公司行政工作計劃內(nèi)容 公司行政工作計劃與目標(biāo)優(yōu)質(zhì)(5篇)

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公司行政工作計劃內(nèi)容 公司行政工作計劃與目標(biāo)優(yōu)質(zhì)(5篇)
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公司行政工作計劃內(nèi)容公司行政工作計劃與目標(biāo)篇一

一、負(fù)責(zé)本部的行政管理和日常事務(wù),協(xié)助總經(jīng)理搞好各部門之間的綜合協(xié)調(diào),落實公司規(guī)章制度,加強(qiáng)對各項工作的督促和檢查,溝通內(nèi)外聯(lián)系,保證上情下達(dá)和下情上報,負(fù)責(zé)對會議文件決定的事項進(jìn)行催辦,查辦和落實,加強(qiáng)對外聯(lián)絡(luò),拓展公關(guān)業(yè)務(wù),負(fù)責(zé)全公司組織系統(tǒng)及工作職責(zé)研討和修訂,負(fù)責(zé)公司車輛的管理。

二、人力資源管理與開發(fā)

1、組織架構(gòu)的設(shè)計、崗位描述、人力規(guī)劃編制、考勤管理的工作。

2、招聘使用:

提供工作分析的有關(guān)資料,使部門人力資源計劃與組織的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)一致,對申請人進(jìn)行面試作最終錄用和委派決定,對提升、調(diào)遷、獎懲和辭退作出決定,職務(wù)分析和工作分析的編寫,制定人力資源計劃,通過這些使企業(yè)內(nèi)部“人、事相宜”即采用科學(xué)的方法,按照工作崗位要求,將員工安排到合適的崗位,來實現(xiàn)人力資源合理配制。

3、工作報酬:

制定合理的薪酬福利制度,按勞付酬,論-功行賞,通過報酬、保險和福利等手段對員工的工作成果給予肯定和保障。其次,促使員工提高士氣和生產(chǎn)效率的各種激勵策略也是對員工工作績效的一種有效報償。

4、培訓(xùn)開發(fā):

現(xiàn)在的市場無疑應(yīng)是產(chǎn)品質(zhì)量的競爭,說到底是人才的競爭,是一個企業(yè)整體素質(zhì)的競爭。一個產(chǎn)品質(zhì)量的好壞,也是一個企業(yè)所有崗位技能的集中體現(xiàn),所以應(yīng)把全員培訓(xùn)作為企業(yè)立業(yè)之本,追求全員卓越,以人為本的管理方式。

提供培訓(xùn)開發(fā)需求和待培訓(xùn)者名單,制定并實施培訓(xùn)開發(fā)計劃:主要指職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)品質(zhì)的培訓(xùn),為員工發(fā)展提供咨詢,規(guī)范在職培訓(xùn)開發(fā)的指導(dǎo),通過培訓(xùn)開發(fā)來“提高員工能力”和“發(fā)揮員工能力”以此改進(jìn)員工的行為方式,達(dá)到期望的標(biāo)準(zhǔn)。

5、人員考核:

主要負(fù)責(zé)工作考核,滿意度調(diào)查,研究工作績效考核系統(tǒng)和滿意度評價系統(tǒng),制定紀(jì)律獎懲制度,以工作職責(zé)來制定績效考核標(biāo)準(zhǔn),通過這些活動可以公平的決定員工的地位和待遇,可以促進(jìn)人力資源開發(fā)和合理利用,并且提高和維持企業(yè)的經(jīng)營的高效率。

三、負(fù)責(zé)公司各項規(guī)章制度的修訂,制定及檢查監(jiān)督。 運(yùn)用剛?cè)岵?jì)的管理模式,制定一套符合企業(yè)自身的管理制度,運(yùn)用權(quán)利和組織系統(tǒng),強(qiáng)行進(jìn)行指揮、控制、命令、硬性管理來達(dá)到目的。

四、負(fù)責(zé)總務(wù)管理

沒有后勤的保障,就保證不了生產(chǎn)穩(wěn)定正常的進(jìn)行。首先要制定相關(guān)制度;,加強(qiáng)對宿舍、食堂、水電、辦公用品、零星修繕、部分固定資產(chǎn)、衛(wèi)生、環(huán)境的管理。

五、安全保衛(wèi)

加強(qiáng)對人員進(jìn)出、公務(wù)訪客、車輛物品出入、消防安全、防盜防災(zāi)、職業(yè)安全防護(hù)等的管理,同時對員工進(jìn)行安全教育,貫徹“安全第一”“預(yù)防為主”的指導(dǎo)思想,創(chuàng)造一個安寧祥和的工作、生活環(huán)境,保證公司員工的生命財產(chǎn)安全。

六、強(qiáng)調(diào)企業(yè)精神,創(chuàng)建公司的企業(yè)文化

力、制度,一種是軟的約束力、無形的,就是活躍企業(yè)的文化生活,良好的生活環(huán)境和業(yè)余文化生活。

企業(yè)要發(fā)展,要做大,必須有一個英明的決策層,制定高遠(yuǎn)的企業(yè)發(fā)展方向和計劃;必須有一個堅實能干的團(tuán)隊,堅決貫徹執(zhí)行決策層領(lǐng)導(dǎo)制定的各項企業(yè)發(fā)展計劃。企業(yè)在運(yùn)作過程中如同一個轉(zhuǎn)動的車輪,所有零部件必須嚴(yán)密結(jié)合,充分發(fā)揮本身的作用,才能跑的快,跑的穩(wěn);才不會在跑動的過程中散架。而行政管理工作就好比潤滑油,適量的潤滑可以使車輪跑的更輕、更穩(wěn)、更快。

一、企業(yè)行政管理的概念和意義

企業(yè)行政管理廣義上包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、財產(chǎn)會計管理四個方面;狹義上指以行政部為主,負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、會議管理、涉外事務(wù)管理,還涉及到出差、財產(chǎn)設(shè)備、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。所有工作的最終目標(biāo)是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系,使整個公司在運(yùn)作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體;用合理的成本換來員工最高的工作積極性,以提高工作效率完成公司目標(biāo)發(fā)展任務(wù)。

二、對做好企業(yè)行政管理的幾點認(rèn)識

1、明確崗位職責(zé)。日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎勵懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應(yīng)制度的制定;文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會議管理包括會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后工作;其他事務(wù)視各公司具體情況而定。

2、加強(qiáng)溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通??v向溝通分為與上級

溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是要充分領(lǐng)悟上級領(lǐng)導(dǎo)的意思,把握住方向,同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達(dá)給上級,這需要行政人員有觀察分析能力和表達(dá)能力。與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息,這就需要較強(qiáng)的應(yīng)變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)職能部,與關(guān)系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機(jī)關(guān)等等。在傳達(dá)精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時,務(wù)必真誠、謙虛。與外界溝通需要強(qiáng)的適應(yīng)能力和自我控制能力。

3、注重信息的收集和整理,并即時提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括:國家政治、法律、經(jīng)濟(jì)、政策規(guī)定;社會習(xí)慣、風(fēng)俗、時尚變化;市場需求、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)層次的變化;競爭企業(yè)信息;科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息;突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財務(wù)狀況;生產(chǎn)狀況;產(chǎn)銷狀況;采購、庫存信息;設(shè)備的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國家政府機(jī)關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。

4、培育傳播企業(yè)文化。在企業(yè)中,僅僅用薪金留人是不夠的,還要用企業(yè)文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說的人文管理。企業(yè)文化的建設(shè)包括四個方面,需要全體員工的參與。

(1)組織結(jié)構(gòu)清晰,戰(zhàn)略導(dǎo)向明確。分工明確,這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)不僅應(yīng)該有近期目標(biāo),更要有遠(yuǎn)期規(guī)劃。行政管理人員應(yīng)該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個好的組織結(jié)構(gòu),并制定近、遠(yuǎn)期戰(zhàn)略目標(biāo)。從而形成一個完善的團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊。

(2)建立完善的績效評價標(biāo)準(zhǔn),形成公平、競爭的平臺。這個平臺上充滿競爭、激勵、開放、交流的特征,管理者不完全控制員工做事情的方式,而去衡量做事情的結(jié)果。任何人員能上能下。

(3)注重企業(yè)形象建設(shè)。包括物質(zhì)形象和精神形象。物質(zhì)形象包括司容、司貌、技術(shù)裝備、產(chǎn)品、服務(wù)設(shè)施等。精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風(fēng)格、人文環(huán)境等。讓工作“生活化”。

(4)重視人才,用企業(yè)的發(fā)展凝聚人,用榜樣激勵人,用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的`同時,注重提供給員工在再學(xué)習(xí)機(jī)會。可以開展相應(yīng)的活動讓員工進(jìn)行職業(yè)生涯設(shè)計,讓每個員工都能對未來都充滿信心,對公司有認(rèn)同感和歸屬感。

(1)什么事情該做,該怎么做。

(2)如何更好更快完成該做的事情。

(3)清除所有障礙。

企業(yè)行政管理相關(guān)內(nèi)容

☆ 會議管理要領(lǐng)

☆ 企業(yè)會議管理制度

☆ 文件收發(fā)規(guī)定

☆ 公文管理規(guī)定

☆ 文書管理規(guī)則

☆ 文印室管理規(guī)定

☆ 企業(yè)文件管理制度

☆ 公文處理實施細(xì)則

☆ 文書檔案立卷歸檔制度

☆ 聲像檔案管理辦法

☆ 辦公室主任工作責(zé)任制度 ☆ 中小型企業(yè)行政事務(wù) ☆ 長遠(yuǎn)規(guī)劃

☆ 年度綜合計劃

☆ 指標(biāo)管理

☆ 計劃指標(biāo)的調(diào)整

☆ 成效檢查表

☆ 工作成果周報表

☆ 月份式日程表

☆ 日程檢查表

☆ 月行動預(yù)定表

☆ 部門設(shè)立改組計劃 ☆ 年度計劃

☆ 辦公室物資管理條例 ☆ 辦公行為規(guī)范

☆ 保密制度

☆ 文書管理辦法

☆ 物資管理辦法

☆ 印章管理辦法

☆ 暫借款管理辦法

☆ 公司保密制度

☆ 總臺值班管理制度 ☆ 值班管理制度

☆ 會議計劃表

☆ 會議管理的要領(lǐng)

☆ 出差管理辦法

☆ 提案管理辦法

☆ 創(chuàng)意提案改善制度 ☆ 員工建議改善辦法 ☆ 會議提案改善方案

☆ 提案建議效益獎的管理條例 ☆ 保密制度

☆ 衛(wèi)生管理準(zhǔn)則

☆ 值班管理制度

☆ 電話管理規(guī)定

☆ 部門決策權(quán)一覽表 ☆ 工作計劃表

☆ 業(yè)務(wù)處理表使用

☆ 相互評價表

☆ 演講、研習(xí)會摘要錄 ☆ 提高能力的對策表

☆ 財務(wù)管理規(guī)定

☆ 檔案管理規(guī)定

☆ 法律工作制度

☆ 費(fèi)用報銷規(guī)定

☆ 費(fèi)用開支管理辦法 ☆ 會議管理規(guī)定

☆ 計算機(jī)管理規(guī)定

☆ 經(jīng)濟(jì)合同管理辦法 ☆ 考勤制度

☆ 圖書、報刊管理辦法

一、接聽電話

1、聽到鈴響,至少在第三聲鈴響前拿起話筒;

2、聽話時先問候,并自報公司、部門。標(biāo)準(zhǔn)語:“您好,鴻泰門窗!”或“您好,這里是鴻泰門窗!”(注意聲音和表情)

3、對方講述時留心聽并記下要點,未聽清時,及時告訴對方。隨后根據(jù)對方的初次問話,迅速判斷出他有何需求?作出標(biāo)準(zhǔn)回話。

①咨詢業(yè)務(wù):先生(小姐),關(guān)于這方面情況,讓我們公司x先生為您服務(wù)吧,他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題,我把電話轉(zhuǎn)過去,請稍等。

②聯(lián)系業(yè)務(wù):與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員;無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù),則直接回答:先生(小姐),我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要,請您聯(lián)系其他公司吧,謝謝!

③找人:先生(小姐),您找的xx先生名字叫什么?您跟他(她)預(yù)約了嗎?請您稍等。(然后接通本公司xx先生的電話,詢問轉(zhuǎn)接與否。)

4、結(jié)束時應(yīng)說“謝謝!”,禮貌道別,待對方切斷電話,再放下聽筒;

附:

1、已知相關(guān)的人員現(xiàn)在不在辦公室時,標(biāo)準(zhǔn)回話:“對不起,xx先生暫時不在辦公室,請問有什么事情我可以轉(zhuǎn)告嗎?在不了解對方的動機(jī)、目的時,不隨便傳話,更不在未授權(quán)的情況下說出指定被訪者/受話人的行蹤或?qū)⒈辉L者/受查電話號碼話人的手機(jī)號碼或家庭電話號碼告訴來電者。

4、在向被訪者轉(zhuǎn)達(dá)來訪時,應(yīng)告訴來訪者的姓名。

二、 接待拜訪客戶

1、起立——有訪客來時,立即起立,目光直視來訪者并點頭微笑致意;

3、安排接待——

了解拜訪原因,給予正確接待

約后,通知總經(jīng)理后方可引領(lǐng)到總經(jīng)理辦公室人;如果沒有預(yù)約,請來訪者稍等,立即幫其聯(lián)系,如果總經(jīng)理同意來訪,引領(lǐng)來訪者入座,并倒水給客人,如果不同意來訪,委婉拒絕。

會議室或展廳等候,前臺應(yīng)該帶來訪者去會議室或展廳,(如果是夏天,要打開風(fēng)扇或空調(diào),注意風(fēng)扇的風(fēng)量不要太大,空調(diào)設(shè)置到26度,風(fēng)速為?。?,為來訪者倒水后禮貌的離開。

知客人相關(guān)負(fù)責(zé)人不在,是否愿意等人回來,或者明天再來訪。

(4)如果是面試者,引導(dǎo)填寫簡歷,簡單介紹公司及應(yīng)聘崗位基本情況后,通知用人部門給予及時面試。

(5)如果是快遞人員,給予簽收,郵件即時送給收件人

(6)如果是推銷人員,問清原因,給予引導(dǎo)接待或者回絕。

4、送客——客人離開時,要起身送客,禮貌用語:“您慢走”。

三、前臺日常工作

1、負(fù)責(zé)把當(dāng)日報紙放在報架上,將舊報紙放指定地點。

2、負(fù)責(zé)提醒和糾正雨傘架上雨具的擺放(特別注意下雨天)

3、負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)出的再生紙收集在一起,放在指定位置,以備它用。

4、管理飲水機(jī)的開戶,并隨時注意一次性水杯數(shù)量。

5、公司電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等文印設(shè)備,發(fā)現(xiàn)故障,及時通知維修人員或供貨商修復(fù),確保設(shè)備正常使用。

6、負(fù)責(zé)魚池中水質(zhì)及觀賞魚的喂養(yǎng)。

7、負(fù)責(zé)公司所有花卉的養(yǎng)護(hù),如有枯枝黃葉或營養(yǎng)不良及時通知花卉養(yǎng)殖人員。

8、協(xié)助行政經(jīng)理對公司清潔阿媽的工作檢查,對死角及易臟區(qū)域做重點排查,并及時與清潔阿姨溝通清理改正。

9、責(zé)公司前臺的衛(wèi)生清理及桌面擺放,并保持整潔干凈。

四、 考勤的制作

1、每日上班后做好各部門的考勤抽查。

2、每月3日前將各部門考勤打印后交各部門確認(rèn)、簽字、回收。

3、每月月初10日前將上個月的考勤用電子表格制作出來,在制作過程中注意請假、曠工、簽卡、遲到、出差、轉(zhuǎn)正人員的詳細(xì)標(biāo)注,交行政經(jīng)理審核。

4、每月月初13日前將上月宿舍人員及水電費(fèi)扣款計算完成,廚房就餐人員及餐數(shù)統(tǒng)計完成交行政經(jīng)理審核。

5、每月15日前必須將各部門考勤、水電費(fèi)、餐費(fèi)統(tǒng)計完成交財務(wù)制作工資。

五、人事處理

1、協(xié)助行政經(jīng)理對各部門補(bǔ)充人員的招聘。(按招聘流程)

2、新進(jìn)人員的入廠和離職人員的出廠手續(xù)之辦理,并交行政經(jīng)理審核(嚴(yán)格按照入職及離職程序及相關(guān)責(zé)任人簽字程序)。

3、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

4、全廠人員檔案的建立與管制。(電腦化)

5、對試用人員之試工情況及考勤跟進(jìn)。

6、協(xié)助行政經(jīng)理對全公司人事異動工作。(轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動/降職等手續(xù)之辦理)

7、協(xié)助行政經(jīng)理對全公司獎懲手續(xù)之辦理。

8、負(fù)責(zé)對各類資料進(jìn)行簽收,整理并分類歸檔。(公司內(nèi)程序文件/內(nèi)部聯(lián)絡(luò)/外部聯(lián)絡(luò)/會議資料/各類培訓(xùn)資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理)。

9、負(fù)責(zé)發(fā)放每月各部門轉(zhuǎn)正員工《轉(zhuǎn)正申請表》至各部門負(fù)責(zé)人,并于每月15日前回收,交至行政經(jīng)理處。

10、負(fù)責(zé)對轉(zhuǎn)正人員的勞動合同簽訂,如遇不愿簽合同人員第一時間上報行政經(jīng)理處理。

11、協(xié)助行政經(jīng)理對員工儀容儀表、工作紀(jì)律進(jìn)行日常監(jiān)督。

12、協(xié)調(diào)行政經(jīng)理對各部門員工進(jìn)行各類培訓(xùn)。

13、負(fù)責(zé)對公司易耗品進(jìn)行歸類與盤點,每月初統(tǒng)計上月購用情況,并上報行政經(jīng)理。

六、 后勤處理

1、負(fù)責(zé)為公司管理層名片制作。

2、協(xié)助行政經(jīng)理對宿舍衛(wèi)生檢查與評比。

3、協(xié)助行政經(jīng)理對飯?zhí)没锸尺M(jìn)行跟進(jìn),并適當(dāng)做出調(diào)整。

4、公司日用品的采購(提出列出清單交行政經(jīng)理審核)。

6、及時處理好客戶的投訴問題。

7、協(xié)助行政經(jīng)理對各部門提交《維修申請單》進(jìn)行安排與跟蹤。

公司行政工作計劃內(nèi)容公司行政工作計劃與目標(biāo)篇二

行政管理:

1、會議、活動組織:

負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè),包括公司內(nèi)、外部各類公關(guān)、宣傳、演示、文體等活動的組織、宣傳、安排工作;負(fù)責(zé)公司各類會議的組織、安排、服務(wù)工作。

2、物品管理:

負(fù)責(zé)公司辦公用品、低值易耗品、辦公設(shè)備的采購、登記、核查管理工作;制定辦公用品計劃,報主任審批;做好每月的分發(fā)、調(diào)配、保管工作,建全登記制度,做到帳物相符。

3、環(huán)境衛(wèi)生:

4、安全保衛(wèi):

負(fù)責(zé)公司的安全保衛(wèi)工作。制定安全防火制度,負(fù)責(zé)公司防火、防盜等安全保衛(wèi)工作;安排節(jié)假日保潔、保安的值班。

5、食堂供餐:

負(fù)責(zé)現(xiàn)場食堂的監(jiān)督管理工作。

6、證照年檢:

負(fù)責(zé)辦理公司營業(yè)執(zhí)照年檢、組織代碼證年檢。

7、設(shè)備管理:

負(fù)責(zé)現(xiàn)場指揮部輔助設(shè)備(發(fā)電機(jī)、鍋爐)的管理及設(shè)備維護(hù)。

8、事務(wù)工作:

負(fù)責(zé)交納電話費(fèi)、物業(yè)費(fèi),保證公司各部室飲用水供應(yīng),處理公司與客戶之間的相關(guān)事務(wù)。

9、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)

企業(yè)要發(fā)展,要做大,必須有一個英明的決策層,制定高遠(yuǎn)的企業(yè)發(fā)展方向和計劃;必須有一個堅實能干的團(tuán)隊,堅決貫徹執(zhí)行決策層領(lǐng)導(dǎo)制定的各項企業(yè)發(fā)展計劃。企業(yè)在運(yùn)作過程中如同一個轉(zhuǎn)動的車輪,所有零部件必須嚴(yán)密結(jié)合,充分發(fā)揮本身的作用,才能跑的快,跑的穩(wěn);才不會在跑動的過程中散架。而行政管理工作就好比潤滑油,適量的潤滑可以使車輪跑的更輕、更穩(wěn)、更快。

一、企業(yè)行政管理的概念和意義

企業(yè)行政管理廣義上包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、財產(chǎn)會計管理四個方面;狹義上指以行政部為主,負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、會議管理、涉外事務(wù)管理,還涉及到出差、財產(chǎn)設(shè)備、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。所有工作的最終目標(biāo)是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系,使整個公司在運(yùn)作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體;用合理的成本換來員工最高的工作積極性,以提高工作效率完成公司目標(biāo)發(fā)展任務(wù)。

二、對做好企業(yè)行政管理的幾點認(rèn)識

1、明確崗位職責(zé)。日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎勵懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應(yīng)制度的制定;文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會議管理包括會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后工作;其他事務(wù)視各公司具體情況而定。

2、加強(qiáng)溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通??v向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是要充分領(lǐng)悟上級領(lǐng)導(dǎo)的意思,把握住方向,同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達(dá)給上級,這需要行政人員有觀察分析能力和表達(dá)能力。與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息,這就需要較強(qiáng)的應(yīng)變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)職能部,與關(guān)系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機(jī)關(guān)等等。在傳達(dá)精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時,務(wù)必真誠、謙虛。與外界溝通需要強(qiáng)的適應(yīng)能力和自我控制能力。

3、注重信息的收集和整理,并即時提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括:國家政治、法律、經(jīng)濟(jì)、政策規(guī)定;社會習(xí)慣、風(fēng)俗、時尚變化;市場需求、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)層次的變化;競爭企業(yè)信息;科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息;突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財務(wù)狀況;生產(chǎn)狀況;產(chǎn)銷狀況;采購、庫存信息;設(shè)備的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國家政府機(jī)關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。

4、培育傳播企業(yè)文化。在企業(yè)中,僅僅用薪金留人是不夠的,還要用企業(yè)文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說的人文管理。企業(yè)文化的建設(shè)包括四個方面,需要全體員工的參與。

(1)組織結(jié)構(gòu)清晰,戰(zhàn)略導(dǎo)向明確。分工明確,這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)不僅應(yīng)該有近期目標(biāo),更要有遠(yuǎn)期規(guī)劃。行政管理人員應(yīng)該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個好的組織結(jié)構(gòu),并制定近、遠(yuǎn)期戰(zhàn)略目標(biāo)。從而形成一個完善的團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊。

(2)建立完善的績效評價標(biāo)準(zhǔn),形成公平、競爭的平臺。這個平臺上充滿競爭、激勵、開放、交流的特征,管理者不完全控制員工做事情的方式,而去衡量做事情的結(jié)果。任何人員能上能下。

(3)注重企業(yè)形象建設(shè)。包括物質(zhì)形象和精神形象。物質(zhì)形象包括司容、司貌、技術(shù)裝備、產(chǎn)品、服務(wù)設(shè)施等。精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風(fēng)格、人文環(huán)境等。讓工作“生活化”。

(4)重視人才,用企業(yè)的發(fā)展凝聚人,用榜樣激勵人,用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時,注重提供給員工在再學(xué)習(xí)機(jī)會。可以開展相應(yīng)的活動讓員工進(jìn)行職業(yè)生涯設(shè)計,讓每個員工都能對未來都充滿信心,對公司有認(rèn)同感和歸屬感。

5、踏踏實實地去執(zhí)行。完善成熟的制度有了,即定目標(biāo)有了,關(guān)鍵就是要做好。要做好執(zhí)行需要注意:(1)什么事情該做,該怎么做。

(2)如何更好更快完成該做的事情。

(3)清除所有障礙。

(4)形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行影響到每個員工。 一、什么叫行政管理? (一)什么是行政? 行政是掌握國家政權(quán)的統(tǒng)治階級,依據(jù)法律,通過龐大的政府機(jī)構(gòu),采取一定的程序方法,實施其政策,以實現(xiàn)其政治目的的管理活動。馬克思說:“行政是國家的組織活動?!毙姓顒邮钦位顒拥闹匾M成部分。政治與行政的關(guān)系:一是行政從屬于政治,服務(wù)于政治,是為實現(xiàn)政治目的而行動。二是政治統(tǒng)治要靠行政的積極推行才得以鞏固和完善。三是行政在一定條件下,反作用于政治、調(diào)整、修正、完善政治決策,推動政治改革。

(二)什么是管理?

管理是指對人和事的主管和治理。它是伴隨著人類群居生活而產(chǎn)生,也是人類社會特有的活動。凡是有人類群體活動的地方,就出現(xiàn)管理活動,氏族社會有原始的管理,但沒有行政,行政是在階級,國家出現(xiàn)以后才產(chǎn)生的。因此,管理的歷史要比行政長和遠(yuǎn),將來國家消亡了,行政不再存在,但人類社會仍然要管理。所以,在理解行政與管理方面它們既有共同之處,但又不能完全等同。行政是管理的一種,但不是所有的管理都叫行政。

因為管理的范圍要比行政寬廣得多。從個人家庭、從單位到部門、從團(tuán)體到黨政、從企業(yè)到政府、從國家到世界,凡是人群所涉及到的領(lǐng)域都有管理。行政管理僅僅是管理大系統(tǒng)的一個分系統(tǒng),它不同于家庭管理,企業(yè)管理,社會管理和黨政管理。因為行政管理是不能脫離國家來研究的,它必須有一套科學(xué)方法,這套方法要根據(jù)一定的時間、地點、條件來決定工作重點和工作方法,即領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)相結(jié)合。

(三)什么是行政管理?

“行政管理”亦名“政務(wù)管理”或“公務(wù)管理”,是推行行政令或管理公務(wù)的方法、技術(shù)、程序和規(guī)范,其目的是為了貫徹執(zhí)行國家的方針政策為目的,以最佳手段獲取最大效果。即:運(yùn)用行政學(xué)的管理,原則和系統(tǒng)的知識去處理國家行政機(jī)關(guān)的政務(wù)或公務(wù),就叫行政管理。

(四)管理的對象、作用及達(dá)到的效果。

1.管理的對象。行政與管理它們共同的地方,都在于以管好人,理好才,用好物,辦好事,支配好時間,處理好信息等為對象。

2.管理的作用。不同的學(xué)者有不同的說法。西方學(xué)者泰勒說“管理即效率”;西蒙說“管理就是決策”;赫爾茨講“管理就是對人的協(xié)調(diào)行動”;“管理是實現(xiàn)既定目標(biāo)的戰(zhàn)略因素”;“管理是一個系統(tǒng)”;卡斯特說“管理就是計劃,組織、控制等活動的過程”等等?,F(xiàn)代的管理者說:“管理是一門系統(tǒng)的科學(xué),管理就是金錢,是時間,是效益”。

3.怎樣才能達(dá)到管理的總體效果?綜合起來為六個方面:

(1)計劃與預(yù)測。有效的管理都應(yīng)該是有計劃的管理,而有計劃離不開對事物的發(fā)展前景作出科學(xué)預(yù)測。

(2)組織與指揮。對一群人,一批物,一堆事要管好,就要善于組織和指揮,使無序變?yōu)橛行颉?/p>

(3)用人與協(xié)調(diào)。任何計劃都要有人去執(zhí)行。選用什么人,怎么分工,如何協(xié)作,才能互相配合,共同前進(jìn)。

(4)監(jiān)督與控制。任務(wù)布置了接著就要跟蹤檢查監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)偏差及時糾正,從而控制整個工作朝預(yù)定的計劃目標(biāo)發(fā)展。

(5)教育與激勵。在管理全過程中都要進(jìn)行宣傳教育,保持旺盛的士氣。也就是說,在交待工作任務(wù)時,執(zhí)行任務(wù)中要做好思想動員;有利條件,不利因素,采取的措施都應(yīng)有一個交待;順利時要提醒眾人防止驕滿情緒,注意潛在的危險;困難時鼓勵大家分析有利因素,找出戰(zhàn)勝困難的辦法。

(6)挖潛和革新。任務(wù)完成,工作告一段落,潛心研究,及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。發(fā)揚(yáng)成績、優(yōu)點,找出差距和不足,為了在下一階段爭取更大成績,多方挖掘潛力,通過改革掃除阻力,釋放出更大的能量。

科學(xué)、技術(shù)、管理是現(xiàn)代社會發(fā)展的三大支柱。有人認(rèn)為,科學(xué)和技術(shù)是兩個輪子,管理是軸。有了科學(xué)管理,科學(xué)技術(shù)才能轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力。列寧說:“任何管理工作都需要有特殊的本領(lǐng)。有的可以是一個最有能力的革命家和鼓動家,但完全不適合做一個管理人員”。無產(chǎn)階級在取得政權(quán)后,“整個關(guān)鍵不在于政權(quán),而在于是否會管理”。古今中外,無數(shù)歷史經(jīng)驗和教訓(xùn)都反復(fù)告訴我們,重視不重視科學(xué)管理,掌握不掌握科學(xué)管理知識,懂不懂科學(xué)管理方法,其結(jié)果是完全不一樣的。

二、干部的行政責(zé)任制(稱干部崗位責(zé)任制)

是以行政方法為依據(jù),以干部職位為基礎(chǔ)來明確規(guī)定每個職位的工作性質(zhì),職責(zé)范圍,以便能做到各司其位,人盡其職的一種責(zé)任制度。不實行行政責(zé)任制,權(quán)限劃分不清,職責(zé)范圍不明,就會造成遇事推諉,相互扯皮,無人負(fù)責(zé)的惡習(xí),不能及時解決實際問題的衙門作風(fēng)。其結(jié)果表現(xiàn)在工作效率低下,甚至?xí)l(fā)展到組織機(jī)構(gòu)頻于癱瘓狀態(tài)。所謂權(quán)力是指在人事上、事務(wù)上、財務(wù)上的權(quán)限。

三、單位和機(jī)關(guān)的管理

(一)機(jī)關(guān)的概念:從管理方面講,“機(jī)關(guān)”泛指國家、政黨團(tuán)體為實現(xiàn)其職能而組織和負(fù)責(zé)指揮和控制該組織活動的固定機(jī)構(gòu),也稱“單位或機(jī)構(gòu)”。

(二)什么是機(jī)關(guān)管理,是指機(jī)關(guān)為完成組織職能而進(jìn)行的內(nèi)部管理活動。即利用科學(xué)的方法,按照一定的規(guī)則,運(yùn)用機(jī)關(guān)的組織,人員,設(shè)備,物資和經(jīng)費(fèi),對機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)挠媱澘刂?,?lián)系和協(xié)調(diào),以保證工作正常順利地開展,實現(xiàn)其工作目標(biāo)。

(三)機(jī)關(guān)管理的主要內(nèi)容。一般是指編制管理,人事管理,辦公室管理,財務(wù)管理,行政事務(wù)和后勤管理等等。

機(jī)關(guān)管理是行政管理的關(guān)鍵部位,是行政管理的基礎(chǔ),它的功能和作用突出表現(xiàn)在三個方面。

1.參與政務(wù)的功能。它是以為領(lǐng)導(dǎo)決策和領(lǐng)導(dǎo)工作運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)為宗旨的,是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。它要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者制定和實施決策,收集整理提供各種信息和資料,掌握和研究有關(guān)工作的方針,政策,提供各種決策的方案和建議。

2.處理事務(wù)功能。管理事務(wù)是機(jī)關(guān)管理的重要內(nèi)容,面對機(jī)關(guān)大量的日常事務(wù)工作,相關(guān)內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)要充分發(fā)揮其樞紐和綜合協(xié)調(diào)作用,根據(jù)機(jī)關(guān)的執(zhí)行計劃和領(lǐng)導(dǎo)者的命令或授權(quán),做到承上啟下,及時溝通情況,督促各部門按時,按質(zhì),按量完成工作任務(wù)。同時,注意協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系,完善機(jī)關(guān)工作制度和工作秩序,保證行政工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.提供服務(wù)功能。做好行政工作,離不開后勤保障,因此,后期保障是機(jī)關(guān)管理基礎(chǔ),辦公場所,辦公設(shè)備,辦公用具等工作條件的提供。良好工作環(huán)境,工作秩序和必要的生活條件的創(chuàng)造,服務(wù)質(zhì)量的高低直接影響行政任務(wù)的完成。所以從機(jī)關(guān)管理功能看出,起著溝通上下,協(xié)調(diào)左右,連結(jié)內(nèi)外,聯(lián)系群眾的作用。

(四)機(jī)關(guān)(單位)管理的特點和原則。

1.全面性。機(jī)關(guān)(單位)管理的內(nèi)容既包括人事編制,政務(wù)文秘等工作,又包括資產(chǎn)財務(wù),行政后勤等工作,幾乎是無所不是,無所不管。

2.廣泛性。既有縱向聯(lián)系,又有橫向聯(lián)系,既涉及機(jī)關(guān)內(nèi)部,又涉及機(jī)關(guān)外部。

3.服務(wù)性。管理目標(biāo)是保證機(jī)關(guān)工作正常順利地開展,為工作人員提供良好的工作和生活條件。

4.時效性。管理只有講求工作效率,講求工作質(zhì)量,才能對機(jī)關(guān)各部門起到協(xié)調(diào)、配合,互相支持和監(jiān)督作用,才能促進(jìn)機(jī)關(guān)整個行政工作的效率。

----機(jī)關(guān)(單位)管理有四條原則:

1.按政策辦事的原則。從機(jī)關(guān)管理的功能,任務(wù),內(nèi)容,要求以及服務(wù)的對象和范圍看,既要對機(jī)關(guān)文書、檔案、會議、信息、信訪、政策研究等政務(wù)類工作進(jìn)行管理,又要對財務(wù)項目、基建、行政后勤等事務(wù)類工作進(jìn)行管理;而且還要對人事、編制等進(jìn)行管理,涉及方方面面的政策,要求管理部門的工作人員必須按政策辦事。

2.制度管理的原則。健全的管理制度是實現(xiàn)機(jī)關(guān)管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。通過制度建設(shè)可以使機(jī)關(guān)管理在科學(xué)的基礎(chǔ)上有章可循,有規(guī)則可依,形成團(tuán)結(jié),務(wù)實,進(jìn)取的環(huán)境和規(guī)范,有序高效,優(yōu)質(zhì)的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。

3.效率和質(zhì)量原則。管理水平的高低,直接影響到行政效率和質(zhì)量,所以管理人員的思維能力,辦事能力都要較高,知識面應(yīng)較寬。

4.節(jié)儉服務(wù)的原則。管理人員要本著勤儉辦一切事業(yè)的原則,合理使用機(jī)關(guān)(單位)有限的人力、物力、財力,想方設(shè)法多為干部、職工辦實事,辦好事。

四、行政機(jī)關(guān)(單位)管理的具體工作

(一)辦公室的管理。

1.文書管理。通常是指公文的處理工作,也就是機(jī)關(guān)內(nèi)部文件運(yùn)轉(zhuǎn)的一系列過程。三個階段,收文階段,發(fā)文階段,文件歸檔階段。根據(jù)文件的性質(zhì),內(nèi)容要求,作不同的處理程序。

(1)收文的處理程序:收發(fā),簽報,登記,擬辦,批辦,分送,傳閱,催辦,承辦和收集等。

(2)發(fā)文的處理程序:擬稿,會簽,核稿,簽發(fā)編號,登記,繕印,用印,分裝,投送等。

特別強(qiáng)調(diào),文件管理要本著集中管理,方便使用,嚴(yán)格保密的原則。

2.檔案的管理。檔案是國家機(jī)關(guān),社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)研究、文化教育等活動直接形成的具有保存利用價值的各種文字圖表,聲像等不同形式和載體的歷史記錄。內(nèi)容大體包括:檔案收集;檔案整理;檔案鑒定;檔案保管;檔案統(tǒng)計;檔案編目和檢查;檔案利用。

(l)要明確職責(zé),規(guī)范辦事程序,減少業(yè)務(wù)部門之間的交叉,提高會議的質(zhì)量和效率,從會議的分工和議題出席會議人員,時間和規(guī)模都要嚴(yán)格合理安排。

(2)建立會議的報批制度。

(3)加強(qiáng)會議經(jīng)費(fèi)的管理,控制會議開支。

4.事務(wù)管理。后勤管理;財務(wù)的管理;交通車輛的管理;辦公用房及其職工宿舍的分配和管理;辦公環(huán)境的.管理;職工生活福利的管理;接待工作的管理等。它是機(jī)關(guān)的總后勤內(nèi)管家,牽涉到機(jī)關(guān)的人、事、財、物各個方面,頭緒繁多,面廣量大。所以負(fù)責(zé)管理的同志首先要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感,要把原則性和靈活性科學(xué)地統(tǒng)籌起來。

(二)信訪工作。

社會穩(wěn)定。因此,對待人民的來信來訪工作的原則和制度:

1.認(rèn)真搞好調(diào)查研究,堅持實事求是地解決問題。 2.正確貫徹執(zhí)行黨和國家的路線,方針政策和法規(guī)。 3.堅持做好深入細(xì)致的思想政治工作。 4.實行分級負(fù)責(zé)歸口管理。

5.搞好協(xié)調(diào),聯(lián)合辦案。

6.領(lǐng)導(dǎo)親自處理重要信訪問題。

7.對所有信訪問題努力做到件件有著落,事事有結(jié)果。

要做好信訪工作,就要建立健全信訪工作制度,按一定程序辦事,制度包括登記制度、呈閱制度、批辦制度、查辦制度、結(jié)案制度、復(fù)位制度、歸檔制度、反饋制度、工作總結(jié)和獎懲制度、領(lǐng)導(dǎo)接待日制度等等。

(三)保密工作。

保密,就是運(yùn)用行政、技術(shù)、法律等手段,把秘密嚴(yán)格控制在一定范圍和時間之內(nèi)。

1.泄密事件常有發(fā)生的主要表現(xiàn):

(1)發(fā)至基層單位的機(jī)密文件,資料,刊物等無專人管理造成丟失。

(2)隨意將機(jī)密文件擴(kuò)大發(fā)放、閱讀范圍,違反規(guī)定,擅自翻印或復(fù)印機(jī)密文件。

(3)個人攜帶機(jī)密文件、資料、圖紙外出開會或辦事。

(4)將機(jī)密文件、資料、刊物混雜在舊報紙,圖書中出售或作它用。

(5)將內(nèi)部會議傳達(dá)或研究的機(jī)密事項泄露給家人親朋或身邊工作人員。

(6)在寫文章或新聞單位投稿時,將不宜公開的內(nèi)部情況和尚未解密的事項披露出去,造成大面積泄密。

(7)在涉外工作中或與外國人交往時,放松警惕。

(8)在普通有線電話或無線電話中傳達(dá)或談?wù)摍C(jī)密事項。

(9)利用工作的便利條件,將機(jī)密事項或內(nèi)部情況作為拉關(guān)系,謀私利,搞不正之風(fēng)的交換條件。 (10)被間諜特務(wù)分子收買,為其提供和搜集黨和國-家-機(jī)-密及內(nèi)部情況。 上述問題如得不到切實解決和糾正,或者任其蔓延和發(fā)展、維護(hù)國家的安全和利益將成為一句空話。 2.如何做好新時期的保密工作。

(1)文書工作中的保密:一是保密文件的印制。所有保密文件在印制前都要依照規(guī)定標(biāo)明密級和發(fā)放范圍。要由專人送指定的印刷廠或者普通印刷廠單設(shè)的保密車間印刷。印刷時必須嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的份數(shù)執(zhí)行,不得擅自多印多留。印刷好的文件進(jìn)行登記、編號。印刷后的原稿,重要修改稿及印刷清單要同正式文件一樣對待,要妥善地保管起來。印刷過程中形成所有的廢頁、蠟紙、襯底等要及時銷毀,嚴(yán)禁個人存留,抄錄或外傳。二是保密文件的分發(fā)和復(fù)印。分發(fā)文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé),要嚴(yán)格履行簽領(lǐng)手續(xù)。秘密文件應(yīng)通過機(jī)要渠道寄送,不準(zhǔn)在普通的傳真機(jī)上傳送。外出遞送秘密文件,不準(zhǔn)辦理其他與遞送文件無關(guān)的事項。復(fù)印秘密文件必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批,并辦理審批手續(xù),只能在機(jī)關(guān)保密室的復(fù)印機(jī)上??;絕密的文件按規(guī)定不準(zhǔn)復(fù)印。三是機(jī)要文件的傳閱。閱讀范圍不得擴(kuò)大。閱讀文件要在辦公室進(jìn)行,一般不得帶回家中。四是機(jī)要文件的銷毀。文件銷毀不得擅自進(jìn)行,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格的登記、造冊;機(jī)密、秘密文件需派專人(且需2人以上)到指定的造紙廠監(jiān)督銷毀;絕密文件需由專人在本單位銷毀。五是其它事項。外出工作須攜帶秘密文件時,要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),履行借領(lǐng)手續(xù),并采取有效措施嚴(yán)加看管。嚴(yán)禁攜帶文件逛商店,下飯店,走訪親友,排隊買東西或娛樂場所。對秘密文件要定期清查,清退,并按立卷要求收集,立卷,歸檔。對調(diào)動或離退休者,要及時把他們手頭文件全部清退,移交,并辦理移交登記,簽字手續(xù)。對清查、清退中發(fā)現(xiàn)丟失的機(jī)要文件,經(jīng)辦人要立即報告,行政主管要及時組織追查、處理。

(2)會議的保密。

(3)經(jīng)濟(jì)工作中的保密。

(4)科技工作中的保密

(5)涉外工作中的保密。

(6)通訊工作中的保密。不能在非保密電話通訊談秘密事項。

(7)計算機(jī)信息的保密。對儲存保密信息的計算機(jī)工作機(jī)房要采取有效的保密措施。計算機(jī)秘密數(shù)據(jù)的儲存、傳輸必須采取保密措施(密碼數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、打印紙要嚴(yán)加管理)。建立非計算機(jī)工作人員進(jìn)入機(jī)房的審批制度,嚴(yán)禁外來人員私自進(jìn)入機(jī)房。計算機(jī)秘密信息磁盤的拷貝,要建立嚴(yán)格的登記、審批手續(xù),拷貝盤要同原盤一樣嚴(yán)格管理。涉及國家秘密的計算機(jī)工作人員,要按照機(jī)要人員的政治條件配備。

(8)宣傳報道工作中的保密。

五、接待工作

(一)接待工作的基本內(nèi)容:接站;安排住宿;組織會談;組織公眾聯(lián)歡活動;歡送賓客。

(二)接待工作的一般程序。

(1)掌握來賓情況(人數(shù),男女,身份,級別),來賓乘坐交通工具和抵達(dá)的時間等。

(2)根據(jù)來賓身份及人數(shù)等,請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提前到賓館、機(jī)場、車站迎接。

(3)來賓抵達(dá)住地后,如有行李應(yīng)讓工作人員或服務(wù)員幫助拿、取。

(4)來賓下榻后或消除疲勞后,應(yīng)向客人具體了解來訪意圖,商議活動的日程,并根據(jù)滯留時間安排好他們的生活。

(5)按照大體對應(yīng)的禮儀原則,根據(jù)本單位領(lǐng)導(dǎo)的意見通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看望客人。在會見之前,要將來賓的有關(guān)情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報清楚,使領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)。

(6)送行。(代購車、機(jī)票,車輛調(diào)度)

(三)接待工作的禮儀和注意事項。

1.見面握手(不論和什么入握手,均統(tǒng)用右手)。

(1)主動走上前去,一邊握手,一邊說些您好,辛苦啦等一類的問候語。

(2)握手時要自然,大方,既不要有氣無力,也不要使勁握住客人的手左右搖晃。

(3)握手順序應(yīng)按客人的身份,年齡等由高往低依次進(jìn)行。

(4)握手時應(yīng)雙目注視對方,不要東張西望,心不在焉。 2.引導(dǎo)進(jìn)房。將客人引導(dǎo)進(jìn)客房,接待室,會議廳。 3.介紹引見??腿伺c機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會見時,行政主管或秘書工作人員要在主客方之間作介紹引見。 4.乘車行路。

5.接洽交談。在同來賓接洽交談時,總的要求是:熱情,不能失之媚俗;客氣,不能失之虛偽;坦誠,不能失之粗陋;瀟灑,不能失之無禮。

六、行政主管的督查工作

1.對領(lǐng)導(dǎo)同志批示文件的督促辦理,包括貫徹上級某個文件精神的批示,對下級部門和單位的請示,報告的批示意見。

2.對上級領(lǐng)導(dǎo)部門的重要工作和重要會議精神落實情況督查。

3.上級領(lǐng)導(dǎo)同志在檢查工作中所作的重要指示和具體交辦事項的落實情況督查。

4.群眾反映的不正之風(fēng),違法亂紀(jì)問題的調(diào)查處理。

5.本級黨委集體決定的需要督查,催辦的事項。

6.新聞單位要求核查的事項。

7.從內(nèi)部文件,資料,報刊,信訪或其他渠道了解到的需督查的重要問題。

(二)督查的要求。

1.緊扣中心,突出重點。督查工作一定要圍繞黨委的中心工作來開展,以推動黨委決策的貫徹落實。

2.注意實效,確保質(zhì)量。督查人員要有求實、務(wù)實的思想作風(fēng)和認(rèn)真、扎實的工作態(tài)度,確保質(zhì)量。

3.盡職盡責(zé),有查必果。凡列入督查的事項,務(wù)必做到件件有著落,事事有回音,做到有查必果,有果必報。

4.舉一反三,擴(kuò)大效果。通過辦理某一具有典型意義的督查事項連帶解決一批同類問題,采取有效措施,擴(kuò)大督查效果以推動面上的同類工作。對于督查過程中發(fā)現(xiàn)不落實的典型,要敢于批評,以避免類似事件的發(fā)生。

5.促進(jìn)各級黨委和領(lǐng)導(dǎo)改進(jìn)作風(fēng)。督查從根本上說,是對各級領(lǐng)導(dǎo)工作作風(fēng)的監(jiān)督檢查。上級黨委的決策,主要靠下級的黨組織和領(lǐng)導(dǎo)去貫徹落實,督查是從外部推動、促進(jìn)這種落實,通過外因促進(jìn)內(nèi)因發(fā)揮作用。

6.在督查中發(fā)揮好綜合協(xié)調(diào)作用。

(三)督查工作的程序和方法。

1.程序:一是立項登記。接到領(lǐng)導(dǎo)要求立項督查的事項之后,立項日期,領(lǐng)導(dǎo)批示意見,立項題目,主要核查內(nèi)容等進(jìn)行登記。二是轉(zhuǎn)辦。根據(jù)立項事項內(nèi)容,性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的要求,按分工批轉(zhuǎn)有關(guān)部門和單位辦理。三是催辦。催辦方法,電話催辦,走出去請進(jìn)來,直接催辦,填發(fā)催辦單等。四是結(jié)辦。督查事項查清后,應(yīng)及時結(jié)辦。結(jié)辦時做到事實清楚,定性準(zhǔn)確,處理適當(dāng),符合政策。五是立卷歸檔。

2.方法:歸口處理。突出重點難點。轉(zhuǎn)辦結(jié)合。

七、組織協(xié)調(diào)工作

所謂協(xié)調(diào),就是協(xié)調(diào)和調(diào)節(jié),是通過協(xié)商和調(diào)節(jié),溝通聯(lián)系、調(diào)節(jié)關(guān)系、化解矛盾,使一個整體、一個系統(tǒng)中的雙方與多方關(guān)系達(dá)到和諧統(tǒng)一、步調(diào)一致、有機(jī)配合、齊心協(xié)力去完成某項目標(biāo)的方式和方法。

(一)協(xié)調(diào)工作的范圍概括為三個方面。

1.橫向協(xié)調(diào)(稱為左右協(xié)調(diào))。包括協(xié)調(diào)好同級機(jī)關(guān)之間正常工作或業(yè)務(wù)工作關(guān)系,協(xié)調(diào)好平級職能部門之間的關(guān)系,協(xié)調(diào)好不同屬工作部門之間關(guān)系。

2.縱向協(xié)調(diào)(稱為上下協(xié)調(diào))。(1)協(xié)調(diào)好本單位與上級職能部門的關(guān)系。(2)協(xié)調(diào)好本機(jī)關(guān)同下級機(jī)關(guān)之間關(guān)系。

3.內(nèi)部協(xié)調(diào)。(1)協(xié)調(diào)好內(nèi)設(shè)各機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系。(2)協(xié)調(diào)正職與副職之間,副職與副職之間的關(guān)系。(3)協(xié)調(diào)好正職與干事(秘書)之間,秘書與秘書之間的關(guān)系等。原則應(yīng)以橫向協(xié)調(diào)為主,縱向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)為輔,而不是主輔不分,平均使用力量。

(二)組織協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容。

按協(xié)調(diào)性質(zhì)分,有政務(wù)協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào);按協(xié)調(diào)種類分,有會議協(xié)調(diào),電話協(xié)調(diào)和行文協(xié)調(diào)等;按協(xié)調(diào)形式分,有縱向協(xié)調(diào),橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào);按協(xié)調(diào)內(nèi)容分,有計劃,工作,政策,人際關(guān)系協(xié)調(diào)和利益協(xié)調(diào)等。 在這里,著重討論計劃協(xié)調(diào),工作協(xié)調(diào),人際關(guān)系和利益協(xié)調(diào)。

1.計劃協(xié)調(diào)。計劃的制定和計劃的執(zhí)行兩個階段的協(xié)調(diào)。(1)在制定計劃階段,各個制定計劃的單位和部門都希望自己發(fā)展快些,得到上級領(lǐng)導(dǎo)的重視,希望上級領(lǐng)導(dǎo)能夠批準(zhǔn)。因此需要從全局和整體出發(fā),根據(jù)主次和輕重緩急,協(xié)調(diào)其中的各種關(guān)系。(2)在計劃的執(zhí)行階段,由于人員,環(huán)境等條件的變化,人為障礙的影響等,在計劃實施中,往往出現(xiàn)不同步,不銜接,不合作的現(xiàn)象,在職權(quán)內(nèi)進(jìn)行積極協(xié)調(diào)。

2.工作協(xié)調(diào)。工作協(xié)調(diào),是行政主管對系統(tǒng)內(nèi)各單位、各部門以及對同層領(lǐng)導(dǎo)班子工作的協(xié)調(diào)。 合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu),建立健全規(guī)章制度。

把總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)分解為一個個次目標(biāo)、次任務(wù),按照分工落實到各部門,各單位再落實到人,定崗定責(zé),構(gòu)成上下左右各個環(huán)節(jié)相互配合,互相制約的組織系統(tǒng)。同時制定嚴(yán)密的合乎科學(xué)的規(guī)章制度,使人們的分工、行為規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化,制度化。

組織協(xié)調(diào)注意直接向下達(dá)指示的領(lǐng)導(dǎo)人建議。

(三)協(xié)調(diào)工作的原則。主要是一切從實際出發(fā),整體效能,原則性與靈活性,以思想教育為主,提高效益和效率的原則。

(四)協(xié)調(diào)工作的形式和方法。

1.協(xié)調(diào)的形式。

電話協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)、文件協(xié)調(diào)、上門協(xié)調(diào)、邀請協(xié)調(diào)、會議協(xié)調(diào)、制度協(xié)調(diào)。

2.協(xié)調(diào)方法。

(1)指令法。利用一套嚴(yán)格的組織機(jī)構(gòu),通過行政命令直接對協(xié)調(diào)對象發(fā)生影響,對執(zhí)行者具有強(qiáng)制力。

(2)協(xié)商法。(3)滲透法。(4)暗示法。(5)統(tǒng)籌法。(6)過濾法。(7)公平法。(8)寬容法。以“宰相肚里能撐船”和“心底無私天地寬”的胸懷和修養(yǎng),處處以整體利益為重,不斤斤計較個人得失,對不同意見(尤其是言辭激烈的意見)能夠聽得進(jìn)去,對領(lǐng)導(dǎo)和同事、下屬的誤解能夠諒解,對有損自已面子的事情能夠忍讓。(9)目標(biāo)管理法。

行政事業(yè)部事務(wù)工作流程

一、辦公用品

1、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實際需要,向本部門內(nèi)勤提出申請,由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽字領(lǐng)取。

2、辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購,特殊物品采購由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購買。

3、辦公用品費(fèi)用每月攤銷一次,如費(fèi)用超出預(yù)算,由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品,并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。

4、員工離職時,應(yīng)認(rèn)真清點辦公用品,到行政部填寫交接清單并簽字。

6、公司辦公用品每月1日、15日發(fā)放2次,其余時間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。

7、領(lǐng)用的非易耗性辦公用品(如訂書機(jī)、計算器、剪刀等)應(yīng)列人移交品。 如重復(fù)申領(lǐng),應(yīng)說明原因并憑損毀原物(帶有辦公用品發(fā)放標(biāo)簽的)以舊換新。

8、 屬借用的辦公設(shè)備,需填寫借用單,用完后及時歸還。歸還時應(yīng)保持完好 無損,如出現(xiàn)損壞,應(yīng)給予經(jīng)濟(jì)賠償。

9、辦公設(shè)備出現(xiàn)丟失,直接責(zé)任人按價賠償。

采購工作要增強(qiáng)透明度,按需采購。采購過程中,應(yīng)做好市場調(diào)查,對其質(zhì)量、性能、價格及附加優(yōu)惠條件進(jìn)行比較,盡量以最低的價格購買到最好的物品。采購特殊辦公用品,必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存,保障供給。避免不必要的積壓。

二、會議管理

1.公司行政部統(tǒng)一管理會議制度,所有會議均須及時通知行政部,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認(rèn)。

2.會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準(zhǔn)備等(見附表3),便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置及設(shè)備調(diào)試。

3.除其他部門主辦的會議資料各自存檔外,會議資料由行政部整理、立卷、存檔。

4.會議結(jié)束后由行政部派人清理會場,查收設(shè)備

三、印簽管理

1、公司印章刻制均須報總裁批準(zhǔn),由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。

2、下屬企業(yè)和部門根據(jù)實際需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?,但須?jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管;印章使用及保管須有記錄,不能委托他人代管。

4、用印人填寫用印登記簿,注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。

5、經(jīng)分管總經(jīng)理在該表上簽批后方可蓋印。

四、檔案管理

(1) 歸檔范圍:

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。

檔案管理要指定專人負(fù)責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全。

( 2 )檔案的借閱與索?。?/p>

3.借閱檔案必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

(3)檔案的銷毀:

1.任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料;

2.若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。

五、辦公室衛(wèi)生管理細(xì)則

總則:為創(chuàng)造一個整潔有序的辦公環(huán)境、增強(qiáng)員工對公司的責(zé)任感和歸屬感、推進(jìn)公司日常工作規(guī)范化、秩序化、樹立公司形象,特制定此衛(wèi)生管理細(xì)則。

辦公室所有人員要講究衛(wèi)生,做到辦公室內(nèi)外環(huán)境清潔、整齊、統(tǒng)一,嚴(yán)禁隨地吐痰,杜絕臟、亂、差現(xiàn)象。

六、文件收發(fā)

辦公室環(huán)境衛(wèi)生的管理由辦公室人員負(fù)責(zé),所有人員按照衛(wèi)生安排表,每天一小掃,兩天一大掃,消除衛(wèi)生死角。

1、公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括:文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記,以及特殊文件資料的遞送。

2、收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。

3、收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取。

4、對貴重物品、匯款、郵包,要進(jìn)行專門登記,并及時通知個人簽字領(lǐng)取。

5、對投遞錯誤的郵件,應(yīng)及時退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。

七、名片管理

1、公司名片格式統(tǒng)一化,由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。

2、印制名片申請者填寫名片印刷申請單,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負(fù)責(zé)印制。

3、名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門是否相符,姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無誤。

4、公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)作為共享資源。

5、自確認(rèn)名片內(nèi)容起,一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。

6、名片印制費(fèi)用每季度攤銷一次。

八、公司設(shè)備申請流程

3.要使庫存保持合理的限度(基本上無閑置的資產(chǎn)),注意提高資金的有效利用率。

(二)、具體流程:

1.各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預(yù)算計劃,提出切實可行的申請要求(內(nèi)容具體翔實、理由充分),經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后,抄送給行政部。

2.行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進(jìn)行核實,并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā),遵循設(shè)備申請原則,提出解決建議和意見(調(diào)撥或購買)。

4.如果采取“購買”程序,行政部將參照有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。

5.采購由行政部統(tǒng)一申請費(fèi)用、組織購買、費(fèi)用攤銷,過程遵循“價廉物美”的原則,在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上,注意設(shè)備的性能價格比,多壓價比價、厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核查;固定資產(chǎn)登記后,由各部門登記領(lǐng)用,責(zé)任到人。

6.所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部倉庫,并在部門設(shè)備管-理-員處登記。

九、禮品

1、禮品由行政部負(fù)責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購,選擇原則為高雅、大方、實用,能體現(xiàn)公司形象。

2、各部門根據(jù)禮品清單(見附表2)領(lǐng)用公司禮品,需向本部門經(jīng)理提出申請,填寫禮品領(lǐng)用單,簽字確認(rèn)費(fèi)用來源。

3、各級部門經(jīng)理(必要時由總裁或分管行政副總)簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。

4、禮品費(fèi)用每季度攤銷一次,如費(fèi)用超出預(yù)算,由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮品,并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。

十、宣傳品

1、公司宣傳品包括手提袋(長、短)、宣傳彩頁、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。

2、領(lǐng)用宣傳品在5份以下的,由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記。

3、領(lǐng)用宣傳品在5份以上的,需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請單,由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后,在宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用。

4、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過填寫數(shù)目,行政部除責(zé)成其重新填寫外,并向其部門經(jīng)理投訴及進(jìn)行相關(guān)處罰。

。

十一、車輛管理

2、公司車輛由行政部門負(fù)責(zé)管理,分別按車號設(shè)冊登記管理。

3、公司車輛的使用實行“派車單”制度。員工應(yīng)認(rèn)真填寫“派車單”,交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。若有預(yù)計用車需要,應(yīng)提前2—3天向行政部門提交“派車單”申請。

4、“派車單”經(jīng)行政部匯總后,由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車輛統(tǒng)一調(diào)度。

5、車輛使用完畢,使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫“車輛使用實際情況記錄單”,交行政部備案。

6、行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次,以防浪費(fèi),如超過耗油標(biāo)準(zhǔn)時(指不正常)應(yīng)送請調(diào)整修理。

十二、設(shè)備維修流程

1.報修人員先將報修信息反饋給各部門的設(shè)備管-理-員;

3.行政部設(shè)備管-理-員根據(jù)編號,聯(lián)系廠商,組織及時維修;

4.通過暫借、調(diào)撥等方式,將暫時不用的設(shè)備給報修者使用;

5.機(jī)器設(shè)備維修完畢,行政部登記備案,發(fā)還給報修者使用;

附表一:辦公用品申請單

行政管理工作流程 晏國輝

行政管理的主要工作內(nèi)容:執(zhí)行辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù);執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理;執(zhí)行檔案的歸檔管理;執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理;執(zhí)行各種費(fèi)用的控制交納;執(zhí)行公司對外關(guān)系建立維護(hù);執(zhí)行突發(fā)事件處理;執(zhí)行后勤管理;執(zhí)行行政日常事務(wù)處理;執(zhí)行上級交辦事務(wù)等。

具體工作流程

一、執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理

月末行政部要根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存情況,并要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲備以備不時之需,作好請購計劃單經(jīng)主管審批后,及時保質(zhì)保量地采購辦公用品和日常用品,采購物品應(yīng)當(dāng)定價定點,保證質(zhì)優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記,每月盤存,確保帳物相符。

二、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理

對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品,需要建立臺帳清單,監(jiān)督各部門于每月25日進(jìn)行盤點,辦公室會根據(jù)各部門盤點情況進(jìn)行抽查,核對帳物是否相符,然后根據(jù)各部門盤點狀況及調(diào)動增加狀況制作《固定資產(chǎn)、低耗品清單》報表發(fā)放各部門;每季度組織財務(wù)部對各部門進(jìn)行全面盤點,核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)按照相關(guān)程序申請報廢,及時跟進(jìn)各部門資產(chǎn)調(diào)動、出入庫單據(jù)的核對,做到帳物相符。對于資產(chǎn)管理不當(dāng)、帳物不符,應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處罰。

三、執(zhí)行各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理

行政管理工作流程 晏國輝

各部門對維修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn)。

所有維修要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成狀態(tài);對未按要求完成的維修事項、及時了解情況并報告負(fù)責(zé)人。

四、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理

根據(jù)不同種類檔案的特點,做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序,定期收集各類文件資料,并整理立卷歸檔。

各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時間順序等存檔管理。

六、文件資料收發(fā)、傳真管理

七、執(zhí)行各種費(fèi)用的支付、控制

按時申請、交納、控制公司各項費(fèi)用,例如:車輛養(yǎng)路費(fèi)、車船稅等;并將所要交納的各項費(fèi)用進(jìn)行審核記錄,對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、準(zhǔn)確,以確保各職能部門工作的正常開展。

八、執(zhí)行對外關(guān)系建立維護(hù)

建立良好的公共關(guān)系平臺是企業(yè)正常經(jīng)營的關(guān)鍵,行政部門肩負(fù)著對外溝通、協(xié)調(diào)的重任,要把對外關(guān)系維護(hù)作為重要工作來抓,企業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關(guān)系,既有政府部門的,又有社會關(guān)系的,哪方面關(guān)系處理不好,或多或少都會有一定影響。在平時的工作中要經(jīng)常保持與已有關(guān)系的聯(lián)系與溝通,并結(jié)合實際情況,建立新的公共關(guān)系。在對外交往中要自覺維護(hù)公司形象,要將對外關(guān)系維護(hù)情況及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,以便作出符合公司利益的調(diào)整。

九、執(zhí)行處理突發(fā)事件

情況特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及時匯報時可先處理再匯報,但事后要向領(lǐng)導(dǎo)闡明原因。在處理突發(fā)事件時,應(yīng)把握有利原則,要充分維護(hù)公司或員工的利益,樹立好公司的整體形象。

十、后勤服務(wù)保障

行政部要將后勤服務(wù)保障列入日常工作中,要加強(qiáng)對工作環(huán)境、交通、餐廳的管理進(jìn)行監(jiān)督,收集員工建議,緩解員工情緒,通過有效途徑督促集團(tuán)公司改善;為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境,提高保障質(zhì)量;車輛管理中,要制定相應(yīng)制度,經(jīng)常提醒駕駛員遵章守紀(jì),保證車輛隨時處于良好的性能狀態(tài),確保人員接送、貨物輸送的時效性。

安全工作是企業(yè)的一項重要工作,行政部是安全工作的主要執(zhí)行部門;日常工作中應(yīng)將安全工作、保密工作列入議事日程,要充分明確重點安全項目,不定期地組織檢查,認(rèn)真查出安全隱患,及時消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責(zé)任制,簽定安全責(zé)任制,規(guī)劃安全教育、培訓(xùn)計劃并認(rèn)真加以實施。

十一、日常事務(wù)處理

行政部的工作雜而亂,涉及面廣,大小事情多,并且很多事務(wù)具有不可確定性,臨時出現(xiàn)的工作,會給當(dāng)日計劃工作帶來很大的沖突,這時就要擇其輕重而處理??傮w來講,行政部屬于服務(wù)保障部門,是為其他部門服務(wù)的,所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務(wù)。否則會影響正常工作秩序,甚至?xí)绊懡?jīng)營活動。。

十二、執(zhí)行上級交辦事務(wù)

優(yōu)先完成領(lǐng)導(dǎo)交辦各類事務(wù),規(guī)定時限內(nèi)完成不了的,應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因,并盡力盡快完成,最終將完成結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

公司行政工作計劃內(nèi)容公司行政工作計劃與目標(biāo)篇三

組織辦好會議主持、做好會議紀(jì)要等;

管理公司參考書籍及光盤等資料;

做好公司人員考勤和處理各種假期;

管理公司的公共衛(wèi)生;

發(fā)放日常福利、節(jié)日福利;

公司的宣傳資料以及其他物品的管理工作;

購買、管理和維修公司固定資產(chǎn);

定購機(jī)票、預(yù)定酒店等外聯(lián)工作。

完成直屬上司交辦的臨時性工作。

修訂日期:

崗位名稱 行政專員 匯報對象 行政經(jīng)理

所屬部門 行政部 職類職級 行政專員

編制 晉升方向 行政主任/經(jīng)理/相關(guān)適合崗位

主要崗位職責(zé) 工作標(biāo)準(zhǔn) 結(jié)果輸出

公司

行政經(jīng)理交辦的其它事務(wù) 根據(jù)相關(guān)要求 高效、優(yōu)質(zhì)完成

考核指標(biāo) " 關(guān)鍵業(yè)績考核指標(biāo)(kpi)

1. 物資采購的計劃性與及時性

2. 行政成本控制

3、相關(guān)任務(wù)的完成率

3. 服務(wù)滿意度

"

服務(wù)承諾 "用心服務(wù),認(rèn)真執(zhí)行,獲得認(rèn)可,體現(xiàn)價值

承諾人:"

工作流程

4、行政經(jīng)理審核申購匯總表,并提交總監(jiān)審核批準(zhǔn);

5、行政專員采購批準(zhǔn)后的申購辦公用品;

6、庫管組織驗收采購辦公用品并填寫入庫單;

8、前臺文員通知各部門物品到位,并做好領(lǐng)用登記記錄;

10、行政經(jīng)理審核報表并提交財務(wù)部。

"

2、行政專員將收到印刷品或物品及時入庫,填寫《入庫單》;

7、行政專員根據(jù)相關(guān)規(guī)定定期進(jìn)行季度資產(chǎn)盤點,制作資產(chǎn)盤點表;

2、行政經(jīng)理審核行政專員提交票據(jù)及數(shù)據(jù);

3、行政經(jīng)理將審核通過的票據(jù)提交財務(wù)部;

4、財務(wù)部審核后提交相關(guān)上級審批;"

工作5 "

工作6 "

有的檔案的管理

有的企業(yè)文化

工商事務(wù)等等

行政專員的職責(zé):

協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)性工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作。

工作內(nèi)容:

1、人事檔案管理

2、人事考核作業(yè)

3、員工教育培訓(xùn)

4、作息考勤管理

5、獎懲辦法的執(zhí)行

6、各類公告的發(fā)布

7、招聘、錄用、升遷、離退職的辦理

8、各項規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行

9、協(xié)助經(jīng)理制訂公司各項管理制度及業(yè)務(wù)計劃

10、全面組織及督導(dǎo)店員的銷售工作

11、辦公用品的預(yù)算及購買

應(yīng)具備的條件:

1. 工作態(tài)度:必須對企業(yè)的背景、企業(yè)所在行業(yè)及市場的定位、企業(yè)行政管理系統(tǒng)及企業(yè)文化有所了解。

2. 工作技能:有電腦、外語、文筆、溝通技能、時間管理、壓力管理、情緒管理等方面的能力。

3. 業(yè)績方面:領(lǐng)悟上級主管的意圖,工作高效率,有服務(wù)意識,工作環(huán)節(jié)“零缺陷”。

行政助理主要職責(zé)是:

2、參與公司績效管理、考勤等工作;

3、參與公司行政、采購事務(wù)管理.

人事方面

1. 制定、執(zhí)行公司人力資源規(guī)劃;

2. 制定、執(zhí)行、監(jiān)督公司人事管理制度;

8. 教育培訓(xùn):組織員工崗前培訓(xùn)、協(xié)助辦理培訓(xùn)進(jìn)修手續(xù);9. 與員工進(jìn)行積極溝通,了解員工工作、生活情況。

行政人事管理的工作內(nèi)容 怎樣做好行政人事工作,是大部分行政人事從業(yè)者需要解決的問題。我在工作中遇到過很多的問題,但是都會一一的解決,不是因為運(yùn)氣好,而是講求科學(xué)的方法和人際關(guān)系,以及自己的性格等。怎樣做好行政人事工作?本人通過自己的點滴總結(jié)和積累,給各位講述下面幾點經(jīng)驗,不足之處敬請指教:行政部作為公司的一個核心部門,它肩負(fù)整個公司的管理重任。它運(yùn)作的好壞,直接關(guān)系到整個公司的規(guī)范化進(jìn)程。

一、行政事務(wù)管理

5、負(fù)責(zé)全公司組織系統(tǒng)及工作職責(zé)研討和修訂,負(fù)責(zé)公司車輛的管理;

6、負(fù)責(zé)節(jié)約公司成本(降低了成本也就為公司賺了錢,節(jié)約、節(jié)約、再節(jié)約--為你的厲行節(jié)約而喝彩?。。?。

二、人力資源管理與開發(fā)

1、組織架構(gòu)的設(shè)計、崗位描述、人力規(guī)劃編制、考勤管理的工作。

2、招聘使用: 提供工作分析的有關(guān)資料,使部門人力資源計劃與組織的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)一致,對申請人進(jìn)行面試作最終錄用和委派決定,對提升、調(diào)遷、獎懲和辭退作出決定,職務(wù)分析和工作分析的編寫,制定人力資源計劃,通過這些使企業(yè)內(nèi)部“人、事相宜”即采用科學(xué)的方法,按照工作崗位要求,將員工安排到合適的崗位,來實現(xiàn)人力資源合理配制。

3、工作報酬:制定合理的薪酬福利制度,按勞付酬,論-功行賞,通過報酬、保險和福利等手段對員工的工作成果給予肯定和保障。其次,促使員工提高士氣和生產(chǎn)效率的各種激勵策略也是對員工工作績效的一種有效報償。

4、培訓(xùn)開發(fā): 現(xiàn)在的市場無疑應(yīng)是產(chǎn)品質(zhì)量的競爭,說到底是人才的競爭,是一個企業(yè)整體素質(zhì)的競爭。一個產(chǎn)品質(zhì)量的好壞,也是一個企業(yè)所有崗位技能的集中體現(xiàn),所以應(yīng)把全員培訓(xùn)作為企業(yè)立業(yè)之本,追求全員卓越,以人為本的管理方式。提供培訓(xùn)開發(fā)需求和待培訓(xùn)者名單,制定并實施培訓(xùn)開發(fā)計劃:主要指職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)品質(zhì)的培訓(xùn),為員工發(fā)展提供咨詢,規(guī)范在職培訓(xùn)開發(fā)的指導(dǎo),通過培訓(xùn)開發(fā)來“提高員工能力”和“發(fā)揮員工能力”以此改進(jìn)員工的行為方式,達(dá)到期望的標(biāo)準(zhǔn)。

5、人員考核:主要負(fù)責(zé)工作考核,滿意度調(diào)查,研究工作績效考核系統(tǒng)和滿意度評價系統(tǒng),制定紀(jì)律獎懲制度,以工作職責(zé)來制定績效考核標(biāo)準(zhǔn),通過這些活動可以公平的決定員工的地位和待遇,可以促進(jìn)人力資源開發(fā)和合理利用,并且提高和維持企業(yè)的經(jīng)營的高效率。

三、負(fù)責(zé)公司各項規(guī)章制度的修訂,制定及檢查監(jiān)督。

運(yùn)用剛?cè)岵?jì)的管理模式,制定一套符合企業(yè)自身的管理制度,運(yùn)用權(quán)利和組織系統(tǒng),強(qiáng)行進(jìn)行指揮、控制、命令、硬性管理來達(dá)到目的。

四、負(fù)責(zé)總務(wù)管理

沒有后勤的保障,就保證不了生產(chǎn)穩(wěn)定正常的進(jìn)行。首先要制定相關(guān)制度;,加強(qiáng)對宿舍、食堂、水電、辦公用品、零星修繕、部分固定資產(chǎn)、衛(wèi)生、環(huán)境的管理。

五、安全保衛(wèi)

加強(qiáng)對人員進(jìn)出、公務(wù)訪客、車輛物品出入、消防安全、防盜防災(zāi)、職業(yè)安全防護(hù)等的.管理,同時對員工進(jìn)行安全教育,貫徹“安全第一”“預(yù)防為主”的指導(dǎo)思想,創(chuàng)造一個安寧祥和的工作、生活環(huán)境,保證公司員工的生命財產(chǎn)安全。

六、強(qiáng)調(diào)企業(yè)精神,創(chuàng)建公司的企業(yè)文化

一種是軟的約束力、無形的,就是活躍企業(yè)的文化生活,良好的生活環(huán)境和業(yè)余文化生活(比如我們公司的“佛文化”就貫穿到整個企業(yè)文化之中)。

七、塑造企業(yè)形象

1、企業(yè)精神形象,它對于員工有強(qiáng)大的凝聚力,感召力,引導(dǎo)力和約束力,能增加員工對企業(yè)的信任感,自豪感和榮譽(yù)感。

2、企業(yè)環(huán)境形象 因為創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境,是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ),而充分認(rèn)識企業(yè)環(huán)境的特征又是創(chuàng)造良好企業(yè)環(huán)境的基礎(chǔ)。

3、企業(yè)員工形象 制定《員工手冊》,因為良好的員工素質(zhì)和形象,是企業(yè)形象的重要構(gòu)成要素。員工的儀表裝束、言談舉止、工作能力、科學(xué)文化水平、精神風(fēng)貌、工作效率等都會給社會公眾一個整體印象。總而言之,行政人事部工作的最終目標(biāo)就是確保公司的正常運(yùn)作及生產(chǎn),穩(wěn)步,正常的進(jìn)行,為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益,為我們親愛的員工創(chuàng)造他們在外面的另一個“家”??! 行政人事部工作包羅萬象,事務(wù)性公司又“簡單而復(fù)雜”,我們在做工作的時候,一定要保證高度的條理性,部門要在“辦公室6s管理”的基礎(chǔ)上,養(yǎng)成“日事日畢、日清日高”的良好習(xí)慣。

要學(xué)會跟竹子一樣的做人,與各部門保持互惠互利的行為,努力和最不容易搞好關(guān)系的人搞好關(guān)系,才能在復(fù)雜的職場中順利進(jìn)行工作。

尤其是在私人企業(yè)工作的同仁們,在對待上級、平級、下級必須得罪一級的時候,我們必須優(yōu)先保證上級和你的平級的利益,然后才能善待你的下級(在保證不傷害下級利益的前提下,站在企業(yè)的位置為員工服務(wù)),這樣才能把行政人事工作做好。也許還有千言萬語未駛出來,但是我衷心的祝愿所有做行政人事工作的同仁們,運(yùn)用合理的、以柔克剛的“太極拳”一定能使你在行政人事工作方面有所建樹。

一、接聽電話

1、聽到鈴響,至少在第三聲鈴響前拿起話筒;

2、聽話時先問候,并自報公司、部門。標(biāo)準(zhǔn)語:“您好,鴻泰門窗!”或“您好,這里是鴻泰門窗!”(注意聲音和表情)

3、對方講述時留心聽并記下要點,未聽清時,及時告訴對方。隨后根據(jù)對方的初次問話,迅速判斷出他有何需求?作出標(biāo)準(zhǔn)回話。

①咨詢業(yè)務(wù):先生(小姐),關(guān)于這方面情況,讓我們公司x先生為您服務(wù)吧,他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題,我把電話轉(zhuǎn)過去,請稍等。

②聯(lián)系業(yè)務(wù):與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員;無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù),則直接回答:先生(小姐),我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要,請您聯(lián)系其他公司吧,謝謝!

③找人:先生(小姐),您找的xx先生名字叫什么?您跟他(她)預(yù)約了嗎?請您稍等。(然后接通本公司xx先生的電話,詢問轉(zhuǎn)接與否。)

4、結(jié)束時應(yīng)說“謝謝!”,禮貌道別,待對方切斷電話,再放下聽筒;

附:

1、已知相關(guān)的人員現(xiàn)在不在辦公室時,標(biāo)準(zhǔn)回話:“對不起,xx先生暫時不在辦公室,請問有什么事情我可以轉(zhuǎn)告嗎?在不了解對方的動機(jī)、目的時,不隨便傳話,更不在未授權(quán)的情況下說出指定被訪者/受話人的行蹤或?qū)⒈辉L者/受查電話號碼話人的手機(jī)號碼或家庭電話號碼告訴來電者。

4、在向被訪者轉(zhuǎn)達(dá)來訪時,應(yīng)告訴來訪者的姓名。

二、 接待拜訪客戶

1、起立——有訪客來時,立即起立,目光直視來訪者并點頭微笑致意;

3、安排接待——

了解拜訪原因,給予正確接待

約后,通知總經(jīng)理后方可引領(lǐng)到總經(jīng)理辦公室人;如果沒有預(yù)約,請來訪者稍等,立即幫其聯(lián)系,如果總經(jīng)理同意來訪,引領(lǐng)來訪者入座,并倒水給客人,如果不同意來訪,委婉拒絕。

會議室或展廳等候,前臺應(yīng)該帶來訪者去會議室或展廳,(如果是夏天,要打開風(fēng)扇或空調(diào),注意風(fēng)扇的風(fēng)量不要太大,空調(diào)設(shè)置到26度,風(fēng)速為小),為來訪者倒水后禮貌的離開。

知客人相關(guān)負(fù)責(zé)人不在,是否愿意等人回來,或者明天再來訪。

(4)如果是面試者,引導(dǎo)填寫簡歷,簡單介紹公司及應(yīng)聘崗位基本情況后,通知用人部門給予及時面試。

(5)如果是快遞人員,給予簽收,郵件即時送給收件人

(6)如果是推銷人員,問清原因,給予引導(dǎo)接待或者回絕。

4、送客——客人離開時,要起身送客,禮貌用語:“您慢走”。

三、前臺日常工作

1、負(fù)責(zé)把當(dāng)日報紙放在報架上,將舊報紙放指定地點。

2、負(fù)責(zé)提醒和糾正雨傘架上雨具的擺放(特別注意下雨天)

3、負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)出的再生紙收集在一起,放在指定位置,以備它用。

4、管理飲水機(jī)的開戶,并隨時注意一次性水杯數(shù)量。

5、公司電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等文印設(shè)備,發(fā)現(xiàn)故障,及時通知維修人員或供貨商修復(fù),確保設(shè)備正常使用。

6、負(fù)責(zé)魚池中水質(zhì)及觀賞魚的喂養(yǎng)。

7、負(fù)責(zé)公司所有花卉的養(yǎng)護(hù),如有枯枝黃葉或營養(yǎng)不良及時通知花卉養(yǎng)殖人員。

8、協(xié)助行政經(jīng)理對公司清潔阿媽的工作檢查,對死角及易臟區(qū)域做重點排查,并及時與清潔阿姨溝通清理改正。

9、責(zé)公司前臺的衛(wèi)生清理及桌面擺放,并保持整潔干凈。

四、 考勤的制作

1、每日上班后做好各部門的考勤抽查。

2、每月3日前將各部門考勤打印后交各部門確認(rèn)、簽字、回收。

3、每月月初10日前將上個月的考勤用電子表格制作出來,在制作過程中注意請假、曠工、簽卡、遲到、出差、轉(zhuǎn)正人員的詳細(xì)標(biāo)注,交行政經(jīng)理審核。

4、每月月初13日前將上月宿舍人員及水電費(fèi)扣款計算完成,廚房就餐人員及餐數(shù)統(tǒng)計完成交行政經(jīng)理審核。

5、每月15日前必須將各部門考勤、水電費(fèi)、餐費(fèi)統(tǒng)計完成交財務(wù)制作工資。

五、人事處理

1、協(xié)助行政經(jīng)理對各部門補(bǔ)充人員的招聘。(按招聘流程)

2、新進(jìn)人員的入廠和離職人員的出廠手續(xù)之辦理,并交行政經(jīng)理審核(嚴(yán)格按照入職及離職程序及相關(guān)責(zé)任人簽字程序)。

3、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

4、全廠人員檔案的建立與管制。(電腦化)

5、對試用人員之試工情況及考勤跟進(jìn)。

6、協(xié)助行政經(jīng)理對全公司人事異動工作。(轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動/降職等手續(xù)之辦理)

7、協(xié)助行政經(jīng)理對全公司獎懲手續(xù)之辦理。

8、負(fù)責(zé)對各類資料進(jìn)行簽收,整理并分類歸檔。(公司內(nèi)程序文件/內(nèi)部聯(lián)絡(luò)/外部聯(lián)絡(luò)/會議資料/各類培訓(xùn)資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理)。

9、負(fù)責(zé)發(fā)放每月各部門轉(zhuǎn)正員工《轉(zhuǎn)正申請表》至各部門負(fù)責(zé)人,并于每月15日前回收,交至行政經(jīng)理處。

10、負(fù)責(zé)對轉(zhuǎn)正人員的勞動合同簽訂,如遇不愿簽合同人員第一時間上報行政經(jīng)理處理。

11、協(xié)助行政經(jīng)理對員工儀容儀表、工作紀(jì)律進(jìn)行日常監(jiān)督。

12、協(xié)調(diào)行政經(jīng)理對各部門員工進(jìn)行各類培訓(xùn)。

13、負(fù)責(zé)對公司易耗品進(jìn)行歸類與盤點,每月初統(tǒng)計上月購用情況,并上報行政經(jīng)理。

六、 后勤處理

1、負(fù)責(zé)為公司管理層名片制作。

2、協(xié)助行政經(jīng)理對宿舍衛(wèi)生檢查與評比。

3、協(xié)助行政經(jīng)理對飯?zhí)没锸尺M(jìn)行跟進(jìn),并適當(dāng)做出調(diào)整。

4、公司日用品的采購(提出列出清單交行政經(jīng)理審核)。

6、及時處理好客戶的投訴問題。

7、協(xié)助行政經(jīng)理對各部門提交《維修申請單》進(jìn)行安排與跟蹤。

公司行政工作計劃內(nèi)容公司行政工作計劃與目標(biāo)篇四

前臺行政工作

一、衛(wèi)生清潔

會議室、會客室、副總、總經(jīng)理辦公室、茶水間、公共區(qū)域衛(wèi)生

1、上班第一時間根據(jù)當(dāng)天情況調(diào)整空調(diào),整理會客室跟上級的辦公室。注意事項:煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。

2、早上各個辦公室進(jìn)行開門、開窗通風(fēng);如有臟污需及時清理。

5、下班前關(guān)掉會客室茶桌電磁爐的開關(guān),關(guān)好門窗。

6、下班前整理好辦公桌椅,電腦與電腦的擺放需做到橫看豎看均為一條直線,電話需統(tǒng)一擺放,保持整潔度。

7、下班時檢查門窗、空調(diào)、電源等是否關(guān)閉。

二 會議

1、行政助理負(fù)責(zé)對打印機(jī)進(jìn)行保管、檢查等工作,辦公室設(shè)備如若出現(xiàn)故障或耗材缺失,應(yīng)第一時間進(jìn)行維修,確保不影響各部門正常使用。

傳真工作

傳真件必須按照公司已有的模板傳送。

3、快遞工作

收發(fā)快遞,按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時間由收件人領(lǐng)?。奔猓?。

四 辦公用品采購與管理

1、各部門需求計劃收集

2、其他公共物品采購計劃

公共物品包括:茶杯、紙巾、打印紙等非各部門需求計劃內(nèi)的物品,以及其

他原公司沒有但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)需要采購的物品,此項公共物品若臨時急用,可報經(jīng)副總,進(jìn)行臨時采購,如果非急用,可在每月25日前匯總需求計劃,進(jìn)行集中采購。

3、采購流程

b、憑借審批的采購申請表到財務(wù)處辦理借支手續(xù);

五、辦公用品發(fā)放

2、辦公室內(nèi)物品領(lǐng)取均需登記。

3、每月定時對辦公用具進(jìn)行盤點。

六、辦公用品使用管理,

七 來客接待

接待流程:1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由;

3、倒水

4、通知相關(guān)工作人員有人來訪;

5、來客告辭時起身道別;

6、客人離開后 清理水杯及煙灰缸,整理桌椅、保持會客室的整潔;

9、《客戶來訪登記薄》需做好歸檔。

八 檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作

1、協(xié)助制定放假通知、會議通知等公文的書寫、張貼工作;此類文書在有效期后均需存檔。

2、放行條管理:依次為放行條編碼,對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。

3、公司證件:公司證件復(fù)印領(lǐng)取需對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。

九 通訊錄管理

1、熟悉公司人員的及通訊電話,及時更新公司內(nèi)部員工的聯(lián)系方式,負(fù)責(zé)公司電話的接聽與轉(zhuǎn)接。 2、需為新員工申請郵箱,同時更新公司內(nèi)部員工聯(lián)系方式。

十 車輛管理

一、車輛申請使用管理

1、備有《車輛使用申請表》,由用車人在用車前填寫此表,并交由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字,行政部留存;若使用人在使用前未能填寫,則交車后補(bǔ)填。

2、使用人憑申請表到管-理-員處取車。

十一、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)

1、辦公室網(wǎng)絡(luò)維護(hù):若遇上ip地址重復(fù)情況,可按以下步驟更改

步驟:a、windows微標(biāo)鍵+r鍵出現(xiàn)運(yùn)行對話框,輸入cmd

b、輸入ipconfig(輸入法為英語即單擊,為中文即雙擊enter鍵)即出現(xiàn)windows ip適配器相關(guān)信息。

c、右擊網(wǎng)絡(luò)圖標(biāo)(即任務(wù)欄上類似電腦的圖標(biāo)),打開網(wǎng)絡(luò)和共享中心,點擊“更改適配器配置”,右擊本地連接,選擇屬性,雙擊tnternet 協(xié)議版本4,選擇“適用下面的ip地址”進(jìn)行更改ip地址。

十二、公司鑰匙的管理:公司鑰匙的編號均按照辦公桌下的插座編碼編排,需對員工所領(lǐng)取的鑰匙進(jìn)行登記。其他鑰匙妥善保管。

十三、考勤

考勤記錄:下載考勤設(shè)備的記錄,根據(jù)外出單、請假單等進(jìn)行考勤的核對和整理。

1、人員外出登記

b、回到公司在《外出申請單》上登記回來時間以及辦事情況;

c、特殊情況,外出前未登記,需回公司后及時補(bǔ)登;

d、前臺人員負(fù)責(zé)提醒并督促其他員工,并于每月將外出情況匯總,與 考勤統(tǒng)計核對。

2、請假:如有員工請假,需到填寫《假期申請單》并注明請假原因、時間及時數(shù);交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后作為考勤依據(jù);若上級不同意,需注明理 由再返回申請人。若特殊情況,未能提前提出假期申請,需及時致電相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明事由,征求領(lǐng)導(dǎo)的同意方視為正常請假,回公司要及時補(bǔ)登。

十四、招聘

十五、完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他臨時性工作。

附:日常工作所需要的聯(lián)系方式一份。

制作者:卡卡

一、日常接待

1. 接待來訪者:接待不明目的的'來訪者,先問清對方來訪原因,根據(jù)原因來看來者是否是無關(guān)人員,還是需要找公司相關(guān)人員再進(jìn)行接待。

2. 接待咨詢者,若有咨詢者來訪,應(yīng)及時請實驗室或辦公室相關(guān)工作人員來協(xié)助接待。

3. 接聽轉(zhuǎn)接電話:前臺是總機(jī)電話,一般電話撥入后都需轉(zhuǎn)接其他分機(jī),根據(jù)通訊錄的分機(jī)號碼,準(zhǔn)確的進(jìn)行電話轉(zhuǎn)接;接聽咨詢電話,若在前臺接到咨詢電話,如對方不明確自己的咨詢顧問是誰,直接將電話轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門助理處。

4. 接待推銷人員:上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷,應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕,告知上班時間在公司推銷,會影響他人工作,若有員工需要他們的服務(wù),告知相關(guān)部門員工直接與其對接。

5. 面試人員:請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表,并帶領(lǐng)其前往會議室等待,通知辦公室主任或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面試。

6. 接待頻繁往來的相關(guān)人員:

b) 物業(yè)公司,公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項活動的聯(lián)系工作;

c) 送水公司,關(guān)注公司各處飲水機(jī)水量情況,及時聯(lián)系送水,每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“xx”桶,拿走空桶“xx”個即可。每月月底結(jié)賬,填寫請款單提交辦公室主任,向財務(wù)申請費(fèi)用支付。同時關(guān)注公司飲水機(jī)是否正常,如有異常及時通知飲水公司進(jìn)行維修。

二、 辦公用品管理

4. 結(jié)算:每月底聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商提供本月未結(jié)貨款清單及發(fā)票,確認(rèn)無誤后,填寫支出單,報財務(wù)人員審批后通知供應(yīng)商前往領(lǐng)款。

三、日常事務(wù)

5. 每周一定時查看公司信箱,將信件發(fā)放至員工手中;

7. 公司有人員招聘時,協(xié)助人事部門電話通知應(yīng)聘人員各項事宜;

8. 收發(fā)傳真,協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真;

9. 協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部活動,如員工生日會、公司集體活動、拓展等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知、協(xié)調(diào)事宜。

10. 新員工入職時,提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等,并收取新員工的個人身份證明(身份證、學(xué)歷學(xué)位證、戶口本、照片)的復(fù)印件,提交辦公室主任整理歸檔。

11. 積極配合公司的市場宣傳活動,做好后勤保障工作。

四、 接待工作

1. 接待前準(zhǔn)備工作

b) 會議室桌椅布置:在開會前將會議室的桌面收拾整潔,會議椅歸位;

d) 相機(jī):準(zhǔn)備公司相機(jī),為來客拍照留念所用。

f) 預(yù)訂酒店:如需為來客預(yù)訂酒店,確認(rèn)主客姓名后,電話聯(lián)系錦江富園大酒店預(yù)訂房間,預(yù)訂成功后向辦公室主任匯報確認(rèn)。

2. 會議中服務(wù)工作

a) 為開會人員添加茶水;

b) 按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供會議支持;

c) 安排專人負(fù)責(zé)會議中的攝像工作;

3. 會議后完善工作

a) 組織來客及公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念,并將照片發(fā)至來訪者郵箱內(nèi)或作為賀卡發(fā)送。

b) 如遇重要客戶來訪,應(yīng)及時將會議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內(nèi)。

d) 會議后器材的歸庫:會議后器材應(yīng)及時歸庫,將相機(jī)及其他器材放回原處。

一、行政辦公管理模塊:

(一)環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查,植物的維養(yǎng)工作

2、隨時保持辦公區(qū)整潔,定期在每周六中午組織公司員工徹底清潔;

3、根據(jù)辦公室《植物維養(yǎng)指南》對辦公區(qū)域的所有植物進(jìn)行定期維養(yǎng),澆水、施肥等,并在《植物維養(yǎng)明細(xì)表》上做好詳細(xì)登記。

注意事項:1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊;

2、及時補(bǔ)充抽紙和垃圾袋等,保障公司后勤配備。

相關(guān)記錄:《植物維養(yǎng)指南》——前臺

《植物維養(yǎng)明細(xì)表》——前臺

(二)報刊雜志的收發(fā)

2、每天早上10:20整理當(dāng)日的報紙《四川日報》、《金融投資報》送至董事長辦公室(具體要求見《報刊雜志收發(fā)明細(xì)表》)。

業(yè)不能及時送達(dá),前臺應(yīng)及時到大廳取回。

(三)對辦公區(qū)域的管理

工作流程:1、上、下班時檢查所有的電源開關(guān);

2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。

處理,并在第二天上班后提醒同事注意;

醒注意。

相關(guān)記錄:《員工日常行為規(guī)范違規(guī)(紀(jì))記錄表》——行政主管。

(四)接待——面試、客戶來訪

工作流程:1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由;

3、如有必要,安排來訪者前往前臺前面的會議桌稍坐片刻;

4、準(zhǔn)備招待茶水飲料;

5、通知相關(guān)工作人員有人來訪;

6、如有需要,每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別;

訪登記簿》上注明;

10、及時將用完的《客戶來訪登記薄》歸檔保存。

2、《客戶來訪登記薄》的詳細(xì)記錄,并及時將使用完的記錄歸檔保管;

4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。

按下正對大門的前臺座位下的開關(guān),即可打開大門;

6、中午辦公室必須留一位前臺接待人員值班。

相關(guān)記錄:《客戶來訪登記薄》——前臺

(五)電話的接聽和記錄

斷電話,自己再放話筒,電話鈴響超過3聲,接聽電話應(yīng)該致歉;

2、接聽電話時應(yīng)控制音量,不應(yīng)影響其他人的正常工作;

轉(zhuǎn)到就近分機(jī),不需要再大聲提示。其他人員不要在總機(jī)處接聽電話。

人。在轉(zhuǎn)接前,應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。

話;

6、通話之后,應(yīng)輕輕掛斷電話,并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒;

7、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回?fù)?,首先致歉,再詢問剛才來電的目的?/p>

8、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時記錄在《來電記錄表》上;

信息正確無誤。

10、及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。

注意事項:1、來電接聽迅速,接聽電話使用普通話,聲音柔和;

信息接收人等,需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員;

相關(guān)記錄:《來電記錄表》——前臺

(六)日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理

用白紙;公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙;

護(hù)人員進(jìn)行檢查維修(詳見“固定資產(chǎn)的報修與報廢流程”);

4、及時將用完的《設(shè)備報修單》交由行政主管歸檔。

注意事項:1、熟練操作打印、復(fù)印機(jī),并及時補(bǔ)充用紙;

維修;

再使用;

5、節(jié)約資源,愛惜紙張;

6、及時將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄:《設(shè)備報修單》——前臺

二、行政人事模塊:

(一)考勤統(tǒng)計

間及時數(shù)、職務(wù)代理人;

3、如有員工未打卡,請24小時內(nèi)到前臺填寫《未打卡說明單》;

統(tǒng)計上月考勤情況。

2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù),應(yīng)做到實事求是,一視同仁。

相關(guān)記錄:《臨時簽到表》——前臺

《請假單》——前臺

《未打卡說明》——前臺

(二)人員外出登記(前臺提醒督促)

2、回到公司應(yīng)立即擦除留言板山的外出留言記錄;

3、特殊情況,外出前未登記,應(yīng)提前電話告知相關(guān)負(fù)責(zé)人及前臺。

臺填寫《未打卡說明表》;

5、考勤人員及時將未打卡詳情錄入電子文檔,便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。

注意事項:1、外出前的準(zhǔn)備并與對方聯(lián)系;

2、在留言板上及時提前做好詳細(xì)記錄外出辦事情況;

3、前臺人員負(fù)責(zé)提醒并督促完成,并做出統(tǒng)計。

相關(guān)記錄:留言板——辦公區(qū)

三、文檔資料管理:文件的收發(fā)

a、紙質(zhì)文件的收發(fā)

收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等,還需要求收/發(fā)件人簽字;

3、對于需要行政部存檔的,前臺應(yīng)復(fù)印1份存檔,原件交給相應(yīng)收件人;

4、前臺將原件交檔案管-理-員存檔,并要求檔案管-理-員簽字確認(rèn);

外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管-理-員歸檔。

6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊全及達(dá)到;

檔。

以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容;

2、及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員;

3、按項目分類交檔案管-理-員歸檔。

相關(guān)記錄:《收文明細(xì)》——前臺

《發(fā)文明細(xì)》——前臺

《文件外送單》——前臺

b、電子文件的收發(fā)

文件夾;

中記錄,收/發(fā)方式在備注中注明;

4、及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負(fù)責(zé)人,并確認(rèn)對方收到;

項目文件夾中。

于查找;

2、及時將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人,并確認(rèn)是否收到;

3、按時將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管-理-員,由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。

相關(guān)記錄:收/發(fā)電子文件夾——前臺

《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》——前臺

四:后勤服務(wù)管庫模塊:

(一)預(yù)定用餐、酒店

工作流程:1、熟悉與公司常有業(yè)務(wù)來往的餐飲商家、酒店;

4、對于董事長安排的預(yù)訂酒店的事宜,應(yīng)及時查閱酒店信息,預(yù)訂房間或用餐,需要提前預(yù)交押金或者房費(fèi)的,應(yīng)提前做好用款請示并交款,避免影響客人的入住或者用餐。

長或陳總;

2、對于預(yù)訂送餐用餐時間比較緊的情況,可直接到商家購買,或者請同事協(xié)助完成。

公司行政工作計劃內(nèi)容公司行政工作計劃與目標(biāo)篇五

一、行政、采購工作內(nèi)容

工作計劃:每周、月、年制定工作總結(jié)及計劃,并上報主管領(lǐng)導(dǎo);

架、易拉寶、寫真布、相冊故事包裝盒的制作;

文員職責(zé):負(fù)責(zé)資料的打印、復(fù)?。ê贤⑽募?、證件等);

其他:協(xié)助其他部門或領(lǐng)導(dǎo)的工作。

二、公司制度與會議工作內(nèi)容

其他:起草及歸檔公司相關(guān)文件。

1

三、人力資源工作內(nèi)容

面試通知:下載簡歷,選擇合適的人員通知面試;

招聘職位的發(fā)布與更新:每日9:00前對招聘后臺的更新與發(fā)布;

培訓(xùn):負(fù)責(zé)培訓(xùn)活動的組織管理及培訓(xùn)結(jié)果跟進(jìn)工作;

文化建設(shè):負(fù)責(zé)公司聚餐、員工活動的組織和策劃,配合建設(shè)企業(yè)文化;

其他工作:認(rèn)真、高效、準(zhǔn)確的完成上級下達(dá)的各項工作目標(biāo)。

四、市場推廣工作

其他。

五、店面管理工作

相冊故事店面的管理:例如:店面電費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)充繳等日常事物的處理;

店內(nèi)物品的盤點及采購:固定資產(chǎn)的盤點、快速易耗品的盤點;

其他:協(xié)助店面成員進(jìn)行突發(fā)性事件的處理。

2

一、 崗位職責(zé)

3、 管-理-員工信息資料及各類人事資料

4、 辦理人事招聘、人才引進(jìn)、內(nèi)部調(diào)動、解聘的相關(guān)手續(xù)

5、負(fù)責(zé)辦理員工居住證及招調(diào)工手續(xù)

7、 負(fù)責(zé)每月考勤統(tǒng)計及匯編工作,并報經(jīng)理審批

9、 人事日常事務(wù)管理

(1) 人員請假、勤務(wù)事項登記辦理

(2) 人員請假、勤務(wù)資料匯編事項

(3) 員工動態(tài)管理

(4) 人員辭職手續(xù)的轉(zhuǎn)辦

(5) 各種例假、辦公時間的通知、變更等事項辦理

11、 組織辦好會議接待、娛樂等各項活動

12、 組織公司辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作

13、 管理公司公共衛(wèi)生

14、 負(fù)責(zé)辦理公司各項證件的資質(zhì)年審

1.人事工作:

招聘渠道開發(fā),職位分析并及時更新招聘廣告;發(fā)布招聘信息,完善職位說明書。 應(yīng)聘者資料的瀏覽、篩選、預(yù)約、組織、安排人員的面試,建立公司人才庫。

負(fù)責(zé)員工錄用、背景調(diào)查、人事檔案的建立、勞動合同的簽訂;試用期、培訓(xùn)期考核跟蹤記錄,社保金繳納,轉(zhuǎn)正申請的跟進(jìn);人事異動、離職等手續(xù)的辦理;勞動合同續(xù)簽,社保、社??ā⒕幼∽C等證照的辦理。

負(fù)責(zé)公司績效考核的流程和執(zhí)行;員工績效考核數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總、上報、申訴等工作,并對績效考核的方式方法提出意見和改進(jìn)建議。

負(fù)責(zé)組織實施員工培訓(xùn)活動,總結(jié)并提供培訓(xùn)課程及方案。

協(xié)助組織宣傳企業(yè)文娛、文體活動。

2.行政事務(wù):

監(jiān)督并執(zhí)行公司規(guī)章制度和工作流程;

統(tǒng)計月度各報表,考勤、獎懲、社保及其他費(fèi)用報表的制作及數(shù)據(jù)審核。

宿舍及公司房租、水電表抄表、制表、費(fèi)用請款,隔壁公司水電、房租催款; 協(xié)助司機(jī)做好車輛管理工作,做到電子檔行程記錄表與手填表數(shù)據(jù)一致。

辦公室用品等申請、領(lǐng)用、采購、盤點等工作。

3.前臺事務(wù):

外來人員的登記與接待;

協(xié)助同事做好傳真收發(fā)、電話轉(zhuǎn)撥、文件打印等工作;

崗位任職資格:

2.專業(yè)知識:人力資源知識、行政管理知識、企業(yè)文化知識、規(guī)章制度、計算機(jī)知識、接待禮儀。

3.技能:學(xué)習(xí)能力、語言書面表達(dá)能力、貫徹執(zhí)行能力、溝通協(xié)調(diào)能力。

4.態(tài)度:正直/誠信、責(zé)任感、服從性、服務(wù)意識。

5.特殊要求:熟悉績效考核、培訓(xùn)兩大模塊工作經(jīng)驗

崗位職責(zé):

1.主主導(dǎo)招聘面試工作,依各部門提供的《人員增補(bǔ)單》,通過不同的招聘渠道將人才招聘到位,擬定相關(guān)的工作流程及制度,經(jīng)上級確認(rèn)后實施執(zhí)行(當(dāng)天刷新招聘網(wǎng)站,選擇合適簡歷約定面試)

2.主導(dǎo)培訓(xùn)工作,擬定年度培訓(xùn)計劃大綱,按照規(guī)定時間安排培訓(xùn)工作,并要求參訓(xùn)人員填寫培訓(xùn)心得(依培訓(xùn)大綱時間具體操作)。

3.勞動合同簽訂在辦理入職手續(xù)同步完成,和諧處理員工關(guān)系,避免各種勞動糾紛的產(chǎn)生。

4.建立健全人才儲備庫,根據(jù)人才類型進(jìn)行統(tǒng)一儲備(依面試情況進(jìn)行更新),同時對年度招聘成本及招聘效果進(jìn)行分析,控制招聘費(fèi)用。

5.離職人員離職手續(xù)的辦理,當(dāng)天完成(勞動合同的解除、資料物品的上交,次日內(nèi)將考勤資料上交于財務(wù)部,三天內(nèi)結(jié)算離職工資)

6.根據(jù)人員入、離職記錄,負(fù)責(zé)公司在職人員的就業(yè)登記,統(tǒng)計公司人員變動情況(入職、離職3天以內(nèi)必須完成網(wǎng)上操作)

7.根據(jù)人員的入、離職記錄,按照社保局的要求時間,準(zhǔn)確、及時操作參保、停保人員信息資料。(每月18號前必須操作完畢)

8.人事檔案的正確管理,及時整理歸檔,在職與離職人員的檔案分開管理(每月不定期檢查整理勞動合同等資料的完整性)。

9.與各直營店店長友好溝通聯(lián)系,及時掌握店員日常行為、考勤及人員變動情況(每兩天就要友好溝通一次,相關(guān)信息通過文件的形式進(jìn)行)。

10.與政府外聯(lián)單位保持友好溝通,及時完成相關(guān)的工作任務(wù)。

11.隨時檢查各部門人員日常行為規(guī)范,發(fā)現(xiàn)違紀(jì)行為第一時間根據(jù)規(guī)章制度作出處理,給予當(dāng)事人行政處罰,并作以詳細(xì)記錄。(每天不定時檢查)

12.及時完成上級交付的其他工作事務(wù)。

主要職責(zé)是:

1、協(xié)助人事行政經(jīng)理完成公司人事行政事務(wù)管理;

2、參與公司招聘、培訓(xùn)、績效管理、考勤等工作;

1、負(fù)責(zé)辦公用品的管理,月初(十號之前)完成統(tǒng)計,

2、 辦公設(shè)備、公共設(shè)施、的日常管理和維護(hù);

負(fù)責(zé)根據(jù)維修要求安排人員維修、對維修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn)。 3、每月繳納辦公區(qū)域水電費(fèi)。(按比例算好各部門費(fèi)用 填支出憑單); 每周去奧體辦公室取信。(由前臺做好登記)

4、核對每月員工病事假、每月員工考勤。

5、突發(fā)事件處理;日常安全工作、保密工作;后勤、食堂的管理; 行政日常事務(wù)處理;上級交辦事務(wù)等。

6、優(yōu)先完成領(lǐng)導(dǎo)交辦各類事務(wù),最終將完成結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

7. 日常事務(wù)處理:對食堂、宿舍、的管理;以及保潔和廚師的工作監(jiān)督、協(xié)調(diào)。

1、做好聯(lián)絡(luò)溝通工作,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映情況、反饋信息;綜合協(xié)調(diào)各部門的工作; 檢查和督辦有關(guān)工作,協(xié)助處理日常工作。

2、招聘:編導(dǎo)、績效考核、廣告銷售、品牌推廣、實習(xí)生等職位的簡歷篩選、 面試通知、接待。

3、辦理員工入職:負(fù)責(zé)新入職員工培訓(xùn)工作。

(1)按照公司規(guī)定的員工入職程序和要求辦理入職手續(xù)和離職手續(xù),

4、熟悉公司各規(guī)章制度及相關(guān)的勞動法知識以解答員工的疑問;

一、行政管理

2、收集公司提供的各方面工作情況、資料、數(shù)據(jù);

7、負(fù)責(zé)行政辦公費(fèi)用如水電費(fèi)、電話費(fèi)等的確認(rèn),提出付款申請;

8、負(fù)責(zé)組織員工企業(yè)文化活動;

9、負(fù)責(zé)公司名片、廣告制作,公司網(wǎng)站的維護(hù);

10、 負(fù)責(zé)協(xié)助公司有關(guān)部門辦理相關(guān)手續(xù);

11、 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

二、人事管理

2、嚴(yán)格執(zhí)行公司一切規(guī)章制度,堅持原則性、公正性、保密性;

3、協(xié)助各部門制訂崗位定員定編工作;

5、負(fù)責(zé)培訓(xùn)活動的組織管理及培訓(xùn)結(jié)果跟進(jìn)工作;

6、對公司員工進(jìn)行考核、獎懲管理,并向公司提供相關(guān)實際情況;

7、負(fù)責(zé)公司員工活動的組織和策劃,配合建設(shè)企業(yè)文化;

8、搞好部門內(nèi)部協(xié)作;

9、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

行政人事部主管:賈敏 二零一三年四月十七日

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