總結(jié)是對(duì)自己經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)的一種總結(jié)和概括。在寫總結(jié)時(shí)，要注重邏輯性，將所總結(jié)的內(nèi)容按照一定的次序進(jìn)行組織和表達(dá)。這些范文從結(jié)構(gòu)、觀點(diǎn)、語(yǔ)言等方面都有一定的亮點(diǎn)，值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。
學(xué)校檔案管理論文篇一
一、檔案行政管理職能沿革。
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，檔案行政管理應(yīng)用的主要手段就是指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案行政管理職能主要依靠行政命令得到落實(shí)。
因此必須認(rèn)識(shí)到在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)模式有效推動(dòng)了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，雖然人們也將其叫做業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但這種指導(dǎo)具有一定的強(qiáng)制特點(diǎn)，所以，在一定意義上可以這樣說，它就是法，就是命令，下級(jí)部門一定要遵從與執(zhí)行，開展檔案工作與業(yè)務(wù)建設(shè)就是在行政命令的狀態(tài)下實(shí)行的，屬于強(qiáng)制執(zhí)行。
這一現(xiàn)象并不只是表現(xiàn)在檔案行政管理部門當(dāng)中，而是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期所有行政機(jī)關(guān)都有的行政特點(diǎn)。
學(xué)校檔案管理論文篇二
合理的開展檔案管理工作會(huì)同樣會(huì)對(duì)在校學(xué)生的個(gè)人發(fā)展產(chǎn)生重要影響，對(duì)學(xué)校前輩所取得的成績(jī)和研究成果進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄骺梢詾樵谛W(xué)生樹立正確的學(xué)習(xí)榜樣和努力的具體方向。宣傳時(shí)所需的資料主要自于學(xué)校的科學(xué)化檔案管理工作，在教育過程中可以對(duì)學(xué)生的個(gè)人資料進(jìn)行甄選，將具有代表性的資料進(jìn)行歸檔處理。學(xué)?？梢詫?yōu)秀學(xué)生的個(gè)人學(xué)習(xí)方法、心得和所取得的成果做成宣傳資料，將其錄入學(xué)校的網(wǎng)站或是張貼到學(xué)校的閱覽室之中，方便在校學(xué)生學(xué)習(xí)和了解并及時(shí)對(duì)自己的學(xué)習(xí)方法進(jìn)行糾正。合理的開展檔案管理工作可以為在校生的個(gè)人發(fā)展提供更多的參考資料。
檔案管理工作可以為學(xué)校的各個(gè)職能部門所需的'參考資料，這些參考資料對(duì)于學(xué)校的整體管理和教育水平的提升具有深遠(yuǎn)影響，同時(shí)也從側(cè)面反映了學(xué)校辦學(xué)水平的高低。衡量學(xué)校辦學(xué)能力的好壞不應(yīng)僅限于學(xué)生升學(xué)率和學(xué)生獲獎(jiǎng)率等指標(biāo)之上，更應(yīng)充分考慮學(xué)校的教學(xué)資料及檔案的管理工作水平。學(xué)校的教學(xué)資料包含了教師的教學(xué)計(jì)劃、大綱和主要授課內(nèi)容同時(shí)也記錄了教師對(duì)于個(gè)人教學(xué)工作的總結(jié)和教學(xué)工作中遇到的問題的思考，這些資料對(duì)于青年教師的培養(yǎng)具有重要作用，只要合理的運(yùn)用好這些資料才能快速的提升學(xué)校的整體教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平，而運(yùn)用好這些資料的前提則是對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行合理的管理與歸檔。資料檔案的妥善管理會(huì)極大的方便教師的查閱和篩選，使其能及時(shí)的糾正教學(xué)思路中的不足。
目前，我國(guó)學(xué)校檔案管理工作暴露出了一系列的問題。這些問題涉檔案管理思想、方式、硬件設(shè)施和人員專業(yè)素質(zhì)等多個(gè)方面，這些不足之處使得學(xué)校的檔案管理工作舉步維艱，極大的限制了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。
（一）檔案管理思想淡泊。
現(xiàn)階段檔案管理工作開展較好的學(xué)校主要集中在城市，縣城及農(nóng)村學(xué)校的檔案管理意識(shí)較差，偏遠(yuǎn)山村則基本沒有檔案管理的意識(shí)。有的學(xué)校僅將檔案管理工作看作是對(duì)學(xué)校教學(xué)資料的回收與處理，忽視了對(duì)教學(xué)資料的分類，也不能夠挖掘出檔案資料中對(duì)于未來(lái)教學(xué)工作具有指導(dǎo)意義的精華部分，使得檔案管理工作形同虛設(shè)。通過分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作開展不到位的地區(qū)主要是一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展較差的區(qū)域，這些地區(qū)的學(xué)校將人力、物力都放在教學(xué)之上，著眼于學(xué)生升學(xué)率的提升，忽視了檔案管理工作在提升教學(xué)水平方面所起的重要作用。這種重師資而輕管理的思想在一定程度上阻礙了教學(xué)水平的提升，不利于優(yōu)秀教學(xué)思路的教學(xué)方法的共享。
（二）檔案管理方式及硬件措施落后。
我國(guó)大部分學(xué)校目前采用的檔案管理方式仍為單一的紙質(zhì)檔案管理方式，這種檔案管理方式較落后且不便于檔案的分類處理和后期檔案的查找，并且紙質(zhì)檔案不利于長(zhǎng)期保存。與此同時(shí)，檔案管理的硬件措施也不夠完善，如紙質(zhì)文檔管理時(shí)的防潮、防火措施不夠到位；電子檔案管理時(shí)計(jì)算機(jī)的硬件水平較差等。這些不足都限制了檔案管理工作水平和工作質(zhì)量的提升。
（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺。
受檔案管理思想淡泊的影響，很多學(xué)校不愿意花費(fèi)較高的薪酬去聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，檔案的管理工作則主要依靠于學(xué)校各個(gè)學(xué)科的老師，而學(xué)校最終僅起到一個(gè)資料匯總的作用。這種檔案管理方式使得不同種類和學(xué)科的檔案編寫及歸類處理方式五花八門，因?yàn)榻虒W(xué)資料的歸檔處理主要依靠各個(gè)學(xué)科和部門的老師且在編寫資料的時(shí)候沒有明確、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以最后上交到學(xué)校的歸檔資料必然千差萬(wàn)別。這種檔案管理模式不僅浪費(fèi)了教師教學(xué)時(shí)間，而且為不同類別檔案資料之間的分享與傳閱帶來(lái)困難。
針對(duì)于現(xiàn)階段檔案管理工作所面對(duì)的問題，其解決方法應(yīng)主要涉及兩個(gè)方面，既提升檔案管理工作的意識(shí)和改變檔案管理工作模式。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展和教學(xué)水平提升方面所起的主要作用，積極促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的開展。學(xué)校應(yīng)建立專業(yè)、健全的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，明確檔案管理工作各個(gè)職能部門應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，使得檔案管理工作向?qū)I(yè)化發(fā)展。其次，學(xué)校應(yīng)完善傳統(tǒng)檔案管理模式中的缺陷，建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。將檔案管理模式由紙質(zhì)檔案管理模式向電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變，提升檔案管理工作的效率和所管理檔案的后期利用率。推動(dòng)檔案管理工作的信息化和數(shù)據(jù)化進(jìn)程，使得管理之后的檔案能夠更好的運(yùn)用于學(xué)校的教學(xué)及科研工作。
四、結(jié)束語(yǔ)。
隨著經(jīng)濟(jì)水平及信息化水平的提升，檔案管理工作在學(xué)校的整體管理工作中所發(fā)揮的作用將會(huì)逐漸突出，檔案管理水平的高低將對(duì)學(xué)校的教學(xué)水平產(chǎn)生直接影響?，F(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題在一定程度上限制了學(xué)校的發(fā)展，而如何科學(xué)和合理的管理學(xué)校的各種檔案資料將是學(xué)校發(fā)展過程中所面臨的一大難題。
學(xué)校檔案管理論文篇三
（湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)東方科技學(xué)院，湖南長(zhǎng)沙410128）。
摘要：檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來(lái)。本文認(rèn)為，做好高校檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，健全制度是關(guān)鍵，牢固服務(wù)是根本。
高校檔案是高校廣大教職員工從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理、科研情況及學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)的真實(shí)憑證，并具有保存或參考價(jià)值的檔案資料，它能很好的反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在高校工作中起著承前啟后的作用。分析利用高校檔案，能有效地幫助提高教育管理和教學(xué)水平。做好高校檔案的管理工作，對(duì)教育、教學(xué)、教研活動(dòng)有著十分重要的作用和影響。
高校檔案是展示學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體，因此學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì)文化背景之下，努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍，努力與德育教育各類活動(dòng)相結(jié)合，成為校園文化建設(shè)的重要基地，最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌和歷史面貌。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要站在校園文化的角度，倡導(dǎo)全校教職員工認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案管理工作的重要地位和作用，并把檔案管理工作納入學(xué)校發(fā)展的長(zhǎng)效機(jī)制之中，努力讓全體教職工增強(qiáng)建檔意識(shí)，形成人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。
一段時(shí)間以來(lái)，很多高校對(duì)于檔案管理工作不夠重視，在人、財(cái)、物的投入上沒有把檔案工作擺在應(yīng)有的重要地位，導(dǎo)致了檔案管理工作無(wú)人重視，嚴(yán)重影響了檔案工作人員的工作積極性，也一定程度上影響了工作質(zhì)量和效果。要真正做好檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是前提。只要領(lǐng)導(dǎo)重視了，重心明確了，以后的工作才好有條不紊的進(jìn)行。
一是要明確檔案管理機(jī)構(gòu)的雙重職能。目前檔案工作在高校的地位還沒有達(dá)到應(yīng)有的高度，有的甚至還停留在“說起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的地步。在學(xué)校機(jī)構(gòu)改革中，不少檔案管理機(jī)構(gòu)的`地位又被削弱，只看到其服務(wù)功能，而忽視了其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的職能。要把檔案工作作為高校內(nèi)部行政管理的重要部門，因?yàn)榉梢笃洹皩?duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”，同時(shí)還要“負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案”。所以高校檔案機(jī)構(gòu)具有雙重性，作為職能部門，它負(fù)有“監(jiān)督和指導(dǎo)”的職能。作為業(yè)務(wù)部門，它具有“保管”的職責(zé)。因此，我們要強(qiáng)調(diào)高校檔案管理機(jī)構(gòu)的雙重職能。
二是要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)。成立以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、相關(guān)負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一定數(shù)量的專職檔案員和兼職檔案員。要采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)技術(shù)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對(duì)待。要按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任（或任命）工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動(dòng)。檔案部門的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對(duì)與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，添購(gòu)檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
三是要建立完善的檔案管理工作制度。完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。制訂《檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度，促使全校教職員工都來(lái)重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使高校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。依法管理檔案工作，加大宣傳力度，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制觀念，打好依法管理檔案工作的群眾和社會(huì)基層。
一是要強(qiáng)化服務(wù)理念。高校檔案管理工作的初衷和歸宿是它的服務(wù)價(jià)值，利用它來(lái)正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。首先，要強(qiáng)化服務(wù)功能，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。使得高校檔案工作更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為教學(xué)科研服務(wù)，為各類咨詢查證服務(wù)。其次，提高管理素質(zhì)，拓寬服務(wù)渠道。要轉(zhuǎn)變思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，主動(dòng)樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)服務(wù)功能。
二是要加強(qiáng)素質(zhì)建設(shè)。檔案工作者在做到政治素質(zhì)高、具備強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感的同時(shí)，還必須適應(yīng)新形勢(shì)的需要，樹立創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，加強(qiáng)創(chuàng)新學(xué)習(xí)，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)和一定的現(xiàn)代化管理知識(shí)，培養(yǎng)信息技術(shù)開發(fā)應(yīng)用能力，不斷提高業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案工作專業(yè)化管理。一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任高校專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。協(xié)調(diào)好與公文處理部門的關(guān)系，從管理制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)加強(qiáng)公文處理的統(tǒng)一性；確保歸檔文件的齊全完整。檔案來(lái)源于學(xué)校各職能部門的職能活動(dòng)，從文件產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷一段時(shí)間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響文件材料的質(zhì)量，影響文件材料的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性，如歸檔學(xué)生學(xué)籍的管理，教師和教職員工的人事檔案。檔案工作人員必須與各職能部門及時(shí)溝通，確保歸檔文件的齊全完整。努力打造一支愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的檔案管理隊(duì)伍，讓他們每個(gè)人都能在自己平凡的工作崗位上創(chuàng)績(jī)立功，盡快成長(zhǎng)為檔案管理的行家里手，為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。
三是要掌握先進(jìn)技術(shù)。要加快高校檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。選用適合本校檔案管理工作的管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。在此基礎(chǔ)上，建立檔案信息查詢系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理部門和個(gè)人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解相關(guān)檔案信息，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息公開。這樣不僅可以使檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來(lái)，而且可以更快捷、更準(zhǔn)確地為教育、教學(xué)及科研、人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，做到檔案管理工作管理方法科學(xué)化，管理手段高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，建立檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制，使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)，推進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。
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學(xué)校檔案管理論文篇四
隨著人類進(jìn)人信息社會(huì)及現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展.由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對(duì)人類社會(huì)的作用與意義越來(lái)越大，一個(gè)數(shù)字化地球正日益展現(xiàn)在我們面前。
人類社會(huì)信息的生成，也由單一的傳統(tǒng)環(huán)境逐漸向主要由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成的數(shù)字化環(huán)境過渡。
由此，新的數(shù)字化信息在人類社會(huì)中起著越來(lái)越重要的作用，并向人類杜會(huì)提出了新的挑戰(zhàn)。
電子文件，作為一種數(shù)字化信息，從其產(chǎn)生、處理、傳遞至整理、保管、利用等各個(gè)方面都向檔案界提出了一系列新的課題。
一、電子文件的特性。
1.非人工識(shí)讀性。
非人工識(shí)讀是指電子文件載體上所記錄的信息是人們無(wú)法直接閱讀理解的，必須借助于特定的工具來(lái)識(shí)別。
因此，將這一特征稱為“非直讀性”。
2.生成環(huán)境依賴性。
非人工識(shí)讀性使得電子文件的生成、處理、閱讀、使用必須依靠計(jì)算機(jī)軟、硬件工具來(lái)實(shí)現(xiàn)。
3.信息與載體的可分離性。
綜合各種論述，我們認(rèn)為信息與載體的可分離性是電子文件相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的一個(gè)重要而顯著的特點(diǎn)。
4.易變性。
電子文件的易變性表現(xiàn)在內(nèi)容易變、載體易變和環(huán)境易變?nèi)齻€(gè)方面。
(1)電子文件的內(nèi)容易于改動(dòng)和操作。
由于存在信息與載體的“可分離性”，人們?cè)趯?duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行改動(dòng)操作時(shí)無(wú)需顧及其記錄層面和物理層面載體所發(fā)生的變化，因?yàn)橛尚畔?nèi)容到載體之間的“映射”是“自由的”、由系統(tǒng)自動(dòng)完成的。
因此，我們可以隨心所欲地改變文件的內(nèi)容和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，比如對(duì)文本信息進(jìn)行剪切、復(fù)制、粘貼，插入表格、圖形或音頻，對(duì)圖像文件進(jìn)行調(diào)色處理，對(duì)音頻文件重新壓縮，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件動(dòng)態(tài)更新，對(duì)多種類型的信息進(jìn)行集成處理等等，這些操作在應(yīng)用軟件平臺(tái)上都可以很方便地完成，并且通?？梢阅孓D(zhuǎn)。
(2)電子文件的存儲(chǔ)載體極易改變。
一方面，磁電介質(zhì)和光電介質(zhì)的性能不穩(wěn)定，其物理壽命(保證存儲(chǔ)數(shù)據(jù)不丟失的時(shí)間)遠(yuǎn)不如紙張，在氧化作用或物化環(huán)境的影響下，很容易發(fā)生文件信息的丟失或改變現(xiàn)象;另一方面。
技術(shù)的發(fā)展使存儲(chǔ)設(shè)備不斷更新?lián)Q代，新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)逐漸失去對(duì)老式存儲(chǔ)設(shè)備的兼容性，為保證電子文件信息的長(zhǎng)期有效，必須及時(shí)不斷地將電子文件從老的存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)移到新的存儲(chǔ)載體，這種存儲(chǔ)載體的升級(jí)，也可能帶來(lái)信息的失真。
(3)電子文件的生成環(huán)境不斷變化。
隨著技術(shù)的發(fā)展，電子文件賴以生存的應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件平臺(tái)不斷升級(jí)，硬件環(huán)境的系統(tǒng)配置及其性能不斷提高，新的信息編碼規(guī)范、信息記錄方式和文件格式不斷問世。
由于電子文件對(duì)生成環(huán)境具有依賴性，將電子文件從舊的生成環(huán)境向新的環(huán)境遷移成為電子文件長(zhǎng)期保管的常規(guī)任務(wù)，而在技術(shù)環(huán)境的遷移過程中，將不可避免地發(fā)生信息的損失、變異現(xiàn)象。
5.結(jié)構(gòu)復(fù)雜性。
相比傳統(tǒng)形態(tài)的文件，電子文件的結(jié)構(gòu)復(fù)雜性主要表現(xiàn)在:(1)電子文件個(gè)體存在縱向結(jié)構(gòu)。
從“內(nèi)容信息”到作為信息記錄方式的“數(shù)字代碼序列”，再到固化數(shù)字代碼序列的“存儲(chǔ)載體”，電子文件呈現(xiàn)出縱向?qū)咏Y(jié)構(gòu)，各個(gè)層面之間的“映射”有著復(fù)雜的規(guī)則，通過專門的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。
而對(duì)紙質(zhì)文件而言，內(nèi)容與載體通過書寫或刻印融合于一休，成為不可分割、不易變化的整體，結(jié)構(gòu)清晰單一。
(2)電子文件內(nèi)容具有集散性。
一份電子文件的信息內(nèi)容可以由不同的內(nèi)容要素集合而成，這些內(nèi)容要索可以源自不同的系統(tǒng)(如:oa系統(tǒng)、mis系統(tǒng)、gls系統(tǒng)等)、系統(tǒng)的不同組成部分、不同的數(shù)據(jù)庫(kù)及不同的物理位置。
(3)電子文件具有與環(huán)境的關(guān)聯(lián)性。
對(duì)電子文件而言，生成、處理和顯現(xiàn)這些內(nèi)容的軟件程序和背景信息與表達(dá)作者意圖的文件內(nèi)容同等重要。
孤立保存的電子文件，會(huì)因?yàn)橹С中攒浖完P(guān)聯(lián)信息的缺乏而無(wú)法正確識(shí)讀和保存，因此，描述電子文件格式、結(jié)構(gòu)、來(lái)源、職能、技術(shù)參數(shù)、軟硬件環(huán)境等信息的元數(shù)據(jù)成為電子文件不可或缺的組成部分。
6.多種媒體的集成性。
多種媒體集成是電子文件不容爭(zhēng)議的重要特點(diǎn)。
電子文件可以將文字、圖片、動(dòng)畫、音頻、視頻、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)乃至程序指令等集成于同一個(gè)文件體，從而在文件展現(xiàn)過程中圖文并茂，具備傳統(tǒng)文件無(wú)法比擬的超鏈、檢索、互動(dòng)等功能。
1.對(duì)電子文件管理流程加以優(yōu)化。
相關(guān)管理活動(dòng)有序組合。
電子文件管理流程不是對(duì)手工管理流程的復(fù)制和模擬，而應(yīng)根據(jù)電子文件技術(shù)特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)高效處理數(shù)據(jù)、一次輸入多次輸出、可并行作業(yè)等優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建更為科學(xué)高效新流程，具體落實(shí)全程管理和前端控制。
2.以電子文件管理軟件為中心實(shí)施管理。
電子文件技術(shù)特點(diǎn)和隨之而來(lái)的管理問題都直接或間接地起源于系統(tǒng)，而最后解決途徑也都要?dú)w結(jié)到系統(tǒng)設(shè)計(jì)上。
在電子文件管理體系中，管理系統(tǒng)(主要是軟件)處于中心位置，沒有系統(tǒng)管理對(duì)電子文件而言是不可想象的。
設(shè)計(jì)合理的電子文件管理系統(tǒng)是相關(guān)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法的執(zhí)行者，是電子文件管理活動(dòng)重要的承擔(dān)者，是全程管理、前端控制和流程優(yōu)化的根本保證。
三、結(jié)束語(yǔ)。
電子文件以其全新的形式和要求進(jìn)入了文件、檔案管理領(lǐng)域，對(duì)電子檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。
電子檔案管理工作要趕上時(shí)代步伐，適應(yīng)電子檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要，為社會(huì)提供更好更有效的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]丁海斌編著.《電子文件與電子檔案管理》.遼寧大學(xué)出版社,2000。
[2]丁海濱.《電子文件管理基礎(chǔ)》.中國(guó)檔案出版社,2007.3。
[3]華林編著.《新編科技檔案管理學(xué)》.云南大學(xué)出版社,2001。
學(xué)校檔案管理論文篇五
人事檔案是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、人才預(yù)測(cè)和人才政策制訂等方面具有十分重要的作用。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷建立和完善，人事制度改革力度不斷加大，傳統(tǒng)的學(xué)校人事檔案管理在材料構(gòu)成、管理體制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在著明顯的不足，需進(jìn)行必要的改革，建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理模式。
一、學(xué)校人事檔案管理模式存在的主要問題
現(xiàn)階段，國(guó)家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進(jìn)的地方，一是多頭管理，存在著嚴(yán)重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動(dòng)、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門。二是管理體系上仍為傳統(tǒng)干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三大類構(gòu)成。三是管理模式上實(shí)行封閉式管理，從維護(hù)人事檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對(duì)本人開放，多數(shù)公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學(xué)校人事檔案作為一種信息源，在學(xué)校人才管理中有著它的特殊作用。學(xué)校的人事檔案管理由于受國(guó)家人事檔案管理的傳統(tǒng)觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應(yīng)存在以下幾個(gè)主要問題：
一是學(xué)校人事檔案內(nèi)容信息量少。
學(xué)校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、職務(wù)職稱工資材料等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實(shí)用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開發(fā)的要求。反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個(gè)人工資變動(dòng)、職稱評(píng)聘、黨團(tuán)組織的材料比較齊全，而反映個(gè)人的德才表現(xiàn)、政績(jī)才能、管理能力的材料較少，能反映個(gè)人人才類型、技術(shù)專長(zhǎng)、心理素質(zhì)等個(gè)性特點(diǎn)的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時(shí)，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實(shí)際要求。
二是學(xué)校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化。
體現(xiàn)在各個(gè)學(xué)校沒有統(tǒng)一由上級(jí)主管部門進(jìn)行人事檔案集中管理，各個(gè)學(xué)校還通常根據(jù)各管理部門職能的不同，將教師的有關(guān)材料分散在幾個(gè)部門管理。例如，教務(wù)部門管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發(fā)、論文發(fā)表、教科研立項(xiàng)的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學(xué)校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學(xué)校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。四是學(xué)校人事檔案管理投入不足。體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫(kù)房多是普通辦公用房，有的把檔案庫(kù)房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長(zhǎng)期受到高溫潮濕的危害;庫(kù)房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫(kù)房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn);兼職人員也無(wú)法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。五是學(xué)校人事檔案過度實(shí)行內(nèi)向型、封閉式的模式。受國(guó)家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學(xué)校很難對(duì)人事檔案進(jìn)行信息開發(fā)，更談不上與其他單位實(shí)現(xiàn)人才信息的“互通有無(wú)”。
二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制
我們應(yīng)該從具有個(gè)性的人事檔案材料入手，加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時(shí)，要緊緊抓住學(xué)校人事檔案管理的難點(diǎn)問題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，建立社會(huì)化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭(zhēng)取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發(fā)提供更有價(jià)值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會(huì)。
一是建立具有個(gè)性的學(xué)校人事檔案材料。針對(duì)人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補(bǔ)充能反映當(dāng)事人個(gè)性的檔案材料。以教師檔案為例，應(yīng)補(bǔ)充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業(yè)方面的基本情況。(2)教師教育教學(xué)情況資料，可反映出教師的教育教學(xué)態(tài)度和水平以及教育教學(xué)工作量。(3)科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動(dòng)情況資料，可反映出教師的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)地位和學(xué)術(shù)研究的歷史。(4)業(yè)務(wù)進(jìn)修情況資料，可反映出教師繼續(xù)教育的狀況。(5)獲獎(jiǎng)和榮譽(yù)情況，可反映出教師在社會(huì)和學(xué)術(shù)界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎(chǔ)上，能及時(shí)地補(bǔ)充上述材料，就能較全面地、動(dòng)態(tài)地反映教師的教學(xué)、科研水平，它有助于學(xué)校開展定量化、科學(xué)化工作，有助于師資隊(duì)伍建設(shè)工作的科學(xué)決策，有助于提高教師評(píng)價(jià)的'客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對(duì)教師評(píng)價(jià)的延續(xù)性，有助于在教師中形成良好的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制。
二是依靠現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，將人事檔案的管理重心從實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到信息化管理上來(lái)。利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，形成計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理部門和個(gè)人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來(lái)，而且可以更快捷、更準(zhǔn)確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三是加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。首先，加強(qiáng)檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。如添置必要的溫濕控制設(shè)備、縮微復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，建立實(shí)用性強(qiáng)的微機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案信息能夠及時(shí)輸入和輸出，提高檢索效率，快速準(zhǔn)確地為人才開發(fā)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。其次，增加人事檔案管理人員配備。要根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的增長(zhǎng)配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對(duì)檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。再次，不斷提高人事檔案管理人員自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，在職務(wù)晉升、待遇等方面予以優(yōu)待，讓人事檔案管理人員能專于業(yè)務(wù)、精于業(yè)務(wù)，有效推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。
注：查看本文相關(guān)詳情請(qǐng)搜索進(jìn)入安徽人事資料網(wǎng)然后站內(nèi)搜索學(xué)校人事檔案管理論文。
學(xué)校檔案管理論文篇六
隨著信息化條件的不斷改善以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，知識(shí)和科技的發(fā)展水平得到了快速的提高。作為一種工作方式，信息化給人類的生活、工作帶來(lái)了很多便捷。隨著社會(huì)的發(fā)展，為了貫徹《幼兒園指導(dǎo)綱要》，同時(shí)也為了更好地加強(qiáng)對(duì)于幼兒園工作的管理，各個(gè)幼兒園設(shè)立了相應(yīng)的檔案資源管理人員或部分負(fù)責(zé)檔案的收集與整理。如何將信息化的相關(guān)方式切實(shí)應(yīng)用到幼兒園檔案管理工作中是值得我們思考的問題，本文就信息化條件下幼兒園檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行探討，以期促進(jìn)幼兒園檔案管理的效率和效果，提高幼兒園管理的水平。
作為一種對(duì)幼兒園教育教學(xué)活動(dòng)和幼兒基本信息重要記錄方式的幼兒園檔案資料，對(duì)于了解幼兒園的管理和服務(wù)水平以及評(píng)價(jià)幼兒園的綜合指標(biāo)有著重要的作用，這些檔案資料比較真實(shí)地反映了幼兒園工作的實(shí)際情況和日常事務(wù)的處理過程，對(duì)于信息管理和事件管理都有一定的借鑒。信息化條件下，如何對(duì)幼兒園的檔案資料進(jìn)行具體化、規(guī)范化和整體化的管理是檔案管理人員需要認(rèn)真思考的問題，同時(shí)如何利用信息化的平臺(tái)最大限度地發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，促進(jìn)幼兒園管理工作的順利開展也是需要不斷探索和總結(jié)的。
學(xué)校檔案管理論文篇七
信息化檔案管理指的就是在實(shí)際檔案管理工作中將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用，用現(xiàn)代化的科技手段和網(wǎng)絡(luò)支持完善檔案管理工作，對(duì)檔案資源重新進(jìn)行排列和整合，充分利用現(xiàn)有資源完善高校校園管理體制。檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的一部分，所有管理制度、招生資料、教職工資料、學(xué)生資料、后勤資料等等，都在檔案管理的范疇，整個(gè)檔案內(nèi)容龐大，系統(tǒng)眾多，分門別類工作著實(shí)給檔案管理人員帶來(lái)很大壓力，所以如何利用現(xiàn)代的信息化技術(shù)完善檔案管理顯得尤為必要。檔案管理信息化可以提高檔案資料檢索的`工作效率。例如利用網(wǎng)絡(luò)資源，將資料分門別類，將存放位置、年份等等信息全部輸入電腦，管理人員查閱時(shí)只要輸入部分信息檢索，便會(huì)輕而易舉地找到該資料。檔案管理信息化可以加強(qiáng)信息資料的整合與處理。檔案管理信息化建設(shè)逐步完善，使資料信息盡在管理員掌握之中，能有效完成資料信息的收集、加工、處理。檔案信息化建設(shè)是高校發(fā)展的必然需求，是評(píng)判高校管理水平的一個(gè)指標(biāo)，在當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代，不利用信息化資源，是對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)資源的浪費(fèi)，現(xiàn)在如何加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)成為擺在我們面前的具體問題。
1.部分高校對(duì)檔案管理不夠重視，信息化建設(shè)雖有一定基礎(chǔ)，但還很薄弱。高校管理層首先要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識(shí)，充分發(fā)揮檔案資源的功能，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。2.一些高校的檔案管理硬件設(shè)施不齊全或落后。信息化建設(shè)要求高校在檔案管理設(shè)備設(shè)施上加大投入，給與一定的資金支持，簡(jiǎn)單來(lái)說，想要信息化檔案管理，不具備網(wǎng)絡(luò)終端是不可能實(shí)現(xiàn)的。部分高校信息化設(shè)備十分有限，這就限制了檔案管理工作的有效性，信息資源共享難度大，信息檢索繁瑣復(fù)雜，浪費(fèi)時(shí)間，效率較低。3.檔案管理人員技術(shù)水平低，專業(yè)技能有待提高。一些高校在人才隊(duì)伍建設(shè)上不夠重視，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)不高，專業(yè)性不強(qiáng)，即使有信息化設(shè)備，但操作不得當(dāng)，依然影響檔案管理的工作效率，甚至檔案管理中出錯(cuò)的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，所以培養(yǎng)一支精干、高效的管理隊(duì)伍很有必要。
1.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，高校管理層加強(qiáng)重視程度，將檔案管理工作列入校園管理工作的重點(diǎn)之一。從高校高管到實(shí)際操作的檔案管理人員首先要從思想上轉(zhuǎn)變觀念，不要認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重，盡管一些陳年資料多年無(wú)人問津，但一旦需要時(shí)立刻檢索成功便會(huì)大大縮短時(shí)間。高校要多次組織相關(guān)人員制定詳盡的檔案管理計(jì)劃，增加他們的重視程度，同時(shí)對(duì)檔案管理工作定期抽檢情況，了解本校檔案管理的實(shí)際情況，要明晰檔案管理信息化對(duì)校園管理的重要意義和作用，從根本上將檔案管理工作提到和其他管理工作一個(gè)層面上來(lái)。2.高校要加大信息化建設(shè)力度，對(duì)設(shè)備機(jī)器進(jìn)行資金支持。信息化檔案管理依托于現(xiàn)代的機(jī)器設(shè)備，包括電腦、打印機(jī)、掃面議、光學(xué)儀器、檢索機(jī)器等等。硬件設(shè)施能否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵點(diǎn)，利用機(jī)器和網(wǎng)絡(luò)建立電子化信息管理平臺(tái)，通過學(xué)校的站穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)的發(fā)展。信息化平臺(tái)要包含以下幾種功能，涵蓋信息收集、整理、檢索、編碼等項(xiàng)目，同時(shí)要與其他數(shù)據(jù)庫(kù)建立連接，方便信息的更新與交換。建立好信息平臺(tái)后，要建立相關(guān)的安全防護(hù)，比如在信息化系統(tǒng)里建立防火墻，避免非管理人員擅自查閱檔案信息，除一些公布在校園網(wǎng)站上的信息外，其它保密檔案要通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)置安全防護(hù)防止別人盜取相關(guān)信息。3.加強(qiáng)檔案資料的規(guī)范化管理。利用網(wǎng)絡(luò)資源管理，檔案管理資料形成無(wú)數(shù)的電子文件，這些電子文件檔案管理人員要做到集中管理，同意存錄，做好備份工作，一旦系統(tǒng)崩潰或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)出現(xiàn)問題能夠找到備份資料有效恢復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)，不至于造成信息丟失和錯(cuò)亂的情況發(fā)生。此外，高校要制定合理規(guī)范的檔案管理制度，是檔案管理工作有據(jù)可依，規(guī)范指導(dǎo)檔案管理工作，使檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。4.建立一支高效、精進(jìn)、專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。目前，高校檔案管理工作存在一些弊端，很大原因在于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，技術(shù)知識(shí)不到位，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，甚至一些檔案管理員是通過關(guān)系留在高校檔案館工作，這都是制約檔案管理工作的一些因素。高校要本著為學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，聘用人員時(shí)注重專業(yè)素質(zhì)的考核，上崗前做好檔案管理培訓(xùn)工作，定期檢查工作情況，上崗后定期考核，對(duì)檔案管理人員嚴(yán)格要求，相信檔案管理工作會(huì)有所轉(zhuǎn)變。其次，檔案管理人員要學(xué)會(huì)信息化平臺(tái)的操作和使用，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立，需要有人使用和維護(hù)，如果做不到這一點(diǎn)，那檔案管理信息化形同虛設(shè)，沒有任何意義，只有真正利用信息化設(shè)備資源充分做好檔案管理工作，才算將檔案管理信息化建設(shè)落到實(shí)處。結(jié)語(yǔ)高校的校園建設(shè)包括很多層面，物質(zhì)建設(shè)、環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)，檔案管理信息化建設(shè)也可以說是其中一個(gè)重要的組成部分，檔案是記錄一所學(xué)校從建立之初到后來(lái)的發(fā)展軌跡，很多資料與校園建設(shè)息息相關(guān)，一些資料甚至成為一所學(xué)校發(fā)展的指導(dǎo)信息，所以檔案管理工作必須被放到非常重要的位置上去。
參考文獻(xiàn)：
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學(xué)校檔案管理論文篇八
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的提出和社會(huì)現(xiàn)代化的推進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國(guó)的高校教育事業(yè)發(fā)生了很大的變化，作為傳統(tǒng)文獻(xiàn)領(lǐng)域的高校檔案工作，面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在新時(shí)期檔案工作者要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，提高高校檔案管理水平，促進(jìn)高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，確立檔案工作在高校不可替代的地位。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務(wù)創(chuàng)新的必然性。
檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價(jià)值。高校作為國(guó)家科研的重要基地、培養(yǎng)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才的搖籃，在廣大教學(xué)、科研人員的實(shí)踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來(lái)，才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價(jià)值。檔案工作者的任務(wù)就是科學(xué)地管理檔案，有的放矢地開發(fā)檔案信息資源，以滿足學(xué)校各類人員對(duì)檔案信息的需求。然而，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導(dǎo)地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數(shù)珍貴的檔案資料處于養(yǎng)在深閨人未識(shí)的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。高校檔案的價(jià)值在于被利用，這需要通過人的勞動(dòng)，通過一定的科學(xué)的工作方法來(lái)管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來(lái)。為此，高校檔案管理部門必須以新時(shí)期高度發(fā)展的電子科技為依托，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，從社會(huì)需要、學(xué)校需要的角度出發(fā)，以學(xué)校內(nèi)外的利用者為服務(wù)對(duì)象，以庫(kù)藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容，以多種服務(wù)方式為手段，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個(gè)廣闊的空間，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
(一)模式創(chuàng)新。
目前，高校檔案館(室)雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)面向辦學(xué)的要求。隨著高校管理體制改革的深化，應(yīng)當(dāng)改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來(lái)，獨(dú)立起來(lái)，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，將對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。進(jìn)而注重學(xué)校的未來(lái)方向，把握前瞻性的特點(diǎn)，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，這樣才能使檔案機(jī)構(gòu)高效、安全、到位，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
(二)思路創(chuàng)新。
1、管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求小而全、大而全，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)的狀態(tài)，本著以人為本，服務(wù)至上的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識(shí)化、科技化、信息化、社會(huì)化作為檔案工作的管理目標(biāo)。
2、管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。
3、管理方式創(chuàng)新。通常檔案管理的好壞往往要通過對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定，如單純地看檔案管理場(chǎng)所、設(shè)備和館藏等。但隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理，要最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與利用。
學(xué)校檔案管理論文篇九
摘要：高校檔案記錄著高校學(xué)生的求學(xué)及成長(zhǎng)經(jīng)歷，將伴隨他們一生的成長(zhǎng)。
本文針對(duì)高校檔案管理的工作特點(diǎn)，著重分析了電子檔案管理的現(xiàn)狀，強(qiáng)調(diào)加快電子檔案建設(shè)，以及如何解決高校電子檔案管理中問題的有效途徑和方法。
電子檔案具有不同的優(yōu)、缺點(diǎn)，其優(yōu)點(diǎn)如：電子檔案接收方便，歸檔及時(shí)齊全，具有信息存儲(chǔ)的高密度性，有體積小但容量大的特點(diǎn);它由多種信息媒體集成，便于統(tǒng)一管理，可提高工作效率，通過限制性的網(wǎng)絡(luò)具有共享性。
同時(shí)也存在一些缺點(diǎn)，如：儲(chǔ)存在的信息資料易更改、數(shù)據(jù)易丟失，存儲(chǔ)材料易破壞，對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境依賴性強(qiáng)，同時(shí)還存在比較大的網(wǎng)絡(luò)訪問的風(fēng)險(xiǎn)。
相比之下其傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有載體性能相對(duì)穩(wěn)定、內(nèi)容真實(shí)可靠、可長(zhǎng)久保存等優(yōu)勢(shì)，但卻有文件形成時(shí)間長(zhǎng)、整理費(fèi)時(shí)費(fèi)工、檢索速度慢、存儲(chǔ)密度小有等不足之處。
1.2對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)存在一定局限性。
以前為了保護(hù)檔案的機(jī)密性，往往把檔案貼上封條放在檔案室里，其實(shí)這種做法嚴(yán)重阻礙了檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于大眾的理念，給想要使用檔案的人員帶來(lái)極大的不便，不能發(fā)揮充分利用高校檔案應(yīng)用于學(xué)校管理與建設(shè)以及服務(wù)于學(xué)生的宗旨。
目前在高校中還是存在對(duì)于檔案的不重視，只有在需要時(shí)才會(huì)找檔案而不是有意識(shí)主動(dòng)的去利用檔案促進(jìn)學(xué)校管理和建設(shè)水平的提高。
同時(shí)，高校中也確實(shí)存在少數(shù)人的極端看法，認(rèn)為單位檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn)，使檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上電子檔案的開放與網(wǎng)上利用了[1]。
首先，電子文件檔案的易被破壞性。
在高校檔案電子化建設(shè)的過程中，完全保證電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性是技術(shù)上及工作上難度比較大的，這些主要由于在電子化及信息化過程中存在可能被修改或操作失誤等人為因素。
紙質(zhì)文件內(nèi)容的原始性很容易被辨認(rèn)，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性，源于其可以利用相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行修飾和修改，且不留下任何痕跡，計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無(wú)個(gè)人筆跡特征可辨認(rèn)。
而紙質(zhì)的檔案文件存在書寫墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被復(fù)制或纂改內(nèi)容都很容易識(shí)別。
因此，電子檔案的安全性及原始性方面需要大量配套建設(shè)跟上。
其次，電子文件檔案信息安全問題日益突出，隨著計(jì)算機(jī)使用普及，信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，使得任何人何時(shí)何地都可以介人互聯(lián)網(wǎng)。
由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時(shí)間短，導(dǎo)致相應(yīng)的配套軟件及硬件建設(shè)趕不上，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件檔案管理可能正面臨非法訪問、信息泄漏或丟失和數(shù)據(jù)完整性被破壞。
目前大多數(shù)的高校實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的保存方式，而且一般還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案作為保存的主要的方式。
但是，電子檔案要求其檔案工作者與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)時(shí)代新的要求，不斷嘗試進(jìn)行電子檔案管理的新模式，同時(shí)協(xié)調(diào)好兩種形式的檔案管理模式，避其缺點(diǎn)，發(fā)揮其長(zhǎng)處，提高檔案管理的水平與適用的有效性[2]。
2.1加強(qiáng)電子文件的歸檔和管理。
電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)，是當(dāng)前迫切需要解決的問題，檔案部門要以國(guó)家的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的實(shí)時(shí)接受、歸檔、管理和利用，確保有價(jià)值的電子文件及時(shí)、完整、真實(shí)地保存在檔案部門。
2.2加快館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
高校檔案管理要從提高檔案管理現(xiàn)代化水平出發(fā)，不能僅僅滿足于目錄級(jí)的檢索和下載一個(gè)表格等，而應(yīng)當(dāng)提到新的高度，要適應(yīng)信息化的需要、現(xiàn)代化管理的需要、提高利用效率的需要，保證查得快、準(zhǔn)、全。
要在建立科學(xué)的檢索體系上下功夫，做好原有館藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的同時(shí)，加強(qiáng)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)全文檢索的全面過渡，為檔案利用提供最大方便[3]。
2.3要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性，以保證電子檔案的安全。
由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無(wú)法確定原始性。
盡管如此，但我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)，如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用埽瑥亩鴮?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。
因此，檔案室還必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后能查閱到原始的電子檔案資料。
2.4改善檢索功能。
檔案檢索是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，它是開展工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件，改善檢索功能主要包括兩個(gè)方面：(1)增加新的檢索功能。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)檔案信息資源的各種加工是對(duì)檔案檢索功能的一種改善，利用信息技術(shù)將檔案著錄與標(biāo)引完成，在檔案進(jìn)行檢索時(shí)，使檔案信息的`查找更加準(zhǔn)確與便捷。
(2)利用先進(jìn)的檢索技術(shù)。
目前普遍利用的先進(jìn)檢索技術(shù)主要有兩個(gè)：全文信息檢索技術(shù)與多媒體信息檢索技術(shù)。
2.5重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。
首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí)，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)他們?cè)趹?yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備方面的培訓(xùn)，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能;其次，要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才。
3.1創(chuàng)造良好的載體保護(hù)環(huán)境。
電子檔案一般以脫機(jī)的方式存儲(chǔ)在磁、介質(zhì)上，所以，要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)適合于磁、介質(zhì)保存的環(huán)境。
要建立恒溫的專用檔案館(室、庫(kù));采取嚴(yán)密的檔案保護(hù)措施，要盡可能使用先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，并經(jīng)常對(duì)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行防塵和保養(yǎng)處理;要盡可能防止電子檔案載體與空氣直接接觸，避免直接暴露在太陽(yáng)光下，防止紫外線照射;要盡量遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體;在載體移動(dòng)過程中要輕拿輕放，防止強(qiáng)烈機(jī)械振動(dòng)和碰撞[4]。
3.2采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。
電子檔案是高科技的產(chǎn)物。
信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要，電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施，目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、檔案?jìng)浞荨惭b殺毒軟件等。
這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問和隨意刪改都具有很好的效果。
高校檔案管理人員除了加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)外，還應(yīng)提升計(jì)算機(jī)專業(yè)技能的應(yīng)用能力，努力爭(zhēng)做一名復(fù)合型的檔案專業(yè)技術(shù)人員，這將大大有助于電子檔案管理工作的深入開展，從而更好地適應(yīng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的需要。
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學(xué)校檔案管理論文篇十
我國(guó)人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國(guó)目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。
一、我國(guó)人事檔案管理中存在的主要問題
(一)人事檔案內(nèi)容失真 真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明;參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致一個(gè)年月，每次填寫時(shí)也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒有差錯(cuò)。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時(shí)沒有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，而是任其一錯(cuò)再錯(cuò)，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來(lái)困難。
(二)人事檔案材料不全 一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來(lái)也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時(shí)能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來(lái)也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時(shí)只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒將歸檔的材料放入其個(gè)人檔案中。
(三)人事檔案管理政出多門 現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時(shí)期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢(shì)。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動(dòng)的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來(lái)，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事代理制度的'逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個(gè)別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
(四)人事檔案利用范圍狹窄 人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國(guó)人事工作的現(xiàn)狀來(lái)看，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時(shí)，隨著國(guó)有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國(guó)有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”，大中專畢業(yè)生要面向市場(chǎng)自主擇業(yè)，這些變化主要是通過市場(chǎng)機(jī)制的作用使國(guó)有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等，而市場(chǎng)化配置人才資源又加快了人才流動(dòng)的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。人事檔案的利用應(yīng)當(dāng)延伸到非公有制經(jīng)濟(jì)組織、社會(huì)化中介組織甚至外資企業(yè)，人事檔案的利用頻率應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才流動(dòng)的頻率，這是一個(gè)具有重大現(xiàn)實(shí)意義的問題。
二、改革我國(guó)人事檔案管理的幾點(diǎn)建議
(一)提高檔案管理人員素質(zhì) 人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時(shí)就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時(shí)歸檔、整理成冊(cè)，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對(duì)材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。
(二)完善人事檔案管理制度 人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況;遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺;遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長(zhǎng)使用的壽命;遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來(lái)維護(hù)管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。(三)采用信息化管理手段 信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。
(四)建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制 要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來(lái)，將國(guó)有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員(包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員)、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源方面，從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”逐步過渡到由公共財(cái)政全額提供經(jīng)費(fèi)，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無(wú)償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會(huì)公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。
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學(xué)校檔案管理論文篇十一
為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，全面提高學(xué)校檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神，特制定本制度。
1、成立檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由一名校長(zhǎng)分管、辦公室主任具體負(fù)責(zé)，教務(wù)處、有關(guān)人員協(xié)助工作。
2、健全文書檔案，堅(jiān)持專人收拆，及時(shí)登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時(shí)辦理。
3、學(xué)校行政人秘檔案包括行政會(huì)議記錄，文書檔案、人事檔案、各種計(jì)劃與安排，各種會(huì)議學(xué)習(xí)記錄。群團(tuán)教代會(huì)材料等分別由職能部門收集，交行政和校黨政辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。
4、學(xué)校德育活動(dòng)檔案包括班主任檔案，各項(xiàng)學(xué)生活動(dòng)的方案、實(shí)施及班主任、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄檔案，由政教處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會(huì)議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、體育衛(wèi)生檔案、教師培訓(xùn)檔案等由教務(wù)處、教科室有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學(xué)?？倓?wù)處檔案包括總務(wù)處會(huì)議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
7、學(xué)校的常規(guī)管理資料和財(cái)會(huì)檔案注重平時(shí)收集，一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。
8、積極做好檔案資料的“四平時(shí)”(收集、整理、鑒定、立卷)工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
9、檔案資料室堅(jiān)持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。
10、積極提供利用，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù)，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。
11、按照保密制度的有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)__，嚴(yán)格注意保密，不得泄密。
12、按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定，努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進(jìn)檔案資料室。有關(guān)檔案在存電腦的同時(shí)應(yīng)及時(shí)刻錄成光盤，注意保存，防止丟失。
學(xué)校檔案管理論文篇十二
一、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全與完整。
二、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥為保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。
三、檔案庫(kù)房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)假日應(yīng)提前對(duì)庫(kù)房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
四、不該說的國(guó)家秘密不說，不該知道的國(guó)家秘密不問，不該看的.國(guó)家秘密不看，不該記錄的國(guó)家秘密不記錄。
五、不準(zhǔn)私自或在無(wú)保密保障的情況復(fù)制、使用、存放、銷毀屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
六、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料，查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于在保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。
七、不準(zhǔn)攜帶屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品外出開會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。
八、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰?guó)家秘密。
九、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告。
十、不誰(shuí)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。
學(xué)校檔案管理論文篇十三
一、學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，、檔案管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》，迅速準(zhǔn)確地收繳并把各類信息、資料、文件歸檔保存。
二、凡能反映教育教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)面貌，凡是具有憑證和信息查找價(jià)值的各種文字圖表、影像等不同形式的歷史記錄，必須要妥善保管。
三、歸檔范圍。
1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位直接有關(guān)系的學(xué)年或?qū)W期指導(dǎo)性文件。
2、每學(xué)期師生花名冊(cè)。
3、各年級(jí)組、班主任、教研組、個(gè)人的學(xué)年或?qū)W期工作計(jì)劃、總結(jié)、論文、獲獎(jiǎng)材料等。
4、德育材料、各種統(tǒng)計(jì)資料、班主任工作手冊(cè)等。
6、學(xué)校教育教學(xué)的剪報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、錄象、錄音、圖片等。
7、其他與教學(xué)活動(dòng)有關(guān)的重要資料。
四、學(xué)校各部門上交教務(wù)處的教學(xué)資料必須充分、準(zhǔn)確、完整。須歸檔的必須用碳素墨水或檔案墨水，以利檔案永久保存，計(jì)劃、總結(jié)、方案、統(tǒng)計(jì)表等材料必須打印。
五、對(duì)檔案材料要分門別類，歸檔立卷，分類編號(hào)，以利保管查閱。立卷時(shí)要做到標(biāo)題明確，格式正確、字跡工整清楚，頁(yè)碼準(zhǔn)確，目錄與卷內(nèi)文相符。
六、重要文件、秘密文件除規(guī)定可以翻印或?qū)W校主管部門同意翻印外一律不準(zhǔn)翻印和載抄、借閱。
七、借用檔案時(shí)，重要文件必須校長(zhǎng)同意，一般性資料如學(xué)生學(xué)籍，家長(zhǎng)情況、成績(jī)統(tǒng)計(jì)等可由借閱人直接與教務(wù)員聯(lián)系，但要寫好借條登記按時(shí)歸還。
八、借閱人不得將其文件資料轉(zhuǎn)借、拆散損壞、涂改、遺失。否則追究責(zé)任。
九、外單位人員不得查閱有關(guān)資料，經(jīng)學(xué)校同意方可借閱。
十、有關(guān)人事檔案的內(nèi)容不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)?、泄露?/p>
十一、采取保護(hù)措施，定時(shí)投放樟腦丸等以保證檔案材料無(wú)蟲蛀、霉變。
十二、所有檔案資料必須擺放整齊，按類整理，注意保持檔案室的`清潔衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙。
十三、檔案材料要進(jìn)行編目登記，便于使用時(shí)查找。
十四、學(xué)校教學(xué)用書、教學(xué)材料一定要妥善保管。教師使用時(shí)一定也要及時(shí)發(fā)放、回收，不得遺失。
十五、若教務(wù)員變動(dòng)，必須將全部文件材料及有關(guān)業(yè)務(wù)事宜交代清楚，嚴(yán)格辦好交接手續(xù)。
學(xué)校檔案管理制度一、學(xué)校的各種教育教學(xué)、管理檔案都要分別有專人管理。
二、檔案管理人員對(duì)檔案資料分類存放，在存放中要做到防火、防潮、防霉變、防盜、防鼠防蛀。
三、檔案的調(diào)閱要嚴(yán)格執(zhí)行制度，辦理必要的借閱手續(xù)。不經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，任何人不得借用。
四、根據(jù)檔案保密程度進(jìn)行保密，對(duì)有關(guān)泄露檔案機(jī)密的情況酌情追究其責(zé)任。
五、對(duì)檔案資料根據(jù)保存期的不同，進(jìn)行定期整理。對(duì)過期已無(wú)存檔價(jià)值的資料進(jìn)行清除時(shí)，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
六、檔案管理人員要嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，對(duì)檔案管理不當(dāng)造成損失的，進(jìn)行必要處罰。
學(xué)校檔案管理論文篇十四
為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，全面提高學(xué)校檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神，特制定本制度。
1．成立檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由一名校長(zhǎng)分管、辦公室主任具體負(fù)責(zé)，教務(wù)處、有關(guān)人員協(xié)助工作。
2．健全文書檔案，堅(jiān)持專人收拆，及時(shí)登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時(shí)辦理。
3．學(xué)校行政人秘檔案包括行政會(huì)議記錄，文書檔案、人事檔案、各種計(jì)劃與安排，各種會(huì)議學(xué)習(xí)記錄。群團(tuán)教代會(huì)材料等分別由職能部門收集，交行政和校黨政辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。
4．學(xué)校德育活動(dòng)檔案包括班主任檔案，各項(xiàng)學(xué)生活動(dòng)的方案、實(shí)施及班主任、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄檔案，由政教處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5．學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會(huì)議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、體育衛(wèi)生檔案、教師培訓(xùn)檔案等由教務(wù)處、教科室有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6．學(xué)?？倓?wù)處檔案包括總務(wù)處會(huì)議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
7．學(xué)校的常規(guī)管理資料和財(cái)會(huì)檔案注重平時(shí)收集，一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。
8．積極做好檔案資料的“四平時(shí)”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
9．檔案資料室堅(jiān)持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。
10．積極提供利用，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù)，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。
11．按照保密制度的有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格注意保密，不得泄密。
12．按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定，努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進(jìn)檔案資料室。有關(guān)檔案在存電腦的同時(shí)應(yīng)及時(shí)刻錄成光盤，注意保存，防止丟失。
青州經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)小學(xué)。
20xx年9月。
學(xué)校檔案管理論文篇十五
2、凡家長(zhǎng)學(xué)校所開展的所有活動(dòng),都必須有資料積累,并及時(shí)把資料歸并成冊(cè),分類裝訂。
3、教師在家長(zhǎng)學(xué)校活動(dòng)中的教案、隨筆、個(gè)案分析等都分門別類裝訂成冊(cè),交送資料統(tǒng)一保管。
4、家長(zhǎng)會(huì)簽到單、學(xué)員名冊(cè)、優(yōu)秀學(xué)員名冊(cè)等按學(xué)期分類裝訂,送資料定保管。
5、資料室工作人員應(yīng)盡心盡職,做到資料裝訂分門別類,存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。
6、加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資料室的管理,不間斷地進(jìn)行檢查,及時(shí)提出完善意見。
學(xué)校檔案管理論文篇十六
1、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，確保學(xué)校檔案工作的宏觀建設(shè)，努力提高檔案工作科學(xué)管理水平，確立檔案為學(xué)校和部門服務(wù)思想。
2、把檔案工作列入學(xué)校議事日程，納入目標(biāo)管理，定期研究、檢查、督促，確保完成檔案工作任務(wù)。
3、根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作要求，支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財(cái)力、物力。
4、關(guān)心檔案室和檔案工作人員的工作、學(xué)習(xí)，表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)作出貢獻(xiàn)的檔案人員，以促進(jìn)、提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作積極性。
1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，熱愛檔案工作，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
2、建立健全檔案工作制度，規(guī)劃草擬本學(xué)校檔案工作計(jì)劃和管理制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
3、按規(guī)定做好文書檔案的工作和平時(shí)的歸檔工作。
4、集中統(tǒng)一管理本學(xué)校全部檔案，做好各類檔案及有關(guān)資料收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作。
5、熟悉本學(xué)校室藏檔案，積極開展檔案的利用工作，熱情接待查檔人員，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，注意掌握利用效果的收集，編制必要的檢索工具和參考資料。
6、認(rèn)真做好庫(kù)房管理，維護(hù)檔案的完整、安全。
7、開展檔案行政執(zhí)法檢查，對(duì)違反《檔案法》的行為予以制止，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，提出處理意見。
8、完成領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案部門交辦的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
1、嚴(yán)格遵守相關(guān)檔案法律法規(guī)，協(xié)助專職檔案員在學(xué)校開展檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)全體教師歸檔意識(shí)。
2、認(rèn)真參加學(xué)校年度文件材料歸檔等檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，注意收集本部門工作所產(chǎn)生的檔案材料，依照分類隨時(shí)歸入有關(guān)卷夾盒內(nèi)。
3、每學(xué)期末按照要求對(duì)本部門所收集的檔案進(jìn)行整理、裝訂，并向檔案室移交。
學(xué)校檔案管理論文篇十七
第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)，提高科學(xué)管理檔案水平，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化，使檔案更好地為我校各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，參照廣東省檔案局制訂的《廣東省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合我校檔案工作的實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條學(xué)校檔案是指在教學(xué)、科研和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的檔案材料，它是學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史記錄，反映學(xué)校在不同時(shí)期的歷史面貌。
第三條學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，也是評(píng)估學(xué)校全面建設(shè)的重要內(nèi)容和必要條件，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把它列入學(xué)校的工作計(jì)劃，統(tǒng)籌安排。同時(shí)，檔案工作納入分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人和各專兼職檔案員崗位責(zé)任制及工作考核范圍。
第四條按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，由學(xué)校檔案部門對(duì)各教研科室、各部門在工作中形成的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，不得分散保存，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
第五條學(xué)校設(shè)置綜合檔案室，配備專職檔案工作人員，各科室配備兼職檔案人員。綜合檔案室指導(dǎo)并協(xié)助各科室兼職檔案人員按規(guī)范要求做好文件材料收集、整理立卷工作，接收并管理好全校各門類檔案。綜合檔案室在業(yè)務(wù)上接受市檔案行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
1.對(duì)學(xué)校各科室、部門形成的各種檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編纂。
2.積極提供利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。
3.在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則下，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校內(nèi)部各科室、部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
5.對(duì)所保管的全部檔案定期進(jìn)行鑒定、銷毀工作，并按規(guī)定做好向市檔案館移交檔案的工作。
6.嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。
7.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)檔案業(yè)務(wù)的工作。
8.不斷改進(jìn)檔案工作，做到案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化，檔案整理系統(tǒng)化，庫(kù)房管理科學(xué)化，查找利用現(xiàn)代化，調(diào)查統(tǒng)計(jì)制度化。
凡屬學(xué)校各職能科室、部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類、載體的檔案，均由檔案室負(fù)責(zé)管理，包括：
1.(文書)檔案：學(xué)校各科室、部門和黨團(tuán)工會(huì)各組織在工作活動(dòng)中形成的檔案。
2.基建檔案：學(xué)校興建的教學(xué)辦公樓、生活居住娛樂設(shè)施工程及科研實(shí)驗(yàn)大樓，從研究決定興建到竣工全過程所形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙和其他載體的各種記錄材料。
3.設(shè)備、儀器檔案：學(xué)校辦公自動(dòng)化設(shè)備、儀器的申購(gòu)、報(bào)批、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、使用、維護(hù)等的文字、圖表材料。
4.會(huì)計(jì)檔案：學(xué)校在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、會(huì)計(jì)憑證等應(yīng)歸檔保存的材料。
5.專門檔案：學(xué)校教學(xué)檔案、學(xué)?？蒲袡n案及學(xué)生學(xué)籍檔案。
6.特殊載體(聲像)檔案：反映學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤等。
7.實(shí)物檔案：學(xué)校獲得的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書及校友或社會(huì)知名人士所贈(zèng)的書畫等實(shí)物。
第八條學(xué)校各類檔案，由各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)日常收集整理，按規(guī)定定期向檔案室移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。
第九條歸檔時(shí)間和手續(xù)。
1.(文書)檔案，應(yīng)于翌年三月底之前初步立卷整理后，移交綜合檔案室。
2.基建文件材料歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收時(shí)應(yīng)通知檔案部門參加，工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將基建全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。
3.設(shè)備儀器檔案，在設(shè)備儀器開箱時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)通知檔案室參加驗(yàn)收，安裝調(diào)試后一個(gè)月內(nèi)由主辦部門將全部相關(guān)材料整理好移交綜合檔案室。
4.會(huì)計(jì)檔案按年度由財(cái)務(wù)部門按要求和規(guī)定整理歸檔，在財(cái)務(wù)部門保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。
5.教學(xué)部門和按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在每學(xué)年結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)，將文件材料整理立卷，移交綜合檔案室。
6.科研檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。教師在公開刊物上發(fā)表的論文、出版的專著應(yīng)在出版后及時(shí)歸檔。
7.特殊載體(含聲像)檔案在每項(xiàng)工作完成后，由主辦部門將聲像材料、文字簡(jiǎn)介及實(shí)物，在兩個(gè)月內(nèi)移交綜合檔案室。
8.隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。
9.接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊(cè)，一式兩份，交接雙方要簽名蓋章。
(一)劃分全宗。
1.檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散。我校檔案全宗號(hào)為121。
2.建國(guó)后學(xué)校形成的'包括各門類和載體的檔案作一個(gè)全宗，全宗名稱隨學(xué)校名稱變動(dòng)而改變。
(二)檔案的分類、編號(hào)。
1.檔案分類編號(hào)是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號(hào)。
2.分類是以全宗為單位，按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對(duì)庫(kù)存檔案整理、編號(hào)、排架。檔案室對(duì)接收的各類檔案，應(yīng)進(jìn)行審核、分類和加工整理并分別編目、排列。案卷按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。
(三)檔案檢索工具的編制。
1.案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號(hào)。
2.從實(shí)際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號(hào)索引等。
1.設(shè)置專用庫(kù)房，加強(qiáng)檔案的保護(hù)。庫(kù)房應(yīng)基本符合國(guó)家檔案部門的有關(guān)規(guī)定，有防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠等設(shè)施。同時(shí)應(yīng)根據(jù)檔案工作需要，配置溫濕度計(jì)、復(fù)印機(jī)、抽濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備。
3.檔案入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢查是否齊全。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號(hào)順序排列。庫(kù)房排架應(yīng)從左到右，從上至下依分類大綱次序和檔號(hào)順序排架，設(shè)置檔案資料存放指引卡和示意圖，以便查找。
4.建立全宗卷，以積累學(xué)校檔案案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷毀清冊(cè)、檢查記錄、全宗介紹等材料。
5.定期對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取有效措施，對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制，確保檔案的安全。
6.特殊載體檔案的保管，見“特殊載體檔案工作規(guī)范”。
第十二條檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)。
1.以學(xué)校檔案室制定的檔案保管期限表作為各門類檔案的鑒定依據(jù)。
2.在分管檔案工作的校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，由綜合檔案室和相關(guān)部門組成檔案鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個(gè)年度或一個(gè)項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個(gè)人初鑒，集體審查，對(duì)到期的檔案，提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見，登記造冊(cè)，經(jīng)分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可存毀。銷毀檔案時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。
3.建立健全檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，專人負(fù)責(zé)對(duì)檔案的接收、整理、移出、利用、銷毀和庫(kù)存內(nèi)各種情況等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，按檔案業(yè)務(wù)行政管理部門和上級(jí)主管部門的要求及時(shí)報(bào)送有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
4.按上級(jí)主管部門和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。
5.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在問題，提出改進(jìn)措施、建議，并報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱。
1.檔案室應(yīng)積極配合學(xué)校工作，主動(dòng)開展檔案工作的調(diào)閱和利用，結(jié)合工作需要，編制檢索工具和參考資料，力求做到查找方便，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。
2.要建立和健全檔案借閱利用制度。檔案室按照檔案保密和借閱制度的規(guī)定，嚴(yán)格掌握借閱范圍和履行借閱手續(xù)，積極提供利用。珍貴或機(jī)密的檔案應(yīng)以復(fù)印件代替原件提供利用。
檔案移交范圍和年限，應(yīng)按國(guó)家規(guī)定辦理。將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在學(xué)校保存十年左右，然后連同檢索工具、參考資料一并向市檔案館移交。
第十五條檔案工作人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確因工作需要調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好工作交接手續(xù)。
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