè)執(zhí)行編輯兩名，其任務(wù)主要是完成本期出版的所有流程工作，并負(fù)責(zé)處理辦公室所應(yīng)承擔(dān)的各項(xiàng)日常事務(wù)，全體責(zé)任編輯要認(rèn)真協(xié)助其工作。執(zhí)行編輯的產(chǎn)生由全體討論通過(guò)，并實(shí)行輪流執(zhí)行。
第九條 本辦法內(nèi)容如有修改，必須經(jīng)編輯委員會(huì)審議批準(zhǔn)。
主流傳媒編輯部考勤制度
第一條為了保證各編輯部工作正常進(jìn)行，加強(qiáng)其嚴(yán)肅性及全體編輯的紀(jì)律性，特制定本制度。
第二條 各編輯部可視情況自己制定座班或不座班制度。
第三條 組織召開(kāi)的會(huì)議或舉辦的活動(dòng)開(kāi)始之前，參加人員必須到主編處簽到，并不得代簽。
第四條對(duì)無(wú)故曠會(huì)或無(wú)故不參加活動(dòng)兩次者提出警告。對(duì)無(wú)故曠會(huì)或無(wú)故不參加活動(dòng)達(dá)三次者，經(jīng)編輯委員會(huì)討論后報(bào)請(qǐng)主管部門(mén)，做出相應(yīng)的處理。
第五條請(qǐng)假制度
(一) 屬于可請(qǐng)假的特殊情況為臨時(shí)因故不能參加會(huì)議或活動(dòng)和有事外出兩種。
(二) 若有特殊情況，各編輯可向主管負(fù)責(zé)人請(qǐng)假。
(三) 所有請(qǐng)假情況都必須在編輯部備案。
(四) 請(qǐng)假期間，責(zé)任編輯可委托另外一名編輯代行職責(zé)。
第六條例會(huì)制度
(一) 全體編輯會(huì)議每月召開(kāi)一次;
(二) 組稿會(huì)定期召開(kāi);
(三) 如有特別事件則臨時(shí)召開(kāi)會(huì)議。
第七條 本制度解釋權(quán)屬于主流傳媒集團(tuán)。
編輯工作制度
為規(guī)范本公司各刊物編輯管理，特制訂此制度。
一、工作準(zhǔn)則
1.遵守職業(yè)道德，公平、公正地處理每篇來(lái)稿，不敷衍了事。
2.執(zhí)行國(guó)家新聞出版法規(guī)以及公司的有關(guān)文件規(guī)定。
3.按程序進(jìn)行編、審、校工作，按時(shí)完成工作任務(wù)。
4.嚴(yán)把稿件質(zhì)量關(guān)，不徇私舞弊。
5.加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，提高編輯業(yè)務(wù)水平。
6.認(rèn)真嚴(yán)肅對(duì)待作者署名，標(biāo)示作者擁有版權(quán)、文責(zé)自負(fù)。
7.檔案管理制度。(1)作者檔案管理，詳盡記錄每一位作者的有關(guān)情況。(2)刊物的管理，把以往刊物的目錄、選題方向、欄目策劃等一一記錄在案，以便日后查詢。
8.堅(jiān)持考勤制度，不缺席，不隨意離崗。
二、稿件編、審要求
1. 編輯人員須熟知上級(jí)有關(guān)政策，了解讀者需求，切實(shí)了解相關(guān)學(xué)科知識(shí)，并對(duì)其某一領(lǐng)域有所研究，且有深思熟慮的獨(dú)道見(jiàn)解。
2.編輯人員須有效加工來(lái)稿，使稿件質(zhì)量達(dá)到發(fā)表水平。初審后擬不錄用的稿件，并交編務(wù)匯總;符合初審要求的稿件，由相應(yīng)的責(zé)任編輯寫(xiě)出《初審意見(jiàn)書(shū)》，不少于100字，原則上送編輯部主任二審;再由編輯部主任交主編審定。
3. 二審稿往返時(shí)限：2-3周。
4. 每篇稿件自投稿日起，審定應(yīng)在1個(gè)月內(nèi)完成。
5. 在1月內(nèi)將所負(fù)責(zé)的所有稿件及審稿意見(jiàn)書(shū)交編務(wù)匯總登記。
6.編務(wù)協(xié)助編輯及時(shí)通知并收集被錄用稿件的磁盤(pán)。
7.錄用的稿件在送交印刷廠之前，責(zé)編應(yīng)先進(jìn)行規(guī)范處理，編輯部主任和印制部負(fù)責(zé)人做好清樣工作。
三、稿件校對(duì)
1.稿件實(shí)行三校終審制：一、二、三校由責(zé)任編輯負(fù)責(zé)，清樣由編務(wù)和編輯部主任負(fù)責(zé)整理，終審由主編負(fù)責(zé)。
2. 對(duì)錄用的稿件，按《期刊編排規(guī)范》編輯校對(duì)，嚴(yán)格文圖規(guī)范。
3. 校對(duì)差錯(cuò)率(語(yǔ)言文字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào))不超過(guò) 1.6 %00;標(biāo)題、圖題、表題、作者姓名項(xiàng)目不出現(xiàn)錯(cuò)誤;內(nèi)容上不出現(xiàn)政治、宗教、外交、民族等觀點(diǎn)表述和名稱錯(cuò)誤。
4. 完成校對(duì)工作，不延誤印刷出版日期。
四、其他事項(xiàng)
1. 雜志社管理基本采取向上負(fù)責(zé)的制度，即執(zhí)行主編對(duì)公司負(fù)責(zé)，各部門(mén)主任對(duì)執(zhí)行主編負(fù)責(zé)，部門(mén)人員對(duì)部門(mén)主任負(fù)責(zé)。
2.考勤和工作量的完成首先有各部門(mén)主任監(jiān)督部門(mén)成員完成，主編則監(jiān)督各部門(mén)主任的工作狀況。主編的工作有公司高層監(jiān)督，所屬成員有監(jiān)督和彈劾執(zhí)行主編的義務(wù)。
3.每期的執(zhí)行編輯輪值時(shí)間不得隨意請(qǐng)假或離開(kāi)編輯部。
4.編務(wù)、編輯部主任及時(shí)統(tǒng)計(jì)編輯工作量，統(tǒng)計(jì)編輯費(fèi)和稿費(fèi)，由主編審核交總編審定，交辦公室結(jié)算審稿酬金。
主流傳媒各編輯部審稿程序、方式
一、審稿程序
1.實(shí)行三次審閱制：責(zé)任編輯初審，編輯部主任二審，編輯部集體討論三審。
2.各責(zé)任編輯認(rèn)真做好初審工作。
3.經(jīng)初審、二審的稿件，由主編、編輯部主任、執(zhí)行編輯和編輯集體討論后決定取舍。
二、審稿方式
1.采用責(zé)任編輯意見(jiàn)實(shí)名制，主編意見(jiàn)原則上保密。
2.稿件達(dá)到入選質(zhì)量要求但需作進(jìn)一步修改的文稿，修改后還要由主編復(fù)審。
3.《審稿簽》撰寫(xiě)格式由各編輯部自行制定。
中英文對(duì)照的撰寫(xiě)與校對(duì)
一、 中、英文標(biāo)題意義必須一致,英文標(biāo)題大小寫(xiě)應(yīng)統(tǒng)一，標(biāo)題的句首和實(shí)詞首字母大寫(xiě);
二、中文姓名、漢語(yǔ)拼音姓名應(yīng)一致、準(zhǔn)確，拼音姓氏大寫(xiě)，名字中間用連字符，名字首字母大寫(xiě);如：劉麗紅liuli-hong;張斌zhangbin
三、中、英文[摘要]內(nèi)容應(yīng)互相對(duì)應(yīng)，表達(dá)順暢、符合語(yǔ)法;
四、中、英文[目錄](méi)的文章標(biāo)題和姓名必須與正文的標(biāo)題和姓名保持一致，英文大小寫(xiě)一致。
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