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員工檔案怎么存檔 員工檔案建立與管理怎么做篇一
如何建立員工檔案
課程內(nèi)容：
你遇到過員工“人間蒸發(fā)”，無法辭退的情況嗎？發(fā)生突發(fā)事件，聯(lián)系不到員工家屬怎么辦？企業(yè)員工流動(dòng)太大，如何對員工進(jìn)行有效管理？——這些正是我們探討員工檔案建立方法與技巧的緣由。
通過本節(jié)課的學(xué)習(xí)，您會清晰地了解到做好員工檔案建立工作的重要性。我們還將為您提供建立員工檔案的實(shí)用技巧。
解決方案：
他山之石，可以攻玉。
下面我們從實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)中給大家總結(jié)一些方法流程，以便大家參考，幫助我們少走彎路，直達(dá)成功。
員工檔案的建立，是企業(yè)人事制度的重要內(nèi)容一般有五個(gè)步驟。
面試材料入檔包括面試登記表及相關(guān)面試入職表單的歸檔；面試 1.將面試材料入檔。
2.入職員工個(gè)人材料的入檔。
3.公司提供的相關(guān)材料入檔。
4.做好關(guān)聯(lián)材料的存放。
5.將這些內(nèi)容合并為員工檔案，做好存放工作。
登記表中的基本信息要完備，避免出現(xiàn)緊急時(shí)沒法使用的情況；對資料要簽訂真實(shí)性保證的協(xié)議，能規(guī)避后期的一些勞動(dòng)爭議所帶來的風(fēng)險(xiǎn)；面試登記表的內(nèi)容也要詳實(shí)、充分。
對企業(yè)而言，要請面試官和部門領(lǐng)導(dǎo)填寫面試記錄表，寫下對面試者的意見；另外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)允許面試者入職的，要請他做招聘入職審批。這兩者都便于hr在以后的工作中翻閱入職原因，了解入職情況，作為以后錄用、爭論的參考。
入職員工個(gè)人材料中，首先是相關(guān)證件、證書的歸檔，員工需提供原件，由hr親自復(fù)印。
入職登記表也是重要內(nèi)容，員工需重新填寫基本信息，在之前遺漏或更新的內(nèi)容要完善；請員工填寫上家企業(yè)的薪資，可以作為以后薪資調(diào)整的參照；員工社保情況也要填寫清楚；員工入職登記表的內(nèi)容需每年更新，保持同步。
此外，員工需提供上家單位的離職證明，并放入檔案。這既是員工工作經(jīng)驗(yàn)的證明；也有利于防范可能發(fā)生的勞動(dòng)糾紛。
員工的體檢表要放入檔案中，既是員工身體狀況的證明，也有利于防范可能發(fā)生的勞動(dòng)糾紛，如員工原先就患有某種疾病，想據(jù)此找
公司麻煩時(shí)，則可舉證。
員工檔案中也要包括公司給予的內(nèi)容，公司與員工簽訂的勞動(dòng)合同肯定要入檔保存。
以下材料也要入檔備案：
1.員工獎(jiǎng)懲記錄，包括過失單和獎(jiǎng)勵(lì)表；
2.員工變化情況，包括薪資變化單和崗位變動(dòng)記錄；
3.員工轉(zhuǎn)正情況，包括轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正審批表及轉(zhuǎn)正總結(jié)；
4.此外，員工績效考核表、員工專利申請、保險(xiǎn)繳納情況以及附加協(xié)議等，都要存檔保存。
對于特別情況，如特殊調(diào)薪、特殊入職原因等，都要在簡歷首頁甚至檔案袋的封皮上寫明備注；便于hr依據(jù)事態(tài)進(jìn)行追蹤；也易于確定責(zé)任歸屬。
培訓(xùn)檔案一般存放在培訓(xùn)部門，在員工離職后，再將該員工的相關(guān)培訓(xùn)情況與他其余的檔案裝訂起來，統(tǒng)一歸檔。
合理化建議的檔案等，可以作為員工發(fā)展、考評、調(diào)薪的參考，在具體應(yīng)用時(shí)，抽取應(yīng)用部分，關(guān)聯(lián)存檔。
存放關(guān)聯(lián)材料時(shí)要注意，這些檔案各部門調(diào)用頻繁；hr要嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，員工檔案的其他內(nèi)容要保密；因此，此類關(guān)聯(lián)性材料都不能直接放在員工檔案中。
與以上所講的公司人力資源部建立的員工個(gè)人檔案不同，由國家人事部門建立的人事檔案在員工入職后可以調(diào)入所屬人才服務(wù)中心在公司名下存放，調(diào)入對象一般包含本地員工及重點(diǎn)員工；只有擁有人事權(quán)的企業(yè)才可以自己保管員工人事檔案；對于大量的對于大批量的、崗位級別較低的外地員工，hr更不需要調(diào)入他們的人事檔案。檔案存放有許多技巧，可以將檔案按部門、姓氏進(jìn)行分類；通過折頁標(biāo)注姓名，直接立式放置于立柜中，既利于歸類，也便于查找。
企業(yè)電子檔案則只需有基本家庭信息及員工主要變更情況。
離職檔案的存放，要保持一定的時(shí)長，一般為兩年?；A(chǔ)崗位離職檔案統(tǒng)一裝訂存檔。優(yōu)秀員工檔案可以分開存放，便于對優(yōu)秀員工進(jìn)行跟蹤。
最后，我們把這幾個(gè)步驟串起來，就形成了“建立員工檔案”的完整流程。
或許文字的話大家并不是很清楚，我們可以看下面的思維導(dǎo)圖，
能讓你更加形象的理解和明白該如何建立員工檔案。
（思維導(dǎo)圖可以下載后放大看，更清楚?。?/p>
相關(guān)課程：
如何制定有競爭力的薪酬 如何設(shè)計(jì)面試評分表 如何發(fā)揮薪酬的激勵(lì)作用 如何保證薪酬公平性 如何做好對“空降兵”的授權(quán)
想學(xué)習(xí)以上課程可以掃描下面的二維碼，里面有詳細(xì)內(nèi)容及海量課程
員工檔案怎么存檔 員工檔案建立與管理怎么做篇二
第十四條 簽訂勞動(dòng)合同的員工須承諾保守公司商業(yè)機(jī)密。
第十五條 在員工勞動(dòng)合同期滿前10日，由人力資源部通知員工本人及用人部門，用人部門根據(jù)員工合同期內(nèi)工作表現(xiàn)確定是否繼續(xù)聘用該員工，并將結(jié)果及時(shí)通知人力資源部。人力資源部根據(jù)雙方續(xù)簽勞動(dòng)合同的意愿，通知員工簽訂勞動(dòng)合同，逾期不簽且未作說明者，即視為自動(dòng)待崗（待崗期間無薪）。
第二十二條 為確保檔案的準(zhǔn)確，檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)對檔案進(jìn)行檢查、核對；員工離職時(shí)，其檔案應(yīng)以年度為單位歸入離職人員檔案，保存期限為兩年。
為加強(qiáng)公司的規(guī)范化管理，完善各項(xiàng)工作制度，促進(jìn)公司發(fā)展壯大，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定，特制定員工規(guī)章制度
員工管理規(guī)章制度
為了創(chuàng)造一支以公司利益至高無上準(zhǔn)則，建立高素質(zhì)、高水平的團(tuán)隊(duì)服務(wù)于每一位客戶公司制定了以下嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，望各位員工自覺遵守！
一、員工本著互尊互愛、齊心協(xié)力、吃苦耐勞、誠實(shí)本分的精神。尊重上級、不得越級打小報(bào)告、有何正確的建議或想法書寫文字報(bào)告交于上級部門，公司將做出合理的回復(fù)！
二、服從分配服從管理、不得損毀公司形象、透露公司機(jī)密；
三、上班不得遲到、早退、礦工；上崗時(shí)不得嬉笑打鬧、賭博喝酒、睡覺而影響本公司形象；
四、員工上鐘實(shí)行輪牌制，不得搶牌、挑牌、跳牌；更不準(zhǔn)拒客、挑客；
五、員工上鐘操作必須按照技術(shù)流程完成，不得偷工減料；
六、工作時(shí)接聽私人電話不得超過1分鐘，衛(wèi)生實(shí)行區(qū)域包干制，必須做到整潔清爽；
七、認(rèn)真聽取每為客戶的建議和投訴、損壞公司財(cái)物者照價(jià)賠償，偷盜公司財(cái)物者交于公安部門處理
八、本公司不享受任何險(xiǎn)種；
九、員工服務(wù)態(tài)度：
1、熱情接待每為客戶（您好！歡迎光臨！請~?。Ｗ骱梅e極、主動(dòng)、熱誠、微笑的服務(wù)；
2、了解各產(chǎn)品的性能，向客戶合理的介紹；（工作中---不 好意思！請稍等！對不起！走路輕、說話輕）
3、工作后---對本次服務(wù)是否滿意？麻煩您對我們的服務(wù)多提寶貴意見！跟單！請慢走歡迎下次光臨！
十、員工獎(jiǎng)罰規(guī)定：
1、全勤獎(jiǎng)勵(lì)60元，遲到、早退、每分鐘扣罰1元；曠工一天扣罰120元，工作時(shí)間不允許請假，請假一天扣除當(dāng)日工 資，未經(jīng)批準(zhǔn)按曠工處理；病假必須出具醫(yī)院證明，前三天扣除當(dāng)日工資的30%，之后每天扣除當(dāng)日的工資；
2、每三個(gè)月進(jìn)行評選優(yōu)秀員工，獎(jiǎng)勵(lì)200元；（條件：必須全勤員工、業(yè)績名列前三位者、無客戶投訴者、無拒客者；）客戶投訴將取消本次上鐘業(yè)績，拒客一次扣罰30元；
3、衛(wèi)生區(qū)域不清潔扣罰5元/次，工作完畢后未整 理干凈者扣罰5元/次；
4、上崗時(shí)不得嬉笑打鬧、賭博喝酒、睡覺而影響本公司形象，違者扣罰10元/次；上鐘時(shí)接聽私人電話不得超過1分鐘，違者扣罰5元/次；
5、必須服從分配、服從管理，違者扣罰30/次；私下使用本公司電腦者扣罰50/次；
6、透露公司機(jī)密（產(chǎn)品原價(jià)、客戶檔案、工資待遇）查明屬實(shí)將扣除當(dāng)月工資的60%；
十一、入職條件：
1、填寫員工入職表，按入職須知執(zhí)行規(guī)定；
2、甲乙雙方簽定勞務(wù)合同書，合同期最少為一年；
3、合同期間必須遵守本公司規(guī)章制度；
4、員工入職后前三個(gè)月將不定業(yè)績?nèi)蝿?wù)，之后將按公司所定業(yè)績?nèi)蝿?wù)完成業(yè)績；
十二、辭職條件：
1、員工合同期滿后方可離職，離職將發(fā)放所有工資與歸還培訓(xùn)費(fèi)和物雜費(fèi)；合同期滿后如繼續(xù)續(xù)約者將當(dāng)次獎(jiǎng)勵(lì)100元，并在原有底薪上加30工資；
2、未滿合同期如需離職者必須提前3個(gè)月提呈辭職報(bào)告，書寫詳細(xì)理由批準(zhǔn)后方可離職，離職只發(fā)放工資，培訓(xùn)費(fèi)和物雜費(fèi)將予以扣除而作為違約金；
3、未滿3個(gè)月而要離職者只發(fā)放工資的40%，其余部分與物雜費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)作為違約金而予以扣除；
十三、辭退員工將不發(fā)放任何工資待遇，辭退條件如下 :
1、連續(xù)礦工3次/月；
2、拒客5次/月；
3、泄露本公司機(jī)密3次/月；
4、偷盜本公司財(cái)物者；
十四、員工離職、辭退后在兩年內(nèi)不得向外透露本公司商業(yè)機(jī)密，如對本公司造成不良后果責(zé)任將由對方負(fù)責(zé)，并向有關(guān)單位提起訴訟！
公司宗旨：敏銳觀察和自我創(chuàng)新，以時(shí)尚品質(zhì)、溫馨、潮流為產(chǎn)品風(fēng)格，以信譽(yù)、創(chuàng)新、完美經(jīng)營為理念，以包裝精美、質(zhì)量上乘、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、信譽(yù)良好為追求目標(biāo)！
員工檔案怎么存檔 員工檔案建立與管理怎么做篇三
員工檔案管理制度
1、為加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理，防止檔案遺失、殘損，規(guī)范員工勞資關(guān)系，為員工的培訓(xùn)、調(diào)配、考核、選拔和任用等提供客觀的依據(jù)，特制定本辦法。
2、本辦法所指員工檔案是指員工加入公司后，由公司為其建立的工作檔案（包括員工的業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況的文件材料）。
3、公司人力資源部是員工檔案管理部門，具體負(fù)責(zé)員工檔案材料的收集、鑒別、歸檔、維護(hù)及提供查閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
4、員工檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：
4.1 員工基本信息：員工親筆所填的求職人員登記表、兩張一寸的紅底免冠照片、指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的健康證或體檢合格證明；
4.2 員工入職信息：求職人員登記表、試用員工轉(zhuǎn)正考核表、試用期員工通知單、試用員工轉(zhuǎn)正審批表、試用員工轉(zhuǎn)正通知單、工作日志；
4.3 證照材料：身份證、學(xué)歷證書及其它國家認(rèn)證的執(zhí)業(yè)資格證書的復(fù)印件； 4.4 勞動(dòng)關(guān)系材料：勞動(dòng)合同、安全責(zé)任書、培訓(xùn)協(xié)議、員工培訓(xùn)記錄表、培訓(xùn)后取得的有關(guān)成績和評定及證書復(fù)印件等；
4.5 其他材料：職務(wù)任免決定、社會保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移檔案材料，員工調(diào)動(dòng)記錄、員工獎(jiǎng)懲記錄、獲得的榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)、員工離職記錄等其它對企業(yè)發(fā)展、員工狀態(tài)掌握有價(jià)值的、有必要保存的材料。
5、檔案的整理、保管與銷毀：
5.1 各單位（部門）必須協(xié)助公司人力資源部進(jìn)行員工相關(guān)考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等流程制度的執(zhí)行，形成員工資料，整理立卷，保證材料的完整、真實(shí)、文字
清楚、手續(xù)齊備，有承辦單位或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。
5.2 歸檔的材料，凡規(guī)定應(yīng)由單位蓋章的，須有單位蓋章；規(guī)定要同本人見面的材料（如處分決定或意見、考評反饋等），應(yīng)有本人簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，需要注明。
5.3 員工檔案材料的載體一律使用a4規(guī)格的辦公用紙（21×29.7cm），材料四周應(yīng)留出頁邊距。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。除個(gè)人需保存的證件采用復(fù)印件存檔外，不得用復(fù)印件代替原件存檔。
5.4 員工檔案只對人力資源主管、行政主管、公司副總經(jīng)理以上人員公開。其它因工作需要查閱員工檔案者，必須經(jīng)副總經(jīng)理書面批準(zhǔn)及公司人力資源部確認(rèn)才可調(diào)閱相關(guān)檔案。
5.5 員工從公司離職后，按規(guī)定需要銷毀的檔案材料，必須保留目錄并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案銷毀的方式規(guī)定為粉碎。
6、監(jiān)督檢查
6.1 為維護(hù)員工檔案的真實(shí)性，各單位（部門）對送交的歸檔材料，應(yīng)嚴(yán)格審查，防止不符合歸檔要求的材料進(jìn)入員工檔案。對偽造檔案材料、涂改檔案內(nèi)容的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以清除，并根據(jù)情節(jié)輕重，追究當(dāng)事人一切責(zé)任。
6.2 員工檔案管理人員，應(yīng)認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格把關(guān)、保守機(jī)密、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好員工檔案材料的收集歸檔和保管工作。
員工檔案怎么存檔 員工檔案建立與管理怎么做篇四
員工檔案管理制度
員工檔案管理制度
1制度（體系）提要
1.1 制度名稱 員工檔案管理制度管理； 1.2 適用范圍 集團(tuán)各職能部門及各分子公司；
1.3 制度主要涉及 制度體系的定義、管理職責(zé)、起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、流程；
1.4 指令發(fā)出部門 企業(yè)管理部； 1.5 制度日常管理部門：企業(yè)管理部
1.6 制度執(zhí)行檢查部門：總裁辦 法務(wù)與股權(quán)治理中心 2 目的
為規(guī)范集團(tuán)人力資源管理中員工檔案管理，保證檔案管理的保密性和機(jī)要性，特制定此制度。此制度規(guī)定了員工檔案管理的原則、標(biāo)準(zhǔn)、流程、內(nèi)容和配套的記錄與表格。3 適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)各層級人員以及集團(tuán)全資，控股公司的所有人員。4 術(shù)語
4.1 員工檔案：是指由所集團(tuán)企業(yè)管理部相關(guān)主管所建立的員工在招聘、入職、任免、調(diào)動(dòng)等相關(guān)工作中所產(chǎn)生形成的文字書面性材料。
4.2 員工檔案所包含的內(nèi)容：身份證明、體檢報(bào)告、學(xué)歷學(xué)位證明、各類證書、應(yīng)聘資料、勞動(dòng)合同及附件、異?？记谟涗?、試用轉(zhuǎn)正文件、各類人事通知單、獎(jiǎng)懲文件、績效評估報(bào)告、員工與單位就有關(guān)保險(xiǎn)、工傷、公積金、休假等待遇關(guān)系形成的材料、離職文件、行政處罰及任免等相關(guān)材料。
4.3 檔案材料的有效性：檔案材料必須是完整的正式材料，材料必須完整、齊全、真實(shí)、工整、清晰，必須對象明確，必須有組織蓋章或本人簽字方為有效檔案材料。
4.4 企業(yè)管理部、財(cái)務(wù)管理部、總裁辦主管有查閱員工檔案的執(zhí)行權(quán)。4.5 公司總（副）經(jīng)理，集團(tuán)部門主管（含以上級別）對查閱所屬員工檔案有審批權(quán)。
4.6 集團(tuán)企業(yè)管理部部長對員工檔案查閱的申請有批準(zhǔn)權(quán)。
4.7 所有需要限期借閱檔案的，須經(jīng)過總裁批準(zhǔn)后，方可限期借閱。4.8 集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管對不符合查閱手續(xù)的行為有否決權(quán)。5 職責(zé)與權(quán)限
5.1.1 集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管對員工的入職資料檔案的建立有執(zhí)行權(quán)，對缺失重要入職資料的員工，有入職辦理的否決權(quán)。
5.1.2 集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管有對相關(guān)部、部門、公司相關(guān)人員要求提供
所需檔案資料的執(zhí)行權(quán)。6 員工檔案管理的內(nèi)容 6.1檔案材料的收集與歸檔
6.1.1新員工入職當(dāng)天，由集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管進(jìn)行檔案資料的首次收集并建立員工檔案以及編號、歸檔。
6.1.2對于缺失重要材料的員工，如缺失離職證明、缺失身份證復(fù)印件等，需填寫《入職資料缺失申明》，否則不能辦理入職手續(xù)。
6.1.3各有關(guān)部門應(yīng)主動(dòng)將平時(shí)形成的應(yīng)該歸檔的材料，及時(shí)送交集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管，送交歸檔材料要填寫《檔案資料交接登記表》。
6.1.4按集團(tuán)企業(yè)管理部統(tǒng)一布置，由員工本人填寫的招聘資料等，必須經(jīng)員工關(guān)系主管核對無誤后方可歸檔。員工填寫表目應(yīng)實(shí)事求是，不得隨意更改年齡（出生年月）、學(xué)歷，參加工作時(shí)間和工作經(jīng)歷等。若核對有誤，以企業(yè)管理部、審計(jì)處部門審查意見為準(zhǔn)。因員工本人填寫內(nèi)容前后不一致，影響調(diào)資、晉升、調(diào)配、福利、離職等，一切責(zé)任由員工本人自負(fù)。6.2 檔案的查閱
6.2.1凡因調(diào)配、任免、考察、獎(jiǎng)懲等工作需要了解員工情況的，由所屬部、部門或公司主管審核，集團(tuán)企業(yè)管理部部長批準(zhǔn)后，方可以查閱所申請的檔案。6.2.2查閱人員應(yīng)填寫《人事檔案查閱/使用申請表》并辦理審批手續(xù)，集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管根據(jù)申請中注明的查閱內(nèi)容和查閱方式、內(nèi)容，確定的材料，申請中未注明的，則不予提供。
6.2.3查閱檔案原則上僅限在檔案室內(nèi)進(jìn)行，由集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管在場陪同監(jiān)督，若員工關(guān)系主管有事不能在場的，應(yīng)指定其他人員陪同監(jiān)督。若檔案需出庫要清點(diǎn)材料并做好記錄，收回檔案時(shí)要清點(diǎn)、歸位。
6.2.4查閱檔案要注意保密，不得與無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容；使用檔案時(shí)要注意愛護(hù)，保持檔案清潔，嚴(yán)禁在材料上圈劃、涂改；不準(zhǔn)折疊，拆散和損壞檔案。6.2.5未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料。查檔摘抄的材料，使用后應(yīng)自行銷毀。
6.3.6檔案一般不予外借，特殊情況非借出不可的，要說明原因，經(jīng)人事部主管批準(zhǔn)并辦理手續(xù)后方可借用，借出時(shí)間一般不超過兩周。用后及時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
6.3.7查閱、借閱、歸還檔案，必須登記簽字以示負(fù)責(zé)。檔案使用完畢，檔案人員
要清點(diǎn)入柜。凡遺失、損壞檔案或泄露檔案內(nèi)容造成不良影響的，要給予紀(jì)律處分。
6.3 檔案的保護(hù)與傳遞
6.3.1設(shè)專人保管，備齊必要的存檔設(shè)備。
6.3.2檔案柜保持整潔，不得存放無關(guān)物品中。檔案室應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)出檔案須通過機(jī)要渠道（非國有企業(yè)無機(jī)要渠道）由當(dāng)事人本人負(fù)責(zé)寄發(fā)。6.3.3如有需要轉(zhuǎn)出檔案，檔案不能由本人或其親屬隨帶。同時(shí)，轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
6.3.4檔案人員應(yīng)經(jīng)常核對職工人數(shù)與檔案數(shù)量，發(fā)現(xiàn)“有人無檔”或“有檔無人”要及時(shí)索調(diào)或轉(zhuǎn)遞檔案。
6.3.5未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得強(qiáng)行要求檔案管理部門和人員更改檔案。對于無理取鬧，視情節(jié)給予批評教育或紀(jì)律處分。6.4 檔案管理的違紀(jì)處理
6.4.1 對于違反本制度
員工檔案怎么存檔 員工檔案建立與管理怎么做篇五
員工檔案管理辦法
目的為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章。2 范圍
公司針對所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。3解釋
人事管理檔案：指公司為加強(qiáng)對員工的管理，而建立起來的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動(dòng)等項(xiàng)的資料。4 權(quán)責(zé)
4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負(fù)責(zé)，各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。
4．2 員工的人事資料由員工所在部門負(fù)責(zé)收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。
4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎(jiǎng)懲、異動(dòng)、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。5 工作內(nèi)容 5.1人事檔案 5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)
5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。
5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。5.1.2 人事檔案的管理
人力資源部負(fù)責(zé)按照國家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。5.2 人事管理檔案 5.2.1人事管理檔案的建立
5.2.1.1 人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。5.2.1.2 人力資源部對移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。
5.2.1.3 對營銷人員、送貨員、外派財(cái)務(wù)人員等特殊崗位的人員應(yīng)收取學(xué)歷證原件；對外派財(cái)務(wù)人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱證原件；對營銷人員及非總部財(cái)務(wù)人員同時(shí)需收取擔(dān)保文件。
5.2.1.4 收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗(yàn)。
5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時(shí)間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。5.2.1.6 檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類存放、嚴(yán)格保管。5.2.2
人事管理檔案的健全、更新
5.2.2.1公司員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動(dòng)等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。
5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動(dòng)資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》中登記。
5.2.2.3員工薪資變動(dòng)資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時(shí)在《員工薪資/異動(dòng)記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動(dòng)涉及薪資變動(dòng)時(shí)，所歸檔資料仍放第三類。
5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項(xiàng)人事資料審核無誤后，應(yīng)參照5.2.1.5條款規(guī)定交檔。
5.2.3人力資源部本著對員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。
5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。
5.3
人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理 5.3.1 有下列情形之一時(shí)，方可查、借閱人事（管理）檔案： a.了解所屬員工基本情況； b.員工晉升、降職； c.員工獎(jiǎng)懲； d.員工調(diào)動(dòng)。
5.3.2查、借閱及復(fù)印人事（管理）檔案的手續(xù) 5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續(xù)
a.須查閱人員（管理）檔案時(shí)，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內(nèi)完成；不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。
5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續(xù)
a.須借閱人員（管理）檔案時(shí)，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。
c.借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。
d.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認(rèn)無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。
e.因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。5.3.2.3確因工作需要，要求復(fù)印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源部長核準(zhǔn)方可進(jìn)行。
5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者，而對當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。5.4
離職人員檔案的處理 5.4.1 退檔手續(xù)的辦理
離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動(dòng))交接表》到檔案室辦理。
5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。5.5 證件的借用、歸還程序
5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)所屬一級部部長或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
5.5.2證件借出期限最長為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。5.5.3證件的歸還
5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。5.6 檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)
5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲信息一致。
5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進(jìn)行月度匯總。5.6.3每年一月份，對檔案進(jìn)行清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲數(shù)據(jù)校對，要求二者一致。5.6.4人事管理檔案保存期限：
a.已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動(dòng))交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算；
b.未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門出具的書面報(bào)告中標(biāo)稱的離開公司時(shí)間為依據(jù)開始計(jì)算。5.6.5 每年三月份，對上已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。5.7 本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。6.相關(guān)表單
6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》 6.2 《人事管理檔案分類目錄》 6.3 《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》 6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》
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